RFQ 템플릿: 견적 요청을 작성하기 위한 6단계

프로젝트에 적합한 공급업체를 찾는 프로세스에 압도당하는 적이 있나요? 성공을 위해 준비하고, 프로세스를 간소화하고, 예산을 초과하지 않으려면 RFQ(견적 요청) 문서로 시작하는 것이 좋습니다. 

이 가이드에서는 RFQ가 무엇인지, 따라야 할 단계, 문서에 포함해야 할 내용에 대해 설명합니다. 시작하기 쉽도록 RFQ 템플릿도 포함되어 있습니다.

RFQ란 무엇인가요?

견적 요청(RFQ)은 비즈니스가 가격 정보에 대해 자세히 알아보기 위해 잠재적 공급업체에 보내는 문서입니다. 이 표준화된 양식은 객관성이 공급업체를 비교하고 대조하기 쉽기 때문에 기업이 입찰을 보다 효과적으로 분류하는 데 도움이 됩니다. 제안서 요청(RFP) 전이나 함께 RFQ 문서를 보낼 수 있습니다.

일반적으로 회사는 잠재적 공급업체와 함께 진행하기 전에 검토해야 하는 특정 정보를 받기 위해 전송하는 RFQ를 조정합니다. 가격 책정 기대치, 제출 세부 정보 등을 포함하여 공급업체에 가장 중요한 세부 정보를 포함하도록 문서를 사용자 지정하세요. 

RFQ와 RFP의 차이점은 무엇인가요?

두 가지 문서 간에 일부 겹치는 부분이 있지만, RFQ와 RFP 문서 사이에는 몇 가지 뚜렷한 차이점이 있습니다. RFQ는 주로 공급업체 간 최저가를 찾습니다. 

RFP는 제안 요청(request for proposal)을 의미합니다. RFP는 추가 요소를 고려하고 최적의 옵션을 평가하기 위해 일련의 질문을 합니다. 특히 제안 요청서에는 리스크 관리, 경쟁사 분석, 거래 중단 등에 대한 질문이 포함됩니다.

RFQ vs 작업 명세서 및 작업 범위

작업 명세서는 프로젝트를 성공적으로 수행하기 위해 필요한 사항을 설명하는 문서입니다. 작업 범위는 목표를 달성하는 데 필요한 단계를 설명하는 이 문서의 섹션입니다.

작업 명세서는 일반적으로 프로젝트를 성공적으로 수행하기 위해 수행해야 하는 단계를 설정하기 위해 RFQ 문서 이전에 전송됩니다. 작업을 완료하기 위한 계약자의 로드맵을 이해한 후에는 RFQ 문서를 통해 가격 정보를 검토하는 것이 다음 단계입니다.

RFQ를 보내야 하는 경우

상품이나 서비스를 구매하는 과정에 있는 비즈니스는 프로젝트에 사용하려는 공급업체에 RFQ 문서를 보내야 합니다. 공급업체는 이 문서를 다시 보내 가격 책정을 설명하므로 다른 잠재적 공급업체와 비용을 비교할 수 있습니다. 이러한 결과를 얻는 것은 프로젝트의 조달 관리에서 중요한 단계입니다.

예정된 프로젝트의 목표, 예산, 타임라인을 설명하는 문서를 잠재적 공급업체에 제공한 후 RFQ 템플릿을 전송합니다. RFQ와 프로젝트 세부 정보를 확보하면 입찰 공급업체가 프로젝트 범위를 이해하고 입찰에 참여할지 여부를 결정하는 데 도움이 됩니다. 

RFQ를 완료된 단계는 무엇인가요?

검증 프로세스 초기에 작업 범위와 작업 명세서를 공급업체에 보낸 후에는 모든 당사자에게 RFQ 템플릿을 발행할 차례입니다. 다음 프로젝트를 시작하는 데 도움이 되도록 RFQ 문서를 작성하는 6가지 주요 단계를 아래에 포함했습니다. 

1. 프로젝트 예산 설정

먼저 프로젝트 예산을 설정하세요. 프로젝트 예산은 지출 금액과 지출 항목에 대한 상세한 계획과 타임라인입니다. 

RFQ 문서를 작성하기 전에 예산을 확보하여 잠재적 공급업체를 평가할 수 있는 기반을 마련하는 것이 중요합니다. 처음에 이 정보를 확보하면 프로젝트를 재정적으로 성공적으로 설정하고 올바른 공급업체를 선택할 수 있는 명확한 경로를 제공할 수 있습니다.

2. 요구 사항을 파악합니다

RFQ 템플릿을 작성하기 전에 예산을 설정하는 것 외에도 요구 사항을 미리 파악해야 합니다. 어떤 자질이 가장 중요한지 파악하면 프로젝트에 참여할 자격을 갖춘 공급업체 목록을 필터링하는 데 도움이 됩니다. 

