작업 수용량 계획 템플릿

팀은 성공하는 모든 프로젝트를 움직이는 주역입니다. 프로젝트를 진행하려면 팀원의 시간과 전문성이 필요하지만 때때로 모든 사람의 가능 작업량을 예측하기가 쉽지 않습니다. 생각해야 할 프로젝트와 우선순위가 너무나 많고 다양한 상황 속에서 여러분에겐 실행 가능한 팀의 업무량을 측정하고, 현실적인 프로젝트 마감일을 설정할 수 있도록 하며, 프로젝트의 필요와 리소스에 변동이 있을 때 조정할 수 있는 방법이 필요합니다.

바로 이럴 때 작업 수용량 계획 템플릿이 도움이 될 수 있습니다.

작업 수용량 계획 템플릿이란 무엇인가요?

작업 수용량 계획 템플릿은 특정한 프로젝트를 위해 팀이 실행 가능한 업무량을 측정하는 데 도움이 되는 재사용 가능한 가이드입니다. 이 템플릿은 프로젝트 작업을 제때 달성하는 데 필요한 팀 가용도를 충분히 갖추기 위해 취해야 할 모든 단계의 개요를 보여줍니다. 이제 이 템플릿으로 프로젝트의 지연으로 이어질 수 있는 핵심 정보를 놓치지 않고 있음을 확실히 알 수 있습니다. 미리 필요한 리소스를 마련하고 프로젝트 범위나 팀원의 가용도가 변경되는 경우 그에 맞게 대처할 계획을 세울 수 있습니다.

작업 수용량 계획 템플릿을 생성하려면 미리 약간의 노력을 투자할 필요가 있지만 그렇게 함으로써 나중에 시간과 수고를 줄일 수 있습니다. 새로운 프로젝트를 시작할 때마다 템플릿을 복사하고 프로젝트 작업, 필요 시간, 팀원의 가용도를 기입하세요. 계획하고 변동 사항에 맞게 조정하기 위해 고려해야 하는 모든 상세 사항의 개요가 템플릿에 기술되어 있으므로 이니셔티브를 시작할 때마다 처음부터 새로 시작하지 않아도 됩니다.

디지털 작업 수용량 계획 템플릿의 이점

작업 수용량 계획은 일회성으로 끝나는 것이 아닙니다. 프로젝트 기간 내내 팀의 작업 수용량을 지속적으로 모니터링하여 변화하는 요구 사항과 상황에 맞게 조정해야 합니다. 바로 이럴 때 디지털 작업 수용량 계획 템플릿을 편리하게 이용할 수 있습니다.

프로젝트 요구 사항과 팀의 실행 가능한 업무량을 정적인 문서나 Microsoft Excel이 아닌 디지털 템플릿에 문서화하면 실시간으로 변동 사항을 반영할 수 있습니다. 그 결과, 프로젝트에 팀원을 더 추가하고, 프로젝트 범위를 조정하거나, 프로젝트 타임라인을 연장함으로써 그때그때 상황에 맞게 변동 사항에 대처할 수 있습니다.

디지털 작업 수용량 계획 템플릿을 사용하면 다음을 할 수 있습니다.

• 현재 리소스와 필요한 리소스를 비교합니다.

• 필요한 작업 수용량, 팀 가용도와 마감일을 실시간으로 업데이트합니다.

• 팀의 리소스와 워크로드가 시간이 지남에 따라 어떻게 변화하는지 시각화합니다.

• 팀의 작업 수용량을 이해관계자 및 기타 팀원과 쉽게 공유합니다.

• 팀의 작업 수용량을 업무가 진행되는 곳과 동일한 공간에서 계획합니다. 따라서 업무 처리를 위해 여러 앱을 왔다갔다할 필요가 없습니다.

• 업무량이 작업 수용량을 밑도는지, 일치하는지, 또는 웃도는지를 한눈에 알 수 있습니다.

• 프로젝트의 총 소요 시간을 자동으로 계산합니다.

작업 수용량 계획 템플릿에 포함해야 하는 내용

작업 수용량 계획 템플릿에는 예상되는 프로젝트 요구 사항을 예측하고, 현재 팀의 작업 수용량을 계산하며, 현재의 작업 수용량과 필요한 작업 수용량을 비교할 수 있는 공간이 포함되어야 합니다. 이렇게 하는 가장 쉬운 방법은 템플릿을 두 섹션으로 나누어 하나는 팀원용 섹션으로, 다른 하나는 프로젝트 작업용 섹션으로 사용하는 것입니다.

프로젝트 작업 섹션에는 완료해야 하는 모든 결과물, 결과물의 마감일과 필요 시간을 나열할 공간을 포함하세요. 또한 어떤 작업을 어떤 프로젝트 역할이 담당하는지(프로젝트 매니저, 카피라이터, 디자이너 등) 지정할 사용자 지정 필드를 생성할 수도 있습니다. 추후 이러한 정보를 사용하여 팀원의 역량을 토대로 팀원에게 적절한 작업을 배정할 수 있습니다.

