이해관계자 등록부 템플릿

모든 프로젝트에는 프로젝트에 이해관계가 있는 이해관계자가 있습니다. 이해관계자를 만족시키고 정보를 제공하는 것은 프로젝트 성공의 핵심이지만, 이는 말처럼 쉽지 않습니다. 바로 이럴 때 이해관계자 등록부 템플릿이 도움이 될 수 있습니다.

템플릿 만들기

INTEGRATED FEATURES

info icon상태 업데이트field-add icon사용자 지정 필드project icon프로젝트 개요brief icon프로젝트 브리프

Recommended apps

Gmail 아이콘
Gmail
Slack 로고
Slack
Dropbox
Dropbox
Miro 아이콘
Miro

공유
facebooktwitterlinkedin
[제품 UI] 스프레드시트 형식 보기를 가진 Asana에서의 이해관계자 등록부 프로젝트 (목록)

프로젝트의 성공 여부는 종합적인 계획 수립, 효과적인 커뮤니케이션, 명확한 목표와 목적, 이해관계자의 승인과 만족도 같은 다양한 요소에 달려 있습니다. 

이해관계자의 만족도는 모든 성공적인 프로젝트의 핵심이지만, 특히 빈번하게 변경되는 대규모 프로젝트에서 이해관계자의 선호도를 추적하는 것은 어려울 수 있습니다. 다행히 이해관계자 등록부 템플릿 덕분에 이전에는 복잡했던 이해관계자 관리가 쉬워졌습니다.

이해관계자 등록부란?

이해관계자 등록부는 특정 프로젝트의 모든 이해관계자, 이해관계자의 프로젝트 참여도, 관심과 영향력, 커뮤니케이션 선호도를 요약한 문서입니다. 

어떤 이해관계자의 선호도를 다른 이해관계자의 선호도와 혼동하거나 중요한 커뮤니케이션에 이해관계자를 포함하는 것을 잊으신 적이 있으신가요? 결국 프로젝트 매니저는 불가능한 일을 완수하는 사람이 아니기에 이는 생각보다 쉽게 일어날 수 있는 상황입니다. 이해관계자의 정보를 추적하기 위해 간소화된 프로세스를 갖추는 것은 효과적인 이해관계자 관리의 일부분일 뿐입니다.

바로 이럴 때 이해관계자 등록부가 도움이 될 수 있습니다. 이해관계자 등록부는 쉽게 접근할 수 있는 한 곳에 모든 이해관계자의 정보를 보관하는 유용한 프로젝트 관리 툴입니다. 이해관계자 등록부를 사용하면 어떤 이해관계자가 프로젝트에 관여하는지와 이들이 프로젝트 결과에 미치는 영향력을 추적하는 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 프로젝트가 진행되는 동안 이해관계자의 정보가 변경되는 경우, 등록부를 신속하게 업데이트하여 변경 사항을 반영할 수 있어 정보가 누락될 일이 없습니다.

이해관계자 등록부 템플릿이란?

이해관계자 등록부 템플릿은 각 프로젝트를 수행할 때마다 신속하게 복제하여 새로운 이해관계자 등록부를 작성할 수 있는 재사용 가능한 리소스입니다. 이해관계자 등록부 템플릿은 모든 프로젝트에 대한 기본적인 개요를 생성하므로 이해관계자 분석을 수행한 후 각 이해관계자의 선호도와 프로젝트에 대한 영향력을 쉽게 추적할 수 있습니다.

디지털 이해관계자 등록부 템플릿의 이점

프로젝트 매니저는 특히 대규모 이니셔티브를 관리하거나 다양한 프로젝트를 동시에 수행하는 경우 프로젝트의 모든 이해관계자를 추적하기가 어려울 수 있습니다. 그러나 이해관계자의 동의를 얻는 것과 만족도는 프로젝트의 성공을 위해 중요합니다. 프로젝트를 시작하는 시점에서 올바른 정보를 적합한 사람에게 전달하는 것은 경영진으로부터 승인을 받는 데 도움이 됩니다. 또한 여러분과 이해관계자가 프로젝트 타임라인, 목표, 결과물에 대해 보조를 맞출 수 있어 범위 변동을 방지할 수 있습니다.

이해관계자 등록부 템플릿은 모든 이해관계자의 정보를 한 곳에 모은 단일 정보 소스 역할을 함으로써 이러한 프로세스를 간소화하고 이해관계자의 참여도를 효율화합니다. 이해관계자 등록부 템플릿을 사용하면 각 프로젝트의 이해관계자를 다양한 수준이나 카테고리로 정렬하고 그들과 정보를 가장 잘 공유할 방법을 추적하여 중요한 승인을 확보하고 유지할 수 있습니다.

또한 프로젝트 관리 툴에서 디지털 이해관계자 등록부 템플릿을 생성하면 이해관계자 정보에 대한 기본적인 템플릿으로 사용할 수 있으므로 일을 위한 일을 줄여 각 프로젝트를 시작할 때 신속하게 업무에 착수할 수 있습니다.

디지털 이해관계자 등록부 템플릿의 다른 이점은 다음과 같습니다. 

