정보 요청(RFI) 문서 및 템플릿을 만들기 위한 팁

정보 요청(RFI)은 다음 프로젝트를 처리할 공급업체를 검색할 때 시작하기에 완벽한 곳입니다. RFI 템플릿은 생각을 정리하는 데 도움이 될 뿐만 아니라, 프로젝트에 가장 적합한 컨설턴트를 찾을 수 있도록 공급업체로부터 정보를 얻을 수 있습니다.

이 가이드에서는 RFI가 무엇인지, 언제 사용해야 하는지, 이 문서를 작성하기 위해 취해야 할 단계에 대해 설명합니다. 그런 다음 무료 RFI 템플릿을 사용하여 프로세스를 시작하세요.

RFI란 무엇인가요?

정보 요청(RFI)은 프로젝트 매니저가 잠재적인 공급업체에 보내서 사용 가능한 서비스 및 제품에 대한 정보를 수집하는 문서입니다. RFI를 보내는 목적은 비즈니스 프로젝트를 위한 제안된 계약자 솔루션을 확보하는 것입니다. 따라서 시작할 때 문제에 대한 답을 알 필요는 없습니다. RFI는 문제를 해결하는 가장 좋은 방법이 무엇인지 정확히 파악하는 프로세스의 일부가 될 수 있습니다.

RFI에는 다음이 포함됩니다.

• 프로젝트 세부 정보

• 평가 기준

• 자격

• 제출 세부 정보

• 응답 마감일

• 요청된 정보

회사는 RFI 양식을 맞춤 설정하여 대상 고객, 과거 프로젝트, 회사 특성에 대해 공급업체에 구체적인 질문을 할 수 있습니다. 가장 관련성 높은 질문을 하면 공급업체가 더 빠르고 효과적인 방식으로 해결책을 찾을 수 있기 때문에 유용합니다.

RFI는 공급업체에 상세한 정보를 요청하여 팀이 향후 오류를 줄이는 데 도움이 됩니다. RFI, RFP 및 RFQ 문서의 응답 조합을 사용하여 어떤 공급업체를 선택할지에 대한 최종 결정을 내릴 수 있습니다.

RFI vs. RFP

RFI와 RFP 프로세스의 가장 큰 차이점은 사용 시점입니다. 잠재적인 공급업체가 프로젝트 문제를 해결하는 방법을 알고 싶다면 먼저 정보 요청을 보내야 합니다. 

제안서 요청(RFP) 문서는 배경 정보, 세부 정보 및 프로젝트 예산을 제공합니다. 이러한 유형의 템플릿을 잠재적인 공급업체에 보내고 제안서를 다시 보내달라고 요청해야 합니다. 제안서 요청은 공급업체가 프로젝트를 완료하기 위해 취할 구체적인 단계에 대해 문의할 때 사용합니다. 또한, 제안서 요청은 공급업체가 자신의 업무에 입찰하는 방식이기도 합니다.

RFI vs. RFQ

정보 요청은 잠재적인 공급업체에 대한 일반적인 정보를 수집합니다. 견적 요청(RFQ)은 회사가 가격을 명확히 하기 위해 공급업체에 보내는 문서입니다. 

일반적으로 RFQ 전에 RFI를 보내지만, 두 가지 모두를 사용하여 현재 진행 중인 작업을 완료하는 데 가장 적합한 공급업체를 결정합니다. 정보 요청은 프로젝트의 세부 정보와 전체적인 그림에 초점을 맞추는 반면, 견적 요청은 주로 공급업체의 서비스 또는 상품 비용에 초점을 맞추는 문서입니다.

RFI는 언제 사용해야 하나요?

프로젝트 계획 단계의 첫 번째 단계로 정보 요청 문서를 사용해야 합니다. 

RFI 템플릿은 해결해야 할 문제가 있지만 어디서부터 시작해야 할지 또는 문제를 해결하는 방법을 잘 모르는 경우 특히 유용합니다. 문제에 대한 설명을 공급업체에 보내면 선택적 해결책을 찾는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, 다음과 같은 시나리오를 상상해 보세요.

• 홈 오피스 공간의 리모델링에 대한 의견을 얻으려면 인테리어 디자이너에게 RFI를 보낼 수 있습니다.

• 지하 1층의 침수를 방지하려는 경우 여러 계약자에게 정보 문서 요청을 보낼 수 있습니다.

• 웹사이트 트래픽을 늘리기 위한 최상의 전략을 찾아야 한다면 RFI 템플릿을 SEO 전문가에게 이메일로 보낼 수 있습니다.

완료된 RFI 문서를 검토한 후에는 여전히 관심이 있는 벤더 또는 공급업체를 결정할 수 있습니다. 다음으로, 이 좁혀진 목록을 사용하여 제안서를 보낼 사람을 파악하고 프로젝트를 완료하는 방법에 대한 자세한 세부 정보를 얻을 수 있습니다.

RFI 문서를 만드는 방법

해결해야 할 문제가 있거나 계약자의 지원이 필요한 프로젝트가 있다면 RFI 문서를 보내야 합니다. 아직 해결책을 완전히 파악할 필요는 없다는 것을 기억하세요. 

