프로세스 흐름은 무엇인가요? 또한 이를 시각화하는 방법

업무 수행 프로세스를 개선할 방법을 찾고 계신가요? 프로세스 흐름을 다시 검토하는 것이 해결책이 될 수 있습니다. 

프로세스 흐름은 목표를 달성하기 위해 팀이 거쳐야 하는 일련의 단계입니다. 프로세스 흐름을 시각화하면 중복, 반복 작업, 병목 현상을 발견하는 데 도움이 될 수 있습니다.

타임라인 또는 워크플로 다이어그램을 사용하여 프로세스 흐름을 시각화할 수 있습니다. 프로세스 흐름의 기원, 프로세스 흐름 다이어그램의 정의, 이를 사용하여 팀의 효율성을 개선하는 방법에 대해 자세히 알아보세요. 

프로세스 흐름은 무엇인가요?

프로세스 흐름은 팀이 목표를 향해 나아갈 때 거쳐가는 각 후속 단계를 시각화하는 방법입니다. 다이어그램이나 플로 차트로 이러한 단계를 시각화하면 모든 사람이 작업을 완료해야 하는 순서를 쉽게 이해할 수 있습니다.

프로세스를 개선하는 것은 더 큰 영향을 미치는 업무를 더 빠르게 수행하는 데 매우 중요합니다. 오늘날 지식 근로자는 매주 25% 이상의 마감일을 놓치고 있으며, 명확하지 않은 프로세스가 가장 큰 원인입니다. 누가 언제까지 무엇을 하는지 명확히 하면 팀이 업무의 맥락을 이해하고 작업을 더 효과적으로 수행할 수 있습니다.

프로세스 흐름 예시

직무 설명과 관계없이, 모두가 익숙한 간단한 프로세스 흐름이 하나 있습니다. 바로 휴가를 요청하는 것입니다. 이 프로세스는 매우 선형적이며, 후속 작업 순서를 시각화할 수 있는 좋은 예입니다.

• 1단계: 유급 휴가(PTO)를 요청합니다.

• 2단계: 관리자가 요청을 검토합니다.

• 3단계: 관리자가 요청을 승인할지 여부를 결정합니다.

• 4단계: 관리자의 결정에 대한 이메일을 받습니다.

• 5단계: 요청이 승인되거나 거부됩니다.

이상적으로는 위와 같은 프로세스 흐름이 누구나 접근할 수 있어야 합니다. 이렇게 하면 팀이 모든 종류의 워크플로에 대한 프로세스 흐름을 찾을 수 있는 위치를 파악하고, 새롭거나 익숙하지 않은 프로세스를 수행할 때 해당 정보를 참조할 수 있습니다.  

프로세스 흐름의 용도는 무엇인가요?

프로세스 흐름은 편리한 차트 그 이상입니다. 프로젝트 관리에서 새롭고 일상적인 프로세스를 분석, 최적화 및 표준화하는 데 사용할 수 있는 매우 유용한 도구입니다. 

프로세스 흐름이 비즈니스 운영 방식에 긍정적인 영향을 미칠 수 있는 네 가지 방법은 다음과 같습니다.

프로세스 계획 및 문서화

프로세스가 명확하지 않으면 팀의 몰입도가 떨어지고, 사기가 저하되며, 작업이 누락될 수 있습니다. 대신 프로세스를 매핑하면 팀이 비즈니스 프로세스가 어떻게 진행되는지 더 잘 이해할 수 있습니다. 팀원들이 누구에게 연락해야 하는지 또는 프로젝트에서 다음 단계가 무엇인지에 대해 질문이 있는 경우, 신뢰할 수 있는 일원화된 정보 소스를 참조할 수 있습니다.

• 예를 들어, 팀이 서로 다른 곳에서 진행 상태를 추적하는 대신 한 곳에서 프로세스를 매핑할 수 있습니다. 업무 관리 소프트웨어 를 사용하여 팀의 작업과 진행 상태를 간소화하세요.

프로세스 표준화

프로세스 플로 차트는 프로세스를 표준화하거나 간소화하는 데 유용한 툴입니다. 새 프로젝트를 시작할 때마다 처음부터 다시 시작하거나 새로운 프로세스 흐름을 만드는 데 시간을 낭비하는 대신, 팀은 표준화된 프로세스 흐름을 참조하고 이를 준수할 수 있습니다. 이렇게 하면 팀이 작업을 놓치거나 불필요한 위험을 감수하는 일을 방지할 수 있습니다.

• 예를 들어, 앞서 살펴본 휴가 요청 예시와 같이 표준화된 프로세스를 설명하는 다이어그램이나 순서도를 만들면 팀이 상황을 훨씬 더 쉽게 이해할 수 있습니다. 전체적인 상황을 파악하면 팀원들은 더 가치 있다고 느끼고 프로세스에 대한 스트레스를 덜 받을 것입니다.