  • 이해관계자의 모든 정보에 대한 단일 정보 소스로 사용할 수 있습니다

  • 모든 팀원이 쉽게 액세스할 수 있는 곳에서 이해관계자의 세부 정보를 추적할 수 있습니다

  • 팀원에게 정보를 제공하고 이해관계자의 선호도를 공유할 수 있습니다

  • 이해관계자의 참여도를 높이고 관계를 강화할 수 있습니다 

  • 팀이 이해관계자 개개인의 선호도를 파악할 수 있어 효과적인 커뮤니케이션을 강화하고 승인을 촉진할 수 있습니다

  • 이해관계자로부터 신뢰를 쌓고 커뮤니케이션을 구축할 수 있습니다 

  • 팀에서 의사 결정력이 있는 팀원과 그렇지 않은 팀원을 신속하게 파악하여 올바른 이해관계자를 대상으로 신속하게 합의에 도달할 수 있습니다 

  • 팀이 이해관계자의 요구 사항을 파악하고 이해관계자에게 가장 유용한 방식으로 커뮤니케이션하는 방법을 결정할 수 있습니다 

이해관계자 등록부는 사후에 수동적으로 대처하는 툴이 아니라 사전에 능동적으로 대처할 수 있는 툴으로, 프로젝트에 참여하는 사람이 누구인지 추적하는 데 도움이 된다는 점을 기억하세요. 이해관계자 등록부는 초기 프로젝트 계획 수립 프로세스의 일부이며, 초반에 이해관계자의 범위를 정하고 이해관계자와 조율할 수 있어 프로젝트 규모가 커지거나 계획에서 벗어나는 것을 방지할 수 있습니다.

이해관계자 등록부 템플릿에 포함해야 할 사항 

이해관계자 등록부 템플릿은 향후 모든 프로젝트의 청사진 역할을 하게 되므로 다양한 이니셔티브에 걸쳐 공통되는 모든 정보를 포함해야 합니다. 이러한 정보에는 이해관계자가 프로젝트에 미치는 영향력의 수준과 커뮤니케이션 선호도와 같이 각 이해관계자에 대해 추적하고자 하는 정보가 포함됩니다. 이렇게 하면 주요 정보를 잊어버릴까 봐 염려하지 않아도 됩니다.

이해관계자 등록부 템플릿에는 각 이해관계자에 대해 다음과 같은 정보가 포함되어야 합니다.

  • 이름

  • 역할 또는 직책

  • 카테고리 (내부 또는 외부, 주요 또는 보조)

  • 프로젝트에 대한 영향력 수준 (낮음, 중간, 높음)

  • 프로젝트에 대한 관심 수준 (낮음, 중간, 높음)

  • 특별한 요구 사항 또는 바라는 점

  • 주요 커뮤니케이션 형태

  • 업데이트 소식을 받길 선호하는 정보 유형 

  • 업데이트 소식을 받길 선호하는 빈도

  • 연락처 정보

  • 기타 참고 사항 

또한 이해관계자 등록부 템플릿에는 프로젝트 이름과 설명, 프로젝트 유형, 예상 시작일과 종료일 등 프로젝트의 기본 정보에 대한 섹션이 포함되어야 합니다. 각 프로젝트를 시작할 때 이러한 정보와 이해관계자별 참고 사항을 기록할 수 있습니다. 

포함된 기능

  • 프로젝트 상태 업데이트: 더 이상 프로젝트 상태가 어떤지 여러 툴에서 정보를 찾아보거나 이메일로 대신할 수 있는 불필요한 미팅에 참석할 필요가 없습니다. Asana의 프로젝트 상태 업데이트 기능은 간편하게 사용할 수 있을 뿐만 아니라 팀의 업무에 직접 연결되어 있습니다. 따라서 팀원은 프로젝트 계획, 커뮤니케이션 계획, 프로젝트 목표, 마일스톤, 결과물 등의 추가적인 프로젝트 정보를 쉽게 얻을 수 있습니다. 결과적으로, 프로젝트 상태 보고서 기능을 통해 수작업을 줄이고, 정보를 한 곳에 보관하고, 모두가 새로운 소식에 대한 알림을 받을 수 있습니다.

  • 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

  • 프로젝트 개요: 프로젝트 개요는 프로젝트의 중요한 모든 배경 정보를 한번에 파악할 수 있는 곳입니다. 이를 통해 팀은 프로젝트의 내용, 목표, 방식을 한눈에 개략적으로 확인할 수 있습니다. 프로젝트 설명을 추가하여 Asana에서 함께 업무를 수행할 방식을 정하세요. 그런 다음 미팅 세부 정보, 커뮤니케이션 채널, 프로젝트 브리프와 같은 중요한 리소스와 배경 정보를 한 곳에서 공유하세요.

  • 프로젝트 브리프: 프로젝트 브리프는 프로젝트 팀 전체에 중요한 세부 정보와 일정을 전달하는 수단입니다. 프로젝트 브리프를 Asana와 같이 한곳에 집중된 단일 정보 소스에 두어 팀이 쉽게 액세스할 수 있도록 하세요.

