정확한 프로젝트 공수 추정을 위한 6가지 기법

가족을 위해 저녁 식사를 준비하고 있을 때, 식사 시간이 언제인지 궁금해하는 사람이 있습니다. 야채를 준비하고, 오븐을 예열하고, 식탁을 차려야 한다는 것을 알고 있습니다. 가족에게 정확한 시간을 알려주려면 어떻게 해야 할까요?

완료된 데 걸리는 시간을 추정하는 것은 저녁 식사 준비와 프로젝트 관리의 필수적인 부분입니다. 둘 다 정확한 정보와 이해관계자와의 커뮤니케이션이 필요합니다. 추정치가 정확할수록 이해관계자가 더 만족할 것입니다.

프로젝트 공수 추정이란 무엇인가요?

프로젝트 공수 추정은 프로젝트를 처음부터 끝까지 완료하는 데 필요한 시간, 비용, 리소스를 정보에 기반하여 예측하는 것입니다. 대부분의 프로젝트 추정은 과거의 정보를 사용하여 정보에 입각한 예측을 합니다. 예를 들어, 이 정보에는 유사한 프로젝트의 타임라인 및 예산, 과거 프로젝트 추정 경험, 이전 이해관계자의 요구 사항이 포함될 수 있습니다.

프로젝트를 완료된 데 필요한 요건이 무엇인지 정확히 알아야 하므로 이해관계자 관리와 요건 수집은 프로젝트 추정에서 매우 중요한 부분입니다. 예를 들어, 이해관계자가 특정 날짜까지 최종 결과를 얻어야 하나요? 프로젝트의 성공을 위해 필요한 프로젝트 제약 조건이나 요구 사항이 있나요? 이 모든 정보는 정확한 프로젝트 공수 추정을 만드는 데 도움이 될 수 있습니다. 

프로젝트 추정은 프로젝트 범위를 설정하는 데 도움이 되기 때문에 프로젝트 매니저에게 중요합니다. 프로젝트 범위는 프로젝트 팀 멤버가 완료해야 하는 결과물, 누가 어떤 작업을 수행하는지, 필요한 마감일이 언제인지 파악하는 데 도움이 됩니다. 

프로젝트 공수를 정확하게 추정하는 방법

예상 프로세스는 동일한 도구인 프로젝트 관리 삼각형 으로 시작합니다. 프로젝트 관리 삼각형은 세 가지 주요 변수로 구성되어 있습니다.

• 비용

• 범위

• 시간

모든 프로젝트에는 세 가지 변수의 완벽한 균형이 필요합니다. 삼각형의 한 부분을 늘려야 한다면 프로젝트의 균형을 유지하기 위해 다른 부분을 변경해야 합니다. 예를 들어, 프로젝트 범위가 증가하면 비용이나 시간도 늘어나야 하는 경우가 많습니다. 프로젝트 시간이 줄어들면 균형을 맞추기 위해 범위나 비용을 늘려야 합니다.

프로젝트 관리 삼각형은 프로젝트 공수 추정 프로세스에서 중요한 부분입니다. 이 세 변수 사이의 관계로 인해 다른 두 변수에 대한 충분한 정보가 있으면 세 번째 변수를 정확하게 추정할 수 있습니다. 

6가지 일반적인 프로젝트 공수 추정 방법

프로젝트 관리 삼각형으로 프로젝트를 추정할 수 없는 경우, 다음 6가지 추가 추정 기법을 사용해 보세요. 이러한 기법을 사용하면 정확한 추정치를 도출하기에 충분한 정보를 파악하는 데 도움이 됩니다. 

1. 하향식 추정

하향식 추정 전략은 프로젝트의 전체 시간을 추정하고, 추정된 최종 시간을 기준으로 프로젝트를 더 작은 단계와 작업으로 세분화합니다. 이 추정 기법은 일반적으로 업무 분류 체계(WBS) 프로젝트 관리 전략과 함께 사용됩니다. WBS 전략은 더 큰 결과물을 더 작은 하위 작업으로 세분화하는 데 도움이 됩니다. 

하향식 추정의 실제 적용 사례

프로젝트를 피자로 생각한다면, 하향식 추정은 피자를 더 작은 조각으로 나누는 것과 같습니다.

