성공에 필수적인 25가지 핵심 프로젝트 관리 스킬

Julia Martins 참여자 얼굴 사진Julia Martins2020년 12월 18일
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Asana에서는 프로젝트를 관리하는 사람이라면 직책과 관계없이 누구나 프로젝트 매니저라고 생각합니다. 팀이 효과적으로 협업하고 최고의 역량을 발휘하려면 앞에서 이끌어주는 프로젝트 매니저가 필요합니다. 이미 한 프로젝트를 관리하고 있거나 심지어 여러 프로젝트를 관리하고 있더라도 어떻게 하면 더 좋은 프로젝트 매니저가 될 수 있을까요?

프로젝트 관리 기술을 익히고 개발하는 데 관심이 있으시다면 이 가이드를 읽어 보세요. 이 가이드에서는 프로젝트 매니저나 프로젝트 관리자로서 성공하기 위해 꼭 필요한 25가지 주요 스킬과 이러한 스킬을 개발하는 방법을 알려드립니다.

프로젝트 관리 기술이란?

프로젝트 관리란 업무를 효율적으로 계획하고 실행하는 관행을 뜻하며, 팀이 이를 동일하게 실행할 수 있도록 지원하는 것을 의미합니다. 원래 프로젝트 매니저는 복잡한 프로젝트 관리 기술을 훈련받고 인증받은 팀원들이었습니다. 기존의 프로젝트 관리 툴은 설정하기 힘들었으며 지속적인 관리가 필요했는데 이러한 어려움으로 인해 '프로젝트 매니저'라는 직책이 생겼습니다.

현대의 프로젝트 관리는 이전의 프로젝트 관리 방식과는 두 가지 차이점을 보이는 형태로 발전했습니다. 점점 더 많은 회사와 팀에서 프로젝트 관리 프로세스를 민주화함에 따라 프로젝트 관리 프로세스를 처음부터 끝까지 관리할 수 있는 팀원과 팀 리더가 필요해졌습니다. 또한, 팀 리더를 지원하기 위해 프로젝트 관리 소프트웨어는 복잡한 메커니즘에서 유연하고 사용하기 쉬운 툴로 발전했습니다.

오늘날의 프로젝트 관리 툴

오늘날에는 프로젝트 진행을 맡은 팀원이라면 누구나 사실상 프로젝트 매니저의 역할을 하게 됩니다. 바로 이러한 이유로 현대의 프로젝트 관리 툴은 모든 프로젝트에 누구나 사용할 수 있도록 유연하게 설계되었으며 이러한 특성 덕분에 즉시 프로젝트 관리를 시작할 수 있습니다.

Asana와 같은 프로젝트 관리 툴을 사용하면 이전 방식의 툴에서 경험할 수 있는 어려움 없이 업무를 수월하게 추적하고, 관리하고, 체계적으로 정리할 수 있습니다. 오늘날의 프로젝트 관리 툴을 사용하면 프로젝트 관리 모범 사례를 수월하게 구현하고 프로젝트 팀에 새로운 차원의 명확성과 가시성을 제공할 수 있습니다.

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스킬과 툴의 조합

프로젝트 관리 툴은 사일로 현상을 줄이고, 가시성을 높이고, 부서 간 협업을 지원하는 데 있어 매우 중요한 역할을 합니다. 프로젝트 매니저는 프로젝트 관리 툴을 사용하여 팀이 중요한 업무를 완료하는 데 필요한 인사이트를 제공할 수 있습니다. 성공적인 프로젝트 매니저가 되려면 복잡한 기술이나 툴을 배워야 하는 것은 아니지만, 관리 기술과 협업 기술을 향상하기 위해 하드 스킬, 소프트 스킬, 기술 관련 스킬을 개발할 수 있습니다.

아래에서 소개하는 스킬 중 일부는 자신에게 해당하지 않거나 이미 단련한 스킬이 있을 수 있습니다. 프로젝트 관리의 5단계에서 이루어지는 모든 것과 마찬가지로 유연함을 가지고 이러한 스킬을 살펴보고 자신에게 맞는 스킬을 연마하세요.

참고: 하드 스킬과 소프트 스킬의 차이점: Asana 팀원 14명의 사례

프로젝트 관리 소프트 스킬 10가지

'기술과 무관한 스킬'이라고도 하는 소프트 스킬은 특정 툴이나 기술 요건이 필요 없이 업무의 질을 높이는 데 효과적인 기술을 말합니다. 소프트 스킬은 직장에서 동료와 원활히 협력하고 원만한 관계를 맺을 수 있도록 돕기 때문에 '사람을 다루는 기술' 또는 '대인 관계 기술'이라고 불리기도 합니다. 프로젝트 관리에서 가장 중요한 소프트 스킬 10가지는 다음과 같습니다.

