우선순위 매트릭스: 중요한 일을 파악하고 더 많은 업무를 처리하는 방법

프로젝트 매니저는 팀과 프로젝트가 계획대로 진행될 수 있도록 다양한 기술을 갖추어야 합니다. 수많은 작업이 진행 중인 상황에서 가장 어려운 작업 중 하나는 어떤 작업을 먼저 처리해야 하는지 아는 것입니다. 팀 멤버에게 우선순위가 높은 프로젝트를 진행하는 두 명의 고객이 있다면, 어떻게 우선순위를 정하고 성공을 유지할 수 있을까요?

우선순위 매트릭스를 사용하면 긴급성, 중요성 또는 영향력과 같은 항목별로 할 일 목록을 정렬할 수 있습니다. 이 글에서는 다양한 유형의 우선순위 매트릭스에 대해 알아보고 이를 사용하여 직장에서 더 많은 업무를 수행하는 방법을 설명합니다.

우선순위 매트릭스란?

우선순위 매트릭스(또는 우선순위 지정 매트릭스)는 정의된 변수 집합에 따라 작업이나 프로젝트를 정렬합니다. 우선순위 매트릭스는 단순하거나 복잡할 수 있으며 4개의 사분면에서 20개의 행 또는 열까지 포함할 수 있습니다. 

복잡한 우선순위 매트릭스는 가장 중요한 작업을 정확히 파악하기 위해 더 많은 열과 행을 제공하기 때문에 더 정확합니다. 복잡한 우선순위 매트릭스의 단점은 우선순위 지정을 약간 더 어렵게 만들 수 있다는 것입니다. 우선순위 매트릭스에서 작업을 매핑하는 목표는 명확한 실행 계획을 세우는 것입니다.

4분할 우선순위 매트릭스에서 작업은 네 가지 범주로 분류될 수 있습니다. 예를 들어, 사분면은 다음과 같을 수 있습니다.

• 높은 영향력과 높은 작업량

• 높은 영향력과 낮은 작업량

• 낮은 영향력과 높은 작업량

• 낮은 영향력과 낮은 작업량

우선순위 매트릭스를 따라 작업을 매핑하면 각 작업을 처리할 방법과 시기를 결정할 수 있습니다.

우선순위 매트릭스 vs. 아이젠하워 매트릭스

이 용어를 서로 바꿔 사용하는 경우도 있지만, 우선순위 매트릭스는 아이젠하워 매트릭스 모델보다 더 다양한 용도로 사용할 수 있는 더 넓은 프레임워크입니다. 아이젠하워 매트릭스는 시간 관리에 중점을 둔 간단한 우선순위 매트릭스입니다. 작업의 긴급성과 중요도에 따라 그리드를 따라 작업을 매핑합니다.

아이젠하워 우선순위 매트릭스를 사용하면 다음 기준으로 작업을 정렬할 수 있습니다.

• 즉시 처리

• 일정

• 위임할 일

• 삭제

실행 중심 우선순위 매트릭스에서 작업을 정렬하는 기준은 무엇인가요?

• 조사

• 진행

• 피하기

• 고려 사항

우선순위 매트릭스를 사용해야 하는 경우

우선순위 매트릭스는 중요한 이니셔티브를 분류하고 우선순위를 정하는 데 빠른 해결책이 필요할 때 유용합니다. 우선순위 매트릭스는 복잡한 계산을 해결하거나 실제로 데이터 기반 결정을 내리는 데 도움이 되지 않지만, 업무를 수행하기 위한 지도를 만드는 데 도움이 됩니다.

다음과 같은 경우 우선순위 매트릭스를 사용하세요.

• 작업이나 프로젝트의 우선순위 지정 

• 시간 관리

• 팀이 진행 상황을 정확하게 파악할 수 있습니다

우선순위 매트릭스는 업무 일정이나 워크플로를 계획할 때 유용할 수 있습니다. 또한 팀이 어떤 프로젝트나 작업을 먼저 처리해야 하는지 결정하기 어려울 때가 있으므로 충돌 해결에도 도움이 될 수 있습니다. 팀이 서로 다른 옵션을 나란히 비교해야 하는 경우, 비교 차트 템플릿 을 사용하면 우선순위 매트릭스에서 작업을 정렬하기 전에 기능, 가격 또는 워크플로를 정리하는 데 도움이 될 수 있습니다.