팀원 섹션에는 프로젝트 업무를 수행할 모든 사람을 나열하세요. 팀원의 가용 시간과 팀원에게 요구되는 시간을 구체적으로 기재할 열을 포함하세요. 팀원의 업무량이 작업 수용량을 밑도는지 또는 웃도는지를 분명히 알 수 있도록 사용자 지정 필드를 생성하여 각 팀원의 실행 가능한 업무량 상태를 표시하세요. 

포함된 기능

• 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요. 

• 시작일: 할 일의 마감일뿐만 아니라 시작일도 알아야 할 경우가 있습니다. 시작 시간과 시작일을 사용하면 팀원은 각 작업이 완료되기까지 소요되는 시간을 명확히 파악할 수 있습니다. 시작일을 사용하여 업무를 계획, 추적, 관리하여 팀의 목표를 조율하고 종속 관계에 있는 작업이 누락되는 일을 방지하세요.

• 여러 프로젝트에 작업 추가하기: 업무는 본질적으로 부서 간 협력이 필요합니다. 팀은 부서 전체에 걸쳐 효과적으로 협력해야 합니다. 그러나 만약 부서마다 자체적인 업무 보관 시스템을 사용한다면 업무가 정체되고 사일로 현상이 발생하게 됩니다. Asana를 사용하면 여러 프로젝트에서 작업을 수월하게 추적하고 관리할 수 있습니다. 중복되는 작업을 줄이고 팀 간의 가시성을 높일 뿐만 아니라 작업을 배경 정보와 함께 확인하고, 누가 무엇을 수행하고 있는지 파악하고, 팀과 작업의 연결성을 유지할 수 있습니다.

추천 앱

• Jira: 기술 팀과 비즈니스 팀 간의 상호 작용이 가능한 연결된 워크플로를 생성하여 Asana를 나가지 않고도 실시간으로 제품 개발 프로세스의 가시성을 높이세요. 프로젝트 협업과 인계를 간소화하세요. Asana에서 Jira 이슈를 빠르게 생성하면 비즈니스 팀과 기술 팀 간 업무 인수인계를 원활하게 적시에 원활하게 진행할 수 있습니다. 

• Clockwise: Clockwise + Asana 연동을 사용하면 Google 캘린더에 Asana 작업을 타임 블록으로 추가할 수 있습니다. Clockwise + Asana 연동을 통해 작업 기간과 시점, Clockwise가 이러한 사항을 자동으로 재조정해도 되는지 여부를 지정할 수 있습니다. 캘린더에 작업을 추가하고 업무를 처리할 시간을 확보하세요.

• Slack: Slack에 있는 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

• Zoom: Asana와 Zoom은 팀이 목적의식을 가지고 미팅에 집중할 수 있도록 제휴하여 연동 기능을 제공하고 있습니다. Zoom + Asana 연동 앱을 사용하면 미팅을 준비하고, 실행으로 옮길 수 있는 논의를 하고, 통화가 종료된 후에도 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다. Asana에서 미팅 안건을 공유하여 논의할 내용을 명확하게 확인한 상태에서 미팅을 시작할 수 있습니다. 팀원들은 미팅 중에도 Zoom 내에서 빠르게 작업을 생성할 수 있어 세부 정보와 조치 사항을 놓치지 않습니다. Zoom + Asana 연동 앱이 미팅이 종료된 후 미팅 대화록과 녹화 파일을 Asana로 가져오기 때문에 모든 협업 참여자와 이해관계자가 필요에 따라 미팅 내용을 다시 확인할 수 있습니다.

작업 수용량 계획 템플릿 사용 방법

작업 수용량 계획 템플릿을 생성하고 나면 사용하는 것은 간단합니다. 사용 방법은 다음과 같습니다.

1. 모든 프로젝트 작업을 템플릿에 추가합니다.

2. 각 작업에 필요한 시간을 추정합니다. 최대한 정확히 추정할 수 있도록, 과거에 비슷한 작업을 완료하는 데 얼마나 오래 걸렸는지 고려합니다.

3. 각 작업을 담당할 팀원을 정합니다.

4. 팀원들에게 자신의 일정을 확인하여 총 가용 시간을 파악할 것을 요청합니다. 가용 시간을 계산하려면, 프로젝트 기간 중의 근무 일수를 파악한 후 미팅, 행정 업무, 커뮤니케이션, 휴식 및 기타 프로젝트에 필요한 시간을 차감합니다.

5. 팀원 각각의 근무 시간을 기입하고 이를 각 작업에 필요한 시간과 비교합니다.

6. 업무를 진행하면서 필요에 따라 이니셔티브를 완료하는 데 필요한 가용 리소스가 충분하도록 조정하세요. 여기에는 다른 프로젝트의 우선순위를 낮추고, 프로젝트 범위를 조정하며, 프로젝트 타임라인을 미루거나 다른 팀원을 뽑아 프로젝트에 참여하도록 하는 일이 포함될 수 있습니다.

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