벤더는 귀하의 노력에 도움이 될 수 있는 방법으로 응답할 것입니다. 다음 프로젝트에 적합한 계약자를 찾는 데 도움이 되는 RFI 문서를 작성하는 4단계는 다음과 같습니다.

1. 필요 사항을 작성합니다

다른 일을 하기 전에 RFI 문서에 필요 사항을 작성해야 합니다. 이 섹션에서는 해결하려는 문제와 공급업체의 기준을 간략하게 살펴보아야 합니다. 공급업체가 회사의 배경 지식이 없더라도 문제를 이해할 수 있도록 충분한 정보를 제공하세요.

좋은 예는 의류 라벨의 마케팅 계획을 지원하기 위해 마케팅 전문가에게 연락하는 것입니다.  회사의 브랜드 인지도와 수익을 높여야 한다는 필요성 설명이 포함된 RFI 템플릿을 보내게 됩니다. 마케팅 전문가는 문서의 '요청된 정보' 섹션에서 응답하고 문제를 해결할 수 있는 방법을 제시합니다.

2. 회사 정보를 추가하세요

비즈니스 모델에 대한 추가 세부 정보를 제공하면 공급업체가 문제에 대한 해결책을 보다 효율적으로 찾을 수 있습니다. 업계, 대상 고객, 회사 가치에 대해 알려주면 필요에 맞는 답변을 작성하는 데 도움이 됩니다. 이러한 중요한 배경 정보를 제공하면 공급업체가 해결하려는 특정 문제를 보다 상세하게 이해하는 데 도움이 됩니다.

3. 중요한 프로젝트 세부 정보 포함

다음으로, RFI 응답에 포함해야 할 가장 중요한 정보가 무엇인지 자문해 보세요. 프로젝트를 완료하기 위해 공급업체가 알아야 할 모든 정보를 포함해야 합니다.

RFI 문서를 작성할 때 포함해야 할 몇 가지 요소는 다음과 같습니다.

• 프로젝트 목표: 공급업체가 문제에 대한 해결책을 찾을 수 있도록 충분한 정보를 제공하기 위해 프로젝트의 세부 정보와 목표를 제공하세요.

• 제출 세부 정보: 공급업체가 RFI를 어디로 보낼지 알 수 있도록 문서에 이메일 또는 우편 주소를 추가하세요.

• 응답 마감일: RFI 문서에 응답 마감일과 기간을 직접 명시하면 모든 참여자가 고려받기 위해 문서를 제출해야 하는 시기를 이해할 수 있습니다.

• 평가 기준: 명확한 평가 요건을 설정하면 잠재적인 계약자는 프로젝트를 수행하기 위해 선택될 최소 자격을 충족하는지 알 수 있습니다. 

모든 프로젝트 세부 정보를 포함하면 프로젝트를 성공적으로 완료할 수 있는 계약자를 찾고 문제에 대한 해결책을 찾을 수 있습니다. 또한 계약업체가 정확한 프로젝트 요구 사항에 맞게 답변을 조정하는 데 도움이 되며, 이를 통해 계약업체가 귀하에게 얼마나 적합한지 파악할 수 있습니다.

4. 답변 섹션 첨부

응답자가 프로젝트를 어떻게 완료할 것인지 설명할 수 있는 기회를 주세요. 이는 좋은 잠재적인 솔루션인지 여부를 평가해야 하기 때문에 매우 중요합니다. 또한, 해당 팀이 이 업무에 가장 적합한 이유도 설명하도록 요청하세요. 이를 통해 팀의 구성 방식, 업무 접근 방식, 직업 윤리에 대한 인사이트를 얻을 수 있습니다. 이러한 답변은 제안서 요청(RFP)을 보내 진행해야 하는 공급업체를 결정하는 데 도움이 됩니다.

특히, RFI 문서에 다음 섹션이 있는지 확인하세요.

• 요청된 정보: 프로젝트와 관련하여 회사가 답변을 알고 싶은 질문에 대해 공급업체가 작성할 섹션을 포함해야 합니다.

• 자격: 협력하기에 가장 적합한 업체를 정보에 입각하여 결정할 수 있도록 공급업체가 자격을 작성하고 포함할 수 있는 섹션을 마련하세요.  

RFI 템플릿

아래의 RFI 템플릿을 사용하여 프로젝트 문제를 해결하는 데 도움이 되는 공급업체를 찾을 수 있습니다. RFI를 보낼 때는 회사 정보, 목표, 목적, 비즈니스 요구 사항, 업무 범위, 요청된 정보 섹션을 작성해야 합니다. 

아래의 정보 요청 문서 예시에 표시된 바와 같이, 계약자가 질문에 답변할 수 있는 공간이 있도록 공급업체 응답 섹션을 비워두세요.

RFI 템플릿에서 벤더 관리에 이르기까지

상세한 RFI 템플릿을 사용하면 회사의 문제에 대한 최상의 해결책을 찾는 데 도움이 됩니다. 정보 요청 문서는 잠재적인 계약업체 목록을 작성하고 프로젝트 결과물에 대한 기대치를 설정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

그러나 RFI는 시작에 불과합니다. 다음 프로젝트에서는 Asana를 사용하여 RFI, RFP 및 RFQ 문서를 단계별로 추적해 보세요.