1. 협업

협업은 소프트 스킬, 하드 스킬, 기술 관련 스킬을 막론하고 모든 프로젝트 관리 스킬의 토대입니다. 프로젝트 관리에서 협업은 더 나은 팀 플레이어가 될 수 있게 해줍니다. 효과적으로 협업할 수 있을 때 비로소 팀과 더 원활하게 커뮤니케이션하고 뛰어난 성과를 달성할 수 있습니다.

협업 스킬을 향상하는 방법을 배우려면 다양한 종류의 대화를 나눠보세요. 협력적인 팀에서는 열린 대화를 나누고, 경계를 허물고, 함께 협업하는 것이 매우 중요합니다. 협업과 관련된 팁을 더 얻고 싶다면 Asana에서 제공하는 팀 협업 가이드를 읽어 보세요.

2. 커뮤니케이션

효과적인 커뮤니케이션은 프로젝트 관리의 핵심 능력 중 하나이며 효과적인 협업에 매우 중요합니다. 커뮤니케이션 스킬을 개발하려면 열린 마음을 가지고 함께 일하는 동료에게 솔직해지는 것을 연습해야 합니다. 이렇게 하려면 상호 간에 강한 신뢰를 구축해야 합니다. 열린 대화를 통해 신뢰를 구축하려면 설사 동의할 수 없는 생각이라 하더라도 팀원에게 여러 생각을 공유하도록 격려하세요. 열린 대화를 지속적으로 연습하면 팀의 협업 능력을 높이고 뛰어난 성과를 달성할 수 있습니다.

더 효과적으로 커뮤니케이션하려면 팀과 함께 커뮤니케이션 가이드라인을 작성해 보세요. 이메일, Slack, 업무 관리 툴 등 다양한 유형의 커뮤니케이션 소프트웨어를 사용하고 있을 것입니다. 커뮤니케이션의 유형에 따라 어떤 툴을 사용해야 하는지 안다면 팀이 더욱 쉽고 효과적으로 소통하고 협업할 수 있습니다.

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팀의 생산성을 높이고 싶다면 비동기식 커뮤니케이션을 도입하세요. 커뮤니케이션이 실시간으로 이루어지지 않기 때문에 생각을 글로 표현하는 데 능숙해야 합니다. 하지만 불필요한 미팅을 하지 않고도 많은 일을 처리할 수 있으므로 가치가 있습니다.”
Imperfect Foods 디지털 제품 부문 부사장 Patti Chan

3. 팀워크

직장에서 팀워크는 팀을 지원하고 팀이 하나가 되어 최고의 역량을 발휘할 수 있도록 격려하는 것입니다. 팀원 개개인이 보유한 역량을 합치면 혼자보다 함께 더 큰 효과를 발휘할 수 있습니다. 협업은 팀워크의 일환이지만, 팀워크는 그보다 더 큰 의미가 있습니다. 팀워크는 모두가 환영받는다고 느끼는 환경을 조성하고 팀에 기여할 수 있다는 자신감을 가질 수 있게 해줍니다.

팀워크 스킬을 발전시키기 위해 노력하고 있다면 질문하는 것을 연습하세요. 팀 브레인스토밍, 1:1 대화, 팀원의 아이디어를 얻는 등 더 심도 있게 대화하세요. 오랫동안 이야기를 나누지 않은 팀원이 있는지 또는 좋은 아이디어나 유용한 스킬을 가지고 있는 팀원이 있는지 자문하세요.

다운로드: 조직의 미션에 맞춰 팀워크 조율하기

4. 문제 해결

문제 해결 스킬은 문제에 접근하고 궁극적으로 문제를 해결하는 데 도움이 되는 협업과 관련된 반복 스킬입니다. 문제 해결 스킬을 개발하는 것은 모든 문제에 관해 언제나 '올바른' 해답을 찾으려 하는 것이 아닙니다. 그보다는 새로운 관점에서 문제에 접근하고 해결 방법을 찾아 계획적으로 나아가는 것을 의미합니다.

문제를 마주했을 때 훌륭하게 해결하려면 자신의 결정을 자세히 살펴보기 시작해야 합니다. 특정한 선택을 한 이유가 무엇이며, 다른 선택을 할 수 있었는가를 자문해야 합니다. 질문에 대한 대답이 '아니요'이더라도 내적 동기와 해결 방법에 의문을 제기해보면 문제 해결 스킬을 단련할 수 있고 향후 문제에 더욱 효과적으로 접근할 수 있습니다.

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저희는 성공적인 미팅이 될 수 있도록 단순히 상태 업데이트를 공유하는 것보다는 해결책을 도출하기 위해 의견을 주고받아야 하는 미해결 이슈를 중점적으로 다룹니다.”
Figma 제품 매니저 Badrul Farooqi

5. 정리정돈

정리정돈은 수많은 프로젝트 매니저에게 가장 자신이 없는 소프트 스킬일 수 있습니다. 정리정돈 스킬은 '가지고 있거나' '가지고 있지 않은' 스킬이라고 생각할 수도 있지만, 이 기사에서 다루는 다른 모든 프로젝트 관리 스킬과 마찬가지로 정리정돈 스킬은 충분히 개발할 수 있습니다.