팀이 1년 이내에 프로젝트를 완료해야 하는 마감일이 있는 경우, 1년 타임라인을 사용하고 프로젝트를 주요 마일스톤이 있는 여러 부분으로 나눕니다. 예를 들어, 제품 개발 팀이 1년 이내에 신제품을 출시하기로 되어 있습니다. 프로젝트 매니저는 해당 캘린더 연도 내에 제품 와이어프레임, 알파 빌드, 제품 테스트 및 최종 출시 날짜를 완료하는 것과 같은 주요 마일스톤을 설정합니다. 

피자를 비유하자면, 프로젝트의 각 섹션은 '조각'이며 처음부터 끝까지 전체 프로젝트는 피자 전체입니다.

2. 상향식 추정

상향식 추정은 하향식 추정과 반대입니다. 상향식 추정은 프로젝트에 소요되는 시간을 파악한 다음 이를 더 작은 작업으로 나누는 대신, 각 작은 작업에 소요되는 시간을 살펴보고 이를 합산하여 최종 프로젝트 마감일을 추정합니다. 

이 기법은 크리티컬 패스 분석법과 유사합니다. 그러나 두 가지의 주된 차이점은 상향식 추정은 프로젝트에 필요한 모든 작업을 고려하는 반면, 크리티컬 패스 분석법은 완료된 필수 작업만 고려한다는 점입니다.

상향식 추정의 실제 적용 사례

이전 피자 비유를 벗어나서, 상향식 추정은 피자의 전체 조각을 모두 사용하여 최종 피자의 크기를 파악하는 것입니다. 

전자상거래 마케팅 웹사이트를 개발하는 작업이 있으며, 고객은 대략적인 소요 시간을 알고 싶어 합니다. 프로젝트 매니저는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 작업을 나열한 다음 각 작업의 예상 시간을 합산하여 고객을 위한 최종 예상 타임라인을 제시합니다.

3. 3점 추정

3점 추정은 상향식 추정치를 더 정확하게 만들 수 있습니다. 이 기법은 상향식 추정의 세 가지 다른 변형인 가장 낙관적인 타임라인, 가장 비관적인 타임라인, 그리고 프로젝트의 최종 시간 추정치를 도출할 가능성이 가장 높은 타임라인의 평균을 취합니다. PERT 차트를 사용하여 이 세 가지 추정치를 찾을 수 있습니다.

예를 들어, 팀은 프로젝트에 대해 세 가지 추정치를 가질 수 있습니다. 가장 낙관적인 타임라인은 10일, 가능한 결과는 14일, 가장 비관적인 결과는 30일입니다. 이러한 타임라인의 평균을 찾으면 약 21일로 나타납니다. 

4. 유사 추정

유사 추정은 과거 프로젝트를 살펴보고 현재 프로젝트와 유사한 세부 정보를 식별합니다. 그런 다음 과거 프로젝트의 정보를 현재 프로젝트에 적용합니다. 그런 다음 유사점과 차이점을 바탕으로 프로젝트 매니저는 현재 프로젝트의 비용, 범위, 시간을 추정합니다. 

예를 들어, 웹사이트 개발 팀은 신제품에 대한 웹사이트 업데이트 작업을 수행할 수 있습니다. 이들은 마지막으로 웹사이트를 제품으로 업데이트한 시점을 되돌아보고 이를 사용하여 이 프로젝트의 타임라인을 추정할 수 있습니다.

5. 매개변수 추정

매개변수 추정은 과거 프로젝트의 과거 데이터를 사용하여 리소스, 예산, 장비, 프로젝트 타임라인을 포함한 프로젝트의 모든 부분을 추정합니다. 매개 변수 추정은 종종 유사 추정과 함께 사용되어 더 정확한 추정을 도출합니다. 이는 더 정확한 추정치를 생성하기 위해 과거 데이터와 경험을 모두 고려하기 때문입니다. 

예를 들어, IT 프로젝트 매니저로서 150개의 서로 다른 장치에 특정 소프트웨어를 설치하는 것이 작업이라고 가정해 보겠습니다. 한 장치에서 설치 프로세스에 약 10분이 소요된다는 것을 알고 있기 때문에 이 추정치를 150으로 곱하여 이 프로세스에 소요되는 시간을 추정합니다. 

