조달 관리의 정의와 그 중요성

소규모 팀의 경우, 일상 업무에 사용할 툴을 선택하는 것은 원하는 것을 파악한 다음 구매하는 것만큼 쉽습니다. 

그러나 회사가 성장하기 시작하면 이 프로세스는 지속 불가능해질 수 있습니다. 도구에 대한 필요성이 더 복잡해지고 기업은 잠재적인 파트너와 협력할 때 부담하는 위험의 양을 최소화하기를 원합니다.

이것이 기업이 조달 프로세스 전담 팀을 두는 이유입니다.

조달 관리란?

조달 관리는 프로젝트를 완료하기 위해 외부 리소스를 구매, 임대 또는 계약하는 행위를 통해 비즈니스를 위한 상품이나 서비스를 확보하는 프로세스입니다. 

이 프로세스에는 프로젝트의 요구 사항을 파악하고, 잠재적인 옵션을 소싱하고, 필요한 경우 제안 요청(RFP)을 제출하고, 조달을 팀에 다시 관리하는 것을 포함하는 다양한 조달 활동이 포함됩니다. 이 프로세스는 잠재적인 위험으로부터 회사를 보호하기 위해 제품이나 서비스를 요청하는 팀과 별개의 팀에서 수행할 수 있습니다. 그러나 조직의 구체적인 조달 프로세스를 확인하려면 항상 사내 법무팀과 상의하시기 바랍니다.

조달 팀은 일반적으로 계약 관리의 전문가입니다. 내부 조달 팀은 회사의 니즈에 가장 적합한 계약을 협상하고, 잠재적 파트너와 가격 및 패키징 정보를 협의하며, 잠재적인 위협으로부터 회사를 보호하기 위해 위험 분석을 수행하는 역할을 담당할 가능성이 높습니다. 

일반적으로 조달에는 프런트엔드 전략적 소싱과 조달 관리의 운영 측면이라는 두 가지 측면이 있습니다. 

프런트엔드 소싱은 팀이 회사가 협력하고자 하는 다양한 파트너와 비즈니스를 식별하는 방법입니다. 이 프로세스에는 일반적으로 잠재적인 공급업체가 충족해야 하는 최소 자격을 설정하고 회사가 프로젝트를 위해 제3자 공급업체를 데려와야 하는 이유를 파악하는 것이 포함됩니다. 

조달 관리의 운영 측면은 회사가 제3자와 협력하기 위해 취해야 하는 개별 단계입니다. 이러한 단계는 사내 관행에 따라 다르지만, 구매 주문서 사용, RFP 제출, 입찰자 선택 또는 견적 프로세스를 거치는 것이 포함될 수 있습니다.

조달 프로세스의 4단계

조달 팀이 조달 관리 프로세스에서 수행할 네 가지 주요 단계가 있습니다. 다음은 조달 프로젝트 팀이 프로젝트를 완료하는 데 필요한 자재를 조달하는 단계를 거치는 방법에 대한 기본 개요입니다. 회사의 조달 관행과 정책에 대한 지침은 항상 내부 법무팀과 상의하세요.

1. 조달 관리 계획 작성하기

이 단계는 조달 관리의 첫 단계입니다. 일반적으로 조달팀은 이해관계자와 협력하여 팀이 프로젝트를 완료하는 데 필요한 리소스를 파악합니다. 조달 팀은 전체 프로젝트를 전체적으로 살펴보고 잠재적인 해결책을 식별합니다. 조달 관리 시스템이나 업무 관리 시스템과 같은 도구를 사용하면 조달 팀이 RFP 및 구매 요청과 같은 중요한 문서를 한 곳에 보관할 수 있습니다. 

내부 조달 전문가는 팀이 찾고 있는 것과 비교하여 회사가 현재 보유하고 있는 리소스를 평가할 것입니다. 팀이 보유한 리소스를 사용하는 것이 더 비용 효율적인 경우, 입찰자와 옵션에 대해 논의할 때 비용을 낮추는 것에 더해 이를 제안할 가능성이 높습니다. 

