A 6-step guide to requirements gathering for project success

요구 사항 수집은 당연하게 여겨질 수 있지만, 충분히 주의를 기울이는 경우는 거의 없습니다. 운동하기 전에 스트레칭을 하거나 잠자리에 들기 전에 양치질을 하는 것처럼 간단한 작업이지만 종종 간과되기도 합니다. 

그러나 이러한 일견 간단한 것들을 무시하면 부상이나 충치, 또는 프로젝트 관리의 경우 프로젝트 위험으로 이어질 수 있습니다. 

이 글에서는 요구 사항 수집 프로세스를 간략히 설명하고 요구 사항 수집에 집중하는 데 시간을 할애하는 것이 성공적인 프로젝트 결과로 이어질 수 있는 방법을 설명합니다.

프로젝트 관리에서 요구 사항 수집이란 무엇인가요?

요구 사항 수집은 처음부터 끝까지 프로젝트의 정확한 요구 사항을 식별하는 프로세스입니다. 이 프로세스는 프로젝트 초기 단계에서 발생하지만 전체 프로젝트 타임라인에서 프로젝트 요구 사항을 계속 관리합니다. 

요구 사항 수집은 일반적으로 프로젝트 브리프 또는 초기 킥오프 미팅 중에 이루어집니다.

몇 가지 질문은 다음과 같습니다.

• 프로젝트 일정은 얼마나 될까요?

• 프로젝트에 참여하는 사람은 누구인가요?

• 이 프로젝트에서 어떤 위험에 직면할 수 있나요?

요구 사항 수집은 복잡하지 않아야 하지만, 프로젝트 시작 프로세스의 중요한 구성 요소입니다.

6단계 요구 사항 수집 프로세스

요구 사항을 수집하려면 다음 6단계 프로세스를 사용하세요. 작업을 완료한 후에는 프로젝트 단계를 진행하는 데 필요한 리소스를 설명하는 포괄적인 요구 사항 문서가 있어야 합니다.

1단계: 역할 할당하기

요구 사항 수집의 첫 번째 단계는 프로젝트에서 역할을 배정하는 것입니다. 이 단계에서 프로젝트 이해관계자 를 식별합니다.

이해관계자는 내부 파트너이든 외부 파트너이든 프로젝트에 투자한 모든 사람입니다. 예를 들어, 고객은 외부 이해관계자이며, 부서 매니저 또는 보드 멤버는 내부 이해관계자입니다. 먼저 이러한 역할을 식별하면 나중에 프로젝트 범위를 분석해야 하는 사람을 결정하는 데 도움이 됩니다. 

다른 역할에는 프로젝트 매니저, 프로젝트 관리자, 디자이너, 제품 테스터 및 개발자가 있습니다. 이러한 사람들은 프로젝트 목표를 달성하기 위해 필요한 요구 사항과 리소스를 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

프로젝트에 뛰어들어 필요한 모든 것을 나열하고 싶을 수 있지만, 이는 실수가 될 수 있습니다. 천천히 진행하고 프로세스를 준수하면 프로젝트 리스크를 방지할 가능성이 더 커집니다. 

2단계: 이해관계자와 만납니다

프로젝트 이해관계자를 식별한 후에는 이해관계자와 만나 그들이 프로젝트에서 무엇을 얻고자 하는지 파악하세요. 이해관계자가 원하는 것을 이해하는 것은 중요합니다. 왜냐하면 궁극적으로 이해관계자를 위해 결과물을 만들어야 하기 때문입니다. 

다음과 같은 질문을 할 수 있습니다.

• 이 프로젝트의 목표는 무엇인가요?

• 이 프로젝트를 성공시키기 위해 무엇이 필요하다고 생각하시나요?

• 이 프로젝트에 대해 우려되는 점은 무엇인가요?

• 이 제품이나 서비스가 아직 하지 않는 어떤 일을 하길 바라시나요?

• 이 프로젝트에 대해 어떤 변경 사항을 추천하시겠습니까?

이해관계자는 궁극적으로 프로젝트를 개발하는 대상입니다. 따라서 요구 사항 목록을 만드는 데 도움이 되는 질문을 해야 합니다.

3단계: 수집 및 문서화

프로세스의 3단계는 2단계와 동시에 진행됩니다. 이해관계자에게 질문하면서 정보를 수집합니다. 목표는 가능한 모든 것을 문서화하여 프로젝트를 시작하는 데 필요한 모든 답변을 확보하는 것입니다.

