효과적인 직원 온보딩 프로세스를 구축하기 위한 4단계

최고의 후보자를 채용하기 위해 시간과 리소스를 투자했습니다. 이제 체계적인 직원 온보딩 프로세스로 성공을 거둘 수 있도록 지원할 때입니다. 

직원 온보딩은 단순히 새로운 직업을 위한 교육 기간에 그치지 않습니다. 제대로 수행하면 적응 기간을 단축하고 신규 입사자가 배우고 성장할 수 있도록 지원하여 더 빠르게 영향력을 발휘할 수 있습니다.

여기에서 방법을 확인하세요. 

직원 온보딩 프로세스란 무엇인가요?

직원 온보딩 프로세스는 팀에 신규 입사자를 맞이하고 신규 입사자가 빠르게 적응할 수 있도록 돕는 체계적인 접근 방식입니다. 온보딩하는 동안 직원들은 조직과 조직 문화에 대해 배우고, 팀원을 알아가고, 교차 기능 파트너를 만나고, 역할에 필요한 툴과 정보를 학습합니다. 

체계적인 온보딩 프로세스는 모든 신규 입사자에게 필요한 단계를 제시하므로 모든 신규 입사자가 적절한 시기에 정확한 정보를 얻을 수 있습니다. 신규 입사자에게 표준화된 경험, 온보딩을 위한 정보 저장소, 소개 및 교육 타임라인을 제공하여 신규 입사자가 첫 몇 주와 몇 달 동안 무엇을 기대할 수 있는지 알 수 있습니다.

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효과적인 온보딩이 팀에 미치는 이점

효과적인 온보딩 프로그램은 새로운 팀원이 환영받는다고 느끼고 배울 수 있는 역량을 갖추도록 해줍니다. 또한 생산성과 직무 만족도를 높여 훌륭한 인재가 회사에 더 오래 머무르도록 장려합니다. 실제로 Brandon Hall Group의 조사에 따르면 직원 온보딩은 직원 유지율을 82%까지 높일 수 있는 것으로 나타났습니다. 그러나 직원의 12%만이 조직이 신규 직원 온보딩을 훌륭하게 수행한다는 데 전적으로 동의합니다. 

효과적인 온보딩 경험을 만드는 것이 이러한 격차를 해소하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보세요. 

참여와 책임감을 높여보세요

신규 직원이 성공하려면 자신이 무엇을 목표로 하고 있는지, 자신의 업무가 왜 중요한지 알아야 합니다. 온보딩 과정에서 리더는 구체적인 목표, 피드백 기회, 열린 커뮤니케이션 라인을 통해 이러한 사항을 명확히 할 수 있습니다. 

리더가 신입 사원이 성공할 수 있도록 지원하는 방법은 다음과 같습니다. 

• 목표를 사용하여 명확한 기대치를 설정하세요. 목표를 설정하여 팀원에게 성공에 대한 명확한 정의를 제시하고 진행 상태를 측정할 수 있는 지표를 제공하세요. 예를 들어, 신규 입사자가 첫 30일, 60일, 90일 이내에 달성해야 할 목표를 설정할 수 있습니다. 이러한 목표는 처음 몇 주 동안 완료된 교육과 같이 시작하기에 더 작은 단기 목표일 수 있습니다. 나중에 신규 입사자에게 후속 조치를 취하여 첫 해에 측정 가능한 장기 목표를 설정할 수 있습니다. 설정한 각 목표가 SMART(Specific(구체적이고), Measurable(측정 가능하고), Achievable(달성 가능하고), Realistic(현실적이고), Time-bound(기한이 정해진))인지 확인하세요. 

• 피드백으로 신뢰를 구축하세요. 효과적인 피드백은 직장 내 커뮤니케이션과 직원 참여에 필수적입니다. 신규 입사자에게 피드백을 요청하면 신규 입사자가 필요한 것을 요청하도록 격려하고 신규 입사자의 의견을 소중히 여긴다는 것을 보여줄 수 있습니다. 반대로, 피드백을 제공하면 신규 입사자가 자신의 역할을 배우고 안전하다고 느끼는 데 도움이 됩니다. 신규 입사자는 자신이 잘못한 것이 있다면 여러분이 알려줄 것이라고 믿을 수 있기 때문입니다.  

