프로젝트 비용 관리: 정의, 단계, 이점

프로젝트 관리와 관련하여 비용을 통제하는 것보다 더 중요한 것은 거의 없습니다. 특히 프로젝트가 복잡할수록 예상보다 더 빠르게 비용이 치솟을 수 있습니다. 프로젝트 매니저는 예산을 계획대로 유지하기 위해 비용 관리에 대해 선제적인 접근 방식을 취해야 합니다.

비용 관리란?

비용 관리란 프로젝트 비용을 추정하고, 예산을 책정하고, 통제하는 프로세스를 말합니다. 비용 관리 프로세스는 계획 단계에서 시작되어 프로젝트 기간 내내 계속되며, 관리자는 프로젝트가 승인된 예산을 초과하지 않도록 지출을 지속적으로 검토, 모니터링 및 조정합니다.

비용 관리가 중요한 이유는 무엇인가요?

프로젝트가 예산을 크게 초과하면 어떻게 되는지 궁금한 적이 있으신가요? 고객과의 관계 악화부터 재정적 손실까지 심각한 결과를 초래할 수 있습니다. 예를 들어 보겠습니다.

소규모 소프트웨어 개발 팀이 고객을 위한 맞춤형 애플리케이션을 만드는 작업을 맡았습니다. 진행 도중에 프로젝트가 초기 예산을 빠르게 초과하고 있다는 것을 알게 되었습니다. 그들은 일반적인 딜레마에 직면했습니다. 계획대로 계속 진행하여 추가 비용을 흡수하거나 접근 방식을 재평가해야 했습니다.

엄격한 비용 관리 전략을 실행함으로써 팀은 비용이 급증하는 영역을 식별할 수 있었습니다. 프로젝트 관리 프로세스를 간소화하고, 필수 기능을 우선시하고, 하도급 업체와 조건을 재협의했습니다. 이러한 접근 방식은 프로젝트를 예산 내에서 다시 수행할 수 있게 해줬을 뿐만 아니라, 투명성과 가치 제공에 대한 헌신을 높이 평가한 고객과의 업무 관계를 개선했습니다.

이 시나리오는 효과적인 비용 관리를 통해 잠재적으로 재앙으로 이어질 수 있는 상황을 성공으로 전환할 수 있음을 보여줍니다.

비용 관리 계획을 세우는 방법

비용 관리는 지속적이고 유동적인 프로세스입니다. 그러나 비용 관리 계획에는 다음과 같은 네 가지 주요 요소 또는 기능이 있습니다.

• 리소스 계획 수립

• 비용 추정

• 비용 예산 책정

• 비용 관리

새로운 비용이 발생하고 프로젝트 범위가 조정될 수 있으므로 비용 관리자는 프로젝트 라이프 사이클 전반에 걸쳐 언제든지 네 가지 기능을 모두 수행할 수 있도록 준비해야 합니다. 워크플로는 프로젝트의 필요에 따라 달라집니다.

여기서는 네 가지 요소 각각을 더 자세히 분석하고 각 단계에서 비용 관리자에게 필요한 사항을 설명합니다.

리소스 계획 수립

비용 관리 프로세스의 첫 번째 단계는 리소스 계획입니다. 비용 관리자가 프로젝트의 범위와 사양을 검토하여 프로젝트에 필요한 리소스를 파악하는 단계입니다.

리소스 는 툴, 자금, 시간, 장비, 심지어 팀원을 포함하여 프로젝트를 완료하는 데 도움이 되는 모든 것을 의미합니다. 가능한 가장 정확한 리소스 계획을 수립하려면 프로젝트 중에 필요한 리소스에 대해 팀 리더 및 이해관계자와 직접 상의하세요. 각 프로젝트 부서에서 실무 경험이 있는 사람은 어떤 리소스가 필요한지 더 잘 이해할 수 있습니다. 

이 단계에는 다음이 필요합니다.

