업계 최고의 프로젝트 수신 프로세스를 구축하는 방법

프로젝트 요청에 압도당하셨나요? 막바지에 요청이 과도하게 몰려오나요? 이럴 때 Asana가 도와드립니다. 

프로젝트 수신 프로세스: 적시에 적절한 업무를 우선적으로 처리하는 검증된 방법입니다. 팀을 위한 동급 최고의 수신 워크플로를 구축하는 데 알아야 할 모든 것을 소개합니다. 

프로젝트 수신 프로세스란? 

프로젝트 수신 프로세스는 팀이 새로운 요청을 포착하고, 우선순위를 지정하고, 진행할 수 있도록 돕는 표준화된 워크플로입니다. 가장 기본적으로, 이 프로세스에는 다음 세 가지 구성 요소가 포함됩니다. 

1. 팀이 시작하는 데 필요한 모든 세부 정보를 포함하여 새로운 프로젝트 요청을 수집하는 양식. 

2. 가장 중요한 업무를 식별하고 일정을 계획하기 위한 우선순위 지정 방법. 

3. 각 요청에 대한 업무를 시작하기 위한 다음 단계를 명확히 합니다. 

이 워크플로를 함께 사용하면 팀이 업무 요청을 신속하게 처리하고 우선순위가 높은 프로젝트를 먼저 처리할 수 있습니다. 

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프로젝트 관리에 업무 수신 프로세스가 중요한 이유는 무엇인가요? 

프로젝트 관리에서 표준화는 이니셔티브가 원활하게 흐름 을 이루는 데 도움이 되는 핵심입니다. 업무 수신 프로세스도 마찬가지입니다. 종종 시간이 많이 소요되고 혼란스러운 요청 우선순위 지정 프로세스를 사전 정의된 단계로 명확한 워크플로로 전환합니다. 팀은 시간을 낭비하는 대신 프로세스의 각 단계를 빠르게 진행할 수 있습니다. 이렇게 하면 완료 시간을 단축할 수 있을 뿐만 아니라 조직 전체에서 업무의 우선순위를 정하고 일관되게 처리할 수 있습니다. 

프로젝트 요청 관리의 어려움

요청 관리는 까다롭습니다. 팀은 막바지에 요청을 보내고, 요청은 다양한 곳에서 들어오며, 모두가 자신의 프로젝트가 가장 우선순위라고 생각하는 것 같습니다. 다음은 요청 관리에 있어 일반적인 문제입니다. 이 모든 문제는 효과적인 수신 프로세스로 해결할 수 있습니다. 

많은 요청 수량

대기업의 일반적인 과제인 너무 많은 요청은 팀이 업무에 압도당한다고 느끼게 하여 번아웃과 완료 시간 지연으로 이어질 수 있습니다. 업무 수신 프로세스는 명확한 우선순위 지정 방법 으로 이 문제를 해결하므로 팀이 비즈니스에 가장 큰 영향을 미치는 작업에 집중할 수 있습니다. 

요청이 여러 곳에 흩어져 있음

이메일, 인스턴트 메시지, 미팅을 통해 요청이 들어오면 팀은 새로운 프로젝트를 문서화하는 데 추가 시간을 할애해야 합니다. 이것이 가장 좋은 시나리오입니다. 최악의 경우, 요청이 누락되어 완료된 적이 없습니다. 명확한 수신 프로세스는 모든 요청을 한 곳에서 일원화하여 이를 해결합니다. 

요청에 충분한 배경 정보가 포함되어 있지 않음

팀이 최소한의 정보만 가지고는 업무를 시작하기가 어렵습니다. 이는 일반적으로 제안된 각 프로젝트에 필요한 모든 세부 정보를 명시하는 표준화된 요청 양식이 없는 회사에서 발생합니다. 

단발성 요청으로 인해 타임라인이 지연됩니다

우리 모두는 그런 경험을 해봤습니다. 프로젝트가 순조롭게 진행되다가 막바지에 우선순위가 높은 요청이 들어오면 리소스를 독점하고 팀이 일정을 뒤로 미뤄야 합니다. 단발성 요청은 항상 발생하지만, 효과적인 프로젝트 수신 프로세스를 통해 요청을 완료된 데 걸리는 시간을 미리 명확히 하여 이를 방지할 수 있습니다. 필요한 경우, 프로젝트 업무의 우선순위를 지정하고 일정을 변경하기 위해 미리 정의된 방법이 포함되어 있습니다. 

효과적인 프로젝트 수신 프로세스의 특징

프로젝트 접수 프로세스는 조직의 고유한 필요에 따라 달라집니다. 모든 프로세스에는 다음 세 가지 핵심 기능이 포함되어야 합니다.  

