협업을 활성화하는 필수 커뮤니케이션 툴 4가지

효과적인 커뮤니케이션은 모든 비즈니스에서 가장 중요한 부분 중 하나입니다. 손쉬운 커뮤니케이션을 가능하게 하면 협업을 활성화하고 팀원들이 중요한 업무에 집중할 수 있습니다. 하지만 시중에는 다양한 커뮤니케이션 툴이 있으며, 각 툴은 조금씩 다른 기능을 제공합니다. 

너무 많은 도구를 사용하는 것은 좋지 않습니다. 연구에 따르면 지식 근로자는 하루에 평균 10개의 툴을 최대 25번까지 전환하는 것으로 나타났습니다. 앱을 전환하면 생산성이 저하되고 효율성이 떨어집니다. 실제로 근로자의 4분의 1 이상(27%)이 앱을 전환할 때 작업과 메시지를 놓친다고 답했으며, 26%는 앱 과부하로 인해 효율이 떨어졌다고 답했습니다. 

따라서 중요한 업무를 방해하지 않으면서 커뮤니케이션을 강화할 수 있는 효과적인 비즈니스 툴이 필요합니다. 이 기사에서는 효과적인 커뮤니케이션 툴을 만드는 요소를 살펴보고, 팀에서 효과적인 협업을 가능하게 하는 네 가지 커뮤니케이션 툴을 살펴보겠습니다. 

팀 커뮤니케이션 툴이란 무엇인가요? 

커뮤니케이션 툴은 팀원들이 서로 소통할 수 있도록 만들어졌습니다. 여기에는 팀과 소통하기 위한 내부 커뮤니케이션 툴과 공급업체, 고객, 대행사와 소통하기 위한 외부 커뮤니케이션 툴이 포함됩니다. 둘 다 직장에서 효과적으로 커뮤니케이션하기 위한 중요한 도구입니다. 

모든 커뮤니케이션 툴은 두 가지 스타일로 나뉩니다. 

• 동기식 커뮤니케이션: 대면 대화, 인스턴트 메시지, 기타 실시간으로 이루어지는 커뮤니케이션.

• 이메일, 프로젝트 보고서, 녹음 메시지 등 비동기식 커뮤니케이션 즉, 즉각적인 응답이 필요 없는 모든 유형의 커뮤니케이션. 

모든 툴이 커뮤니케이션 툴은 아닙니다

협업을 개선하기 위해 설계된 다양한 비즈니스 툴이 있지만, 그렇다고 해서 효과적인 팀 커뮤니케이션에 최적화된 것은 아닙니다. 오늘날 팀은 Adobe Creative Cloud, Google Docs, Salesforce 와 같은 비즈니스 툴을 커뮤니케이션 툴로 사용하고 있습니다. 

문제는 이러한 툴이 커뮤니케이션을 위해 만들어지지 않았다는 것입니다. 이러한 전문 시스템은 영향력 있는 업무를 수행하는 놀라운 방법이지만, 팀이 정보를 명확하게 전달하는 데 도움이 되도록 설계되지 않았습니다. 

커뮤니케이션 툴을 효과적으로 만드는 요소

팀에서 효과적인 커뮤니케이션을 실현하려면 다음과 같은 유연한 툴이나 간소화된 툴 세트가 필요합니다.

팀 전체가 쉽게 도입할 수 있는 기능

우리 중 누구도 고립된 공간에서 일하지 않습니다. 커뮤니케이션 툴이 효과를 발휘하려면 접근 가능하고 중앙 집중화되어야 합니다. 이 툴은 팀의 모든 구성원이 사용하거나 가능한 한 모든 구성원과 가까운 사람이 사용해야 합니다. 

모든 사람이 효과적으로 사용하는 방법을 배울 수 있도록 사용자 가이드, 설정, 고객 지원 옵션이 좋은 툴을 찾으세요. 자신에게 맞는 툴을 선택하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 팀의 모든 구성원이 사용할 수 있는 툴을 찾아야 합니다.

중앙 집중식 정보 공유

일원화된 정보 소스가 있으면 팀은 어디로 가야 하는지 정확히 파악하고 누가 언제까지 무엇을 하는지에 대한 명확한 인사이트를 가질 수 있습니다. 협업과 팀워크는 효과적인 팀의 토대이지만, 이러한 대인 관계는 효과적인 커뮤니케이션에서 시작되고 이에 달려 있습니다. 아래에서 커뮤니케이션 툴과의 연동의 중요성에 대해 이야기하겠지만, 지금은 이 툴이 팀이 상호 작용하는 방식의 초석 중 하나여야 한다고 말하는 것으로 충분합니다. 

다른 비즈니스 툴과 내장된 연동

커뮤니케이션 툴은 팀 커뮤니케이션의 토대이지만, 팀의 업무에 도움이 되는 다양한 툴이 있습니다. 파일 공유 도구이든 팀의 업무에 특화된 도구이든, 팀의 툴박스에는 이미 여러 가지 도구가 있을 것입니다. 

