팀의 업무 효율성을 향상하는 9가지 방법

Julia Martins 참여자 얼굴 사진Julia Martins2020년 8월 26일6 분 읽기 분량
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팀의 업무 효율을 향상하는 9가지 방법

최고의 팀일지라도 언제든지 업무 효율성을 저하하는 문제에 직면할 수 있습니다. 비생산적인 미팅, 쏟아지는 이메일, 다른 팀원이 작업하고 있는 것이 무엇인지 모르는 것은 팀이 할 일 목록에 있는 작업을 원활하게 처리하는 데 방해가 될 수 있습니다.

팀의 효율성은 업무 상의 마찰과 방해 요소를 제거함으로써, 팀이 목표에 큰 영향을 미치는 업무를 얼마나 해낼 수 있는가를 나타냅니다. 팀의 효율성은 단순히 생산성을 높이기 위한 것이 아닙니다. 오히려 팀의 전체적인 성과를 개선하기 위해 효과적인 업무 환경을 구축하고 건강한 팀워크를 촉진하는 방법을 나타냅니다.

팀의 효율성을 향상하는 방법

팀의 효율성을 향상하려면 팀이 목표에 큰 영향을 미치는 업무를 수행하는 것을 매일 방해하는 요소를 줄여야 합니다. 업무 집중 탐구에 따르면, 전 세계적으로 직원들은 대부분의 업무 시간(60%)을 일을 위한 일에 소요하며, 27%의 시간만을 전문성을 요하는 업무에 사용하는 것으로 나타납니다. 팀의 효율성을 향상하면 팀이 가장 중요한 업무에 집중할 수 있는 시간을 다시 확보할 수 있습니다.

참고: 비즈니스에서 효율성 vs 효과: 팀에 두 가지 모두가 필요한 이유

팀의 업무 효율성을 향상하는 9단계 가이드

팀의 효율성을 높일 수 있도록 다음 9가지 팁을 활용하여 프로젝트 관리 능력을 강화하고 팀의 업무 속도와 퀄리티를 향상하세요.

1. 불필요한 미팅을 없앱니다

Dave Barry는 말했습니다. “인류가 잠재력을 완전히 발휘하지 못하고 앞으로도 달성할 수 없는 이유를 한 단어로 표현하자면, ‘미팅’입니다.”

팀의 효율성을 향상하는 가장 쉬운 방법 중 하나는 불필요한 미팅을 없애는 것입니다. 모든 미팅이 나쁜 것은 아닙니다. 명확한 안건이 있고, 적절한 사람들이 참석하고, 모두가 솔루션을 찾기 위해 협력할 준비가 되어 있다면 생산적인 미팅을 가질 수 있습니다. 하지만 모든 미팅이 그렇지는 않습니다.

명확한 안건이나 목표 없이 미팅을 계획하면 30분짜리 짧은 미팅조차도 팀이 목표를 향해 나아가기 위해 작업해야 하는 시간을 잡아먹게 됩니다. 대신, 자신에게 자문하거나 팀에게 해당 미팅이 정말로 필요한지 물어보세요.

FAQ: 중요한 미팅인지 어떻게 알 수 있나요?

미팅 일정을 잡기 전에, 해당 미팅이 정말 필요한지 자문하세요. 때때로 우리는 다른 커뮤니케이션 방식이 더 효과적일 수 있을 때도 으레 미팅 일정을 잡습니다. 불필요한 미팅을 없애면 모두가 더 중요한 업무에 집중할 시간을 더 많이 확보할 수 있습니다. 예를 들어, 프로젝트 상태 업데이트를 공유하는 미팅 일정을 잡으려 한다면 대신 디지털 업데이트를 팀과 공유할 수는 없는지 생각해 보세요.

팀 미팅을 대체할 대안:

불필요하다고 생각하는 미팅에 초대받을 수도 있습니다. 예를 들어, 미팅에서 자신의 역할이 명확하게 정의되지 않았다면 반드시 참석할 필요가 있을까요? 미팅 주최자에게 메시지를 보내 꼭 참석해야 하는지 물어볼 수 있습니다.