• 신규 입사자를 위한 멘토 또는 온보딩 버디를 배정하세요. 멘토는 신규 입사자와 정기적으로 만나며, 일반적으로 팀의 동료입니다. 즉, 멘토는 신규 입사자가 관리자가 아닌 다른 사람과 이야기할 수 있는 사람이므로 부담이 적은 환경에서 문제를 제기할 수 있는 공간을 제공합니다. 온보딩 중에 멘토를 배정하면 사람들이 팀에 더 오래 머무르도록 격려할 수도 있습니다. Randstad의 케이스 스터디 에 따르면, 멘토링 프로그램에 참여한 직원은 퇴사할 가능성이 49% 낮았으며, 연간 참가자당 $3,000를 절약할 수 있었습니다. 

• 팀이 소통하는 방식에 대해 구체적으로 설명하세요. 이는 특히 가상 팀과 원격 근무 직원에게 중요합니다. 신규 입사자가 사무실에 실제로 있지 않을 때는 질문을 하기 어려우기 때문입니다. 특정 문제에 대해 누구와 이야기해야 하는지, 어떤 커뮤니케이션 툴을 어떤 용도로 사용할지, 팀원이 상태 업데이트와 프로젝트 세부 정보를 얼마나 자주 전달해야 하는지, 비동기식 커뮤니케이션이 아닌 대면(또는 가상) 미팅이 필요한 사항을 설명하는 커뮤니케이션 계획을 수립하고 공유하세요. Slack과 같은 인스턴트 메시징 앱에 대한 기대치를 설정하는 것도 도움이 됩니다. 예를 들어, 팀원이 메시지에 즉시 응답할 필요가 없음을 강조할 수 있습니다. 

신규 입사자에게 학습할 시간을 제공합니다

새로운 직장에서 업무를 시작할 때는 많은 것을 배워야 합니다. 신규 입사자는 새로운 기술을 배우고, 회사 프로세스를 탐색하고, 직무 책임을 이해하고, 교차 기능 파트너와 협업하는 방법을 알아야 합니다. 체계적인 온보딩 경험을 통해 이러한 모든 새로운 정보를 흡수할 수 있는 시간을 확보하여 업무가 증가할 때 성공을 거둘 수 있습니다.

온보딩 중 학습을 우선시하는 방법은 다음과 같습니다. 

• 온보딩 프로세스를 최소 3개월 동안 진행하세요. 일반적으로 채용 매니저와 HR 전문가는 한 달 미만 으로 신규 입사자 온보딩 프로세스를 진행합니다. 하지만 이렇게 하면 신규 입사자가 자신이 맡은 직무에 자신 있게 임할 만큼의 충분한 시간을 확보할 수 없습니다. 신규 입사자가 점차적으로 적응할 수 있도록 온보딩은 3개월에서 6개월 동안 진행하는 것이 이상적입니다. 연구에 따르면 온보딩 프로세스가 강력한 조직은 생산성을 70% 높이고 직원 유지율을 82% 높이는 것으로 나타났습니다. 따라서 입사 후 첫 3개월이 지난 후에도 학습 기회를 계속 찾고 제공하는 것이 좋습니다. 이를 통해 신규 입사자는 회사와 팀에 대한 이해를 높일 수 있습니다.

• 신규 입사자에게 자유로운 시간을 주세요. 연이어 교육 세션을 진행하는 대신, 새로운 팀원이 정보를 읽고 스스로 탐색할 수 있는 공간을 마련하세요. 이는 직원이 회사 프로세스에 익숙하지 않은 처음 몇 주 동안 특히 중요합니다. 신규 입사자가 제공된 모든 자료를 읽는 데 걸리는 시간을 추정하고, 휴식을 취하고 정보를 흡수할 수 있도록 추가적인 여유 시간을 추가하세요.

• 정보에 쉽게 접근할 수 있도록 하세요. 신규 입사자는 온보딩 과정에서 프로젝트 자료와 문서를 읽을 수 있는 추가 시간을 확보할 수 있으므로 정보를 쉽게 찾을 수 있어야 합니다. 팀원이 읽을 수 있도록 개별 파일을 공유하는 데는 시간이 많이 걸리고, 포괄적인 리소스 목록을 작성하는 것은 거의 불가능합니다. 바로 이럴 때 Asana와 같은 업무 관리 프로그램이 도움이 될 수 있습니다. Asana에서 프로젝트를 공유하면 팀 멤버는 관련된 모든 작업, 문서, 기여자를 확인하고 관심이 있을 수 있는 다른 관련 프로젝트를 살펴볼 수 있습니다.

