작업 수용량 계획이란 무엇인가요? 올바른 전략을 적용하기 위한 팁

케이크를 굽기 전에 첫 번째 단계는 재료의 양이 적절한지 확인하는 것입니다. 달걀이 하나 모자라거나 설탕이 조금 부족하면 케이크가 조금 이상하게 나올 것입니다. 

대규모 프로젝트도 마찬가지입니다. 프로젝트를 완료할 수 있는 리소스가 충분하지 않으면 예상대로 결과가 나오지 않습니다. 필요할 때 적절한 재료(이 경우 팀원, 기술, 도구)가 모두 있는지 확인하려면 작업 수용량 계획 프로세스를 사용하세요.

작업 수용량 계획이란 무엇인가요?

작업 수용량 계획은 프로젝트의 잠재적인 요구 사항을 결정하는 프로세스입니다. 작업 수용량 계획의 목표는 필요할 때 적절한 리소스를 사용할 수 있도록 하는 것입니다. 리소스는 적절한 기술을 갖춘 개인, 다른 프로젝트를 추가할 수 있는 시간 또는 필요한 예산을 의미할 수 있습니다.

작업 수용량 계획 전략

생산 작업 수용량을 최적화하기 위해 다양한 시나리오에서 사용할 수 있는 작업 수용량 계획에는 세 가지 유형이 있습니다.

리드 작업 수용량 계획

리드 작업 수용량 전략 또는 리드 전략은 수요가 많을 것으로 예상될 때 생산 작업 수용량을 늘리는 프로세스입니다. 

예: 소매업체라면 연휴 기간 동안 전체 시즌이든 계절별 세일이든 계절별 근로자를 고용해야 할 수 있습니다. 고객 트래픽이 증가할 것으로 예상되면 팀에 더 많은 인력을 배치하고 짧은 기간 동안 인원을 추가할 수 있습니다. 

지연 전략 계획

지연 전략 계획 은 실시간 수요가 발생할 때 작업 수용량을 늘리는 프로세스입니다.

예: 지연 전략 계획은 의료, 사회 복지 또는 레스토랑 업계에서 누군가가 "당직"일 때 사용됩니다. 팀이 얼마나 바쁜지에 따라 모든 고객의 요구를 충족시킬 수 있는 충분한 리소스(즉, 팀원)가 있는지 확인하기 위해 추가 팀원을 호출할 수 있습니다. 

매칭 전략 계획

매칭 전략 계획은 선행 작업 수용량 계획과 지연 전략 계획의 조합입니다. 매칭 전략 계획 프로세스는 원하는 자원 활용도에 도달할 때까지 작업 수용량을 조금씩 천천히 늘려야 합니다.

예: 레스토랑 업계의 이전 사례를 살펴보겠습니다. 현장 관리자로서 야간에 여러 명의 다른 직원들이 근무할 수 있습니다. 예상치 못한 대규모 파티가 열리는 경우, 인파가 줄어들 때까지 두 명 이상의 서버를 호출하도록 결정할 수 있습니다.

5단계로 진행되는 작업 수용량 계획 프로세스

작업 수용량 계획 프로세스는 회사마다 다를 수 있지만, 모든 프로세스에서 몇 가지 핵심 단계가 진행됩니다. 

1. 예상 수요 예측

새로운 프로젝트가 있다는 것을 알고 있다면 이러한 프로젝트를 위해 어떤 작업을 수행해야 하는지 합리적으로 추정하세요. 이를 통해 프로젝트를 완료하는 데 필요한 작업 수용량을 파악할 수 있으며, 이를 현재 보유하고 있는 작업 수용량과 비교할 수 있습니다.

2. 필요한 작업 수용량 결정

초기 추정치를 바탕으로 이전 단계에서 예측한 작업을 완료된 작업 수용량을 대략적으로 계산합니다. 시간과 같은 일반적인 측정 단위나 티셔츠 사이즈와 같은 프로젝트 추정 도구를 사용해 보세요.

예를 들어, 엔지니어링 관리자는 프로젝트를 완료된 데 필요한 시간을 기준으로 작업 수용량 계획을 추정합니다.

3. 현재 팀의 작업 수용량 계산하기

팀에 다른 프로젝트를 추가하는 경우, 팀이 번아웃되지 않도록 이를 처리할 수 있는 작업 수용량이 있는지 확인해야 합니다.

평균적인 사람이 일주일에 약 30시간을 할 수 있고 현재 진행 중인 프로젝트가 있는 경우, 평균 30시간에서 현재 작업량을 시간 단위로 빼서 일주일에 얼마나 많은 작업 수용량을 보유하고 있는지 확인하세요.

4. 작업 수용량 격차 측정하기

프로젝트에 필요한 작업 수용량을 기준으로 현재 리소스가 예상 수요와 어떻게 비교되는지 측정합니다.

5. 작업 수용량과 수요를 일치시키세요

이전 작업 수용량 격차를 살펴보고 현재 및 사용 가능한 작업 수용량을 최적화하여 균형을 맞춥니다. 현재 팀의 작업 수용량이 가득 차서 프로젝트를 완료하기 위해 추가 작업을 수행할 수 없는 경우, 단기적으로 팀원을 추가하여 프로젝트를 완료하세요. 작업 수용량이 초과되는 경우, 사용 가능한 리소스를 효과적으로 최적화하기 위해 다른 프로젝트를 추가하는 것이 좋습니다.