정리정돈 스킬을 개발할 수 있는 최고의 방법은 자신과 팀의 업무를 체계적으로 정리할 수 있는 단일 정보 소스를 만들고 관리하는 것입니다. 업무가 서로 연결되지 않아 무질서하게 관리되는 경우가 많습니다. 사실, 직원들은 하루에 평균 10가지 툴을 전환합니다. 정보가 여러 곳에 분산되어 있다면 당연하게도 체계적으로 정돈되어 있지 않다고 느끼게 됩니다. 10가지 툴을 바꿔가며 사용하는 대신 업무를 체계적으로 정리하는 툴로 Asana를 사용하여 팀을 위한 단일 정보 소스를 마련하세요.

6. 시간 관리

시간 관리 스킬과 정리정돈 스킬은 서로 밀접한 관련이 있습니다. 처리해야 하는 작업을 정리하는 데 능숙해질수록 처리해야 하는 작업이 무엇인지와 작업을 처리하는 데 얼마나 소요될지 더 명확히 파악할 수 있게 됩니다.

업무의 우선순위를 지정하고 그에 따라 처리하기란 어려운 일일 수 있습니다. 시간 관리 스킬을 향상하고 미루고 싶은 유혹을 이겨내려면 각 작업의 상대적 우선순위를 추적할 수 있는 업무 관리 툴을 사용하세요. 우선순위가 높은 작업이 무엇인지 명확히 알 수 있어야 이러한 업무를 먼저 처리하여 업무가 남아있거나 누락되지 않도록 할 수 있습니다.

7. 리더십 스킬

프로젝트를 관리하는 사람은 단지 프로젝트 매니저일 뿐만 아니라 리더이기도 합니다. 스스로 자신이 리더라고 생각하지 않을지라도 프로젝트 팀은 프로젝트 매니저에게 리더십, 가이드, 지원을 바랍니다.

리더십 스킬을 개발하려면 공감과 이해를 가지고 상황에 접근하는 것을 연습하세요. 좋은 리더는 모두를 한마음으로 뭉치게 하고 팀워크와 협업을 촉진합니다. 이와 더불어, 어떠한 리더가 되고 싶은지 생각해 보는 시간을 가지세요. 리더십 스타일은 여러 가지가 있습니다.

  • 서번트 리더십: 주된 목표가 팀을 지원하는 것이라면 서번트 리더십을 고려해보세요. 서번트 리더는 가능한 한 최고의 수준으로 팀이 발전하고 역량을 발휘할 수 있도록 지원하는 데 집중합니다.

  • 참여형 리더십: '민주형 리더십'이라고도 하는 이 리더십 유형을 가진 리더는 프로젝트 팀 전체가 협력하여 의사 결정을 하도록 격려합니다.

  • 변혁형 리더십: 변혁형 리더십을 가진 리더는 팀의 비전을 중시하며 고무적인 변화를 만들기 위해 팀원과 함께 협력합니다.

  • 권위주의형 리더십: 권위주의형 리더는 프로젝트 관련 의사 결정의 절차를 간소화하고 프로젝트 팀에 맡기는 의사 결정을 최소화합니다. 이렇게 하면 팀은 프로젝트 목표에 집중하고 빠른 결정을 내릴 수 있습니다.

  • 자유방임형 리더십: 이 리더십 스타일을 가진 리더는 프로젝트 팀의 창의력과 유연성을 격려합니다. 'Laissez-faire(자유방임)'은 프랑스어로 '흘러가는 대로 놔두다'를 의미하며 자유방임형 리더는 이러한 사고방식을 지향합니다.

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Asana 덕분에 업무를 전체적으로 감독하면서 팀원들의 콘텐츠 전략 업무량을 적절하게 유지할 수 있게 되었습니다. 각자 따로 작업을 하지만 저희만의 방식으로 서로 연결되어 있습니다.”
Dow Jones 마케팅 콘텐츠 전략가 Julia Lancaster

8. 적응력

현재 수행하는 프로젝트에서든 다음 프로젝트에서든 어떤 지점에 이르게 되면 프로젝트 계획에 변화가 생깁니다. 마감일이 변경되든 우선순위가 바뀌든, 변화에 따라 워크플로를 조정해야 합니다. 훌륭한 프로젝트 매니저는 방향을 전환하여 새로운 상황에 대처하고 프로젝트 팀을 올바른 방향으로 계속 이끌 수 있습니다.