긍정적인 문화를 조성합니다

조직 문화는 회사의 모든 규범, 모범 사례, 이상, 공유 가치를 포함합니다. 훌륭한 문화에 투자하는 것은 모든 사람에게 도움이 됩니다. 팀원들이 지지를 받는다고 느낄 수 있을 뿐만 아니라, 최고의 역량을 발휘할 수 있도록 격려할 수 있습니다.

훌륭한 문화는 좋은 첫인상에서 시작됩니다. 신규 입사자 온보딩 계획을 활용하여 긍정적인 업무 환경을 조성하는 방법을 소개합니다. 

• 회사의 핵심 가치를 전달하세요 . 가치는 팀의 새로운 구성원이 어떻게 대우받을 수 있는지 설명하고 직원들이 상호 존중하는 방식으로 협업할 수 있는 지침을 제공합니다. 예를 들어, Asana의 가치에는 진실되게 행동하고, 책임을 주고받고, 마음 챙김을 실천하는 것이 포함됩니다.  

• 다양성, 포용성, 소속감에 대한 기준을 설정하세요 .  모든 팀원이 소속감을 느낄 수 있어야 합니다. 예를 들어, 모든 신규 입사자가 회사의 기준과 직원 리소스 그룹에 대해 배울 수 있도록 온보딩 프로세스에 다양성, 포용성, 소속감 학습 세션을 포함할 수 있습니다. 또한, 신규 입사자가 정체성과 직장에서 겪는 문제점에 대해 솔직하게 논의할 수 있는 특별 이벤트에 대해 알리세요.  

효과적인 온보딩 프로세스를 구축하기 위한 4단계

훌륭한 온보딩 프로그램을 만드는 것은 처음에는 어려워 보일 수 있습니다. 다행히도 처음부터 다시 시작할 필요는 없습니다. 기존 회사 프로세스를 기반으로 구축하든 직원 온보딩 템플릿 을 사용하여 프로세스를 시작하든, 팀 멤버를 효과적으로 온보딩하려면 다음 네 단계를 확인하세요. 사용 방법은 다음과 같습니다. 

1. 신규 입사자가 알아야 할 사항을 결정합니다

온보딩의 핵심은 학습입니다. 즉, 신규 입사자가 맡은 역할에 대해 알아야 할 사항을 파악하여 필요한 정보와 교육을 받을 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 하드 스킬 그 이상을 생각하세요. 여기에는 회사 문화와 가치, 팀의 구성 방식, 직원들이 피드백을 주고받는 방식과 같은 세부 정보도 포함될 수 있습니다. 

핵심 정보를 두 가지로 구분하세요. 하나는 모든 신규 입사자가 알아야 할 세부 정보, 다른 하나는 신규 입사자의 역할이나 직무 설명에 해당하는 것입니다. 예를 들어, 모든 신규 입사자는 회사 문화에 대해 알아야 하지만, 엔지니어링 부서의 경우 회사 개발 스택에 대해서만 알아야 합니다. 

어디서부터 시작해야 할지 잘 모르시겠나요? 몇 가지 예시를 소개합니다. 

모든 신규 입사자를 위한 정보

• 회사 문화와 가치: 신규 입사자가 어떻게 대우받을지, 모두가 환영받는 좋은 직원 경험을 만들기 위해 조직이 무엇을 하는지 등. 

• 회사 정책 및 프로세스: 연례 검토 주기가 어떻게 진행되는지, 직원이 휴가를 요청하는 방법 등. 직원 안내서 가 있다면 이 정보를 공유하는 좋은 방법입니다.

• 팀 프로세스: 팀이 서로 소통하는 방식과 다양한 팀 미팅의 목적 등. 

• 팀 구조 및 책임, 신규 입사자가 특정 문제나 질문에 대해 누구에게 문의해야 하는지 알 수 있도록 합니다. 

