프로세스 맵 템플릿

가장 최근에 프로젝트를 계획했거나 아이디어를 실행에 옮겼던 때를 떠올려 보세요. 어디서부터 시작했나요? 프로세스를 처음부터 끝까지 어떻게 매핑했나요?

프로젝트나 비즈니스 프로세스를 계획하고 실행하는 과정에는 수 많은 단계가 있습니다. 성공적인 결과를 얻기 위해서는 각 단계를 시각화하여 첫 번째 작업부터 프로젝트 완료에 이르기까지 수행해야 하는 작업을 정확하게 파악할 수 있어야 합니다.

말은 쉽지 실제로 행하기는 어렵다고 생각할 수도 있지만, 프로세스 맵 템플릿을 사용하면 큰 도움을 얻을 수 있습니다.

프로세스 매핑이란?

프로세스 매핑은 프로세스 또는 워크플로를 완료하는 데 필요한 단계를 시각적으로 계획하는 기법입니다. 비즈니스 프로세스 매핑의 목적은 팀이 개별 프로세스가 어떻게 진행되는지 더 잘 파악할 수 있도록 하여 이를 올바르게 실행할 수 있도록 하는 것입니다.

개인, 팀, 부서, 조직 차원의 프로세스 맵을 사용하여 교육 및 온보딩과 같은 조직 프로세스에서 브레인스토밍과 같은 팀별 프로세스에 이르기까지 다양한 프로세스를 요약할 수 있습니다.

일반적으로 프로세스 맵 도면을 사용하여 프로세스를 매핑합니다. 도면을 사용하면 복잡한 프로세스에 특정 기호를 사용하여 시각적으로 표현할 수 있습니다. 프로세스 맵 도면을 생성하는 방법에 대한 자세한 내용은 Asana의 프로세스 매핑 가이드를 참고하세요.

프로세스 맵 도면은 비즈니스 프로세스를 요약하고 시각화할 수 있는 좋은 방법이지만, 이러한 정적 툴에는 한계가 있습니다. 이프로세스를 실행에 옮기기 위해서는 디지털 툴이 필요합니다. 바로 이때 디지털 프로세스 맵 템플릿이 도움이 될 수 있습니다.

디지털 프로젝트 맵 템플릿이란?

디지털 프로세스 맵 템플릿은 사용자가 요약한 프로세스를 가져다가 재사용 할 수 있는 반복 가능한 프로세스인 워크플로를 사용하여 실행에 옯김으로써 정적 프로세스 맵 도면을 기반으로 구축됩니다. 프로세스 맵 도면을 디지털 업무 관리 툴과 결합하여 팀을 연결하고 업무가 이루어지는 곳에서 작업을 실행할 수 있습니다.

디지털 프로세스 맵 템플릿을 사용하기 위한 핵심은 워크플로를 구성하는 것입니다. 여러분이 하는 대부분의 업무는 반복 가능한 패턴을 따른다는 점을 떠올려 보세요. 블로그 게시물을 작성하거나, 새로운 팀원을 온보딩하거나, 새로운 영업 프로세스를 시작할 때마다, 유사한 단계를 따를 가능성이 높습니다. 이러한 단계가 바로 워크플로입니다.

정적 프로세스 맵 도면을 사용하여 워크플로의 시작점과 끝점을 파악한 후에는 워크플로를 구축하여 전체 프로세스를 수행하는 단계를 따를 수 있습니다. 그런 다음 해당 워크플로를 기준으로 복제 가능한 디지털 프로세스 맵 템플릿을 생성할 수 있습니다. 따라서 블로그 게시물을 작성하거나 팀원을 온보딩해야 할 때마다 미리 구성된 프로세스를 사용할 수 있습니다. 템플릿의 복사본을 간단히 생성한 후 시작해 보세요.

워크플로를 구성하고 디지털 프로세스 맵 템플릿을 생성하는 방법

워크플로에 대해 속속들이 파악하고 나면 워크플로를 구성하고, 이를 디지털 프로세스 맵 템플릿으로 쉽게 전환할 수 있습니다. 다음 단계를 따라 프로세스 맵 템플릿을 만들어 보세요.

1. 새로운 영업 잠재 고객에게 후속 조치를 하는 것처럼 매핑할 프로세스를 결정합니다.

2. 프로세스 완료와 관련된 활동을 나열합니다. 앞서 언급한 영업 예시의 일부 활동에는 첫 영업 전화 일정 잡기, 통화 후 후속 조치하기, 제안 보내기, 계약 완료하기가 포함됩니다.

3. 프로세스 맵 도면에서 프로세스를 계획합니다. 여기에는 프로세스를 실행하기 위한 모든 활동을 올바른 순서로 정리하는 것이 포함됩니다.

4. 정적 프로세스 맵 도면을 디지털 업무 관리 툴에 통합하여 프로세스 맵 템플릿을 생성합니다. 이제 프로세스 맵 도면에서 계획한 활동을 디지털 툴로 옮깁니다. 이 템플릿은 해당 워크플로의 기본 템플릿 역할을 합니다. 앞서 언급한 예시를 확장하자면, 새로운 영업 잠재 고객에게 후속 조치 하기 위해 구축한 프로세스 맵 도면을 기반으로 ‘초기 영업 후속 조치 템플릿’을 생성할 수 있습니다.

