이해관계자 참여 계획을 작성하는 5단계(템플릿 포함)

이해관계자는 재무적 또는 전략적 이유로 프로젝트에 참여하는 경우가 많습니다. 이해관계자의 동기에 따라 프로젝트에 대한 관심과 영향력의 수준이 달라집니다. 따라서 가장 큰 영향을 미치는 이해관계자를 우선시하기 위해 이해관계자의 니즈에 따라 커뮤니케이션 스타일을 조정하는 방법을 아는 것이 중요합니다.

이해관계자 참여 계획 템플릿은 이해관계자가 누구인지, 그들의 영향력과 관심 수준, 커뮤니케이션 전략을 개략적으로 설명하는 데 도움이 됩니다. 팀은 이 템플릿을 사용하여 이해관계자의 요구를 충족하고 커뮤니케이션 장벽으로 인해 프로젝트 워크플로에 지장을 주는 것을 방지할 수 있습니다. 이해관계자 참여 계획이 고객, 투자자, 경영진과의 관계를 관리하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보세요.

이해관계자 참여 계획이란?

이해관계자 참여 계획(SEP)은 프로젝트 이해관계자가 얼마나 참여하고 영향력을 행사하는지 기록합니다. 또한 각 이해관계자에게 연락할 시점, 사용할 플랫폼, 전달할 정보의 양 등 이해관계자 커뮤니케이션 계획의 개요를 설명합니다.

이해관계자는 팀 내부의 개인이거나 업무의 영향을 받는 외부 당사자일 수 있습니다.

• 내부 이해관계자에는 프로젝트 매니저, 운영팀, 부서장, 보드 구성원이 포함될 수 있습니다.

• 외부 이해관계자에는 고객, 투자자, 공급업체, 회사 파트너 또는 주주가 포함될 수 있습니다.

이해관계자와의 커뮤니케이션은 프로젝트 시작 단계에서 바로 시작되므로, 프로젝트 계획 단계에서 참여 계획 을 수립하게 됩니다. 프로젝트에 대한 아이디어를 얻었다면, 이해관계자가 누구인지, 그들이 얼마나 참여해야 하는지(또는 원하는지) 파악하세요. 프로젝트가 진행됨에 따라 필요에 맞게 SEP를 조정할 수 있습니다.

이해관계자 참여 계획 사용 방법

이해관계자 참여 계획은 팀이 일부 이해관계자의 의견을 경청하는 한편 다른 이해관계자의 의견은 무시하도록 유도해서는 안 됩니다. 프로젝트 계획 수립 프로세스를 안내하고 가장 원하는 사람들과 소통할 수 있도록 도와주는 것이어야 합니다. 

일부 이해관계자의 경우, 동의와 교육이 핵심입니다. 다른 사람들은 자신의 시간에 수동적으로 자료에 액세스하는 것을 선호합니다. SEP를 만들 때 이해관계자를 범주별로 구분하여 영향력과 관심도에 따라 가장 유익한 방식으로 소통할 수 있도록 하세요. 

SEP의 이점 중 하나는 협업 방식입니다. SEP를 업무 관리 소프트웨어에 통합하면 팀은 필요에 따라 문서를 업데이트하고 다른 섹션에 소유권을 할당할 수 있습니다. 또한 프로젝트와 사람들 사이에 계획을 자유롭게 공유할 수 있습니다.

이해관계자 참여 계획에 포함해야 할 사항

이해관계자 참여 계획은 팀과 이해관계자의 우선순위에 따라 달라집니다.

SEP의 주요 구성 요소는 다음과 같습니다.

• 이해관계자 이름: 이해관계자가 누구인지 파악합니다.

• 관심 수준: 이해관계자가 프로젝트에 얼마나 관심을 갖는지 또는 참여하는지에 따라 레이블을 지정합니다. 아래에서 이해관계자 참여의 5가지 수준을 확인하세요.

• 영향 수준: 이해관계자가 프로젝트에 미치는 영향의 정도에 따라 매우 높음부터 매우 낮음까지 등급을 매깁니다. 

• 커뮤니케이션 빈도: 이 이해관계자와 커뮤니케이션하는 빈도를 파악합니다.

• 커뮤니케이션 채널 접근 방식: 이 이해관계자와 소통하는 데 사용할 커뮤니케이션 도구를 식별합니다.

• 정보 유형: 커뮤니케이션 시 해당 이해관계자에게 전달할 정보의 유형을 식별합니다.

이해관계자 참여 계획 수립의 목표는 이해관계자의 목표 또는 동기와 함께 사용할 커뮤니케이션 방법을 식별하는 것입니다.

SEP를 작성하는 5단계

이해관계자가 인정할 수 있는 방식으로 협력하는 데 도움이 되는 이해관계자 참여 계획을 수립하려면 먼저 이해관계자의 요구 사항이 무엇이며 이것이 프로젝트에 어떤 영향을 미치는지 이해해야 합니다. 아래 단계를 사용하여 시작하세요.

1. 이해관계자를 파악합니다

일부 이해관계자는 처음부터 프로젝트에 더 참여할 것입니다. 이러한 수준의 참여는 종종 그들의 동기에서 비롯됩니다.