특정 역할의 경우

• 직무 기술. 예를 들어, 디자이너는 회사 웹사이트의 모양과 느낌을 이해해야 할 수 있습니다. 

• 툴. 예를 들어, 계정 관리자는 CRM 도구에서 리드를 관리하는 방법을 배워야 할 수 있습니다. 

• 역할별 프로세스. 예를 들어, IT 관리자는 교체 컴퓨터를 주문하는 방법을 배워야 합니다.  

• 개인의 책임과 기대치. 예를 들어, 팀 리더의 책임과 기대치는 입문 수준의 개별 기여자의 책임과 기대치와 다릅니다. 

2. 물류 관련 요구 사항을 간략하게 설명합니다

다음으로, 신규 입사자의 시작일 또는 그 이전에 처리해야 하는 물류 작업을 결정합니다. 이는 일반적으로 귀하, 신규 입사자, HR 및 IT를 위한 작업의 조합입니다. 예를 들어, 다음이 포함될 수 있습니다. 

• 기술 설정. 예를 들어, 신규 입사자를 위해 컴퓨터를 요청하고 설정합니다. 

• 사무실 출입(예: 신규 직원 출입 배지 생성). 

• 물리적 작업 공간 설정. 이는 사무실, 책상 공간을 마련하거나 신규 입사자가 홈 오피스 장비를 구입할 수 있도록 혜택을 제공하는 것을 의미할 수 있습니다. 

• 복리후생 및 계좌 이체 설정과 같은 HR 작업. 

• 툴에 대한 액세스. 예를 들어, 신규 입사자가 온라인 툴과 팀 소프트웨어에 액세스할 수 있도록 계정을 만들어야 할 수 있습니다. 

• 필수 보안 및 개인 정보 보호 교육. 

회사에 이러한 요구 사항의 일부 또는 전부에 대한 프로세스가 이미 마련되어 있을 수 있습니다. 첫 번째 단계로, IT 및 HR 부서에 문의하여 신규 입사자에게 자동으로 처리되는 사항과 추진해야 할 사항을 확인하세요. 

3. 신규 입사자가 만나야 할 사람을 결정합니다

신규 입사자의 온보딩 프로세스 중 일부는 정기적으로 함께 일할 동료 및 교차 기능 파트너를 만나는 것입니다. 매니저는 신규 입사자가 온보딩 중에 적절한 관계를 맺을 수 있도록 도와주어 어떤 프로젝트에서 누구와 함께 일해야 하는지 명확히 알 수 있도록 할 수 있습니다. 신규 입사자가 첫 주 동안 만나야 할 모든 사람의 목록을 작성하세요. 나중에 이 정보를 사용하여 소개 미팅 일정을 잡을 수 있습니다.

신규 입사자에게 멘토를 배정하기로 선택했다면, 이제 멘토가 누구인지 지정할 때입니다. 신규 직원의 멘토는 신규 직원이 정기적으로 만나는 첫 번째 사람 중 한 명이어야 합니다. 멘토는 또한 처음 몇 주 동안 만나야 할 사람들에 대한 제안을 할 수도 있습니다.

그리고 가장 중요한 것은 신규 입사자가 동료 팀원들을 만날 수 있는 시간을 확보해야 한다는 것입니다. 여기에는 첫날의 팀 점심 식사 같은 그룹 이벤트와 각 신규 팀원과의 1:1 시간이 포함될 수 있습니다. 

4. 온보딩 타임라인 만들기

이제 모든 것을 종합하여 온보딩 타임라인을 작성할 차례입니다. 온보딩 타임라인은 신규 직원 온보딩 프로세스의 각 단계가 언제 이루어져야 하는지 제시하므로 신규 입사자가 첫날부터 따라야 할 명확한 워크플로를 가질 수 있습니다. 타임라인은 다음 질문을 해결해야 합니다. 

• 온보딩 프로세스는 언제 시작되나요? 직접 입금 및 세금 정보 수집, 장비 설정, 팀의 개인 환영 메시지 전송 등 온보딩의 물류 측면을 직원의 첫 출근일 전에 시작하는 것이 좋습니다. 