참고: 미팅의 효율성을 높이고 개선하기 위한 팁

2. 미팅 효율성을 개선합니다

어떤 미팅은 중요하며, 팀이 함께 모였을 때 큰 성과를 거둘 수 있기도 합니다. 하지만 어떤 유형의 미팅을 계획하든 미팅을 보다 실행 가능하고, 생산적이고, 효과적으로 만들 수 있는 쉬운 방법이 있습니다.

  1. 미팅 전에 안건을 만들고 공유합니다. 미팅 중 팀 효율성을 높이려면 모든 미팅에 목표를 명확하게 설정하세요. 미팅 주제에서 벗어나지 않도록 미팅 목표가 아닌 것을 파악하는 일도 도움이 될 것입니다. 미팅 안건을 만들고 공유하여 모두가 동일한 이해를 바탕으로 미팅에 임하도록 하세요. 읽어야 할 자료나 보충 자료가 있다면 안건과 함께 공유하세요.

  2. 미팅 규범을 정합니다. 대면 미팅이든 비대면 미팅이든 팀이나 회사가 따를 단체 규범을 정의하고 공유합니다. 팀원이 노트북을 사용하지 않아야 하나요? 비대면 미팅이라면, 카메라를 켜놓고 있어야 하나요? 여러 멤버가 공유할 사항이 있다면, 누구부터 시작하나요? 미팅 전 이러한 규범을 공유하세요.

  3. 실행 가능한 메모를 작성합니다. 미팅 전에 노트 작성을 담당할 사람을 지정합니다. 안건을 공유했던 곳과 동일한 곳에서 메모를 작성하는 것이 가장 좋습니다. 메모와 함께 작업 항목을 마감일과 담당자와 함께 기록하세요.

  4. 피드백을 수집하여 생산성을 높입니다. 미팅이 의미 있다고 느끼는지 팀과 정기적으로 확인하세요. 도움이 되지 않는 미팅이 있다면, 미팅 대신 디지털 업데이트나 프로젝트 상태 보고서를 활용하세요.

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3. 주요 결과를 기반으로 업무 우선순위를 지정합니다

여러 프로젝트에 걸쳐 완료해야 하는 작업이 10개나 되는 날이 있을 수 있습니다. 그 순간에는 모든 작업이 중요하고 시급해 보일 수 있습니다. 어떤 일부터 시작해야 할까요? 최고의 역량을 발휘하기 위해 대부분의 시간과 노력을 어디에 쏟아야 할까요?

당연히 다른 일에 비해 더 중요한 작업과 프로젝트가 있습니다. 이를 파악하기 위해서는 명확하게 정의된 일련의 목표와 이를 달성하기 위한 업무가 어떻게 구성되어 있는지 파악하는 것이 중요합니다. 단기 목표는 제품 로드맵이나 출시와 같은 장기 목표를 위한 견고한 기반을 제공합니다. 어떤 작업이 회사나 부서 전체의 목표와 일치하는지 명확히 파악하면 모두가 동일한 목표를 향해 나아갈 수 있으며, 각 팀원이 전체적인 목표에 기여하는 결정을 내릴 수 있습니다.

각각의 업무를 회사의 목표에 연결

업무가 어떻게 회사의 목표로 이어지는지 명확하게 이해하면 가장 큰 영향을 미칠 프로젝트와 작업이 무엇인지 쉽게 파악할 수 있습니다. 업무 집중 탐구에 따르면, 자신의 업무가 조직의 미션에 미치는 영향을 명확하게 이해하는 직원은 동료에 비해 2배나 더 동기 부여가 되는 것으로 나타났습니다.

이러한 업무에 주력한 뒤 영향이 적은 작업을 수행합니다. 작업이나 프로젝트가 회사의 더 포괄적이고 중요한 목표나 미션을 뒷받침하지 않는다면 해당 업무의 필요성을 재고해 봐야 합니다.