프로젝트 관리 툴 을 사용하여 이 정보를 수집하고 문서화합니다. 이렇게 하면 프로젝트 계획, 프로젝트 요구 사항, 프로젝트 커뮤니케이션을 모두 한 곳에서 관리할 수 있습니다. 문서화할 수 있는 몇 가지 예는 다음과 같습니다.

• 이해관계자의 인터뷰 질문에 대한 답변

• 이해관계자 질문

• 이해관계자 요청

• 이해관계자 댓글

• 인터뷰 중 발생하는 질문 및 댓글

받는 모든 답변을 사용할 필요는 없지만, 모든 것을 문서화하면 모든 이해관계자의 관점을 파악할 수 있어 요구 사항 관리에 도움이 됩니다.

문서화는 요구 사항 수집의 일부입니다. 기술 문서 템플릿을 사용하면 팀이 요구 사항, 정의 및 자료를 한 곳에서 기록할 수 있으므로 모든 팀원이 동일한 소스에서 작업할 수 있습니다.

4단계: 가정과 요구 사항 나열하기

수집 프로세스를 완료했으므로 수집한 정보를 기반으로 요구 사항 관리 계획을 생성합니다. 

요구 사항 수집 프로세스 중에 처음에 답변하려고 했던 질문을 고려하세요. 그런 다음 이를 사용하여 다음과 같은 요구 사항 목표를 만듭니다. 

• 프로젝트 일정의 길이: 간트 차트를 사용하여 프로젝트 타임라인을 계획하고 이를 사용하여 프로젝트 마일스톤에 따라 달라지는 프로젝트 요구 사항을 시각화할 수 있습니다. 일부 요구 사항은 프로젝트 전체 기간 동안 적용되는 반면, 다른 요구 사항은 특정 프로젝트 단계에서만 적용될 수 있습니다. 예를 들어, 전체 프로젝트 기간 동안 팀원 급여에 대한 특정 예산이 필요하지만, 프로젝트 타임라인의 마지막 단계에서만 특정 자료가 필요할 수 있습니다.  

• 프로젝트에 참여하는 사람: 모든 단계를 실행하는 데 필요한 디자이너, 개발자 또는 매니저의 수를 포함하여 프로젝트에 참여할 팀원을 정확히 파악합니다. 필요한 팀원이 없으면 프로젝트를 제때 완료할 수 없기 때문에 팀은 프로젝트 요구 사항의 일부입니다. 

• 프로젝트 리스크: 프로젝트 리스크를 이해하는 것은 프로젝트 요구 사항을 파악하는 데 있어 중요한 부분입니다. 리스크 관리 대장 을 사용하여 이해관계자 피드백, 타임라인 지연, 예산 부족 등 가장 우선순위가 높은 리스크를 판단합니다. 그런 다음 팀과 브레인스토밍 세션을 계획하여 이러한 리스크를 방지하는 방법을 알아보세요.

SMART 목표 와 마찬가지로 프로젝트 요구 사항은 실행 가능하고, 측정 가능하며, 정량화할 수 있어야 합니다. 프로젝트 예산, 타임라인, 필요한 리소스, 팀을 나열할 때 가능한 한 자세한 세부 정보를 입력하세요. 

5단계: 승인 받기

프로젝트 요구 사항을 공식화한 후에는 사용자 요구 사항을 충족하는지 확인하기 위해 이해관계자의 승인을 받아야 합니다. 명확한 커뮤니케이션을 장려하면 이해관계자가 처음부터 프로젝트의 한계를 인식하도록 하여 범위 변동을 방지할 수 있습니다. 그런 다음 리소스 확보 및 팀 구성과 같은 실행 계획을 진행할 수 있습니다. 

6단계: 진행 상황 모니터링

프로세스의 마지막 부분은 프로젝트의 진행 상태를 모니터링하는 것입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어 를 사용하여 프로젝트 실행 과정에서 프로젝트 예산 및 기타 요구 사항을 추적할 수 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어의 이점은 프로젝트의 변경 사항을 실시간으로 확인하고 문제가 발생할 때 즉시 조치를 취할 수 있다는 것입니다. 

요구 사항 수집 기법

요구 사항 수집의 기본 프로세스에는 이해관계자에게 의견을 요청하는 것이 포함되지만, 때때로 이해관계자는 프로젝트에 가장 적합한 것이 무엇인지 알지 못할 수 있습니다. 이러한 경우, 프로젝트 요구 사항을 이해하는 데 필요한 정보를 수집할 책임은 여러분에게 있습니다. 

프로젝트 라이프 사이클에 완전히 대비하기 위해 다음 조사 기법을 사용할 수 있습니다.