• 명확하게 정의된 프로젝트 목표

• 프로젝트의 복잡도에 따라 개략적인 프로젝트 로드맵 또는 업무 분류 체계(WBS)

• 잠정적인 리소스 관리 계획

• 프로젝트 범위 기술서

비용 추정

필요한 리소스 목록을 작성한 후에는 다음 단계로 리소스를 조달하는 데 드는 비용을 추정합니다. 이 단계의 핵심은 가능한 한 많은 가격 정보를 수집하여 정보에 입각한 비용을 추정할 수 있도록 하는 것입니다.

도구, 소모품, 장비와 같은 유형의 리소스의 경우, 판매자로부터 실제 가격 견적을 받아 비용 견적을 알립니다. 재고 관리 소프트웨어 를 사용하면 실시간 가격 데이터와 공급업체 정보를 제공하여 이 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

인건비의 경우, 잠재적인 계약자로부터 여러 가격 견적을 받아 필요한 작업에 실제로 드는 비용을 현실적으로 파악할 수 있습니다. 예상 비용을 산출하는 시점과 이러한 항목을 구매하는 시점 사이에 약간의 시간이 경과할 수 있으므로 가격이 오를 경우를 대비하여 약간의 여유를 두어야 합니다. 

각 개별 비용에 대한 여유를 확보하는 것 외에도 예상치 못한 비용을 고려하여 총 비용에 5~10%의 버퍼를 추가해야 합니다. 이 프로젝트 팀과 처음 협력하는 경우, 이전 비용 관리자가 과거 프로젝트의 종료 시점에 예산 보고서를 생성했는지 확인하세요. 

이전 프로젝트의 최종 비용이 초기 추정치에서 얼마나 벗어났는지 살펴보고 이 비용 데이터를 벤치마킹으로 사용하여 추정 보고서에 포함해야 하는 마진을 추정할 수 있습니다.

예산 편성 단계에서 다음이 필요합니다.

• 프로젝트의 복잡도에 따른 프로젝트 일정 또는 PERT 차트

• 프로젝트 결과물 목록

• 명확하게 정의된 성공 지표

비용 예산 책정

이제 프로젝트 요구 사항과 리소스 요구 사항에 대한 일반적인 예상치를 확보했으므로 프로젝트 예산 을 세우기 시작할 수 있습니다. 프로젝트 예산은 프로젝트 기간 동안 어떤 용도로 언제까지 얼마를 지출할지 상세히 기술한 계���입니다. 

프로젝트의 복잡성에 따라 '시기'가 비용 관리 전략에 상당한 영향을 미칠 수 있습니다. 다년간 진행되는 프로젝트의 경우, 첫해에 예산의 30% 이하를 지출하도록 비용 배분을 지정할 수 있습니다. 이렇게 하면 나중에 비용 초과를 방지할 수 있습니다.

이 단계에서는 다음이 필요합니다.

• 프로젝트 예산 문서 

• 프로젝트 이해관계자 분석

비용 관리

비용 관리 프로세스의 대부분은 비용 관리 로 구성됩니다. 이는 프로젝트가 진행됨에 따라 비용을 기록하고 회계 처리하며, 문제가 발생할 경우 이해관계자에게 알리는 프로세스입니다. 비용 관리 단계의 목표는 실제 프로젝트 비용을 원래의 예산 및 추정치와 비교하고 프로젝트가 계획에 최대한 부합하도록 조치를 취하는 것입니다.

이를 검토하는 빈도는 프로젝트에 따라 다릅니다. 때로는 실시간으로 비용을 검토해야 할 수도 있습니다. 또는 매월 또는 분기별로 확인할 수도 있습니다. 프로젝트 상태 보고서를 통해 필요에 따라 비용 업데이트를 공유하여 전체 프로젝트 팀이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있습니다.

프로젝트 범위의 변경은 프로젝트 예산과 비용에 영향을 미치므로 범위 변동에 주의를 기울여야 합니다. 프로젝트 비용이 예산에서 너무 많이 벗어난다면, 실행 계획을 사전에 수립할 수 있도록 이해관계자에게 알리세요.

이 단계에서는 다음이 필요합니다.