6. 전문 지식 기반 추정

이 추정 방식은 전적으로 프로젝트 매니저의 경험에 기반합니다. 경험이 풍부한 프로젝트 매니저는 유사한 프로젝트를 여러 번 완료한 적이 있기 때문에 특정 유형의 프로젝트에 소요되는 시간을 알 수 있습니다. 전문 지식 기반 추정치를 사용하려는 경우 해당 분야의 전문가와 논의하는 것이 가장 좋습니다. 그렇지 않으면 이 기법을 다른 추정 방법과 함께 사용하는 것이 가장 좋습니다.

예를 들어, 웹 개발자는 2000년대 초에 웹사이트 구축을 시작했을 수 있습니다. 20년 이상의 경험을 가진 이 웹 개발자는 이전에 완료된 모든 사이트를 기반으로 간단한 웹사이트를 구축하는 데 걸리는 시간을 정확히 알 수 있습니다. 

프로젝트 관리에 있어서 추정치가 중요한 이유

예상은 프로젝트 계획 프로세스에서 필수적인 부분입니다. 애자일 프로젝트 에서 더 선형적인 워터폴 프로젝트 에 이르기까지 거의 모든 유형의 프로젝트에서 프로젝트 공수 추정을 활용할 수 있습니다. 그 이유는 다음과 같습니다.

예상을 통해 팀이 업무를 계획대로 진행할 수 있습니다

프로젝트 매니저가 프로젝트를 원활하게 진행하는 일반적인 방법 중 하나는 팀이 가능한 한 추정치와 일치하도록 하는 것입니다. 프로젝트의 특정 단계에서 사용할 수 있는 시간, 예산, 리소스가 정확히 파악되어 있기 때문에 팀이 이러한 범위 내에서 업무를 진행할 수 있습니다.

프로젝트 매니저, 팀원, 이해관계자가 모두 프로젝트의 추정치를 인지하고 있다면 모두가 서로 책임을 질 수 있습니다. 이를 위해 디지털 프로젝트 관리 소프트웨어 와 같은 한 곳에서 프로젝트 추정치를 공유해야 합니다. 

프로젝트 시작 전에 프로젝트 계획이 필요합니다

정확한 프로젝트 추정치를 계산하려면 프로젝트 매니저는 프로젝트가 실제로 시작되기 전에 완료된 주요 작업을 먼저 식별해야 합니다. 이는 프로젝트 매니저가 프로젝트를 시작하기 전에 크리티컬 패스와 주요 종속성을 명확하게 파악한다는 것을 의미합니다. 크리티컬 패스를 설정하면 완료해야 하는 작업과 이러한 작업을 완료하는 데 필요한 리소스에 대한 개략적인 개요도 얻을 수 있습니다.

프로젝트를 시작하기 전에 이 모든 정보를 확보하면 혼란을 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 프로젝트 멤버가 질문이 있거나 다음 단계가 확실하지 않은 경우, 추정 단계에서 수립된 프로젝트 계획을 참조할 수 있습니다. 

리스크 완화에 도움이 됩니다

프로젝트 매니저는 프로젝트 예상치를 통해 프로젝트가 진행됨에 따라 위험을 완화할 수 있습니다. 프로젝트를 시작하기 전에 명확한 타임라인을 수립하는 것은 팀이 프로젝트 타임라인과 예산을 참고할 수 있는 좋은 방법입니다. 리스크를 완화하려면 프로젝트 계획에 약간의 시간, 예산, 리소스를 추가하여 마감일을 넘기거나 예산 제한을 초과하는 리스크를 방지하세요.

팀이 문제에 직면한 경우, 문제와 해결책을 문제 로그에 빠르게 기록하고 팀이 추정 프로세스에서 수립한 계획으로 돌아갈 수 있도록 안내하세요. 프로젝트 추정과 크리티컬 패스는 프로젝트 팀이 프로젝트 프로세스에서 자신이 어디에 있는지 이해할 수 있도록 참고 지점으로 함께 사용할 수 있습니다.