• 설문지: 이해관계자에게 보드 전반에 걸쳐 동일한 질문을 해야 하는 경우 설문지가 유용할 수 있습니다. 설문지를 이해관계자와 미리 공유하고 프로젝트 요구 사항에 대한 질문에 답할 시간을 제공하여 아무도 빠짐없이 참여할 수 있도록 합니다. 설문지는 요구 사항을 수집하는 데 유용한 방법이지만, 너무 바빠서 작성할 시간이 없는 경영진 이해관계자에게는 그다지 효과적이지 않습니다.

• 사용 사례 시나리오: 사용 사례 시나리오는 팀원이 프로젝트를 어떻게 수행할 것이라고 생각하는지에 대한 서면 설명입니다. 이러한 시나리오에는 프로젝트에 참여하는 사람, 그들이 수행해야 할 작업, 프로젝트 목표를 달성하기 위해 수행할 단계가 포함될 수 있습니다. 사용 사례 시나리오를 공유하면 이해관계자가 프로젝트 로드맵과 계획된 결과물을 명확하게 파악할 수 있습니다. 그런 다음 이해관계자는 사용 사례가 기대치를 충족하지 않는 경우 대응할 수 있습니다.

• 마인드 매핑: 마인드 매핑은 필요한 프로젝트 요구 사항을 평가하는 데 특히 유용한 브레인스토밍의 시각적 양식입니다. 마인드맵의 중앙에 주요 프로젝트 목표를 배치합니다. 주요 목표에서 분기되는 거품에서 필요한 것들의 카테고리를 나열합니다. 맵이 계속 분기되어 나가면서 모든 프로젝트 요구 사항을 파악할 때까지 요구 사항을 더 자세히 포함할 수 있습니다. 

• 프로토타이핑: 이해관계자가 프로젝트에서 원하는 것을 정확히 알지 못하면 인터뷰가 성공하지 못할 수 있습니다. 이 경우 프로토타입을 만들어 잠재적인 결과물이 어떻게 보이는지 이해관계자에게 보여주세요. 이렇게 하면 이해관계자가 무엇을 하고 무엇을 싫어하는지 정의하여 프로젝트를 시작하는 데 필요한 정확한 요구 사항을 식별할 수 있습니다. 

이러한 기술 중 어느 것도 적절하지 않다고 생각되면 아이디어 보드, 포커스 그룹, 사용자 스토리 또는 의사 결정 매트릭스 템플릿 과 같은 정보를 수집하는 데 도움이 되는 다른 온라인 툴을 확인하세요.

요구 사항 수집이 중요한 이유는 무엇인가요?

요구 사항 수집은 프로젝트에 유용할 뿐만 아니라 필수적입니다. 마지막으로 실패한 프로젝트가 잘 되지 않은 이유를 기억하시나요? 리소스가 부족하거나 예산을 초과했나요? 프로젝트를 완료하는 데 필요한 시간을 과소평가했나요? 이러한 프로젝트 리스크는 요구 사항 수집 프로세스를 따를 때 방지할 수 있습니다.

요구 사항 수집에는 다음과 같은 많은 이점이 있습니다.

• 이해관계자 만족도 향상: 효과적인 요구사항 수집 프로세스를 따르면 목표에 맞는 프로젝트 결과물을 더 많이 제공하여 이해관계자 만족도를 높일 수 있습니다. 이해관계자는 프로젝트에서 무엇을 기대할 수 있는지 알게 되면 만족할 것입니다.

• 프로젝트 성공률 증가: 요구 사항 수집은 프로젝트 성공률도 높입니다. 예정된 프로젝트에 대한 준비가 잘 되어 있을수록 프로젝트 리스크에 직면할 가능성이 낮아지기 때문입니다. 

• 프로젝트 비용 절감: 프로젝트 리스크에 직면하면 프로젝트 비용이 증가할 수 있습니다. 이러한 리스크를 피하면 비용을 절감하고 예산을 초과하지 않을 수 있습니다. 프로젝트에 불필요한 비용을 지출하고 싶지 않다면 요구 사항 수집이 큰 도움이 됩니다. 

프로젝트 관리 소프트웨어로 프로젝트 요구 사항 수집을 간소화하세요

요구 사항 수집은 프로젝트 계획의 중요한 부분입니다. 이해관계자와 인터뷰를 하든, 다른 유형의 리서치를 수행하여 프로젝트 요구 사항 목록을 작성하든, 모든 정보를 보유하고 다음 단계로 원활하게 이동할 수 있는 프로젝트 관리 소프트웨어를 갖추면 큰 도움이 됩니다. 

이해관계자와 팀원이 액세스 권한을 공유하면 프로젝트 시작부터 끝까지 소통하고 협업하여 차질을 줄일 수 있습니다.