Create an action plan that drives results

목표를 세우는 것은 기분 좋은 일입니다. 결국, 달성하고자 하는 것을 정의하는 것입니다. 그러나 명확한 실행 단계가 없으면 목표는 큰 도움이 되지 않습니다. ​​실행 계획은 실행 단계를 나열하여 목표를 달성하는 방법을 정확히 알 수 있도록 하는 인기 있는 프로젝트 관리 기법입니다. 

실행 계획을 최대한 활용하기 위해 이 명확한 로드맵을 단계별로 만드는 방법과 활용해야 하는 다른 툴을 소개합니다. 자세히 살펴보겠습니다.

실행 계획이란 무엇인가요?

실행 계획은 목표를 달성하기 위해 완료해야 하는 작업이나 단계의 목록입니다. 효과적인 실행 계획은 회사의 이니셔티브를 위한 관리 계획과 같은 역할을 하며, 이러한 더 큰 목표를 성공시키기 위해 취해야 할 단계를 설명합니다. 목표 설정 프로세스를 거친 후에는 각 목표를 달성하기 위한 구체적인 작업과 기간이 포함된 실행 계획을 만듭니다. 

실행 계획은 누구에게 필요한가요?

실행 계획은 단계별 계획 프로세스가 필요한 모든 사람에게 유용합니다. 실행 계획을 작성할 때는 프로젝트 목표를 달성하기 위해 취할 조치에 대한 세부 정보를 정확히 작성합니다. 이러한 계획은 할 일을 체계적으로 정리하고 목표를 달성하는 데 필요한 정보와 리소스를 확보하는 데 도움이 됩니다.

실행 계획은 전략적 계획 수립에 자주 사용됩니다. 전략적 계획은 조직 전체가 달성하기 위해 노력하는 3년에서 5년의 목표입니다. 전략적 계획을 수립한 후에는 실행 계획을 사용하여 전략적 목표를 실행하는 방법을 설명할 수 있습니다. 이렇게 하면 팀에 포괄적인 전략적 목표를 달성하기 위해 완료해야 하는 모든 개별 작업을 추적할 수 있는 프레임워크를 제공할 수 있습니다.

그러나 단순히 전략적 계획 수립을 위한 것 이상의 실행 계획을 세울 수 있습니다. 이 도구를 사용하여 체계적인 방식으로 특정 목표를 달성하세요. 다음을 설정해 보세요.

• 비즈니스 실행 계획

• 마케팅 실행 계획

• 시정 실행 계획

• 영업 실행 계획

• 프로젝트 실행 계획

• 개인 개발 실행 계획

어떤 유형의 실행 계획을 만들든 작업 관리 소프트웨어에서 만들어야 합니다. 이렇게 하면 실행 과제와 타임라인을 팀과 쉽게 공유하여 진행 상태를 추적할 수 있습니다. 팀은 수동 상태 업데이트와 불명확한 결과물을 대신하여 목표를 달성하기 위해 수행해야 하는 모든 작업에 대해 하나의 일원화된 정보 소스를 갖게 됩니다. 

이제 팀의 효율성과 책임감을 높이는 실행 계획을 수립하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

실행 계획을 세우기 위한 6단계

1단계: 스마트 목표 설정

목표를 설정할 때 가장 중요한 것은 명확성입니다. 스마트 목표 방법을 사용하면 목표가 명확하게 정의되고 달성할 수 있습니다. 이 전술의 이점을 누리려면 구체적이고, 측정 가능하며, 달성 가능하고, 현실적이며, 기한이 정해진 목표를 설정하세요.

예를 들어, 목표는 현재 프로젝트(측정 가능)를 4개월(기간 제한) 내에 과다 지출(특정) 없이 제공하는 것일 수 있습니다. 이 목표가 사용 가능한 리소스를 기반으로 달성 가능하고 현실적이라고 가정한다면, 이는 스스로 설정하기에 좋은 스마트 목표입니다.

2단계: 작업을 식별합니다

이제 목표가 명확하게 정의되고 기록되었으므로 목표를 달성하기 위해 취해야 할 단계를 파악해야 합니다. 마일스톤과 궁극적으로 주요 목표를 달성하기 위해 팀이 완료해야 하는 모든 작업을 식별합니다.

다음은 다양한 종류의 목표에 대한 작업이 포함된 몇 가지 실행 계획 예시입니다.

목표: 6월까지 팀을 7명에서 9명으로 확장합니다.

작업:

• 인사 리소스 팀과 만나 채용 캠페인에 대해 논의합니다.

• 지원자를 추적할 템플릿 프로젝트를 만듭니다.

• 매주 3번의 면접 일정을 잡습니다.