적응력을 높이려면 방향을 바꿀 때와 바꾸는 방법을 이해해야 합니다. 진행되고 있는 모든 업무에 대한 가시성을 확보하지 못한다면 방향을 바꾸거나 최적의 방향을 결정하기가 어려울 수 있습니다. 적응력을 기르는 최고의 방법은 진행되고 있는 모든 업무를 분명히 파악할 수 있는 명확성을 확보하는 것입니다. 업무 관리 툴에서 프로젝트를 추적하면 명확성을 확보할 수 있습니다.

9. 갈등 해결

프로젝트를 관리하다 보면 갈등이 발생하는 것을 피할 수 없습니다. 결과물의 중요도를 정할 때 팀원이 이견을 보일 수도 있고 이해관계자가 프로젝트 범위를 바꾸려 할 수도 있습니다. 프로젝트 매니저가 예산을 초과하거나 마감일을 넘기는 일이 발생할 수도 있습니다.

갈등을 해결하려면 갈등을 일으키는 양측의 이야기를 모두 들어야 합니다. 그리하여 모두가 자신의 의견이 전달되고 지지받았다고 느낄 수 있어야 합니다. 피해를 받은 사람이 있다면 시간을 가지고 그 사람의 이야기를 듣고 모두를 위한 해결 방안을 찾으려 노력해야 합니다. 물론 힘든 일이지만, 인내와 공감을 가지고 대화에 임하면 감정적으로 힘든 상황을 누그러트리고 더 나은 결과로 이어질 수 있습니다.

참고: 건설적인 비판을 주고받는 방법

10. 비판적 사고

비판적 사고는 문제 해결과 마찬가지로 '솔루션'이란 것이 없습니다. 비판적 사고에서 '승리'할 수는 없지만 오로지 감정에 따라 의사 결정하는 것이 아닌 논리적으로 문제에 접근하는 것을 연습할 수 있습니다. 비판적 사고에 능한 사람은 셜록 홈스가 미제 사건을 해결하듯이 자신에게 주어진 정보를 분석하고 사실에 기반하여 추론하는 것을 훈련합니다.

비판적 사고를 훈련하려면 한 걸음 물러나서 이렇게 자문해 보세요. 어떻게 이와 같은 결론에 도달했는가? 다른 해답은 없는가? 사실에 기반한 정보가 아닌 다른 무언가에 영향을 받는 것은 아닌가? 감정에 기반한 의사 결정이 반드시 나쁘기만 한 것은 아닙니다. 사실 우리가 내리는 최고의 결정 중 일부는 우리가 열정을 가지고 있는 것에 관해 내린 결정입니다. 하지만 비판적 사고는 올바른 관점에서 상황에 접근할 수 있는 유용한 사고방식입니다.

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저는 최종 결과뿐만 아니라 그 결과에 도달하기 위해 사용하는 방식도 중요하게 생각합니다. Asana는 업무를 명확하게 가시화하고 실행 가능한 방식으로 업무를 추적할 수 있어 엄청난 도움이 됩니다.”
BOOM! Studios 마케팅 부문 부사장 Arune Singh

프로젝트 관리 하드 스킬 7가지

소프트 스킬과 다르게 하드 스킬은 측정할 수 있으며 가르칠 수 있는 능력입니다. 앞서 살펴본 소프트 스킬은 어떠한 상황에서도 적용할 수 있지만, 지금부터 알아볼 하드 스킬 7가지는 프로젝트 관리 영역 내에서만 적용할 수 있습니다. 이 7가지 스킬을 개발하면 여러 방면에 능한 효율적인 프로젝트 매니저가 되는 데 도움이 될 것입니다.

1. 프로젝트 범위 정하기

프로젝트 범위란 프로젝트의 규모, 목표, 제한 사항을 말합니다. 프로젝트 범위는 정해진 기간에 예산 내에서 달성할 수 있는 것이 무엇인지를 정의합니다. 프로젝트 범위를 설정하고 정의하는 것은 프로젝트 결과물이 프로젝트 범위를 벗어나는 범위 변동을 방지하기 위해 중요합니다.

프로젝트 범위를 정하는 스킬을 개발하려면 프로젝트 범위를 프로젝트를 시작하기에 앞서 미리 설정하고 상황에 변화에 따라 자주 변경하는 것을 연습하세요. 프로젝트 범위를 설정하고 나면 이를 이해관계자와 공유하고 자주 언급하여 모두가 프로젝트의 목표와 제한 사항에 대해 인지할 수 있도록 하세요. 프로젝트 범위를 정하는 것과 관련한 팁을 더 얻고 싶다면 Asana가 제공하는 범위 변동에 대한 가이드를 읽어 보세요.