1. 프로젝트 수신 양식

양식은 업무 수신의 표준입니다. 이를 통해 이해관계자는 한 곳에서 요청을 제출할 수 있으므로 여러 커뮤니케이션 툴에 흩어져 있는 것이 아니라 한 곳에서 새로운 업무를 수집할 수 있습니다. 또한 양식은 이해관계자가 요청을 제출할 때 포함하는 정보를 표준화합니다. 이를 통해 팀은 요청을 신속하게 처리할 수 있습니다. 

프로젝트 수신 양식에 포함해야 할 내용은 무엇인가요? 

시작점으로, 기본적인 프로젝트 수신 양식에는 다음과 같은 구성 요소가 포함되어야 합니다. 그런 다음 조직의 필요에 따라 추가 질문으로 양식을 사용자 지정할 수 있습니다. 

• 요청자: 프로젝트를 제안하는 사람은 누구인가요? 

• 요청 팀: 이 업무가 어떤 팀을 지원하나요? 외부 프로젝트인가요, 내부 프로젝트인가요? 

• 프로젝트 유형: 어떤 종류의 업무인가요? 예를 들어, 새 이미지, 웹 페이지의 카피 또는 동영상일 수 있습니다. 

• 요청 요약: 몇 문장으로 무엇을 수행하고 싶은지 설명하세요. 

• 타이밍: 이 접수 요청이 언제 완료된해야 하나요? 

• 우선순위: 이 비즈니스가 중요한가요, 아니면 있으면 좋을까요? P1, P2, P3 등과 같은 숫자 우선순위 순위를 포함하는 것이 도움이 되는 경우가 많습니다. 

• 관련 비즈니스 목표: 이 요청이 회사의 우선순위와 부합한다면, 어떤 항목인가요? 

• 맥락 정보: 추가적인 맥락을 파악할 수 있도록 어떤 스크린샷, 문서 또는 기타 첨부 파일을 제공할 수 있나요? 예를 들어, 버그 요청 양식에는 버그의 스크린샷이나 동영상이 필요할 수 있습니다. 

2. 우선순위 지정 방법

양식 덕분에 명확하고 표준화된 요청을 일괄적으로 처리할 수 있습니다. 이제 가장 중요한 업무를 먼저 완료할 수 있도록 이러한 작업의 우선순위를 지정하고 일정을 계획할 수 있는 방법이 필요합니다. 

효과적인 우선순위 지정 방법을 소개합니다. 

• 요청자에게 양식을 통해 우선순위 지정 정보를 제공하도록 요청하세요. 각 요청의 중요성을 평가하려면 데이터가 필요하며, 양식은 해당 데이터를 얻을 수 있는 가장 좋은 방법입니다. 요청자에게 우선순위를 선택하도록 요청하는 대신(매번 P0을 선택하도록 하는 대신) 요청이 지원하는 비즈니스 목표를 요청할 수도 있습니다. 이렇게 하면 비즈니스 우선순위를 명확하게 지원하는 작업과 그렇지 않은 작업을 명확하게 파악할 수 있습니다.

• 우선순위 점수 생성: 양식의 정보를 사용하여 작업 우선순위, 관련 전략적 목표, 요청 팀 등을 고려한 점수를 생성합니다. 이렇게 하면 우선순위 지정 프로세스의 주관성을 줄이는 데 도움이 됩니다. 

• 하나의 중앙 허브에서 요청을 수집하세요. 우선순위를 효과적으로 지정하려면 우선순위 점수와 타이밍과 같은 세부 정보를 포함하여 모든 요청을 한눈에 볼 수 있어야 합니다. 이렇게 하면 가장 긴급한 요청을 빠르게 파악하여 팀에 바로 분류할 수 있습니다. 

• 팀의 업무량을 추적하세요. 팀이 현재 수행 중인 요청을 기록하여 모든 팀원의 업무량을 명확하게 파악할 수 있습니다. 이렇게 하면 누구에게도 과중한 업무 부담을 주지 않고 우선순위 작업을 배정할 수 있습니다. 업무 관리 소프트웨어는 특히 팀의 업무량을 실시간으로 확인하고 조정할 수 있는 기능이 있는 경우 유용할 수 있습니다. 

• 우선순위 점수에 따라 업무 일정을 잡습니다. 이제 각 작업의 우선순위에 대한 전체적인 그림을 파악하고 팀의 실행 가능한 업무량을 이해했으므로 업무를 예약할 수 있습니다. 일정을 잡을 때는 타임라인이나 캘린더에서 작업을 시각화할 수 있는 업무 관리 소프트웨어를 사용하는 것이 좋습니다. 