추천 앱

  • Gmail: Asana for Gmail 연동을 사용하면 Gmail 받은편지함에서 바로 Asana 작업을 생성할 수 있습니다. Gmail에서 생성하는 모든 작업에는 이메일 내용이 자동으로 포함되므로 정보가 누락되지 않습니다. 이메일을 작성하는 중에 Asana 작업을 참조해야 할 경우, Asana를 여는 대신 Asana for Gmail의 부가기능을 사용해 보세요. Gmail 받은편지함에서 바로 해당 작업을 간편하게 검색할 수 있습니다.

  • Slack: Slack에 있는 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

  • Dropbox: Asana 작업 창에 내장되어 있는 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

  • Miro: Miro와 Asana를 연동하여 워크플로를 간소화하고 한 곳에서 모든 프로젝트의 전체적인 상태를 파악하세요. Miro 보드를 Asana 프로젝트 브리프에 삽입하여 팀원이 Asana 내에서 바로 소통하고, 보드를 보고, 댓글을 달고, 편집할 수 있습니다. 기존 또는 새로운 Miro 보드를 Asana 작업에 첨부하면 작업의 협업 참여자가 자동으로 초대되어 보드를 보고, 댓글을 달고, 편집할 수 있습니다.

FAQ

누가 이해관계자 등록부 템플릿을 생성해야 하나요?

일반적으로 프로젝트 정리, 업무 조율, 프로젝트 진행 상태 추적을 담당하는 프로젝트 매니저가 이해관계자 등록부 템플릿을 생성합니다. 특정 프로젝트의 템플릿을 복제한 뒤 프로젝트 매니저가 이해관계자를 파악하여 정보를 입력할 수 있습니다. 

이해관계자 등록부 템플릿에 포함해야 할 내용은 무엇인가요?

이해관계자 등록부 템플릿은 이해관계자가 참여하는 향후 모든 프로젝트의 청사진 역할을 하므로 모든 프로젝트에 걸쳐 공통적으로 복제될 수 있는 기본 섹션을 포함하는 것이 좋습니다. 여기에는 각 이해관계자의 이름, 커뮤니케이션 선호도, 영향력 수준과 관심도, 연락처 정보가 포함될 수 있습니다. 이해관계자 참여 계획 수립에 관한 기사에서 이해관계자의 관심도를 파악하고 이해관계자 커뮤니케이션 계획을 수립하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

프로젝트 이해관계자를 언제 그리고 어떻게 파악해야 하나요?

이해관계자는 프로젝트마다 다를 수 있습니다. 프로젝트 이해관계자는 업무를 수행하는 사람이 될 수 있을 뿐만 아니라 업무 수행의 대상이 되는 사람이 될 수도 있습니다. 프로젝트 이해관계자는 내부 또는 외부 이해관계자일 수 있으며, 일반 직원에서 고위 경영진에 이르기까지 다양합니다. 그러나 요점은 프로젝트에 영향을 미치는 사람이나 영향을 받는 사람이 프로젝트의 이해관계자일 수 있다는 것입니다. 이해관계자를 파악할 가장 좋은 시점은 프로젝트가 완전히 시작되기 전이며, 일반적으로 이해관계자 분석을 수행하는 동안입니다. 이러한 프로세스를 통해 올바른 이해관계자를 초기에 파악하고 이해관계자의 동기와 관심도를 명확히 할 수 있어 올바른 정보를 갖춘 상태에서 프로젝트를 시작할 수 있습니다.

이해관계자 등록부 템플릿은 어떻게 사용하나요?

이해관계자 등록부 템플릿은 쉽게 사용할 수 있습니다. 새로운 프로젝트를 시작할 때마다 이해관계자 등록부 템플릿을 복제하고 새 프로젝트의 이해관계자 정보를 입력하기만 하면 됩니다. 또한 프로젝트의 목적, 제안된 시작일과 종료일 같은 프로젝트 정보를 포함하여 모든 사람과 공유할 수 있습니다. 프로젝트가 진행되면 이해관계자의 피드백과 행동을 기반으로 이해관계자의 정보를 업데이트할 수 있습니다.

이해관계자 등록부 템플릿은 어떤 유형의 프로젝트에 사용해야 하나요?

답은 간단합니다. 이해관계자 등록부 템플릿은 이해관계자와 관련된 모든 프로젝트에서 사용할 수 있습니다. 고객을 위해 웹사이트를 다시 디자인하든 회사의 내부 시장 진출 전략을 구축하든 프로젝트 목표와 결과물과 같은 사항에 대해 이해관계자와 조율하는 것이 중요합니다. 이러한 조율을 통해 범위 변동을 방지하고 모든 사람이 프로젝트의 성공에 대해 동일하게 이해할 수 있습니다. 이해관계자 등록부 템플릿을 사용하면 이해관계자에 대한 모든 정보를 한 곳에 보관하여 이해관계자와 보조를 맞출 수 있으므로 올바른 방식으로 적합한 사람과 커뮤니케이션할 수 있습니다. 

Asana로 템플릿 생성하기

지금 Asana Premium 무료 체험을 신청하여 Asana에서 맞춤 설정할 수 있는 템플릿을 생성하는 방법을 알아보세요.

시작하기