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저희는 보유 재고 수를 초과하여 판매하는 제품의 수를 줄일 수 있었고 배송 날짜를 미루기 위해 고객에게 연락하는 횟수를 줄일 수 있었습니다.”
The Citizenry 전자 상거래 부문 이사 Andrea Georgi

2. 프로젝트 로드맵 만들기

프로젝트 관리 스킬 - 프로젝트 로드맵 만들기

프로젝트 로드맵은 프로젝트의 주요 결과물과 타임라인을 거시적으로 파악할 수 있는 자료입니다. 프로젝트 로드맵은 여러 이해관계자가 참여하는 복잡한 이니셔티브에 유용합니다. 프로젝트가 시작되기도 전에 프로젝트 팀 전체가 동일한 이해를 바탕으로 업무에 임할 수 있게 해주기 때문입니다.

일반적으로 프로젝트 로드맵은 프로젝트의 전반적인 일정을 가로 막대 차트로 표시하기 위해 간트 차트 형식의 소프트웨어로 작성합니다. 프로젝트 로드맵을 만들려면 Asana의 타임라인과 같은 툴을 사용하여 주요 마일스톤이나 중요한 종속 관계와 함께 프로젝트의 대략적인 타임라인을 만드세요.

3. 프로젝트 브리프 작성하기

프로젝트 로드맵을 만들지 않더라도 프로젝트 브리프를 활용할 수 있습니다. 프로젝트 브리프는 대략적인 프로젝트 목표와 목표 달성 방법을 간략하게 설명합니다. 프로젝트 브리프는 나중에 프로젝트의 계획을 세울 때 유용한 길잡이 역할을 할 수 있습니다.

Asana에서 작성한 프로젝트 브리프 예시

프로젝트 브리프에 대해 기억해야 할 가장 중요한 사실은 프로젝트 브리프는 끊임없이 변화하는 문서라는 점입니다. 프로젝트 계획을 개발하고 이해관계자의 의견을 반영함에 따라 프로젝트 브리프를 변경하고 업데이트할 수 있습니다. 일반적으로, 프로젝트 브리프에는 (프로젝트 로드맵을 만든 경우) 프로젝트 로드맵 링크, 프로젝트 이해관계자 목록 및 책임 업무(RACI 차트라고도 함), 기타 관련 문서 또는 파일, 팀에게 필요할 수도 있는 개략적인 정보를 포함해야 합니다.

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어느 시점에 무엇이 진행되는지 빠르게 파악할 수 있도록 경영진의 시점에서 프로젝트의 전체상과 세부적인 내용을 확인할 수 있어야 합니다.”
Social Factor COO Jeana Abboud

4. 프로젝트 킥오프 미팅 진행하기

킥오프 미팅은 프로젝트 이해관계자와 프로젝트와 관련된 정보를 조율할 기회입니다. 프로젝트 목표와 범위를 명확히 하고 프로젝트 로드맵, 프로젝트 브리프와 같이 이미 작성해 놓은 문서 또는 마케팅 캠페인을 위한 자재 명세서나 디자인팀을 위한 크리에이티브 브리프와 같이 추가적인 자료를 공유할 수 있습니다.

킥오프 미팅을 성공적으로 진행하려면 정리한 문서를 프로젝트 이해관계자와 공유할 계획을 세워야 합니다. 그런 다음에는 Q&A 세션이나 브레인스토밍 세션을 진행하여 예산, 리소스, 최종 결과물과 같이 추가적인 사항을 조율해야 합니다.

5. 프로젝트 계획 세우기

프로젝트 헌장이라고도 하는 프로젝트 계획은 프로젝트가 성공을 거두는 데 필요한 주요 요소를 정리한 청사진입니다. 일반적으로 프로젝트 계획에는 아래에 나열된 7가지 요소가 포함됩니다.

  1. 목표

  2. 성공 지표

  3. 프로젝트 이해관계자 및 역할

  4. 프로젝트 예산

  5. 마일스톤 및 결과물

  6. 타임라인 및 일정

  7. 프로젝트 커뮤니케이션 계획

프로젝트 로드맵이나 프로젝트 브리프에서 목표나 마일스톤과 같은 일부 요소를 이미 정의했을 수도 있습니다. 하지만 프로젝트 계획은 프로젝트의 모든 요소가 한데 모여 앞으로 진행될 업무를 계획하는 하나의 청사진을 만드는 곳입니다. 프로젝트 계획 수립을 시작하려면 Asana의 프로젝트 계획 가이드를 읽어 보거나 Asana에서 제공하는 무료 프로젝트 계획 템플릿을 사용해 보세요.