5. 유사한 프로세스를 시작할 경우 프로세스 맵 템플릿을 복제하여 재사용합니다. 탬플릿을 구축한 후에는 이를 유사한 프로세스나 프로젝트의 출발점으로 사용할 수 있습니다. 예시를 마무리 하자면, 새로운 영업 잠재 고객에게 후속 조치가 필요할 때마다 초기 영업 후속 조치 템플릿을 복제하고 내용을 입력하기만 하면 됩니다.

디지털 프로세스 워크플로의 예시

실행과 완료를 위해 반복 가능한 단계가 필요한 대부분의 비즈니스 프로세스에 대해 디지털 프로세스 워크플로를 구성할 수 있습니다. 지금부터 사용자가 구성할 수 있는 몇 가지 일반적인 워크플로 사용 사례를 살펴보겠습니다.

영업 파이프라인 프로세스 맵 템플릿

고객 피드백 프로세스 맵 템플릿

판매 후 인계 프로세스 맵 템플릿

제품 마케팅 실시 프로세스 맵 템플릿

미팅 안건 프로세스 맵 템플릿

크리에이티브 요청 프로세스 맵 템플릿

업무 요청 프로세스 맵 템플릿

포함된 기능 및 앱

디지털 프로세스 맵 템플릿을 한 단계 업그레이드할 수 있는 기능과 앱을 살펴보겠습니다.

포함된 기능

• 워크플로 빌더: 워크플로 빌더를 사용하여 팀의 워크플로를 시각화하고 팀 간 협업을 간소화할 수 있습니다. 워크플로 빌더는 코딩 없이 마우스 클릭만으로 강력한 자동화 워크플로를 시각화하고 구축할 수 있는 툴입니다. 조직의 모든 계층과 부분에서 팀을 연결하는 효과적인 프로세스를 쉽게 만들 수 있습니다. 또한, Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom 등과 같이 자주 사용하는 비즈니스 앱을 워크플로에 직접 연동하여 작업을 효율화하고 팀원과 항상 최신 정보를 공유할 수 있습니다.

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요. 

• 종속 관계: 작업 종속성 기능으로 작업을 다른 작업이 완료되기를 기다리는 상태로 표시하세요. 자신의 업무가 완료되어야 다른 사람이 업무를 시작할 수 있다는 것을 파악하면 이에 맞게 업무를 우선으로 처리할 수 있습니다. 팀에 협업 워크플로가 갖춰져 있다면 다른 작업이 완료되길 기다리고 있는 작업이 무엇인지 쉽게 파악하고 자신이 맡은 업무를 언제 시작해야 하는지 알 수 있습니다. 첫 번째 작업이 완료되면 담당자에게 해당 작업이 완료되길 기다리는 종속 작업을 시작할 수 있다는 알림이 전송됩니다. 혹은 선행 작업의 일정이 변경되면 그에 따라 종속 작업의 마감일 조정이 필요한지 확인할 수 있도록 Asana에서 알림을 전송합니다.

• 보드 보기: 보드 보기는 프로젝트의 정보를 열에 표시하는 칸반 보드 형식의 보기입니다. 일반적으로 ‘할 일’, ‘수행 중’, ‘완료’와 같은 업무 상태별로 열을 정리하지만, 프로젝트의 필요에 따라 열의 제목을 변경할 수 있습니다. 각 열에는 작업이 카드 형태로 표시되며 작업 제목, 마감일, 사용자 지정 필드를 비롯하여 다양한 관련 정보가 포함됩니다. 업무가 각 단계를 거쳐갈 때 업무를 추적하고 프로젝트의 현재 진행 상태를 한눈에 파악하세요.

추천 앱

• Dropbox: Asana 작업 창에 내장된 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Gmail: Asana for Gmail 연동을 사용하면 Gmail 받은편지함에서 바로 Asana 작업을 생성할 수 있습니다. Gmail에서 생성하는 모든 작업에는 이메일 내용이 자동으로 포함되므로 정보가 누락되지 않습니다. 이메일을 작성하는 중에 Asana 작업을 참조해야 할 경우, Asana를 여는 대신 Asana for Gmail의 부가기능을 사용해 보세요. Gmail 받은편지함에서 바로 해당 작업을 간편하게 검색할 수 있습니다.

• Zoom: Asana와 Zoom은 팀이 목적의식을 가지고 미팅에 집중할 수 있도록 제휴하여 연동 기능을 제공하고 있습니다. Zoom + Asana 연동 앱을 사용하면 미팅을 준비하고, 실행으로 옮길 수 있는 논의를 하고, 통화가 종료된 후에도 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다. Asana에서 미팅 안건을 공유하여 논의할 내용을 명확하게 확인한 상태에서 미팅을 시작할 수 있습니다. 팀원들은 미팅 중에도 Zoom 내에서 빠르게 작업을 생성할 수 있어 세부 정보와 조치 사항을 놓치지 않습니다. Zoom + Asana 연동 앱이 미팅이 종료된 후 미팅 대화록과 녹화 파일을 Asana로 가져오기 때문에 모든 협업 참여자와 이해관계자가 필요에 따라 미팅 내용을 다시 확인할 수 있습니다.

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