Ritual의 마케팅 디렉터인 Caire Knebl은 고객 중심으로 접근하여 뛰어난 성과를 내는 참여도 높은 팀을 이끌고 있습니다. “저는 캠페인을 시작하기 전에 1주일 동안 대상 고객의 사고방식을 이해하는 데 주력합니다. 고객들이 일상을 어떻게 보내는지 파악하기 위해 주로 격식을 차리지 않은 대화를 나누고 최대한 고객을 알기 위해 노력하고 있습니다.”

4. 우선순위가 낮은 업무를 삭제, 연기, 위임, 축소합니다

팀원이 과도한 업무를 처리해야 하는 상황이 어쩔 수 없이 발생할 때가 있습니다. 팀원이 우선순위가 낮은 업무를 삭제, 연기, 위임, 축소할 수 있는 시스템이 마련되어 있지 않으면 업무 효율성이 떨어질 것입니다. 실제로 Asana의 조사에 따르면, 직원의 85%는 과도한 업무를 맡은 적이 있으며, 42%는 과도한 업무로 인해 직원들의 사기가 저하된다고 생각합니다.

효과적인 업무량 관리를 통해 팀의 업무 효율성을 높이고 업무 만족도를 극대화할 수 있습니다. 팀의 업무량을 관리하는 가장 쉬운 방법 중 하나는 우선순위가 낮은 작업을 삭제, 연기, 위임, 축소하는 것입니다. 프로젝트를 전체적으로 살펴보고 처리해야 하는 업무와 우선순위가 높은 업무가 무엇인지를 식별합니다.

  • 2번째 팁에 설명된 원칙에 따라 프로젝트에 회사 전체의 목표와 연결되지 않는 측면이 있다면 해당 작업을 삭제합니다.

  • 팀 목표에 더 큰 영향을 미치는 긴급한 프로젝트가 있다면, 해당 작업을 완료하고 보다 덜 중요한 작업은 처리할 시간이 생기는 때로 연기합니다.

  • 한 사람에게 중요도가 동일한 두 개의 작업이 배정되었다면, 업무를 처리할 여력이 있는 다른 팀원에게 이 중 하나를 위임합니다.

  • 연기, 삭제, 위임할 수 없는 작업이 있다면, 이러한 작업을 완료하는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있는 방법을 찾습니다. 해당 작업과 관련된 미팅을 없애거나, 시간을 단축하거나, 빈도를 줄입니다. 프로젝트에서 우선순위가 가장 높은 작업을 처리하고 나머지는 나중으로 연기할 수도 있습니다.

FAQ: 업무량 관리를 시작하려면 어떻게 해야 하나요?

업무량 관리는 팀 전체에 업무를 배분하고 관리하는 방식입니다. 업무량 관리를 시작하기 위해서는 먼저 팀의 업무량과 작업 수용량을 파악해야 합니다. 이러한 정보는 팀의 업무량을 파악하는 데 도움이 되는 업무량 관리 플랫폼에서 관리할 수 있습니다. 팀이 담당하고 있는 모든 작업과 업무의 목록을 작성하고 나면, 팀의 작업 수용량에 따라 리소스를 배정할 수 있습니다. 이러한 인사이트를 토대로 필요에 따라 팀의 업무량을 조정하여 번아웃과 권태를 방지할 수 있습니다.

참고: 팀의 업무량을 효과적으로 관리하는 방법

Ritual의 마케팅 디렉터인 Claire Knebl은 매주 집중해야 하는 세 가지를 정할 것을 추천합니다. “보통 한 주에 처리할 수 있는 중요한 업무는 세 가지뿐입니다. 첫 번째 업무는 중요하고 전략적이어야 합니다. 두 번째 업무는 역시나 중요하지만, 더 빨리 처리할 수 있고 간단해야 합니다. 세 번째 업무는 지원을 요청하는 것이어야 합니다.”

