Asana가 업무 관리를 사용하여 프로젝트 수신 프로세스를 간소화하는 방법
요약
Asana의 비즈니스 프로그램 관리 책임자인 Jana Beiswenger에게 업무 수신은 교차 기능과 밀접한 관련이 있습니다. 그녀의 팀은 비즈니스 혁신에 중점을 둡니다. 즉, Asana를 더 효과적인 조직으로 만드는 데 초점을 맞춥니다. 이를 위해서는 적절한 전략적 프로그램을 중심으로 팀을 조율하고 Asana가 비즈니스 크리티컬 목표를 달성할 수 있는 충분한 리소스를 확보해야 합니다.
“저의 역할은 팀으로서 실행할 수 있도록 전체적으로 올바른 초점을 만드는 것입니다. 함께 협력하면 전반적으로 더 나은 결과를 얻을 수 있기 때문입니다."라고 Beiswenger는 말합니다.
프로젝트 수신은 팀을 조율하는 데 핵심적인 부분을 차지합니다. Beiswenger는 "시간, 예산, 인력 등 리소스 풀이 유한하기 때문에 수신 프로세스가 필요합니다."라고 말합니다. 팀이 목표를 달성하려면 다른 사람들의 지원이 필요하지만, 수많은 요청을 하고 즉시 실행하기를 기대할 수는 없습니다. 이렇게 하면 더 크고 더 중요한 목표에서 주의를 돌릴 수 있습니다. 대신, 프로젝트 수신 프로세스를 통해 팀은 다음을 수행할 수 있습니다.
의사 결정자가 우선순위를 결정할 수 있습니다.
새로운 업무의 범위를 파악하고 필요한 리소스를 결정합니다.
다음 단계를 시작하고, 진행 상태를 모니터링하고, 반복합니다.
Asana에서의 프로젝트 수신
Asana에는 두 가지 주요 유형의 프로젝트 수신이 있습니다.
연간 계획 중 개략적인 수용
연중 단발성 업무 수신
연간 계획을 세우는 동안 업무 수신은 훨씬 더 협업적인 프로세스입니다. Beiswenger는 이해관계자와 협력하여 회사의 목표를 지원하는 계획에 맞춰 조율하고, 예상되는 영향에 따라 올바른 이니셔티브를 처리할 수 있도록 우선순위를 정하고, 목표 달성에 필요한 리소스를 확보합니다. "테트리스와 비슷합니다."라고 그녀는 말합니다.
그러나 최상의 계획에도 불구하고, 일년 내내 단발성 요청이 항상 발생합니다. 이를 위해 Asana 팀은 보다 공식적이고 체계적인 업무 수신 프로세스를 사용합니다. 이러한 프로세스의 목표는 요청이 비즈니스에 미치는 영향을 평가하고, 요청에 맞게 리소스를 전환할 수 있는 방법(및 여부)과 우선순위를 전환하기 위해 필요한 절충안이 무엇인지 판단하는 것입니다.
함께 실행할 때 전반적으로 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.”
Asana의 운영팀 및 PMO 팀이 어떻게 업무 수신 프로세스를 간소화하여 이해관계자를 조율하고 비즈니스에 중요한 업무의 우선순위를 지정하는지 알아보세요.
Asana 데모 시청하기
운영팀은 Asana를 통해 업무 연결, 프로세스 표준화, 워크플로 자동화 등 모든 일을 한곳에서 수행할 수 있습니다.
1. 요청의 우선순위 지정 및 리소스 할당
Beiswenger의 팀은 비즈니스 전반에 걸쳐 새로운 프로젝트 요청을 조율합니다. 이는 먼저 회사의 우선순위를 파악하고 이해한 다음 해당 정보를 사용하여 요청을 객관적으로 평가해야 하는 신중한 저글링 작업입니다.
예를 들어, Asana의 엔터프라이즈 기술 팀은 양식과 체계적인 수신 프로젝트를 사용하여 연중 내내 단발성 요청을 관리합니다. Beiswenger는 "양식을 사용하면 비정형 데이터를 취합하여 정형 데이터로 변환할 수 있다"라고 말합니다. 이를 통해 팀은 필요한 정보를 미리 확보하여 다음과 같은 객관적인 기준에 따라 신규 프로젝트를 평가할 수 있습니다.
요청이 성장 또는 유지 목표에 기여하는가?
전반적인 고객 경험을 개선할 수 있는가?
전반적인 데이터 거버넌스에 중요한가?
보안 문제를 해결하는가?
요청의 범위는 무엇인가요?
요청에 필요한 시간, 예산, 인력은 얼마나 되나요?
이 표준화된 데이터는 팀이 요청을 비교하고 Asana에서 이미 파악한 기존 회사 우선순위에 따라 우선순위를 지정하는 데 도움이 됩니다. 결과적으로 필요한 모든 정보가 한 곳에 있기 때문에 비즈니스에 가장 적합한 결정을 내릴 가능성이 높아집니다.