• 온보딩 프로세스의 기간은 얼마나 되나요? 신규 입사자가 알아야 할 모든 정보와 기술을 이미 제시했으므로 신규 입사자가 적응하는 데 걸리는 시간에 대해 전반적으로 파악하고 있어야 합니다. 신입 사원이 휴식을 취하고 새로운 정보를 모두 처리할 수 있도록 충분한 여유 시간을 확보해야 합니다. 또한 신규 입사자에게 온보딩 프로세스의 기간을 알리는 것이 중요합니다. 그래야 신규 입사자가 각 작업에 얼마나 많은 시간을 할애해야 하는지 알 수 있습니다. 이것은 절대적인 것이 아님을 명심하세요. 신규 입사자의 학습 속도에 따라 언제든지 온보딩 속도를 조정할 수 있습니다. 

• 주요 정보를 전달하기 위해 언제 교육 세션을 예약해야 하나요? 예를 들어, 첫 번째 주에는 회사 프로세스에 대한 개괄적인 직원 오리엔테이션 세션을, 두 번째 주와 세 번째 주에는 기술 교육을 예약할 수 있습니다. 

• 신규 입사자가 언제 특정 기술을 배우고 사용하기 시작해야 하나요? 신규 입사자가 실제로 해당 기술을 실천에 옮길 시점에 맞춰 기술 교육 세션의 시간을 맞추세요. 이렇게 하면 신규 입사자는 이해한 내용을 더욱 굳건히 하고 교육 중에 다루지 않은 질문을 할 수 있습니다. 

• 신규 입사자는 언제 누구와 만나야 하나요? 예를 들어, 첫 주에는 매일 멘토와 확인하고 두 번째 또는 세 번째 주에는 교차 기능 이해관계자를 만날 수 있습니다. 

• 신규 입사자가 첫날, 첫 주, 첫 달 등에 달성해야 하는 목표는 무엇인가요? 신입 직원이 언제까지 무엇을 달성해야 하는지에 대한 명확한 기대치를 제시해야 합니다. 예를 들어, 팀의 신규 채용 담당자는 첫 달에 동료 중 한 명과 함께 채용 프로세스를 관찰하는 것을 목표로 할 수 있습니다. 목표는 출발점이라는 점을 기억하세요. 필요에 따라 신규 입사자와 협력하여 목표를 조정할 수 있습니다. 

• 신규 입사자와 언제 만나서 피드백을 주고받을 예정인가요? 여기에는 업무 진행 상황과 개선할 점을 확인하기 위한 비공식적인 체크인 세션과 신규 입사자의 첫 달 또는 100일이 지나면 더 체계적인 피드백 세션이 포함될 수 있습니다. 

신규 입사자 체크리스트 예시

온보딩 체크리스트는 온보딩 프로세스에 신규 입사자의 성공을 위한 모든 단계가 포함되도록 하는 유용한 도구입니다. 이는 온보딩 타임라인의 한 버전이 될 수 있으며, 신규 입사자의 첫날, 첫 주, 첫 달 등을 기준으로 개별 작업이 섹션별로 그룹화됩니다. 

Asana 와 같은 업무 관리 소프트웨어 를 사용하면 온보딩 체크리스트를 실행에 옮길 수 있습니다. 예를 들어, 관련 정보와 특정 마감일에 대한 링크가 있는 작업을 생성한 다음, 이를 본인, IT 및 HR 팀 또는 신규 입사자에게 할당하여 완료할 수 있습니다. 자동화 를 사용하여 적절한 시기에 이해관계자에게 적절한 작업을 즉시 배정하여 온보딩 프로세스를 간소화할 수도 있습니다. 이렇게 하면 체크리스트가 단순한 정적인 문서가 아닌, 회원님과 신규 입사자가 함께 작업하고 완료된 리소스가 됩니다.  

신규 입사자가 더 빠르게 적응할 수 있도록 지원하세요

이러한 단계를 통해 새로운 팀원을 자신 있게 온보딩할 수 있습니다. 시간을 들여 성공적인 온보딩 프로세스를 만들면 직원들이 새로운 역할을 성공적으로 수행하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 영향력을 발휘하는 데 필요한 모든 기술, 정보, 인맥을 갖추고 업무에 착수하는 데에도 도움이 됩니다. 

무료 직원 온보딩 템플릿

Asana 온보딩을 체계적으로 구성하는 방법을 자세히 살펴보세요.

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