문제는 앱 전환이 생산성을 저하시키고, 중복 작업을 증가시키며, 정보가 손실될 가능성이 높아진다는 것입니다. 이를 방지하려면 자주 사용하는 비즈니스 툴과 연동되는 커뮤니케이션 툴을 찾아야 합니다. 이렇게 하면 다른 전문적인 툴의 이점을 누리면서도 항상 동일한 곳에서 업무에 대해 소통할 수 있습니다. 

유연하고 확장 가능한 워크플로

최고의 커뮤니케이션 툴은 대기업뿐만 아니라 소규모 비즈니스에도 효과적입니다. 선택한 툴이 확장성이 우수하고 팀의 모든 워크플로에 유연하게 대응할 수 있는지 확인하세요. 

여기에는 웹 앱, 데스크톱 애플리케이션, 모바일 앱을 비롯한 툴 자체를 사용하는 다양한 방법이 포함됩니다. 모바일 옵션을 갖는 것은 팀원들이 원하는 때에 원하는 곳에서 툴을 사용할 수 있도록 하는 데 매우 중요합니다.

신뢰할 수 있는 보안

마지막으로, 보안을 검토하지 않은 커뮤니케이션 툴은 완료된 것이 아닙니다. 도구의 보안 관행을 검토하여 신뢰할 수 있는 옵션인지 확인하세요. 확장성도 그 중 하나입니다. 선택한 툴이 팀이 확장됨에 따라 권한과 사용자를 제어할 수 있는 방법을 제공하는지 확인하세요. 

최고의 커뮤니케이션 툴 4가지

커뮤니케이션 툴에는 모든 상황에 통하는 단 하나의 접근 방식이 없습니다. 동기식, 비동기식, 외부 커뮤니케이션 방식을 제공하는 툴을 찾는 것이 이상적입니다. 동기식 툴을 사용하면 이해관계자와 실시간으로 소통할 수 있습니다. 비동기식 툴은 팀원들이 흐름 상태를 유지하면서 액세스할 수 있는 중앙 집중식 정보 시스템입니다. 외부 도구를 사용하면 고객, 파트너, 계약자, 대행사 등과 커뮤니케이션할 수 있습니다.

인스턴트 메시지 보내기: Slack 또는 Microsoft Teams

동기식 또는 실시간 커뮤니케이션은 팀과 실시간으로 인터페이스하는 유용한 방법입니다. 이러한 채팅 도구는 한 명의 팀원과 소통하거나 그룹 채팅에서 업데이트를 공유하는 효과적인 방법입니다. 

인스턴트 메시징 커뮤니케이션 툴은 특히 분산 또는 원격 팀에서 일할 때 연결 상태를 유지할 수 있는 유용한 방법입니다. 그러나 이러한 툴은 대규모 문제 해결에는 그다지 효과적이지 않습니다. 대신 아래에 나열된 것과 같은 다른 동기식 또는 비동기식 커뮤니케이션 툴을 살펴보세요.

대면 소통: Zoom, Google Meet 또는 Skype

팀이 주로 대면으로 일하더라도 화상 회의 툴에 투자해야 합니다. 이러한 도구는 일반적으로 전화 통화보다 더 효과적이며, 팀이 같은 공간에 있지 않을 때 협업할 수 있습니다. 대부분의 가상 팀의 경우, 화상 회의는 브레인스토밍할 뿐만 아니라 관계를 구축하고, 팀 빌딩 이벤트를 개최하고, 팀원들과 소통할 수 있는 좋은 방법입니다. 

업무에 대한 커뮤니케이션: Asana

동기식 커뮤니케이션의 반대는 비동기식 커뮤니케이션 입니다. 즉, 실시간으로 응답할 필요가 없는 메시지입니다. 비동기식 커뮤니케이션은 흐름을 방해하지 않고 생산성을 높여주기 때문에 커뮤니케이션 툴킷에서 매우 중요한 부분을 차지합니다. 

Asana 와 같은 업무 관리 툴을 사용하면 팀이 업무가 수행되는 곳에서 업무에 대해 쉽게 소통할 수 있습니다. 커뮤니케이션은 항상 팀 업무의 더 넓은 맥락과 연결되어 있으므로 팀원은 필요한 모든 정보를 쉽게 얻을 수 있습니다. 또한 이러한 유형의 커뮤니케이션 툴을 사용하면 팀원이 알림을 제어하고 흐름을 유지할 수 있습니다. 

팀이 어떤 프로젝트 관리 툴을 선택하든 팀의 모든 정보를 위한 하나의 공유 작업 공간을 확보해야 합니다. 칸반 보드, 간트 차트, 캘린더, 스프레드시트 스타일의 목록 보기 등 다양한 보기에서 업무를 볼 수 있는 툴을 찾아보세요. 