우선순위 매트릭스를 사용하는 방법

우선순위 매트릭스는 다목적 도구이며 다양한 상황에서 사용할 수 있습니다. 자신의 작업을 분류하든 팀 프로젝트를 관리하든, 아래 단계에 따라 성공을 거둘 수 있습니다.

1. 할 일 목록을 작성합니다

우선순위 매트릭스를 사용할 때 가장 먼저 해야 할 일은 우선순위를 정해야 할 일의 목록을 만드는 것입니다. 당연한 단계처럼 보일 수 있지만, 많은 사람들이 할 일 목록을 작성하는 데 시간을 할애하지 않습니다. 중요한 작업을 적어두면 작업을 분류하고 계획하는 것이 더 쉬워집니다. 

할 일 목록에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 작업

• 프로젝트

• 팀 미팅

• 고객 통화

• 교육

• 개인 업무

내부 및 외부 업무 의무에 대한 별도의 목록을 만들 수 있습니다(예: 팀 전용 및 고객 전용). 개인적인 항목과 업무 항목을 구분할 수도 있습니다. 그러나 모든 할 일이 어떻게 연결되는지 확인하는 것이 도움이 될 수 있습니다.

2. 변수 파악하기

할 일 목록의 범위를 파악했다면 항목을 측정할 변수를 결정하세요. 이러한 변수를 식별하려면 다음을 자문해 보세요. 어떤 특성을 가진 작업이 할 일 목록의 맨 위에 있어야 할까요?

답변은 다음과 같습니다.

• 중요함

• 영향력이 큽니다

• 많은 시간이 필요합니다

• 많은 작업량이 필요합니다

• 마감일이 다가옴

그런 다음, 이러한 특성 중 두 가지를 선택하여 작업을 측정합니다. 예를 들어, 마감일(즉, 긴급성)과 작업량이 대부분의 프로젝트에 적용되는 변수라고 결정할 수 있습니다.

3. 매트릭스를 만듭니다

우선순위 매트릭스를 만들기 전에 단순할지 복잡할지 결정하세요. 두 매트릭스는 모두 선택한 두 변수로 작업을 측정하지만, 복잡한 매트릭스는 작업의 긴급성과 완료된 작업량에 대해 더 정확하게 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다.

복잡한 우선순위 매트릭스를 선택하면 단순한 매트릭스의 표준 사분면 시스템과 비교하여 5개의 열과 5개의 행을 가질 수 있습니다. 열과 행에 레이블을 지정하여 작업의 수준에 따라 작업을 배치할 위치를 파악할 수 있습니다. 예를 들어, 긴급성과 작업량을 높음에서 낮음으로 지정할 수 있습니다.

긴급성:

• 필수(5)

• 상당히 높음(4)

• 보통 (3)

• 경미(2)

• 낮음(1)

작업량:

• 매우 높음(5)

• 높음(4)

• 중간(3)

• 낮음(2)

• 매우 낮음(1)

각 변수 수준에 숫자 값을 할당하는 것도 도움이 됩니다. 이렇게 하면 해당 숫자에 곱하여 그리드에서 작업의 우선순위 수준을 찾을 수 있습니다. 각 작업에 번호가 지정되면 그에 따라 작업의 순위를 매길 수 있습니다. 예를 들어, 긴급도는 '필수'이고 작업량은 '중간'인 작업의 우선순위는 15가 됩니다.

4. 매트릭스에 작업 배치하기

작업을 우선순위 매트릭스에 배치하는 데에는 주관적인 판단이 필요합니다. 이 도구는 업무를 완료하기 위한 빠른 해결책이기 때문에 경험과 배경 지식을 판단 기준으로 삼아야 합니다. 선택한 변수에 따라 매트릭스를 따라 적절한 순서로 작업을 배치합니다.