5. 팀의 강점을 활용할 수 있도록 업무를 배정합니다

모든 직원은 저마다 다릅니다. 각자 팀에 도움이 되는 경험, 강점, 약점을 지니고 있습니다. 마찬가지로, 사람마다 선호하는 작업이 다릅니다. 예를 들어, 어떤 팀원은 보고서 작성을 위한 조사를 하고 정리하는 일을 즐기는 반면, 조사 결과를 수집하는 업무가 전혀 맞지 않는 팀원도 있습니다.

각 팀원의 강점을 파악하고 팀원이 선호하는 업무에 시간을 할애할 수 있는 방법을 찾는다면 작업과 프로젝트를 간소화하는 데 도움이 됩니다. 더불어, 특정 작업을 의욕적으로 수행하는 팀원이 있다면 더 높은 수준의 업무를 더 신속하게 완료할 가능성이 높습니다. 팀원이 개인적으로 만족감과 성취감을 느낄 수 있는 업무를 맡기면 최고의 역량을 발휘할 수 있습니다.

6. 시작하기 전에 팀의 업무를 계획합니다

어떤 업무를 누가 처리할지 파악했다면 이제 팀이 따라야 할 실행 계획을 작성해야 합니다. 처음부터 명확한 계획을 갖추면 나중에 “일을 위한 일”이 생기는 것을 방지할 수 있습니다.

우선, 팀의 프로젝트마다 명확한 계획을 수립합니다. 시작부터 프로젝트를 계획하면 프로젝트를 완료할 때까지 각 프로젝트 마일스톤을 포함한 현실적인 타임라인을 갖출 수 있습니다. 모든 구성원이 프로젝트를 구성하는 각 작업의 담당자를 파악하고, 어떤 작업이 진행 중이며 어떤 작업이 완료되었는지 전방위적으로 확인할 수 있습니다. 그런 다음, 팀의 시간을 최대한 활용할 수 있는 프로그램 전반에서 모든 프로젝트를 조율하고 일정을 계획합니다.

프로젝트 계획의 필수 요소 7가지

  1. 목표

  2. 성공 지표

  3. 관계자 및 역할

  4. 예산

  5. 마일스톤 및 결과물

  6. 타임라인 및 일정

  7. 커뮤니케이션 계획

참고: 업무를 계획대로 진행할 수 있는 프로젝트 계획을 수립하는 방법

업무 관리 툴을 사용하면 더 큰 목표 달성으로 이끄는 더 작은 작업들을 모두 설정할 수 있습니다. Asana에서 템플릿을 사용하면 이전에 원활하게 이루어졌던 프로세스를 되풀이하여 단계나 업무를 놓칠 일이 없습니다.

7. 부서 간 협업을 촉진합니다

부서가 다르다고 해서 협력하지 못하는 것은 아닙니다. 모두 회사의 일부로, 같은 목표를 향해 나아가고 있기 때문입니다. 다른 팀이 무엇을 작업하고 있는지 알고 있으면 서로 공통되는 업무와 목표가 있을 때 서로 협업을 도모할 수 있습니다.

업무 관리 툴은 프로젝트의 각 단계를 하나의 목표 세트에 매핑하여 팀 간의 가시성을 높입니다. 이러한 툴은 중앙 허브 역할을 하여 자신이 무엇을 작업하고 있는지 다른 팀과 공유할 수 있으며, 각자 다른 업무를 담당하는 구성원이 서로 협업할 수 있는 영역을 식별할 수 있습니다. 팀과 단일 정보 소스를 공유하면 팀워크가 강화되고 영향력이 큰 업무를 가로막는 요소가 줄어들어 팀의 효율성이 높아질 수 있습니다.

SEC에 등록된 증권 대행사인 Carta는 상장사와 비상장사의 증권 발행과 관리를 지원합니다. Carta의 규정 준수 전문가인 Jina Kim은 Asana를 사용하여 모든 비즈니스 부문에 걸쳐 협업을 촉진하고, 누가 무엇을 작업하고 있는지 파악하고, 각 팀과 팀원이 수행하는 프로젝트가 서로 어떤 영향을 미치는지 이해하고 있습니다.