외부 커뮤니케이션 관리: Gmail 또는 Outlook

이메일은 비동기식 커뮤니케이션, 특히 외부 커뮤니케이션에 있어 필수적인 도구입니다. 커뮤니케이션하는 공급업체, 계약업체, 대행사 및 고객은 팀의 내부 커뮤니케이션 툴에 액세스할 수 없으므로 이메일과 같은 툴은 효과적인 외부 커뮤니케이션에 매우 중요합니다.

커뮤니케이션 기술 스택과 협업 툴을 연동하는 방법

비즈니스 커뮤니케이션 문제의 해결책은 더 많은 도구가 아닙니다. 최근 연구에 따르면 팀이 사용하는 앱이 많을수록 업무가 중복될 가능성이 높아집니다. 실제로 생산성을 저해하는 두 번째와 세 번째 가장 큰 요인은 이메일과 메시지에 응답해야 하고, 미팅과 화상 통화가 너무 많다는 점입니다. 

생산성을 개선하고 협업을 활성화하려면 주요 커뮤니케이션 툴 4개가 다른 중요한 비즈니스 툴과 강력한 연동을 제공하는지 확인하세요. 이렇게 하면 직장에서 효과적인 커뮤니케이션을 위해 제작되지 않은 툴에서 직접 커뮤니케이션할 필요 없이 이러한 전문 툴의 이점을 누릴 수 있습니다.

지식 근로자는 하루에 10개의 앱을 최대 25번까지 전환하는 것으로 나타났습니다. 이 문제는 조직의 상위급으로 올라갈수록 더 심화됩니다. 최고 경영진은 하루에 14개의 앱을 31번씩 전환한다고 보고합니다. 연동은 팀이 특정 팀 용도에 맞는 맞춤형 툴의 이점을 누리면서 한 곳에서 정보에 액세스할 수 있기 때문에 유용합니다. 

내부 커뮤니케이션 툴 연동

내부 커뮤니케이션 툴은 내부 팀과 커뮤니케이션하는 데 사용하는 툴입니다. 여기에는 소규모 프로젝트 팀부터 회사 전체에 이르는 모든 사람이 포함됩니다. 일반적으로 이러한 툴에는 외부 파트너가 액세스할 수 없도록 보호 기능이 마련되어 있습니다. 

내부 커뮤니케이션 툴에는 다음이 포함됩니다. 

• 파일 공유 툴: Google 드라이브, Dropbox, Box, OneDrive

• 직원 참여 툴: BambooHR, Workday, Lattice, Culture Amp

• 화면 공유 또는 녹화 도구: Vimeo 및 Loom

팀이 내부 커뮤니케이션에 사용할 수 있는 기타 툴은 다음과 같습니다.

• 캘린더 동기화 도구: Google 캘린더 및 Microsoft Outlook

• 팀별 도구: Adobe Creative Cloud, Salesforce, Github, SEMRush, Figma

• 분석 도구: Google Analytics, Tableau, Looker, PowerBI

이러한 도구는 업무를 잘 수행하는 데 중요한 부분을 차지하지만 커뮤니케이션을 위해 만들어지지 않았습니다. 도구 내에서 소통하는 대신 이러한 도구와 연동되는 중앙 집중식 도구를 찾아 한 곳에서 모든 업무 정보에 액세스할 수 있도록 하세요. 

외부 커뮤니���이션 툴 통합

외부 커뮤니케이션 툴은 조직에 속하지 않은 사람들과 상호 작용하는 데 사용하는 툴입니다. 여기에는 고객, 프리랜서, 계약업체, 대행사 및 기타 파트너가 포함됩니다. 

외부 커뮤니케이션 툴에는 다음이 포함됩니다.

• 고객 지원 도구: Zendesk 및 ServiceNow

• 소셜 네트워킹 도구: LinkedIn 및 Glassdoor

• 공개 포럼 및 웨비나 호스팅 도구: Livestorm 및 Zoom

팀이 외부 커뮤니케이션을 관리하는 데 사용할 수 있는 기타 툴은 다음과 같습니다.

• 소셜 미디어 관리 툴: Sprout Social, Buffer, Hootsuite

• 시간 추적 툴: Clockify, Harvest, Everhour

커뮤니케이션 계획으로 기대치 명확히 하기

효과적인 커뮤니케이션 툴을 갖추었다면 팀이 언제 어떤 툴을 사용해야 하는지 알 수 있도록 하세요. 이를 위한 가장 좋은 방법은 커뮤니케이션 계획 템플릿을 사용하는 것입니다. 커뮤니케이션 계획은 팀이 정보를 어디서 어떻게 전달해야 하는지 개략적으로 나타냅니다. 자세한 내용은 커뮤니케이션 계획을 수립하기 위한 4단계에 대한 Asana의 기사를 참조하세요.