긴급성이나 작업량 측면에서 서로 밀접한 두 프로젝트가 있다면, 둘 중 하나를 우선시해야 하는 이유를 찾을 때까지 더 깊이 파헤쳐 보세요. 여기서 다른 변수가 작용할 수 있습니다. 예를 들어, 두 작업이 모두 긴급할 수 있지만, 한 작업이 다른 작업보다 긴급하고 더 영향력이 있는 경우 한 작업이 다른 작업보다 우선할 수 있습니다. 

5. 실행 계획 만들기

모든 작업을 우선순위 매트릭스에 배치하면 더 명확하게 시각화할 수 있습니다. 매트릭스는 먼저 완료해야 하는 작업과 완료할 시간이 더 많은 작업을 보여줍니다. 이는 좋은 출발점이지만, 우선순위 매트릭스를 확장하는 가장 좋은 방법은 실행 계획을 수립하는 것입니다. 

실행 계획은 먼저 완료해야 할 작업을 보여주는 것 이상을 수행합니다. 목표를 달성하는 방법을 정확히 설명하는 데 도움이 됩니다. 우선순위 매트릭스의 작업을 사용하여 실행 계획을 수립하려면 다음을 수행합니다.

1. SMART 목표 설정

2. 리소스 배정하기

3. 마감일 및 마일스톤 만들기

4. 필요에 따라 계획을 모니터링하고 수정합니다

작업 관리 소프트웨어를 사용하여 일원화된 정보 소스에서 실행 계획을 간소화하세요. 이렇게 하면 팀과 소통하고 항목을 추적할 수 있습니다.

우선순위 매트릭스 예시

위에 간단한 우선순위 매트릭스와 복잡한 우선순위 매트릭스를 비교한 것을 보여주었습니다. 다음은 긴급성과 작업량을 두 가지 측정 변수로 사용하는 복잡한 우선순위 매트릭스의 예입니다. 작업을 쉽게 정렬할 수 있도록 숫자 값과 색상이 포함되어 있습니다.

이 매트릭스의 원래 할 일 목록은 다음과 같을 수 있습니다.

• 팀 워크숍 계획하기

• 고객 A의 예산 제안 완료하기

• 신규 입사자 온보딩

• 부서장에게 인사 고과 보내기

• 회사 웹사이트용 전자책 작성하기

• 고객 B를 위한 백서 편집하기

• 신규 입사자 서류 서명하기

우선순위가 지정된 할 일 목록은 다음과 같습니다.

• 고객 A의 예산 제안서 작성하기(20)

• 신규 입사자 온보딩 (15)

• 회사 웹사이트용 전자책 작성하기(15)

• 클라이언트 B의 백서 편집하기(12)

• 부서장에게 성과 검토 보내기(10)

• 신규 입사자 서류 서명하기(8)

• 팀 워크숍 계획하기 (6)

신규 입사자 온보딩과 회사 웹사이트용 전자책 작성 모두 우선순위 수준이 15입니다. 신규 입사자 온보딩은 전자책 작성보다 더 긴급하기 때문에 궁극적으로 할 일 목록에서 가장 먼저 처리됩니다. 긴급성은 종종 우선순위 매트릭스에서 가장 중요한 변수입니다.

우선순위 매트릭스를 작업 관리 도구와 결합

우선순위 매트릭스를 사용하여 작업을 정렬하는 것은 중요한 단계이지만, 첫 번째 단계일 뿐입니다. 이제 먼저 해야 할 일을 알았으니, 이제 일을 시작할 차례입니다. 우선순위 매트릭스를 작업 관리 툴과 결합하면 처음부터 끝까지 워크플로 전반에 걸쳐 지원을 받을 수 있습니다. Asana를 사용하면 프로젝트 우선순위 지정 외에도 작업을 추적하고, 하위 작업을 배정하고, 프로젝트를 기한 내에 완료할 수 있도록 마감일을 설정할 수 있습니다.