이 단계에서는 조달 계획에 대한 기본적인 질문에 대해서도 답변합니다. 이러한 질문에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 이해관계자가 특정 날짜까지 이 리소스를 필요로 하나요?

• 팀이 다양한 옵션을 평가하는 방법에 대한 구체적인 프로세스가 있나요?

• 팀이 잠재적인 공급업체에 RFP를 공개할 예정인가요?

2. 조달 수행

이 단계에서는 일반적으로 조달 팀이 결정을 실행합니다. 내부 법무팀이 입찰가를 수집하는 방법을 안내하고 팀이 다양한 옵션을 평가할 수 있도록 도와줍니다.

어떤 옵션이 필요에 가장 부합하는지 내부 팀에 문의하세요. 공급업체를 선택한 후에는 사내 법무팀이 협상과 계약 체결을 도와드립니다. 이 프로세스는 일반적으로 거래의 모든 세부 정보를 봉인하기 위해 구매 주문과 같은 문서로 끝납니다. 구매 주문에는 가격, 수량, 제품 배송 일정 및 결제 방법에 대한 세부 정보가 포함될 수 있습니다.

3. 조달 관리(또는 통제)

팀이 조달하는 제품의 유형에 따라 팀이 새로 조달한 구매를 프로젝트 계획에 구현하는 단계입니다. 이는 새로운 계약자 팀을 관리 및 교육하거나, 새로운 소프트웨어를 설치하거나, 원자재를 이동하여 새로운 제품으로 전환하는 것을 의미할 수 있습니다. 

이 단계에서는 프로세스에 일종의 변경 관리 양식을 구현하는 것이 좋습니다. 특히 워크플로에 팀원을 추가하는 경우 더욱 그렇습니다. 이를 통해 비즈니스 운영을 모니터링하고 새로운 조달로 인해 변경된 사항이 있는지 확인할 수 있습니다. 예를 들어, 팀이 조립 라인을 위해 새로운 자동화 기계를 조달하는 경우, 기계를 추가하기 전과 후의 생산 차이를 모니터링하는 것이 중요합니다. 이 차이는 기계가 운영에 미치는 영향을 정확히 나타냅니다. 

4. 조달 종료

협상 단계에서 내부 법무팀과 공급업체는 '완료된 작업'의 구성 요소에 대해 상호 합의합니다. 그런 다음 양 당사자가 실제 업무가 완료된 단계에 도달하면 내부 법무팀은 일반적으로 서류 작업을 마무리하고 필요한 경우 책임 면제를 수행할 수 있습니다. 

일반적으로 양 당사자는 계약된 계약에 따라 모든 것이 완료된 것을 확인합니다.

조달 프로세스 중 프로젝트 매니저의 역할

프로젝트 매니저는 프로젝트 일정에 따라 프로젝트를 진행하고 조달 프로세스와 관련하여 이해관계자와 다른 팀원을 위한 업데이트를 관리할 책임이 있습니다. 그러나 조달 프로세스의 대부분은 회사 정책에 따라 내부 법무팀에서 운영해야 합니다. 

조달 프로세스에서 프로젝트 매니저의 주된 책임은 조달 팀에 정보를 조율하고 RFP 또는 계약을 다음 단계로 진행하는 데 필요한 모든 것을 지원하는 것입니다. 조달 팀이 프로젝트의 필요에 대한 특정 정보가 필요한 경우, 프로젝트 매니저는 해당 정보를 수집하고 공유하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 

일부 기업은 전용 조달 관리 소프트웨어 를 사용하여 구매 부서의 정보를 체계적으로 관리합니다. 다른 회사에서는 주요 프로젝트 마일스톤, 공급업체 정보, 이해관계자 상태 업데이트를 모두 한 곳에서 관리할 수 있는 업무 관리 툴을 사용하여 정보를 간소화할 수 있습니다. 

Asana와 같은 업무 관리 툴은 조달 계약, RFP, 중요한 감사와 같은 문서를 이해관계자가 해당 정보에 액세스할 수 있는 한 곳에서 보관하는 데 도움이 될 수 있습니다. 시작할 준비가 되었다면 지금 무료 RFP 템플릿 을 사용해 보세요.