• 프로젝트 관리 툴

• 전체 보고서 도구

프로젝트 종료 후 비용 회계

프로젝트가 끝나면 비용 편차를 계산하고 프로젝트가 원래의 예산과 추정치에서 얼마나 벗어났는지 평가할 차례입니다. 프로젝트의 총 비용은 얼마인가요? 실제 비용이 예상 비용과 비교하여 어떻게 달라졌나요? 

성공적인 프로젝트는 예상 프로젝트 예산에 가깝게(하지만 그 미만으로) 종료됩니다. 지출이 너무 많다면 프로젝트 예산을 과소평가했거나 예상치 못한 비용이 너무 많았기 때문입니다. 이 경우 프로젝트 사후 분석 미팅을 열어 왜 그런 일이 일어났는지 평가하고 앞으로 그런 일이 발생하지 않도록 해야 합니다.

반면에, 예산을 너무 적게 지출하는 것도 이상적이지 않습니다. 이러한 비용을 추정하는 데에는 이유가 있으며, 예산보다 현저히 적게 지출한 경우 비용 예산 프로세스가 부정확한 것입니다. 이 정보를 과거 데이터로 기록하고 향후 프로젝트를 위해 기억하여 비용 추정 단계에서 정확도를 높일 수 있습니다.

프로젝트 비용을 계산하는 방법

프로젝트가 수익성을 유지하고 예산 내에서 유지되도록 하려면 프로젝트 비용을 계산하는 방법을 확실히 이해하는 것이 중요합니다. 

프로젝트 매니저는 다양한 비용 관리 방법 중에서 선택할 수 있으며, 프로젝트의 구체적인 요구 사항과 범위에 따라 가장 적합한 방법을 선택할 수 있습니다. 프로젝트의 복잡성, 작업의 예측 가능성, 고객의 기대치, 비용 성과 목표를 달성하는 데 필요한 유연성 수준과 같은 요인을 고려하세요.

시간당

시간당 프로젝트 비용을 계산하는 것은 시간 단위로 측정된 완료된 작업량에 대해 비용을 지불하는 것을 포함합니다. 이 방법은 프로젝트가 진행됨에 따라 적응성이 가능하기 때문에 범위가 유연하거나 불확실한 프로젝트에 특히 효과적입니다. 

예를 들어, 소프트웨어 개발 프로젝트를 고려해 보겠습니다. 개발팀의 비용은 프로젝트에 소요된 시간을 기준으로 계산됩니다. 팀이 시간당 $100의 요율로 한 달에 100시간 일하는 경우, 해당 월의 프로젝트 비용은 $10,000가 됩니다. 이 방법은 유연성을 제공하며 프로젝트 범위의 변화를 효과적으로 수용할 수 있습니다.

고정 요금

고정 요금 또는 고정 가격 방식은 총 프로젝트 비용에 대해 사전에 합의하는 것을 포함합니다. 이 방법은 범위와 결과물이 잘 정의된 프로젝트에 이상적입니다. 이를 통해 양 당사자는 총 비용을 명확하게 이해할 수 있습니다.

마케팅 캠페인을 상상해 보세요. 에이전시와 고객은 전체 캠페인에 대해 $20,000의 고정 가격을 합의합니다. 이 가격은 계획부터 실행까지 프로젝트의 모든 측면을 다룹니다. 여기서 장점은 예산 책정의 예측 가능성입니다. 고객은 사용된 시간과 리소스에 관계없이 프로젝트에 드는 비용을 정확히 알 수 있기 때문입니다.

비용 플러스

비용 플러스 방식은 프로젝트의 실제 비용에 마진 또는 추가 수수료를 부과하는 것을 포함합니다. 이 접근 방식은 시작 시 비용을 정확하게 추정할 수 없는 장기 프로젝트에서 자주 사용됩니다. 모든 프로젝트 비용을 충당하고 이익 마진을 포함하도록 합니다.