목표: 2분기 말까지 회사 전체에 새로운 업무 관리 소프트웨어를 선택하고 온보딩합니다.

작업:

• 예산을 신청합니다.

• 2분기 롤아웃 계획을 세웁니다.

• 팀 멤버를 위한 교육 일정 계획하기.

목표: 5월에 5,000달러를 모금하여 지역 푸드뱅크에 기부하기 위해 5,000달러의 자선 행사를 개최합니다.

작업:

• 자원봉사자 찾기 및 책임 결정하기

• 마케팅 자료 및 PR 계획 준비

• 후원자 확보

3단계: 리소스 배정하기

모든 작업을 개략적으로 작성한 후에는 팀원, 프로젝트 예산 또는 필요한 장비와 같은 리소스를 할당할 수 있습니다. 특정 작업에 팀원을 배정하거나, 예산을 신청하거나, 유용한 도구를 수집하는 등 이제 계획하고 준비할 때입니다.

때때로 실행 계획을 실행하기 전에 모든 리소스를 할당할 수 없습니다. 작업을 진행하기 전에 먼저 자금을 지원받아야 하거나 임원의 승인이 필요할 수 있습니다. 이 경우 리소스를 계획의 실행 과제로 만들어 나중에 처리할 수 있습니다.

4단계: 작업 우선순위 지정하기

팀이 우선순위를 명확히 파악하면 먼저 수행해야 할 업무와 필요한 경우 일정을 변경할 수 있는 작업이 무엇인지 알 수 있습니다. 어떤 실행 계획도 고정되어 있지 않으므로 팀에 권한을 부여하는 가장 좋은 방법은 우선순위가 높은 작업과 유연성이 높은 작업을 알려주는 것입니다.

이를 명확히 하기 위해 모든 실행 과제를 우선순위와 순서에 따라 정렬합니다.

• 우선순위: 중요하고 덜 중요한 작업.

• 순서: 다른 작업이 시작될 수 있도록 완료된 작업의 순서.

실행 과제를 정리하고 우선순위를 지정하면 일부 실행 과제가 다른 실행 과제에 종속되어 있음을 알 수 있습니다. 즉, 이전 작업이 완료된 작업이 시작될 때까지 작업을 시작할 수 없습니다. 이러한 종속성을 강조 표시하고 우선순위 지정에서 순서를 고려합니다. 이렇게 하면 병목 현상이 줄어들고, 덜 중요한 실행 과제가 우선순위가 높은 항목을 지연시키는 장애물을 제거할 수 있습니다.  

5단계: 마감일과 마일스톤 설정

팀이 무엇을 위해 노력하고 있는지 알면 업무를 효과적으로 우선순위 지정할 수 있는 배경 정보와 훌륭한 업무를 수행할 수 있는 동기를 가질 수 있습니다. 팀원은 자신의 업무가 더 큰 목표에 어떻게 기여하는지 직접 이해하면 더 많은 동기를 부여하는 경향이 있습니다.

처음부터 팀원들의 참여를 유도하려면 모든 실행 과제에 마감일을 지정하고 마일스톤을 정의하세요. 마일스톤은 프로젝트 타임라인에서 활동이 완료된 시점이나 새 단계가 시작되는 시점을 나타내는 특정 지점을 나타냅니다.

타임라인이나 간트 차트 를 만들어 우선순위가 높은 작업, 마일스톤, 마감일에 대한 개요를 더 잘 파악하세요. 타임라인은 실행 계획의 모든 작업의 시작일과 종료일을 추적하는 시각적 방법으로도 사용됩니다. 이를 기준으로 사용하여 팀이 계획대로 진행 중인지 확인할 수 있습니다.

6단계: 실행 계획을 모니터링하고 수정합니다

변경 사항을 파악하고 이에 적응할 수 있는 능력이 훌륭한 프로젝트 매니저를 만듭니다. 팀의 진행 상태를 모니터링하고 필요한 경우 계획을 수정하는 것이 중요합니다.

다행히도 실행 계획은 한 번 수립되면 절대 바뀌지 않는 것이 아닙니다. 변경 가능성이 있는 우선순위 또는 마감일을 추적하는 가장 좋은 방법은 업무 관리 소프트웨어 와 같은 동적인 툴을 사용하는 것입니다. 이렇게 하면 실시간으로 할 일과 종속성을 업데이트하고, 팀이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행하고, 실행 계획을 진행할 수 있습니다.

