프로그램 관리 종합 가이드

여러 프로젝트를 관리하는 것은 마치 금방이라도 바닥으로 떨어질 것 같은 공 여러 개를 가지고 저글링을 하는 것처럼 느껴집니다. 공을 떨어트리지 않으려면 각 프로젝트에 포함된 업무를 관리하면서 동시에 상호 의존적인 여러 이니셔티브를 전체적으로 파악할 수 있어야 합니다. 프로젝트 관리는 팀 전체를 조율하고 명확성을 높여 여러 프로젝트를 관리하는 스트레스를 줄이는 데 도움이 되지만, 관리하는 프로젝트가 서로 연결되어 있다면 프로그램 관리가 더 효과적일 수 있습니다.

프로그램 관리가 올바르게 이루어진다면 서로 유사한 이니셔티브의 우선순위를 효과적으로 지정하고 관리할 수 있습니다. 이 가이드에서는 지금 바로 실행해 볼 수 있도록 프로그램 관리에 관해 알아야 하는 모든 것을 소개합니다.

프로그램 관리란?

프로그램 관리란 서로 연관된 여러 프로젝트를 동시에 관리하는 것입니다. 프로그램 매니저는 프로그램 전반에 걸쳐 리소스 관리 계획을 개발하는 것을 돕고 프로그램 내에서 서로 연결된 프로젝트가 성공적으로 마무리될 수 있도록 이끕니다. 또한, 프로그램 매니저는 비즈니스 목표에 맞춰 프로젝트 목표를 조정합니다.

프로그램 매니저가 하는 일이 낯설게 느껴지지 않다면 본인도 모르는 사이 프로그램 관리 프로세스를 구현하고 있는 것일지도 모릅니다. 하지만 현재 프로세스에 프로그램 관리를 적용하기 적합한 곳이 어디인지 확신할 수 없다면 유사한 다른 방법론과 비교해 보세요.

프로그램 관리 vs 프로젝트 관리

프로젝트는 구체적인 목표를 달성하기 위해 수행하는 일군의 작업입니다. 프로젝트 관리는 팀의 업무를 계획하고, 관리하고, 실행하는 프로세스입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 명확성을 높이고 팀 협업의 효율을 높여 원활하게 프로세스를 관리할 수 있습니다.

반면에 프로그램은 전략적인 비즈니스 목표를 달성하기 위해 수행하는 일군의 프로젝트입니다. 예를 들어, 한 분기에 회사가 출시하려는 새로운 모든 기능은 프로그램으로 간주됩니다. 기능마다 전용 프로젝트가 있을 가능성이 높음에도 불구하고 그렇습니다. 프로그램 관리는 회사의 목표에 부합하여 상호 의존적인 장기 이니셔티브를 관리하는 프로세스를 말합니다. 프로그램에는 여러 프로젝트가 서로 연결되어 있으며, 각 프로젝트를 프로젝트 매니저가 관리할 수 있습니다. 프로그램 매니저와 프로젝트 매니저의 차이점에 관해 알아보세요.

프로그램 관리 vs 프로젝트 포트폴리오 관리

프로그램 관리와 프로젝트 포트폴리오 관리는 매우 유사합니다. 이 둘의 차이는 관리하는 프로젝트의 유형이 다르다는 것입니다. 프로그램 관리에서는 프로그램 내의 프로젝트가 서로 연결되어 있고 상호 의존적입니다. 예를 들어, 프로그램은 한 해 동안 출시될 예정인 새로운 기능을 홍보하기 위한 모든 마케팅 캠페인을 모아놓은 것이 될 수 있습니다. 또는 비영리 조직에서 수행하는 보조금 관리 계획이 될 수도 있습니다. 이러한 기능은 모두 서로 연관되어 있기 때문에 프로젝트 포트폴리오 관리가 아닌 프로그램 관리에 속합니다. 반면에, 포트폴리오는 서로 연관되어 있는지 여부와 관계없이 한 분기 또는 한 해 동안 이루어지는 모든 마케팅 이니셔티브일 수 있습니다. 프로젝트 포트폴리오 관리 소프트웨어는 이러한 프로젝트를 추적하고 이해관계자와 인사이트를 공유하기 위해 팀이 사용하는 툴입니다.

프로그램 관리 vs 제품 관리

제품 관리란 회사 내에서 신제품을 개발하는 것을 말합니다. 제품 매니저는 사용자 의견을 수집하는 것부터 제품을 성공적으로 출시하기까지 모든 과정에서 제품이 성공할 수 있도록 이끄는 것을 책임지는 팀 리더입니다.