작업 수용량 계획의 이점

프로젝트 매니저로서 팀을 지원하기 위해 할 수 있는 가장 좋은 일 중 하나는 작업 수용량 계획을 세우는 것입니다. 각 프로젝트의 작업 수용량 요구 사항을 파악하면 병목 현상을 방지하고 공급망 흐름을 유지하는 데 도움이 됩니다. 작업 수용량 계획의 가장 중요한 이점은 다음과 같습니다.

다양한 상황에 대비할 수 있습니다

작업 수용량 계획을 잘 수립하면 범위 변동 을 방지하고 팀의 부담을 덜 수 있습니다. 과도한 작업 수용량이나 리소스 부족 등 각 유형의 작업 수용량에 대해 취해야 할 단계를 알고 있다면 주어진 기간 동안 수요를 충족할 수 있습니다.

팀의 실행 가능한 업무량을 최적화합니다

효과적인 작업 수용량 계획은 현재 팀의 기술과 새로운 프로젝트에 대한 가용성을 조율합니다. 프로젝트에 사용할 수 있는 리소스가 충분하지 않은 경우, 팀에 더 많은 리소스를 추가해야 한다는 것을 알 수 있습니다. 

팀의 역량을 이해하고 추가 업무에 대한 작업 수용량을 아는 것이 중요합니다. 이를 통해 인력 배치와 관련한 의사 결정 프로세스를 가속화하고 번아웃을 방지할 수 있습니다. 2020년에는 근로자의 71% 가 한 번 이상 번아웃을 경험한 것으로 나타났습니다.

생산 비용을 최소화합니다

팀의 작업 수용량을 관리하면 완료된 작업 범위에 맞게 리소스를 최적화할 수 있습니다. 이는 필요한 것보다 더 많은 리소스에 비용을 지불하지 않음을 의미하며, 궁극적으로 생산 비용을 최소화합니다.

예를 들어, 9명의 팀원이 필요한 프로젝트 A를 12명의 팀원이 작업하는 경우, 3명의 팀원을 프로젝트 B에 할당하여 프로젝트 A의 지출을 최소화할 수 있습니다.

미래에 대한 계획을 더 쉽고 정확하게 만들 수 있습니다

작업 수용량 계획은 현재 프로젝트에 유용할 뿐만 아니라 향후 작업 수용량 요구 사항을 파악하는 데에도 도움이 될 수 있습니다. 한 프로젝트에 대한 작업 수용량 계획을 생성하면 향후 유사한 프로젝트의 템플릿으로 사용할 수 있습니다.

이 템플릿은 유용한 출발점이 될 것이며 처음부터 작업 수용량 요구 사항을 예측할 필요가 없습니다. 이를 통해 팀의 시간을 절약하고 작업 수용량 계획 프로세스를 신속하게 처리할 수 있습니다.

투명성을 제공합니다

작업 수용량 계획은 최적화할 수 있는 비효율성을 강조합니다. 이러한 유형의 데이터는 리소스와 자금을 투자하는 방법에 대해 알고 싶어 하는 이해관계자들이 매우 중요하게 생각합니다.

작업 수용량 계획과 리소스 계획의 차이점은 무엇인가요?

때때로 서로 바꿔서 사용되기도 하지만, 작업 수용량 계획과 리소스 계획은 비슷하지만 약간 다른 프로젝트 계획 전략입니다. 

작업 수용량 계획은 리소스의 공급과 수요에 중점을 둡니다. 강력한 작업 수용량 계획은 더 많은 리소스에 대한 수요가 증가할 시기를 예측하여 그 격차를 예상할 수 있다는 것입니다. 

리소스 계획은 이미 보유한 리소스와 해당 리소스를 할당할 수 있는 위치에 중점을 둡니다. 리소스 작업 수용량 계획 은 이 두 가지를 조합한 것으로, 향후 더 많은 리소스가 필요할 때를 예측하는 것입니다.

작업 수용량 계획 도구

시중에는 다양한 작업 수용량 계획 소프트웨어와 툴이 있으며, 팀에서 우선적으로 고려해야 할 사항에 따라 적합한 소프트웨어를 찾을 수 있습니다. 일부 리소스 관리 도구는 매우 구체적이며 작업 수용량 계획 또는 리소스 관리에만 초점을 맞춥니다.

Asana 와 같은 업무 관리 툴을 사용하면 하나의 플랫폼에서 리소스를 관리하고, 팀의 업무량을 모니터링하고, 커뮤니케이션을 간소화할 수 있습니다. Hudl의 팀을 예로 들어보겠습니다. Asana에서 업무량을 정기적으로 모니터링하여 팀의 작업 수용량을 쉽게 재평가하고 번아웃에 빠지기 전에 업무를 재배정할 수 있습니다. 

하나의 공유된 공간에서 업무를 볼 수 있기 때문에 과도하게 업무를 배정받는 사람이 없습니다.