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한 해가 시작될 때 회사의 비전과 해당 연도 말까지 달성하고자 하는 목표에 관해 상당히 많은 계획을 수립합니다. 이렇게 계획하고 나면 모두가 볼 수 있도록 프로젝트에 요약해 놓습니다. Asana에서 이러한 프로젝트를 시각적으로 표시할 수 있어 계획을 훨씬 수월하게 실행할 수 있습니다.”
IPG Mediabrands 프로젝트 매니저 Sheryl Chopra

6. 프로젝트 타임라인 만들기

[타임라인 보기] Asana에서 간트 차트 스타일 보기로 브랜드 캠페인 프로젝트 표시

프로젝트 타임라인은 프로젝트가 진행되는 동안 일어나는 이벤트의 순서와 기간을 뜻합니다. 프로젝트 타임라인을 알고 있으면 프로젝트의 성공을 지속적으로 추적할 수 있고 일정에 맞춰 적절한 에셋을 전달할 수 있습니다.

훌륭한 프로젝트 타임라인을 만들려면 프로젝트의 시작일과 종료일을 명확히 지정하고 주요 마일스톤을 설정해야 합니다. 개별 작업과 결과물을 구성하면서 작업 간의 종속 관계를 설정하고 각 업무의 시작일과 종료일을 명확하게 합니다. 그런 다음, 타임라인 툴을 사용하여 업무를 실행합니다.

7. 작업 관리

프로젝트가 공식적으로 시작되면 작업 관리는 프로젝트 매니저가 자신의 시간과 팀의 시간을 얼마나 효율적으로 관리하는지를 나타냅니다. 훌륭한 프로젝트 매니저는 팀이 수행 중인 업무가 무엇인지 파악할 수 있는 가시성을 갖추고 있어 팀이 효과적으로 업무의 우선순위를 정하고 그에 따라 실행할 수 있도록 돕습니다.

프로젝트에서 진행되는 모든 일을 저절로 파악할 수 있는 것은 아닙니다. 작업 관리 소프트웨어를 사용하세요. 작업 관리 소프트웨어는 단순히 할 일 목록을 만들기 위해 사용하는 것이 아닙니다. 작업 관리 소프트웨어는 프로젝트에서 진행되는 모든 업무를 총체적으로 파악할 수 있는 수단입니다. 효과적인 작업 관리를 통해 팀이 더욱 생산적이고 효율적이고 효과적으로 일할 수 있도록 지원할 수 있습니다.

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Asana를 사용하면 한 곳에서 프로젝트의 진행 상태, 프로젝트가 지연되는 원인, 피드백과 실행 과제를 확인할 수 있습니다. Asana 덕분에 업무를 효율적이고 효과적으로 처리할 수 있게 되었습니다. 이는 특히 요즘과 같이 재택근무를 해야 하는 시기에 더욱 중요합니다. Asana를 사용하지 않았더라면 이 혼란스러운 시기에 길을 잃었을지도 모릅니다!”
Integral Ad Science 글로벌 제품 마케팅 부문 부사장 Sarah Elliott

프로젝트 관리 기술 관련 스킬 8가지

소프트 스킬과 하드 스킬에 대해 살펴봤으니 이제 남은 것은 기술 관련 스킬입니다!

기술 관련 스킬은 프로젝트 관리를 위한 특정 툴과 소프트웨어에 대한 지식을 말합니다. 앞서 말했듯이 이러한 툴은 배우기 어렵지 않습니다. 현대의 프로젝트 관리 툴은 유연하고 사용하기 쉽도록 설계되었습니다. 지금부터 소개할 8가지 스킬은 언제 그리고 어떻게 활용해야 하는지 알고 있어야 하는 프로젝트 관리 영역입니다.

1. 간트 차트

프로젝트 관리 스킬 - 간트 차트

간트 차트는 가로 막대 차트로 프로젝트를 시각화하는 방식입니다. 각 바는 개별 작업을 나타내며 각 바의 길이는 해당 작업이 완료되기까지 소요되는 기간을 나타냅니다. 간트 차트에는 다음과 같은 주요 기능이 있습니다.

기존의 간트 차트 기술은 다루기에 까다로웠으며 사용 범위가 제한되어 있었습니다. 바로 이러한 이유로 Asana는 간트 차트 기술의 장점만을 가져와 간트 차트와 유사한 툴인 타임라인을 만들었습니다. 타임라인을 사용하면 각각의 업무가 모여 전체를 구성하는 것을 한눈에 파악할 수 있습니다.

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앨범 하나를 발매하려면 수많은 일을 처리해야 합니다. Asana 덕분에 모든 세부 내용을 추적하고 작업의 담당자가 누구이며 언제까지 완료해야 하는지 파악할 수 있습니다.”
Epitaph Records CEO Brett Gurewitz

2. 칸반 보드

[보드 보기] Asana 보드 보기에 표시한 스프린트 계획 프로젝트

간트 차트와 더불어 시각적 프로젝트 관리에 많이 사용되는 수단에는 칸반 보드가 있습니다. 칸반 보드의 각 세로 열은 신규, 진행 중, 완료됨과같이 업무의 단계를 나타냅니다. 개별 작업은 카드로 표현되며 완료되기까지 세로 열이 나타내는 각 단계를 거쳐 갑니다.