Jina는 이렇게 말합니다. “예를 들어, 어느 날 지원 팀이 하룻밤 사이에 제품에 변경 사항이 생긴 것을 알게 되면 이를 파악할 방법이 필요합니다.”

8. 미팅이 없는 하루를 촉진합니다

미팅에 참석하면 생산성이 저하되고 업무 흐름이 방해되거나 프로젝트를 마무리하기 어려워질 수 있습니다. 최소 하루를 미팅에 방해받지 않고 프로젝트에 전념하는 시간을 마련하면 효율성생산성 향상에 매우 도움이 됩니다.

Asana에서는 미팅 없는 수요일을 실천하고 있습니다. 이날은 모두가 미팅을 걱정할 필요 없이 중요한 업무에 집중할 수 있습니다. Asana에서는 직원들에게 수요일에 내부 미팅을 계획하는 일을 피하고 서로의 일정을 존중할 것을 요청합니다. 이를 통해 모든 팀원이 업무에 관해 이야기만 나누는 것이 아니라, 업무를 실제로 “수행”하는 데 상당한 시간을 투자합니다. 그 결과, 팀은 프로젝트에서 중요한 프로세스를 분석, 실행, 검토할 수 있는 시간을 더욱 확보하게 됩니다. 많은 직원이 미팅 없는 수요일을 일주일 중 가장 좋아하는 날로 꼽으며, 이날 프로젝트가 마무리되는 경우가 많습니다.

참고: 업무 흐름 상태를 활용하기 위한 6가지 팁

9. 다양한 커뮤니케이션 채널의 목적을 정의합니다

팀마다 다양한 커뮤니케이션 툴을 사용하고 있습니다. 하지만 팀이 언제 어떻게 커뮤니케이션 툴을 사용해야 하는지 이해해야만 유용하게 활용할 수 있습니다. 이미 대부분의 팀이 과도하게 많은 툴을 사용하고 있습니다. 평균적으로 직원들은 하루에 10개의 앱을 번갈아 가며 사용하고 있습니다. 앱을 계속 전환해가며 사용하면 피로감을 줄 뿐만 아니라, 나중에 필요할 때 정보를 찾기 어려울 수 있습니다.

이를 해결하려면 각 커뮤니케이션 채널의 목적을 명확하게 정의해야 합니다. 벤더와 클라이언트와의 외부 커뮤니케이션에는 이메일을 사용합니다. 질문과 답변을 곧바로 주고받는 커뮤니케이션은 Slack과 같은 앱을 사용합니다. 실행 가능한 업무에 관해 커뮤니케이션, 계획, 관리하는 데는 Asana와 같은 업무 관리 도구를 사용합니다.

FAQ: 사용하는 도구는 몇 개까지가 적절한가요?

커뮤니케이션 툴을 사용하면 팀의 업무 효율성이 훨씬 더 높아지지만, 일관성 없게 사용하면 오히려 불필요한 일이 늘어나 버릴 수 있습니다. 어떤 툴의 목적을 다른 채널에서도 실현할 수 있고 다른 채널에 고유한 이점이 더 많다면, 이 툴은 제거해야 합니다. 그러면 팀이 소통하는 데 사용하는 도구의 수가 줄어들어 각각의 도구를 최대로 활용할 수 있습니다.

Asana와 같은 업무 관리 플랫폼에서는 선호하는 모든 비즈니스 툴을 통합할 수 있습니다. 이를 통해 팀은 Asana 한 곳에서 필요한 모든 정보를 얻을 수 있습니다.

팀의 효율성을 극대화하세요

효율성을 향상하는 일은 지속적인 과정입니다. 버거운 일처럼 느껴질 수 있지만, 간단한 툴과 전략을 사용하면 모든 팀 구성원의 효율성을 높일 수 있습니다. 팀이 이러한 툴을 사용하는 데 더 익숙해질수록 효율성이 자연스럽게 높아져 모든 프로젝트에 빼놓을 수 없게 될 것입니다. Asana가 팀의 효율성을 향상하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보고 조직에 실제로 적용할 수 있는 아이디어를 확인해 보세요.

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