최적화를 위한 프로세스 분석

프로세스 흐름을 계획할 때 생략할 수 있는 중복되거나 반복되는 작업이 있다는 것을 알게 될 수 있습니다. 또한 팀이 인지할 수 있도록 팀에 전달할 수 있는 프로세스 위험을 발견할 수도 있습니다. 이를 통해 프로세스의 효율성과 효과를 모두 개선할 수 있습니다.

• 예: 새로운 프로세스 흐름을 검토한 후 이해관계자가 커뮤니케이션 프로세스의 한 단계를 건너뛸 수 있다는 것을 알게 되었다고 가정해 보겠습니다. 이 단계를 생략하고 프로세스 흐름을 최적화하여 타임라인에서 소중한 시간을 절약할 수 있습니다.

팀의 책임감을 높이세요

팀의 모든 구성원이 자신의 작업과 마감일을 정확히 파악하면 프로세스가 방해받지 않고 원활하게 진행될 수 있습니다. 또한, 훌륭한 프로세스 흐름 다이어그램을 사용하면 팀원들이 중요한 프로젝트 종속성, 리소스 제약 조건 또는 마감일을 명확하게 파악할 수 있습니다.

• 예를 들어, 프로세스 흐름 없이 블로그에 올릴 글을 작성하는 경우, 문제가 발생할 수 있습니다. 팀이 제때 업무를 완료하지 못하거나 의사소통에 문제가 발생하는 경우가 많습니다. 프로세스를 명확하게 정의하고 시각화하면 모든 사람이 차례가 되면 언제 연락해야 하는지 알 수 있습니다.

프로세스 플로 차트는 일반적으로 간단한 프로세스를 계획하는 데 사용됩니다. 

프로세스 흐름 다이어그램(PFD)이란?

프로세스 흐름 다이어그램은 프로세스 흐름을 시각화하는 한 가지 방법입니다. 시각화하려는 프로세스 흐름의 종류에 따라 하향식 플로 차트, 개략적인 흐름 다이어그램 또는 프로세스 플로 차트라고 부를 수 있습니다.

프로세스 흐름도의 유래

프로세스 흐름 다이어그램(PFD) 은 산업 엔지니어이자 효율성 전문가인 Frank Gilbreth, Sr.에 의해 처음 도입되었습니다. 미국 기계 엔지니어링 협회(ASME)는 1920년대에 이 개념을 채택했습니다. 

오늘날 프로세스 흐름은 여전히 화학 및 프로세스 공학에서 사용되지만 제조 및 비즈니스에서도 인기 있는 도구입니다(종종 비즈니스 프로세스 흐름 또는 BPF라고 함).

프로세스 흐름을 시각화하려면 모든 작업을 정의하고 세부 정보를 나타내는 일련의 기호와 표기법을 사용할 수 있습니다. 국제 표준화 기구 (ISO)는 가장 일반적으로 알려진 PFD 기호를 만들었습니다. 일부 비즈니스는 자체 기호를 사용하지만, 표준화된 기호를 사용하면 모든 사람이 추가 지침 없이 프로세스 흐름도를 훨씬 쉽게 따를 수 있습니다.

플로 차트의 다양한 유형과 기호의 종류에 대해 궁금하시다면 플로 차트의 유형, 기호 및 읽는 방법 에 대한 Asana의 기사를 읽어보세요. 

비즈니스 프로세스 흐름을 문서화하는 5단계

다음 5가지 간단한 단계에 따라 비즈니스 프로세스 플로 차트 또는 워크플로 다이어그램을 만들 수 있습니다.

• 1단계: 다이어그램 유형을 선택합니다. 프로세스의 복잡도에 따라 간단한 프로세스 흐름 다이어그램을 만들거나 스윔레인 다이어그램과 같은 더 복잡한 시각화를 선택할 수 있습니다.

• 2단계: 시작점과 끝점을 결정합니다. 팀원이나 이해관계자와 이러한 단계를 효과적으로 소통할 수 있도록 프로세스의 시작과 끝을 촉발하는 작업을 나타냅니다.

• 3단계: 필요한 정보를 수집합니다. 팀 및 이해관계자와 소통하여 다이어그램을 만드는 데 필요한 세부 정보와 승인을 수집하세요. 팀이 작업을 완료하는 데 필요한 시간을 파악할 수 있도록 각 단계와 관련된 결과물이 무엇인지 확인하세요.

• 4단계: 비효율성을 제거합니다. 다이어그램을 분석하여 팀의 속도를 늦추거나 병목 현상을 유발할 수 있는 중복 작업이나 반복 작업을 찾아내세요. 

• 5단계: 다이어그램을 디자인합니다. 이제 비즈니스 프로세스 또는 워크플로 다이어그램을 디자인할 수 있습니다. 1단계에서 선택한 다이어그램 유형에 매핑한 다음 팀 및 이해관계자와 함께 검토하여 모든 것이 정확한지 확인합니다. 

Asana로 프로세스 흐름 최적화

간단한 프로세스를 간소화하든 교차 기능의 복잡한 프로세스를 간소화하든, Asana를 사용하면 다음 단계를 항상 추적할 수 있습니다. 

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