칸반 보드 툴린(Lean) 프로젝트 관리 팀, 그중에서도 제품팀, 엔지니어링팀, 소프트웨어 개발팀이 많이 사용하는 시각적 프로젝트 관리 툴입니다. Asana를 사용하면 칸반 보드를 포함하여 4가지 프로젝트 보기 중에서 팀이 선호하는 방식을 선택하여 프로젝트를 볼 수 있습니다.

참고: 초보자를 위한 칸반 보드 가이드

3. 애자일 관리

애자일 관리는 제품팀, 엔지니어링팀, 소프트웨어 개발팀에서 특히 많이 사용하는 린 프로젝트 관리 방법론입니다. 애자일은 지속적인 개선과 점진적인 발전으로 이루어진 체계에서 운영되며 린 포트폴리오 관리, 스크럼, 칸반과 같은 린 방법론을 함께 활용합니다.

애자일 팀을 관리하려면 팀이 신속하게 업무를 진행하고 결과에 따라 반복할 수 있도록 유연한 애자일 관리 툴을 사용해야 합니다.

4. 비용 관리

프로젝트 관리에서 비용 관리는 프로젝트의 모든 단계에서 예산을 고려하는 것을 포함합니다. 비용 관리는 프로젝트 리더십에서 중요한 부분을 차지하며, 프로젝트의 성패를 결정하는 중요한 요소입니다. 예산을 초과하지 않는 것은 프로젝트 마감일을 넘기지 않는 것만큼 중요합니다. 비용 관리를 통해 예산 범위 내에서 프로젝트를 진행할 수 있습니다.

프로젝트 매니저는 비용을 효과적으로 관리할 수 있도록 프로젝트를 시작할 때 비용과 예산을 정의해야 합니다. 프로젝트 이해관계자와 팀원 모두가 예산을 파악할 수 있게 해야 합니다. 프로젝트를 진행하는 동안에는 비용과 예산을 계속 염두에 두고 예산을 초과하지 않도록 여러 차례 지출 내역을 확인하세요. 프로젝트가 완료되면 예상 비용과 실제 비용을 비교하여 비용 관리 전략이 얼마나 성공적이었는지 평가하세요. 이렇게 하면 앞으로 진행하는 프로젝트의 벤치마크로 활용할 수 있습니다.

참고: 비용 관리: 수익을 높이기 위해 프로젝트 지출을 모니터링하는 방법

5. 변경 관리

조직 전체에 적용되는 변경 사항을 시행해 본 적 있다면 설령 스스로 인지하지 못했더라도 변경 관리를 수행했을 것입니다. 변경 관리는 일정 기간 새로운 프로세스나 툴과 같은 변화를 조직 전체에 적용하여 사용을 늘리고 마찰을 줄이는 프로세스입니다. 일반적으로 변경 관리에서는 한 번에 하나의 워크플로에 변경 사항을 적용하고 변경 프로세스를 안내하는 ‘챔피언’ 역할을 하는 사람을 지정합니다.

Asana에서는 고객 성공팀이 검증된 변경 관리 전략을 도입하여 고안한 6단계 프로세스인 Asana Way of Change를 활용합니다. 이 전략에 대해 자세히 알아보려면 Asana에서 제공하는 변경 관리 가이드를 읽어 보세요.

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한동안 크리에이티브 팀에서도 단지 업무에 수동적으로 대응하는 것이 표준이 되었습니다. 하지만 명확한 프로세스가 없으면 우리가 할 수 있는 최선의 역량을 발휘할 수 없습니다.”
Gear Patrol 아트 디렉터 Joe Tornatzky

6. 프로젝트 관리 소프트웨어

프로젝트 관리 스킬 - 프로젝트 관리 소프트웨어

프로젝트 관리 소프트웨어는 사용하기 어렵고 프로젝트 관리 전문가만이 사용할 수 있었던 기존 툴에서 많은 발전이 이루어졌습니다. 하지만 다른 모든 툴과 마찬가지로 사용하기 쉬운 툴일지라도 사용하는 법을 배우고 진정으로 습득하는 데는 시간이 걸립니다. 상세한 사용 방법을 배울 수 있도록 글로 작성된 가이드유용한 동영상을 제공해 주는 툴을 선택하세요.

당연하게도 저희는 Asana가 최고의 업무 관리 툴이라고 자부합니다. Asana는 조직 전반에서 계획, 프로젝트, 프로세스를 조율할 수 있도록 설계된 업무 관리 툴입니다. 프로젝트 관리를 통해 개별 프로젝트에 대한 명확성을 얻을 수 있지만, 업무 관리를 통해 여러 프로젝트, 이니셔티브, 팀 전반에서 프로세스를 최적의 방식으로 조율할 수 있습니다. 업무 관리 툴을 사용하면 모든 구성원이 중요한 업무를 처리하는 데 필요한 정보를 확보할 수 있습니다.