반면에, 프로그램은 신제품을 비롯하여 모든 유형의 이니셔티브를 망라합니다. 내년에 출시할 제품 개발 프로세스를 관리하기 위한 프로그램을 생성할 수도 있습니다. 제품 개발 프로젝트마다 제품 매니저가 있지만 전반적인 프로그램을 관리하는 것은 프로그램 매니저입니다.

프로그램 관리 vs 업무 관리

프로젝트 관리 5단계 및 프로젝트 포트폴리오 관리와 마찬가지로 프로그램 관리는 업무 관리의 일부입니다. 업무 관리는 팀이 목표를 달성하기 위해 필요한 명확성을 확보할 수 있도록 프로젝트, 진행 중인 프로세스, 일상적인 작업을 망라하고 조직의 워크플로를 조율하는 체계적인 접근 방식입니다. 업무 관리는 모두가 필요한 정보에 액세스할 수 있도록 조직의 모든 계층에서 사람, 업무, 팀을 조율하는 일에 집중합니다. 업무 관리 소프트웨어를 사용하면 조직 전반에서 계획, 프로젝트, 프로세스를 조율할 수 있습니다.

프로그램 관리 역할 및 직무

프로그램 관리 프로세스에는 다양한 역할이 존재합니다. 역할을 가리키는 두문자어 또한 다양합니다. 조직의 새로운 프로그램 관리 프로세스를 개발하고 있다면 지금부터 소개할 역할과 직무를 모두 사용할 필요가 없을 수도 있습니다. 하지만 각각의 역할이 무엇이며 프로그램에 기여하는 것은 무엇인가를 아는 것은 중요합니다.

프로그램 매니저

프로그램 매니저는 서로 관련된 일군의 프로젝트를 담당합니다. 프로그램 매니저의 주요 직무 중 하나는 프로그램의 이니셔티브가 회사의 목표에 부합할 수 있도록 하는 것입니다. 프로그램 매니저는 프로젝트가 전략적 목표와 비즈니스 목표에 부합하는지 확인하기 위해 프로그램 내 프로젝트의 진행 상태를 수시로 확인해야 합니다.

성공적인 프로그램 매니저는 다음과 같은 역할도 수행합니다.

• 경영진으로부터 프로그램에 대한 지지를 얻습니다

• 경영진과 사원의 기대치를 관리합니다

• 프로그램과 관련하여 하나로 단결된 의사 결정을 내릴 수 있도록 합니다

• 프로그램 전반의 리소스 관리 계획을 세웁니다

• 리스크 관리 대장을 만들어 리스크를 완화하고 기회를 포착하여 계획을 실행합니다.

자주 묻는 질문: 프로그램 매니저가 되려면 인증을 받아야 하나요?

프로그램 매니저와 관련하여 다양한 인증을 받을 수 있습니다. 그중 가장 유명한 것은 Project Management Institute(PMI)에서 제공하는 프로그램 매니저 인증입니다. 하지만 프로그램 매니저로 인정받기 위해 반드시 프로그램 매니저 인증을 받아야 하는 것은 아닙니다.

프로그램 매니저 인증을 받기로 결정한 사람은 프로그램 관리 분야로 진로를 개발하기 위해 투자하고 진지하게 임하고 있음을 나타내기 위해 인증을 받습니다. 프로그램 매니저 인증을 받으면 임금을 높이거나 프로그램 매니저 관련 역할에 고용될 가능성을 높일 수 있습니다.

후원자 및 후원 그룹

후원자는 프로그램 조직에서 가장 높은 직위를 가진 멤버입니다. 후원자는 자금 조달, 결과물, 관련 비즈니스 케이스와 같이 프로그램의 주요 요소를 승인하고 허가하는 업무를 담당합니다. 후원자는 프로그램을 지원하고 경영진의 지지를 얻을 수 있도록 지원해야 합니다. 마지막으로, 후원자는 선임 책임자(Senior Responsible Owner: SRO)를 지명합니다.

선임 책임자(Senior Responsible Owner: SRO)

선임 책임자는 후원자가 지명합니다. 선임 책임자는 후원 그룹을 대신하여 의사 결정을 내리는 업무를 담당하며, 프로그램이 프로그램의 목표를 달성할 수 있도록 지원합니다. 프로그램 예산과 같은 주요 재무 사항을 승인하는 것은 후원자이지만, 다양한 팀 예산이나 사내 재무팀으로부터 자금을 조달하는 일은 선임 책임자가 담당합니다.

이와 더불어, 선임 책임자는 프로그램이 비즈니스 목표에 전략적으로 부합할 수 있도록 프로그램 매니저와 긴밀히 협력합니다. 프로그램 실행은 프로그램 매니저가 담당하지만, 프로그램과 조직의 고위 이해관계자 사이에서 전략적으로 조율하는 일은 선임 책임자가 담당합니다.