다음은 RFQ 문서에 포함해야 할 중요한 요구 사항의 몇 가지 예시입니다.

• 필요한 자재 수량

• 납품 요건

• RFQ 검토 프로세스

• 이용 약관

• 결제 매개변수 

요구 사항은 작업 중인 프로젝트의 유형에 따라 달라지며 필요에 맞게 맞춤 설정할 수 있습니다.

3. 문서 준비

이제 준비 작업을 마쳤으므로 문서를 준비할 차례입니다. RFQ에 세부 정보를 많이 포함할수록 좋습니다. 세부 정보를 포함하는 것은 잠재적 공급업체에 프로젝트의 타임라인 및 범위에 대한 자세한 정보를 제공하기 때문에 중요합니다. 그 결과, 이 특정 작업에 대한 가격을 더 정확하게 공유할 수 있습니다.

RFQ 템플릿을 준비할 때 고려해야 할 몇 가지 요소는 다음과 같습니다.

• 프로젝트 목표: 프로젝트와 프로젝트 목표에 대한 간결한 설명을 작성하는 것은 RFQ 문서에서 중요합니다. 세부 정보를 많이 제공할수록 공급업체가 원하는 작업에 대한 정확한 견적을 제공할 수 있습니다.

• 타임라인: 프로젝트 타임라인을 제공하면 공급업체가 프로젝트 기대치를 충족할 수 있는지 여부를 알 수 있습니다. 벤더가 작업을 완료하는 데 필요한 물품과 인력을 수집할 수 있는 시간을 확보할 수 있도록 타임라인을 현실적으로 작성하세요.

• 가격 기대치: 잠재적 공급업체에 비용 방법에 대한 전체 내역을 제공하도록 요청해야 합니다. 총 비용 요약에서 인건비, 공급 비용, 추가 수수료와 같이 원하는 세부 정보 수준을 지정합니다.

• 제출 세부 정보: 제출 타임라인 및 RFQ를 다시 보내는 방법을 포함합니다. 이 정보를 문서에 추가하면 입찰자가 마감일을 놓치지 않도록 하는 데 도움이 됩니다.

• 연락처 정보: 이는 사소한 단계처럼 보일 수 있지만 중요한 단계입니다. 비즈니스 연락처 정보를 포함하지 않으면 지원자가 연락할 수 없습니다.

요구 사항을 명확하게 설명하는 문서를 작성하면 오해를 줄이는 데 도움이 됩니다. 또한 더 정확한 답변과 가격 견적을 얻는 데 도움이 됩니다.

4. 요청 보내기

다음으로, 공급업체 목록에 견적 요청을 보내야 합니다. 최종 문서를 보내기 전에 마지막으로 한 번 더 읽어보세요. 이를 통해 RFQ에 필요한 정보가 포함되어 있는지 확인할 수 있는 마지막 기회를 얻을 수 있습니다.

공급업체가 팀과 함께 가격 책정에 대해 작업할 수 있도록 몇 주 동안 응답할 수 있도록 하세요. 일반적으로 3~4주 동안 공급업체가 질문을 하고 프로젝트 결과물을 이해할 수 있는 충분한 시간을 제공합니다. 입찰 정보는 항상 기밀로 유지하세요.

5. 완료된 RFQ 검토

제출된 RFQ를 검토하는 것은 빠르고 간단해야 합니다. 이제 벤더를 검토하기 위한 준비 작업을 수행했습니다. 이 방법을 사용하면 각 공급 업체를 평가하여 가장 낮은 비용으로 모든 요구 사항을 충족하는 공급 업체를 확인할 수 있습니다. 

6. 공급업체 선택

이제 공급업체로부터 모든 견적을 받았으므로 선택할 차례입니다. 일관된 RFQ 템플릿을 사용하면 공급업체를 빠르고 쉽게 비교할 수 있습니다. 각 제출물을 주의 깊게 읽고 선택한 계약자의 조건과 가격이 기대에 부합하는지 확인하세요. 

RFQ 템플릿 및 예시

아래 RFQ 템플릿을 확인하여 완벽한 공급업체를 더 쉽게 찾으세요.  잠재 공급업체에 RFQ 문서를 제공할 때 회사는 프로젝트 세부 정보를 작성하고 가격 내역과 회사 정보를 작성합니다. 

아래에서 이벤트를 계획할 때 공급업체가 완전히 작성한 견적 요청 문서의 예시를 확인할 수 있습니다. 필요에 맞게 템플릿을 자유롭게 맞춤 설정하세요.

RFQ 템플릿부터 공급 업체 관리까지

명확하고 간결한 RFQ 템플릿은 워크플로를 지원하고 잠재적 공급업체와 명확성을 제공합니다. RFQ 문서는 원하는 제품이나 서비스를 최저가로 구매하는 데 도움이 됩니다. RFQ가 있으면 Asana의 프로젝트 관리 툴을 사용하여 다음 작업을 간소화하고 계획대로 진행하세요.