예를 들어, 건설 프로젝트에서 계약자는 실제 발생한 비용(자재 및 인건비 등)에 더해 고정 비율을 수익으로 부과합니다. 자재 및 인건비가 $50,000이고 합의된 마크업이 20%인 경우, 고객에게 부과되는 총 비용은 $60,000가 됩니다. 이 비용 관리 방식은 고객과 계약자의 이익을 일치시키며, 양 당사자는 최적의 비용 성과를 목표로 합니다.

가치 기반 가격 책정

가치 기반 가격 책정은 프로젝트 자체의 비용보다는 고객이 얻는 가치나 이점에 초점을 맞춥니다. 이 추정 방법은 실제 제공 비용에 관계없이 결과가 높은 인식 가치를 갖는 프로젝트에 이상적입니다.

컨설팅 회사가 고객의 연간 매출을 늘리는 데 도움을 주는 시나리오를 생각해 보세요. 컨설턴트의 전략으로 인해 매출이 1백만 달러 증가하는 경우, 컨설턴트는 매출 증가의 백분율(예: 10%)에 따라 수수료를 부과할 수 있으며, 이는 10만 달러가 됩니다. 가치 기반 가격 책정은 가격 책정이 제공된 가치를 반영하도록 합니다.

효과적인 프로젝트 비용 관리 방법

다양한 업계의 팀이 직면한 가장 지속적인 과제 중 하나는 예산 초과를 통제하고 방지하는 것입니다. 이러한 초과는 재무 리소스에 부담을 가할 뿐만 아니라 프로젝트 품질 저하, 일정 지연, 심지어 프로젝트 실패로 이어질 수 있습니다. 

효과적인 비용 관리는 높은 품질과 효율성을 유지하면서 할당된 예산 내에서 프로젝트를 확실히 수행할 수 있도록 해주므로 이러한 문제를 해결하는 열쇠입니다.

최상의 비용 관리 방법을 선택하는 것은 이러한 재무 문제를 해결하는 데 핵심적인 역할을 합니다. 추가적인 비용 최적화를 위해 팀은 실시간 비용 분석, 현금 흐름 및 향후 비용 시각화를 제공하는 자동화, 관리 소프트웨어 및 대시보드를 활용할 수 있습니다. 이는 궁극적으로 프로젝트의 성공에 기여할 것입니다.

하향식 추정

하향식 추정은 전체 프로젝트 비용을 먼저 추정한 다음 이 총액에서 개별 비용을 추론하는 방법입니다. 이 접근 방식은 아직 자세한 정보를 얻을 수 없는 프로젝트 계획의 초기 단계에서 유용합니다. 프로젝트 비용에 대한 빠르고 대략적인 아이디어를 제공합니다.

예를 들어, 새로운 소프트웨어 개발 프로젝트에서 프로젝트 매니저는 이전의 유사한 프로젝트를 기반으로 총 프로젝트 비용을 $200,000로 추정할 수 있습니다. 그런 다음 이 총 비용은 설계, 코딩, 테스트 및 배포와 같은 더 작은 세그먼트로 세분화되며, 각 세그먼트에는 총 예산의 일부가 할당됩니다. 이 방법은 예비 비용 프레임워크를 제공하고 초기 프로젝트 의사 결정을 안내하는 데 효과적입니다.

상향식 추정

상향식 추정은 하향식 접근 방식의 반대입니다. 먼저 프로젝트의 개별 작업 또는 구성 요소를 추정하고 이를 합산하여 총 프로젝트 비용을 계산합니다. 이 추정 방법은 세부 비용 정보를 고려하므로 특히 범위가 잘 정의된 프로젝트의 경우 더 정확하고 신뢰할 수 있습니다.

기초 공사, 골조, 배관, 전기 작업과 같은 프로젝트의 각 부분을 세부 분석에 따라 개별적으로 추정하는 건설 프로젝트를 고려해 보세요. 이러한 모든 구성 요소를 추정한 후 비용을 합산하여 전체 프로젝트 예산을 결정합니다. 상향식 추정은 프로젝트 비용의 각 측면을 정밀하게 관리해야 하는 팀에 적합합니다.