비즈니스 변경 관리 매니저(Business Change Manager: BCM)

BCM은 프로그램이 조직에 측정 가능한 가치를 더해주는지 확인하기 위한 프로세스인 이점 실현 계획을 개발하고 실행하는 일을 담당합니다. 프로그램 매니저는 프로그램의 결과를 정의하고 달성하기 위해 SRO와 협력합니다. 하지만 이러한 결과가 적절히 활용될 수 있도록 하는 일은 BCM이 담당합니다.

프로그램 관리의 4가지 이점

이미 여러 프로젝트를 관리하고 있다면 현재 수행하는 방식과 프로그램 관리 방법론 사이에 정말로 큰 차이가 있을지 의문을 가질 수도 있습니다. 이에 대한 대답은 차이가 있을 수 있다는 것입니다! 물론 모든 팀에서 프로그램 관리가 필요한 것은 아니지만, 프로그램 관리를 활용하면 크게 4가지 이점을 얻을 수 있습니다.

1. 프로젝트를 전략적 비즈니스 목표에 연결할 수 있습니다

프로그램 관리와 관련 역할 및 직무를 통해 팀은 관련 프로젝트를 전략적 비즈니스 목표에 연결할 수 있습니다. 프로그램 매니저는 프로그램에 포함된 여러 프로젝트를 조율할 뿐만 아니라 프로그램 내의 프로젝트를 전체적인 관점에서 파악할 수 있습니다. 프로그램 매니저는 각 프로젝트의 목표를 프로그램의 목표에 연결한 다음 프로그램의 목표가 회사의 목표와 OKR에 긴밀히 부합하도록 조율할 수 있습니다.

2. 프로젝트의 상호 의존 관계를 볼 수 있습니다

프로그램 매니저는 프로그램과 관련된 여러 프로젝트를 책임지기 때문에 프로젝트의 상호 의존 관계를 시각화하고 발생하는 문제의 심각성을 쉽게 판단할 수 있습니다. 여러 프로젝트를 관리한다면 프로젝트 사이에 종속 관계가 있을 수 있습니다. 하지만 이러한 종속 관계는 각 프로젝트를 개별적으로 바라본다면 시각화하기 힘들 수 있습니다. 프로그램 매니저는 원하는 결과를 달성하는 데 집중할 뿐만 아니라 회사의 전략적 비즈니스 목표에도 초점을 맞춰야 합니다. 프로그램 관리는 관련된 여러 프로젝트의 업무를 실시간으로 조율할 수 있는 최고의 방법입니다.

3. 리소스 배정을 간소화할 수 있습니다

프로그램 매니저는 프로젝트의 상호 의존 관계를 시각화하고 관리하는 것과 더불어 리소스 배정을 간소화하고 효율성을 높일 수 있습니다. 프로그램 매니저는 프로그램 내의 모든 프로젝트와 프로젝트 간의 상호 관계를 살펴볼 수 있는 인사이트를 가지고 있어서 직원의 시간, 예산 증액, 새로운 툴 또는 소프트웨어를 망라하고 어느 프로젝트에 어떤 리소스가 필요한지 가장 정확하게 판단할 수 있습니다.

프로그램 수준에서 업무에 예산이 할당되므로 프로그램 매니저와 SRO가 함께 협력하면 어느 프로젝트에 어떤 리소스가 필요한지 효과적으로 파악할 수 있습니다. 한 프로젝트 팀이 계획한 일정보다 일찍 목표를 달성한다면 프로그램 매니저는 프로그램 내의 모든 프로젝트가 목표를 달성할 수 있도록 프로젝트 리소스를 재분배할 수 있습니다.

4. 리스크와 기회에 대응할 수 있습니다

예상할 수 있듯이 프로그램에서는 프로젝트의 수가 많아서 리스크와 기회 또한 늘어납니다. 하지만 프로그램 매니저는 프로그램 내의 모든 프로젝트를 거시적으로 살펴볼 수 있으므로 더욱 정확하게 리스크를 방지하고 기회를 포착할 수 있습니다.

예를 들어, 프로젝트 리스크 관리의 요소 중 하나는 모든 프로젝트 팀이 균형을 이루고 인력이 고르게 배치되도록 하는 리소스 배정입니다. 프로그램 수준에서는 프로젝트가 인력이 부족하거나, 예산을 초과하거나, 계획에서 벗어나는 위험을 줄이기 위해 필요에 따라 리소스를 배정하거나 재분배할 수 있습니다.