예를 들어, 프로젝트를 감독하는 내부 임원은 자신의 업무가 프로젝트에 달려 있기 때문에 더 많은 참여를 보일 수 있습니다. 반면, 재정적 이해관계가 적은 외부 파트너는 참여도가 낮을 수 있으며 진행 상황에 대한 모든 세부 정보를 원하지 않을 수 있습니다. 

이해관계자 참여의 5가지 수준

• 선도: 선도하는 이해관계자는 프로젝트의 영향을 인지하고 적극적으로 참여합니다.

• 지지: 지지하는 이해관계자는 프로젝트의 영향을 인지하고 프로젝트를 지원합니다.

• 중립: 중립적인 이해관계자는 프로젝트의 영향을 인지하지만 프로젝트를 저항하거나 지지하지 않습니다.

• 저항: 저항하는 이해관계자는 프로젝트의 영향을 인지하지만 변화에 저항합니다.

• 무지: 무지한 이해관계자는 프로젝트나 그 영향에 대해 알지 못합니다.

이해관계자의 참여 수준을 파악하면 프로젝트에 미치는 영향의 수준을 파악할 수 있습니다. Project Management Institute는 영향력을 이해관계자가 프로젝트에 대해 갖는 권한의 정도라고 정의합니다. 이해관계자의 영향력이 높을 때, 그들은 주요 프로젝트 결정을 통제하고 다른 사람들이 조치를 취하도록 할 수 있습니다.

이해관계자의 영향력 규모

• 매우 높음: 영향력이 매우 높은 이해관계자는 주요 프로젝트 의사 결정에 상당한 통제력을 갖습니다.

• 높음: 영향력이 높은 이해관계자는 다른 사람들이 조치를 취하도록 할 수 있습니다.

• 중간: 중간 수준의 영향력을 가진 이해관계자는 종종 의사 결정 과정에 참여합니다.

• 낮음: 영향력이 낮은 이해관계자는 의사 결정에 대해 의견을 제시하고 우려를 표명할 수 있지만, 항상 그들의 아이디어를 고려하지는 않을 수 있습니다. 

• 매우 낮음: 영향력이 매우 낮은 이해관계자는 원하는 경우 프로젝트에 참여할 수 있지만 의사 결정에 대한 통제 권한은 없습니다.

2. 영향력/관심 그리드에 이해관계자를 매핑합니다

이제 이해관계자의 영향력과 관심 수준을 파악했으므로 각 이해관계자를 영향력/관심 그리드에 매핑합니다. 이것은 이해관계자와 공유하고 싶은 것은 아니지만, 각 개인의 커뮤니케이션 스타일과 주기를 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

4개의 주요 이해관계자 그룹은 다음과 같습니다.

• 높은 관심과 높은 영향력. 이들은 '선도' 또는 '지원' 카테고리의 이해관계자입니다. 이들은 핵심 인물이자 이해관계자 목록에서 가장 중요한 사람들입니다. 이러한 이해관계자와 정기적으로 확인하고 프로젝트에 대해 철저히 교육해야 합니다. 이들은 보드에 가장 중요한 이해관계자입니다.

• 높은 관심과 낮은 영향력. 이러한 이해관계자는 '선도' 또는 '지원' 카테고리에서 찾을 수 있습니다. 이들은 영향력은 크지 않지만, 모든 주요 커뮤니케이션에 대한 최신 정보를 계속 제공하고 상황에 따라 다른 방식으로 참여하도록 격려해야 합니다. 프로젝트 관리 툴 을 사용하면 추가 작업량 없이도 이해관계가 높은 이해관계자에게 최신 정보를 제공할 수 있습니다.

• 높은 영향력과 낮은 관심. 이러한 이해관계자는 '중립' 또는 '저항' 범주에 속할 수 있으며, 교육은 보드에 유지하는 데 매우 중요합니다. 프로젝트 변경에 놀라게 되면 더 저항할 수 있으므로, 필요할 때 정보에 액세스할 수 있도록 하고 프로젝트 워크플로에 영향을 미칠 수 있는 모든 작업에 대해 알려주세요.

• 낮은 영향력과 낮은 관심. 이들은 '무관심' 카테고리의 이해관계자입니다. 이들에게 자주 연락할 필요는 없지만, 프로젝트 관리 툴을 사용하여 월별 업데이트를 보내야 합니다. 이렇게 하면 주요 프로젝트 세부 정보를 제공할 수 있으며, 이해관계자는 더 많은 참여 기회를 가질 수 있다는 것을 알게 됩니다.

3. 커뮤니케이션 계획 수립

이해관계자 매핑은 이해관계자의 영향력과 관심도에 따라 이해관계자와 소통하는 방법에 대한 지침을 제공합니다. 이러한 그리드 지점을 사용하여 다음 단계는 사용자 지정 커뮤니케이션 계획을 수립하는 것입니다. 