3. 다음 단계 명확히하기

업무를 빠르게 시작하려면 팀에 명확한 실행 계획이 필요합니다. 따라서 사전에 정의된 다음 단계는 모든 프로젝트 수신 프로세스의 필수적인 부분입니다. 이를 통해 직원들은 블로그 게시물부터 제품 기능에 이르기까지 모든 유형의 요청을 처리할 수 있는 표준화된 접근 방식을 얻을 수 있습니다. 

다음 단계를 정의하려면 팀이 처리하는 각 요청 유형을 고려하세요. 각각에 대해 다음과 같은 질문을 자문해 보세요. 

• 이 요청을 완료하려면 어떤 작업이 필요할까요? 

• 이러한 작업은 어떤 순서로 수행해야 하나요? 

• 종속성 (다른 작업이 완료된 후에만 시작할 수 있는 작업)이 있나요? 

• 각 작업에 소요되는 시간은? 

• 각 작업을 완료하는 데 가장 적합한 사람은 누구인가요?

그런 다음 각 작업(순서대로), 소요 기간, 담당자를 포함하여 각 요청 유형에 대한 마감일을 기준으로 역산한 일정을 작성합니다. 기본적으로 각 요청 유형에 대해 미리 정의된 프로젝트 타임라인을 구축하는 것입니다. 예를 들어, 마케팅 e북의 다음 단계는 다음과 같습니다. 

• 1일 차: 배정된 작성자가 각 프로세스 단계의 소요 시간에 따라 전자책의 게시 날짜를 설정합니다. 

• 2~3일 차: 작성자가 개요를 작성합니다. 

• 4일 차: 편집자가 개요를 검토하고 피드백을 제공합니다. 

• 5~8일차: 작성자가 개요를 수정하고 첫 번째 초안을 작성합니다. 

• 9일차: 편집자가 첫 번째 초안을 검토하고 피드백을 제공합니다. 

• 10일차: 작성자가 초안을 수정합니다. 

• 11일차: 편집자와 PMM 파트너가 최종 초안을 검토합니다. 

• 11일 차: 프로젝트 매니저가 최종 초안을 디자인 팀에 제출합니다.

• 11~14일: 디자인팀이 전자책의 시각적 자산을 만듭니다. 

• 11일 차: 프로젝트 매니저가 웹 팀에 전자책의 게이트 랜딩 페이지를 생성해 달라고 요청합니다. 

• 15일차: 작성자와 편집자가 최종 디자인을 검토합니다. 

• 16일차: 웹 팀이 랜딩 페이지를 준비하고 게시합니다. 

이 전자책을 게시하려면 많은 일이 이루어져야 합니다. 일부 작업은 특정 순서로 수행해야 하며, 일부는 동시에 수행할 수 있습니다. 전자책 워크플로를 미리 정의하면 팀이 누가 무엇을 해야 하는지 파악하는 데 시간을 낭비하지 않고도 요청을 바로 시작할 수 있습니다. 이는 또한 팀이 각 전자책에 대해 동일한 표준화된 프로세스를 따르도록 하여 매번 고품질의 결과를 보장하는 데 도움이 됩니다. 

엔터프라이즈 프로젝트 관리를 혁신하는 3가지 방법

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프로젝트 수신 프로세스 예시

다음은 이러한 아이디어를 맥락에 적용하는 데 도움이 되는 예시입니다. 새로운 기능 요청을 처리하는 애자일 팀에 속해 있다고 가정해 보겠습니다. 프로젝트 수신 프로세스는 다음과 같습니다. 

1. 프로젝트 개시자는 기능에 포함해야 할 사항, 기능을 만들어야 하는 이유, 언제까지 완료해야 하는지에 대한 세부 정보를 담은 프로젝트 수신 양식을 작성합니다. 

2. 프로젝트 관리 부서(PMO)는 프로젝트 요청 양식을 검토하고 초기 평가를 수행하여 새로운 기능을 만드는 것의 바람직성, 실행 가능성, 타당성을 판단합니다. 

3. PMO는 평가를 기반으로 요청을 승인하거나 거부하고 우선순위 점수를 할당합니다. 

4. PMO는 요청을 엔지니어링 팀의 제품 백로그에 추가하고 우선순위 점수에 따라 일정을 수립합니다. 

5. 킥오프 미팅이 열립니다. 

6. 프로젝트 매니저는 프로젝트 접수 양식과 킥오프 미팅의 정보를 사용하여 프로젝트 제안을 완료합니다. 이 프로젝트 제안은 새로운 기능이 출시될 때마다 사전에 정의된 기본 단계에 기반합니다. 