반면에 프로그램 매니저는 프로그램이 전략적 비즈니스 목표에 어떻게 영향을 미치고 기여할지를 고려하므로 추가적인 결과물을 완성하기 위해 프로젝트의 종료일을 연장하거나 프로젝트 계획을 수정하는 것과 같이 새로운 기회를 식별할 수 있습니다.

Discovery Digital Studios가 Asana를 사용하여 복잡한 프로세스를 전반적으로 파악하는 방법

Discovery Inc.는 TLC, Animal Planet, Food Network와 같은 주요 엔터테인먼트 네트워크를 소유한 거대 미디어 그룹입니다. Discovery의 Digital Studios 콘텐츠 팀은 소셜 미디어 플랫폼과 고객 앱에 올릴 동영상을 매달 수천 개씩 제작하고 있습니다.

콘텐츠 운영 이사인 Mike Singer와 그의 팀은 스프레드시트와 이메일로 콘텐츠 제작 프로세스를 추적했었습니다. Mike는 개별 콘텐츠의 제작 상태와 제작 프로세스에 관한 세부 정보를 최신 상태로 파악할 수 있으면서 동시에 개발 중인 모든 콘텐츠를 개략적으로 파악할 수 있는 공유 플랫폼이 필요했습니다. 다시 말해, Mike는 Asana와 같은 프로그램 관리 툴이 필요했습니다. Asana의 맞춤형 워크플로는 Mike의 팀이 복잡한 콘텐츠 제작 프로세스를 정의하고, 이해관계자가 팀 전체의 성과를 개략적으로 파악하고, 각각의 기여자와 외부 팀이 서로 연결되고 정보를 공유할 수 있도록 지원할 수 있습니다.

별도로 추적하던 워크플로가 6개 정도 있었지만, Asana로 이를 합치고 어떻게 연동되는지 확인할 수 있었으며 스프레드시트에서는 확인할 수 없었던 종속성을 파악할 수 있게 되어 매우 만족합니다.”

또한, Discovery의 콘텐츠 팀은 포트폴리오를 사용하여 제작 중인 일군의 콘텐츠를 개략적으로 파악하고 있습니다. 예를 들어, Food Network Kitchen 앱을 위한 쿠킹 클래스 프로젝트의 프로그램을 추적하기 위해 새로운 포트폴리오를 생성하여 연관된 콘텐츠 캠페인 프로젝트의 상태와 공개 날짜를 관리하고 있습니다.

이와 더불어, 콘텐츠 팀은 다양한 통합 앱을 사용하여 평소에 자주 사용하는 툴과 Asana를 연동하여 사용합니다. 팀은 Asana for Outlook 통합을 사용하여 이메일 수신함에서 바로 실행 과제를 Asana 작업으로 전환하고 이메일을 Asana 작업에 댓글로 추가하여 중요한 정보를 저장하는 동시에 수신함을 체계적으로 정리하고 있습니다. 또한, Asana for Slack 통합을 사용하여 Slack 플랫폼을 나가지 않고도 프로젝트 업데이트를 확인하고, 댓글을 추가하고, 새로운 작업을 생성하고 있습니다. 그리고 Zapier + Asana 통합 덕분에 더 많은 프로세스를 자동화하여 시간을 절약하고 있습니다.

이렇게 가시성을 확보한 덕분에 팀은 업무에 소요되는 시간을 더욱 정확하게 예측하게 되었습니다. 또한, 프로젝트가 지연되는 상황을 파악하고, 그 원인을 진단하고 조치를 취해 다시 계획대로 프로젝트를 진행할 수 있습니다. 모든 정보를 일원 관리하고, 효율화되고, 한눈에 알아보기 쉽게 되어 팀의 업무 효율성이 높아졌습니다.

더 이상 정보가 어디로 사라졌는지 몰라서 당황할 필요가 없습니다. 스트레스로부터 해방되는 기업 문화의 전환점이라 해도 과언이 아닙니다. 업무 프로세스가 눈에 띄게 원활해졌습니다.”

Discovery Digital Studios 팀이 Asana를 사용하는 방법을 자세히 알아보려면 케이스 스터디 전문을 읽어 보세요.

프로그램 관리로 프로젝트에 전략을 연결하세요

프로그램 관리는 여러 프로젝트를 관리하고 프로젝트를 전략적 목표에 맞게 조율하는 총체적인 접근 방식입니다. 여러 프로젝트를 관리하는 것이 금방이라도 공을 떨어트릴 것만 같은 저글링을 하는 것처럼 느껴진다면 프로젝트가 서로 어떻게 연결되어 있는지 더 큰 그림을 파악할 수 있도록 프로그램 관리를 시도해 보세요.