획득 가치 관리

EVM(Earned Value Management)은 범위, 일정, 비용 측면에서 프로젝트 성과 측정을 결합하는 정교한 비용 관리 접근 방식입니다. EVM은 프로젝트의 진행 상태와 원래 프로젝트 계획과의 연계를 종합적으로 파악할 수 있습니다.

예를 들어, 대규모 인프라 프로젝트에서는 EVM을 사용하여 다음을 추적할 수 있습니다. 

• 예정된 작업의 예산 비용(BCWS)

• 실제 작업 비용(ACWP)

• 완료된 작업의 예산 비용(BCWP) 

이러한 수치를 비교함으로써 프로젝트 매니저는 프로젝트의 비용 성과를 측정하고 필요한 경우 수정 조치를 취할 수 있습니다.

3점 추정

3가지 시나리오를 고려하여 보다 현실적인 추정치를 결정하는 데 사용됩니다. 

1. 가장 낙관적인 시나리오(최상의 경우) 

2. 가장 비관적인 시나리오(최악의 경우) 

3. 가장 가능성 있는 시나리오 

이 비용 관리 방식은 다양한 가능한 결과를 제공하여 프로젝트의 예측 가능성과 비용 성과를 높일 수 있습니다.

예를 들어 신제품 개발 프로젝트를 생각해 보세요. 프로젝트 매니저는 설계 단계가 30일(낙관적), 45일(가장 가능성 높음) 또는 60일(비관적) 정도 걸릴 것으로 추정할 수 있습니다. 이 세 가지 지점을 사용하여 평균 또는 가중 평균 기간을 계산하여 현실적인 일정과 예산을 설정하는 데 도움이 됩니다.

비용 관리에 대한 FAQ

프로젝트 비용 관리의 첫 단계는 무엇인가요?

프로젝트 비용 관리의 첫 번째 단계는 프로젝트 예산의 기준을 정의하는 것입니다. 여기에는 인건비, 자재, 장비 및 기타 비용을 포함하여 프로젝트와 관련된 모든 잠재적 비용과 투입을 식별하는 것이 포함됩니다. 기준선을 만드는 것은 프로젝트 주기 동안 비용을 모니터링하고 통제하기 위한 프레임워크를 제공하기 때문에 필수적입니다.

비용 관리의 5가지 기능은 무엇인가요?

비용 관리의 5가지 핵심 기능은 다음과 같습니다.

1. 비용 추정: 프로젝트를 완료된 데 필요한 총 비용을 결정합니다.

2. 비용 예산: 개별 작업 항목에 전체 비용 추정치를 할당하여 성과를 측정하기 위한 기준을 설정합니다.

3. 비용 관리: 프로젝트 비용을 모니터링하고 승인된 예산 내에서 비용을 유지하기 위한 조치를 구현합니다.

4. 현금 흐름 관리: 프로젝트 요구 사항을 충족할 수 있는 적절한 현금 흐름을 확보하는 것으로, 프로젝트의 추진력을 유지하는 데 매우 중요합니다.

5. 조달 관리: 상품과 서비스의 조달을 관리하여 모든 것이 가능한 최상의 비용으로 확보되고 프로젝트 요구 사항을 충족하도록 합니다.

프로젝트 관리에서 비용 관리란?

프로젝트 관리에서 비용 관리란 승인된 예산 내에서 프로젝트를 완료된 목표로 비용을 계획, 추정, 예산, 통제하는 프로세스입니다. 여기에는 프로젝트 활동과 비용을 측정 및 모니터링하고 프로젝트의 재무 리소스가 효과적으로 사용되도록 필요한 조정을 구현하는 지속적인 프로세스가 포함됩니다. 

비용 관리로 프로젝트 성과 개선

비용 관리는 많은 진행 요소를 가지고 있습니다. 하지만 팀이 프로젝트 비용을 파악할 수 있다면 비용 초과를 방지하고 매번 예산 내에서 프로젝트를 완료할 수 있습니다.