참고: 업무 관리와 프로젝트 관리의 차이점

7. 업무량 관리

[워크로드] Asana의 업무량 관리

프로젝트를 관리해 본 적이 있다면 누가 무엇을 작업하고 있는지 명확하게 파악하는 것이 얼마나 어려운지 잘 알 것입니다. 하지만 업무량을 관리하면 이러한 어려움을 해결할 수 있습니다. 업무량 관리를 통해 팀의 업무 가능 여부를 측정할 수 있으며 팀이 소화할 수 있는 업무량을 적절하게 유지할 수 있습니다. 업무량 관리는 시작 단계나 마무리 단계가 없는 상호 작용형 프로세스입니다. 능숙한 프로젝트 매니저라면 팀원이 번아웃을 경험하지 않도록 팀의 업무량을 지속적으로 모니터링해야 합니다.

업무량 관리 소프트웨어를 사용하는 2가지 단계가 있습니다. 첫 번째 단계는 팀의 작업 수용량과 현재 업무량을 파악하는 것입니다. 그런 다음 개개인의 업무량에 따라 리소스를 분배하거나 필요에 따라 업무량을 조정합니다.

8. 프로젝트 포트폴리오 관리

프로젝트 관리 스킬 - 프로젝트 포트폴리오 관리

프로젝트 포트폴리오 관리를 수행하면 여러 프로젝트에 걸쳐 팀의 업무를 개략적으로 살펴볼 수 있습니다. 프로젝트 포트폴리오 관리 툴을 사용하면 팀의 모든 업무를 실시간으로 파악할 수 있는 전반적인 가시성을 확보할 수 있어 전략을 실행에 옮길 수 있습니다.

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Asana의 포트폴리오 기능은 저희 팀과 경영진에게 매우 중요한 기능입니다. 진행하는 중요한 업무의 상태, 진행 상태, 담당자 정보를 모두 한 곳에서 파악할 수 있기 때문입니다. 저희 CEO도 매일 포트폴리오를 확인하고 댓글을 남기십니다. 어떤 일이 진행되고 있는지 한눈에 파악할 수 있어 매우 좋아하십니다.”
SiteMinder PMO 겸 프로그램 매니저 Michael Chidgey

프로젝트 관리 스킬을 개발하는 방법

이 기사에서 소개하는 25가지 스킬을 모두 마스터해야 하는 것은 아닙니다. 애자일 방법론과 같이 일부 스킬은 특정 방법론을 활용하는 팀에만 유용한 스킬입니다. Asana와 같은 훌륭한 툴을 사용하면 사실상 프로젝트를 간편하게 관리할 수 있습니다.

프로젝트 관리 스킬을 개발하려면 연습이 필요하다는 점을 명심하세요. 새로운 프로젝트를 진행할 때마다 새로운 스킬 한두 가지에 집중해 보세요. 칸반 보드처럼 새로운 시각적인 프로젝트 관리 형식을 시도해 보거나, 처음으로 프로젝트 계획을 작성하거나, 시간 관리를 도입해 보는 것입니다.

프로젝트 관리의 하드 스킬과 소프트 스킬을 개발하기 위해 강좌를 수강할 수도 있습니다. 프로젝트 매니저가 되려면 인증을 받아야 하는 시대는 지났지만 Project Management Institute(PMI)에서는 강좌를 제공하고 학습 이벤트를 주최하며, 프로젝트 관리 부문에서 널리 알려져 있으며 최초로 출간된 프로젝트 관리 가이드인 프로젝트 관리 지식 체계(PMBOK® 가이드)를 제공합니다.

마지막으로, 프로젝트 관리 툴을 선택했다면 해당 툴에서 제공하는 강좌를 수강하여 프로젝트 관리 기술 관련 스킬을 배울 수도 있습니다. Asana에서는 프로젝트 매니저가 소프트 스킬, 하드 스킬, 기술 관련 스킬을 익힐 수 있도록 Asana 아카데미Asana 사용 방법 동영상 시리즈를 제공합니다.

프로젝트 관리 툴킷

프로젝트를 관리한다면 프로젝트 매니저입니다. 프로젝트를 관리하는 사람이라면 프로젝트를 관리하기 위한 주요 스킬을 이미 갖추고 있을 수 있습니다. 프로젝트를 관리할 때 가장 중요한 점은 계획을 세우고 팀원들의 이야기에 귀 기울여 협업하는 것입니다. 이를 잘 수행한다면 나머지는 순조롭게 진행될 것입니다.

프로젝트 관리에 대해 더 알아보고 싶으신가요? 프로젝트 관리와 업무 관리에 Asana를 사용해 보세요.

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