7. 선임 이해관계자가 제안서를 승인하거나 추가 작업을 위해 다시 보냅니다. 

8. 프로젝트 매니저는 제안서에서 더 자세한 프로젝트 계획을 수립합니다. 

9. 프로젝트 매니저는 리소스를 할당하고, 작업을 할당하고, 출시일을 설정합니다. 

10. 프로젝트 팀이 업무를 시작합니다. 

프로젝트 수신 프로세스를 생성하는 방법

처음부터 성공적인 수신 프로세스를 만들거나 기존 프로세스를 최적화하는 것은 어려울 수 있습니다. 시작하는 데 도움이 되는 단계별 가이드를 소개합니다.

1. 역할과 책임을 결정합니다

첫 번째 단계는 프로세스에 참여하는 사람과 역할을 명확하게 정의하는 것입니다. 여기에는 전체 수신 프로세스를 감독할 프로세스 소유자, 요청을 제출할 책임이 있는 개인 또는 팀, 이러한 요청을 승인하는 의사 결정권자, 전략적 우선순위에 부합하도록 작업을 분류하는 프로젝트 소유자와 팀원이 포함됩니다. 이러한 역할을 미리 명확히 하면 혼란을 방지하고 프로세스 전반에 걸쳐 책임감을 가질 수 있습니다.

2. 요청을 승인하고 우선순위를 지정하는 방법 정의하기

주요 이해관계자가 들어오는 프로젝트 요청을 평가하는 방법에 대한 승인 프로세스와 의사 결정 프로세스를 수립하세요. 예를 들어, 각 프로젝트 요청의 중요도를 결정할 때 프로젝트 규모, 영향, 필요한 작업량, 사용 가능한 리소스 또는 전략적 중요도와 같은 지표를 고려할 수 있습니다. 또한 요청의 순위를 매기기 위한 우선순위 지정 프레임워크를 개발하여 가장 큰 가치를 제공하거나 조직의 목표에 가장 부합하는 이니셔티브에 리소스를 할당할 수도 있습니다.

3. 워크플로 문서화 및 표준화

제출부터 최종 납품까지 업무 수신 프로세스의 각 단계를 간략하게 설명하는 표준화된 워크플로를 생성하세요. 이 문서에는 역할과 책임, 요청을 평가하기 위한 기준, 제출 양식, 프로젝트의 우선순위를 정하고 완료된 각 단계가 포함되어야 합니다. 표준 업무 수신 프로세스는 일관성을 보장하고, 오류를 줄이고, 프로세스를 간소화합니다.

4. 프로세스를 일원화하세요

다음으로, 전체 접수 프로세스를 하나의 중앙 집중식 시스템이나 플랫폼으로 가져옵니다. 예를 들어, 업무 관리 툴을 사용하여 한 곳에서 요청을 수집하고, 우선순위를 지정하고, 진행할 수 있습니다. 특히 대기업에서는 요청을 효과적으로 관리하고, 진행 상태를 추적하고, 모든 프로젝트에서 가시성을 유지하기 위해 중앙 집중화가 필수적입니다.

5. 업무를 더 빠르게 처리할 수 있는 도구를 파악하기

기술을 활용하여 업무 수신 프로세스의 일부를 자동화하고 신속하게 처리하세요. 여기에는 프로젝트 요청에 대한 템플릿 사용, 적절한 승인자에게 요청을 전달하는 자동화, 제출을 표준화하는 양식 등이 포함될 수 있습니다. 이러한 도구는 수작업을 줄이고, 효율성을 높이며, 처음부터 필요한 모든 정보를 캡처합니다. 

6. 프로세스 전달

마지막으로, 관련된 모든 사람이 접수 프로세스, 프로세스 내에서의 역할, 관련 도구 또는 플랫폼 사용 방법을 이해하도록 하세요. 여기에는 교육 세션, 서면 가이드 또는 데모 동영상이 포함될 수 있습니다. 명확한 커뮤니케이션은 오해를 방지하고 프로세스가 원활하게 진행되도록 합니다.

업무 수신 프로세스를 한 단계 업그레이드하세요

이 팁을 사용하면 프로젝트 수신 프로세스를 잘 정돈된 기계로 전환할 수 있습니다. 워크플로를 더욱 간소화하려면 전문가가 Asana를 사용하여 더 스마트하고 확장 가능한 기업 프로세스를 구축하는 방법을 알아보세요. 

엔터프라이즈 프로젝트 관리를 혁신하는 3가지 방법

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