실행 계획 vs. 계획 B vs. 프로젝트 계획 vs. 할 일 목록

그렇다면 실행 계획은 다른 모든 계획 및 목록과 어떻게 다른가요? 이러한 차이점을 명확히 하기 위해 이러한 계획이 무엇인지, 그리고 팀의 작업량을 극대화하기 위해 언제 어떤 계획을 사용해야 하는지 설명하겠습니다.

실행 계획 vs. 계획 B

실행 계획과 플랜 B라는 용어가 같은 의미로 사용되는 것을 들어보셨을 것입니다. 그러나 실제로는 실행 계획과 플랜 B는 완전히 다른 유형의 계획입니다. 구분하는 방법은 다음과 같습니다.

• 실행 계획은 목표를 달성하기 위해 어떤 조치를 취해야 하는지 팀이 정확히 알 수 있도록 실행 사항을 자세히 설명합니다.

• 플랜 B는 원래 계획이 실패할 경우 팀이 적용할 수 있는 보조 실행 계획, 즉 대체 전략입니다. 내부 문제이든 외부 요인이든, 차선책을 마련하는 것은 최악의 시나리오에 대비할 수 있는 훌륭한 방법입니다.

실행 계획 vs 프로젝트 계획

프로젝트 계획은 실행 계획보다 조금 더 복잡합니다. 프로젝트 계획은 팀이 성공적으로 프로젝트 목표를 달성하는 데 필요한 핵심 요소를 나타내는 청사진입니다. 프로젝트 계획에는 7가지 요소가 포함됩니다.

1. 목표 및 프로젝트 목표

2. 성공 지표

3. 이해관계자 및 역할

4. 범위 및 예산

5. 마일스톤 및 결과물

6. 타임라인 및 일정

7. 커뮤니케이션 계획

프로젝트 계획을 수립한 후에는 실행 계획을 사용하여 팀이 작업을 실행하고 목표를 달성하는 방법을 설명하고 문서화합니다. 이를 통해 모든 팀원이 자신의 책임이 무엇인지, 언제까지 무엇을 해야 하는지 파악할 수 있습니다.

실행 계획과 할 일 목록의 차이점

할 일 목록은 일반적으로 하나의 공통된 목표로 이어지지 않는 단일 작업을 기록하는 데 사용됩니다. 할 일 목록은 매일 변경될 수 있으며 실행 계획보다 체계성이 떨어집니다. 실행 계획은 특정 단계를 따르며, 모든 작업이 공통의 목표를 완료하는 데 도움이 되는 작업을 포함합니다.

실행 계획을 성공적으로 실행하는 방법

실행 계획을 만드는 방법은 알고 있지만, 성공적으로 실행하려면 올바른 툴을 올바르게 사용해야 합니다. 실행 계획이 효과적인지 확인하기 위한 5���지 주요 팁을 소개합니다.

작업 관리 소프트웨어 사용

모든 작업과 타임라인을 하나의 일원화된 정보 소스로 유지하여 실행 계획을 간소화하세요. Asana 와 같은 작업 관리 소프트웨어는 보류 중인 작업을 추적하고, 작업 소유권을 선언하고, 종속성을 할당하고, 실시간 또는 비동기식으로 팀과 연결할 수 있기 때문에 실행 계획에 적합합니다.

템플릿 사용 또는 생성

메모, 상태, 우선순위 및 소유권과 함께 모든 실행 과제를 나열하는 템플릿을 만들거나 사용하세요. 프로젝트 유형에 맞는 템플릿을 만들면 여러 번 재사용할 수 있습니다.

실시간의 알림 설정 및 종속성 지정

모든 실행 과제에 기한이 정해져 있고 종속성을 지정했는지 확인합니다. 이렇게 하면 팀은 항목이 준비되었을 때 대응하고 다른 항목이 어떤 항목에 종속되어 있는지 쉽게 추적할 수 있습니다. 

실행 과제를 완료한 후 체크 표시하기

실행 과제가 완료되면 확인하세요! 다음 실행 과제를 담당하는 사람이 최대한 빨리 업무를 시작할 수 있도록 모든 사람이 볼 수 있고 실시간으로 진행되는지 확인하세요.

지연되거나 보류 중인 작업 논의하기

문제나 지연이 발생하면 팀과 상의하여 잠재적인 병목 현상을 발견하고 실행 계획을 계획대로 진행 중인 해결책을 찾으세요. 실행 계획에 직접 메모를 추가하거나 더 복잡한 문제를 논의하기 위해 통화를 설정할 수 있습니다.

준비를 마쳤으니 이제 실행 계획을 세우세요

벤자민 프랭클린이 말한 것처럼, "계획하지 못한다면, 실패할 계획입니다." 실행 계획을 수립하면 집중력을 유지하고 계획대로 진행 중이며 목표를 실현할 수 있습니다.