커뮤니케이션 계획은 이해관계자에게 교육하고 업데이트하는 방법을 알려주기 때문에 매우 중요합니다. 어떤 사분면에 속하든 이해관계자가 관련 프로젝트 정보에 접근할 수 있는 방법을 마련하세요. 이를 위한 가장 좋은 방법은 프로젝트 관리 툴과 같이 모든 프로젝트 정보를 한 곳에 보관하는 것입니다. 프로젝트 상태에 대한 실시간 인사이트가 필요하거나 전반적인 프로젝트 타임라인을 개략적으로 파악하고자 하는 이해관계자는 이 툴을 사용하여 정보를 얻으실 수 있습니다. 

커뮤니케이션 계획을 세우기 위한 2가지 단계는 다음과 같습니다. 

1. 다양한 커뮤니케이션 채널을 파악합니다. 팀이 정기적으로 사용하는 커뮤니케이션 채널은 무엇인가요? 각 커뮤니케이션 채널의 용도는 무엇인가요? 

2. 각 이해관계자 사분면에 어떤 유형의 커뮤니케이션이 필요한지 파악하세요. 커뮤니케이션은 모든 상황에 통하는 만능의 방법이 아닙니다. 프로젝트의 라이프사이클이 진행되는 동안 이해관계자와 소통하고 교육할 방법을 파악하세요. 

예를 들어, 프로젝트에 많은 관심을 갖고 영향력을 행사하는 이해관계자는 매주 커뮤니케이션을 원할 수 있습니다. 업무 관리 툴 을 통해 프로젝트 상태 업데이트 를 공유하여 이를 제공할 수 있습니다.

커뮤니케이션 계획을 세웠다면 이를 프로젝트 팀과 공유하세요. 커뮤니케이션 계획을 변경하는 경우, 이를 업데이트하고 변경 사항을 전달해야 합니다. 이렇게 하면 팀원들이 항상 최신 정보에 액세스할 수 있습니다.

4. 피드백을 사용하여 필요에 따라 계획을 수정합니다

이해관계자는 프로젝트 전반에 걸쳐 행동을 변경하는 경우가 많으므로, 이해관계/영향력 그리드에 매핑한 지점이 고정된 것이 아님을 기억하세요. 

관��한 행동 변화에 따라 계획을 수정할 수 있을 뿐만 아니라 이해관계자와 계획을 공유하고 피드백을 요청할 수 있습니다. 이해관계자로부터 피드백을 받는 가장 좋은 방법은 요청하는 내용을 명확히 하는 것입니다. 

예를 들어, 이해관계자에게 커뮤니케이션 계획을 제공하고 "이 커뮤니케이션 계획이 효과가 있나요? 변경하고 싶은 부분이 있나요?"라고 질문하세요.

피드백을 받는 다른 팁:

• 서면 피드백을 요청하거나 참여 과정에 대한 자세한 질문이 포함된 공식 설문조사를 제공하세요

• 내부 팀에 참여 계획에 대한 의견을 물어보세요

• 참여 계획에 대한 변경 사항을 이해관계자 및 팀원과 공유합니다

• 이해관계자에게 더 쉽고 편리한 경우 화상 통화로 피드백을 요청하세요 

이해관계자 참여 계획 템플릿

다음은 이해관계자를 나열하고, 이해관계자의 관심과 영향력 수준을 평가하고, 커뮤니케이션 계획을 요약하는 영역을 포함하는 이해관계자 참여 템플릿의 작성된 예입니다.

아래에서 무료 SEP 템플릿을 다운로드하여 다음 프로젝트를 위한 잘 계획된 참여 전략을 수립하세요.

이해관계자 참여 계획의 이점은 무엇인가요?

강력한 이해관계자 참여 계획은 팀이 이해관계자에게 정보를 제공하고 교육하는 데 도움이 됩니다. 이 외에도 이해관계자 참여 계획의 이점은 다음과 같습니다.

• 기대치 관리: 이해관계자가 프로젝트의 진행 방향과 각 프로젝트 단계에서 기대할 수 있는 사항을 파악할 수 있도록 합니다.

• 프로젝트 리스크 감소: 이해관계자가 프로젝트의 성공을 위태롭게 하는 큰 변화를 일으키지 않도록 합니다.

• 신뢰 구축: 팀원과 이해관계자 간의 관계를 강화합니다.

• 의사 결정 개선: 이해관계자의 요구 사항과 다음 단계를 결정하려는 의도를 더 쉽게 예측할 수 있습니다.

• 시너지 효과 촉진: 팀이 소통할 때 더 효과적으로 협업하고 창조할 수 있습니다. 

Asana로 이해관계자 계획 간소화

이해관계자의 참여는 모든 프로젝트의 성공에 매우 중요합니다. 각 이해관계자의 요구와 욕구에 맞게 커뮤니케이션을 조정하면 그 결과는 매우 가치 있을 것입니다. 

Asana는 참여 전략을 수립하고, 계획을 다른 사람과 공유하고, 프로젝트와 함께 실행할 수 있는 다재다능함을 제공합니다. 마케팅 캠페인부터 프로젝트, 고객 관계에 이르기까지 모든 이니셔티브를 한 곳에서 계획하세요.