2. 일일 요청 관리
프로젝트 수신을 관리하려면 업무 배정, 후속 조치, 상태 업데이트 공유와 같은 일상적인 유지보수가 많이 필요합니다. 이렇게 하면 많은 시간이 소요될 수 있지만, Asana의 자동화 기능은 Beiswenger가 프로세스 전반에 걸쳐 개입하지 않도록 도와줍니다. 이를 통해 수동적이고 반복적인 작업보다는 큰 그림을 그리는 데 집중할 수 있습니다.
예를 들어, Beiswenger는 번들을 사용하여 조직 전체의 수신 프로세스를 한 곳에서 생성, 적용, 업데이트합니다. 번들은 다양한 프로젝트에 적용할 수 있는 워크플로 기능의 모음입니다. 예를 들어, 번들은 프로젝트 섹션, 추가할 사용자 지정 필드, 적용할 규칙, 사용할 작업 템플릿을 지정할 수 있습니다.
이 기능을 통해 Beiswenger는 팀 간 업무 수신 워크플로를 표준화하여 모든 구성원이 프로젝트를 분류하고 우선순위를 지정하는 방법에 대해 일관성을 유지할 수 있습니다. 예를 들어, 누가 제출했는지 또는 어디에서 왔는지에 관계없이 번들을 사용하여 P0 요청과 P1 요청에 대한 다음 단계를 표준화할 수 있습니다. 또한 번들은 작업을 분류하고 태그하는 방법을 지정하여 팀이 프로젝트 전반에 걸쳐 동일한 정의를 사용할 수 있도록 지원합니다. 예를 들어 요청이 소규모, 중간 규모 또는 대규모인 경우 리소스 요구 사항의 차이점과 같은 것입니다.
Beiswenger는 "번들을 사용하면 모든 사람의 일상을 관리하는 데 어려움을 겪을 필요가 없습니다."라고 말합니다. 클릭 몇 번만으로 프로세스를 쉽게 편집하여 변화하는 비즈니스 니즈를 지원하고, 이러한 변경 사��을 모든 관련 수신 워크플로에 즉시 적용할 수 있습니다.
3. 가시성 확보 및 팀 간 조율
Beiswenger의 업무에는 가시성이 필수적입니다. 그녀의 팀은 높은 수준의 비즈니스 우선순위를 이해하고, 이해관계자에게 이러한 우선순위를 전달하고, 리더가 요청의 상태와 진행 상태를 따르는 데 도움을 주어야 합니다. 다행히도 이는 문제가 되지 않습니다. 회사의 우선순위, 로드맵, 프로그램 요청이 모두 Asana에서 파악되기 때문에 팀은 정보를 찾아 헤매지 않고도 필요한 정보를 스스로 처리할 수 있습니다.
Asana 포트폴리오는 Beiswenger가 이러한 가시성을 제공하는 한 가지 방법입니다. 포트폴리오를 사용하면 팀과 이해관계자가 주요 이니셔티브를 한눈에 추적하고 필요한 경우 자세한 정보를 확인할 수 있습니다. 포트폴리오는 리더에게 필요한 개략적인 스냅샷을 제공하며, 포트폴리오 대시보드는 소요 시간, 위험, 사용 가능한 예산, 진행 상태 등과 같은 데이터를 프로젝트 전반에 걸쳐 자동으로 요약합니다. 이를 통해 Beiswenger의 팀은 어떤 프로젝트가 계획대로 진행 중이고 어떤 프로젝트가 결과를 달성하지 못하고 있는지 확인한 다음 리소스를 조정하고 실시간으로 과정을 수정할 수 있습니다. 그 결과, 요청을 계획대로 진행하고 회사 리소스가 효율적으로 사용되도록 할 수 있습니다.
업무 수신 프로세스를 간소화하세요
팀이 업무를 완료할 수 있는 시간을 더 많이 확보할 수 있도록 요청을 자동으로 수집하고, 우선순위를 지정하고, 진행하세요.
Asana로 요청을 실행으로 옮기기
Asana의 운영 및 PMO 팀은 모든 업무를 하나의 플랫폼에서 파악하여 한 곳에서 요청을 추적하고 처리할 수 있습니다. 이를 통해 이해관계자는 가장 중요한 프로젝트를 신속하게 진행하고 우선순위를 정하는 데 필요한 가시성을 확보할 수 있습니다.
팀이 명확한 워크플로와 번개처럼 빠른 자동화를 활용하여 더 많은 업무를 더 빠르게 수행할 수 있는 방법을 알아보세요.
Asana 데모 시청하기
운영팀은 Asana를 통해 업무 연결, 프로세스 표준화, 워크플로 자동화 등 모든 일을 한곳에서 수행할 수 있습니다.
