협업을 활성화하기 위한 필수 커뮤니케이션 툴 4가지

효과적인 커뮤니케이션은 모든 비즈니스에서 가장 중요한 부분 중 하나입니다. 원활한 커뮤니케이션을 가능하게 하면 협업이 활성화되고 팀원들이 중요한 업무에 더 쉽게 집중할 수 있습니다. 하지만 시중에 다양한 커뮤니케이션 도구가 있으며, 각 도구는 조금씩 다른 기능을 제공합니다. 

너무 많은 도구를 사용하는 것은 바람직하지 않습니다. 연구에 따르면 지식 근로자는 하루에 평균 10개의 도구를 최대 25번까지 전환하는 것으로 나타났습니다. 앱을 전환하면 생산성이 저하되고 효율성에 영향을 미칩니다. 실제로 근로자의 4분의 1 이상(27%)이 앱을 전환할 때 작업과 메시지를 놓친다고 답했으며, 26%는 앱 과부하로 인해 효율성이 떨어진다고 답했습니다. 

여러분에게 필요한 것은 중요한 업무를 방해하지 않으면서 커뮤니케이션을 강화하는 효과적인 비즈니스 툴입니다. 이 기사에서는 효과적인 커뮤니케이션 도구를 만드는 요소에 대해 살펴본 다음, 팀에서 효과적인 협업을 실현할 수 있는 네 가지 커뮤니케이션 도구를 살펴보겠습니다. 

팀 커뮤니케이션 툴이란 무엇인가요? 

커뮤니케이션 툴은 팀원이 서로 소통할 수 있도록 지원하기 위해 만들어졌습니다. 여기에는 팀과 소통하는 내부 커뮤니케이션 툴과 벤더, 고객, 에이전시와 소통하는 외부 커뮤니케이션 툴이 포함됩니다. 둘 다 효과적인 직장 커뮤니케이션을 위한 중요한 도구입니다. 

모든 커뮤니케이션 툴은 또한 두 가지 스타일로 나뉩니다. 

• 대면 대화, 인스턴트 메시지 및 실시간으로 이루어지는 기타 모든 커뮤니케이션과 같은 동기식 커뮤니케이션.

• 이메일, 프로젝트 보고서 또는 녹음된 메시지와 같은 비동기식 커뮤니케이션, 즉 즉각적인 응답이 필요하지 않은 모든 유형의 커뮤니케이션. 

모든 툴이 커뮤니케이션 툴은 아닙니다

협업을 개선하기 위해 설계된 다양한 비즈니스 툴이 있지만, 그렇다고 해서 효과적인 팀 커뮤니케이션에 최적화되어 있다는 의미는 아닙니다. 오늘날 팀은 Adobe Creative Cloud, Google 문서, Salesforce와 같은 비즈니스 툴을 커뮤니케이션 툴로 사용하고 있습니다. 

문제는 이러한 툴이 커뮤니케이션을 위해 만들어지지 않았다는 것입니다. 오히려 이러한 특수 시스템은 영향력이 큰 업무를 수행하는 데 탁월한 수단이지만, 팀이 정보를 명확하게 전달하는 데 도움이 되도록 설계되지는 않았습니다. 

커뮤니케이션 툴을 효과적으로 만드는 요소

팀에서 효과적인 커뮤니케이션을 실현하려면 다음과 같은 기능을 제공하는 유연한 툴 또는 간소화된 툴 모음이 필요합니다.

팀 전체에 손쉽게 도입 가능

우리 중 누구도 고립되어 일하지 않습니다. 커뮤니케이션 도구가 효과를 발휘하려면 접근성이 뛰어나고 중앙 집중화되어 있어야 합니다. 이 툴은 팀의 모든 구성원 또는 가능한 한 모든 구성원이 사용하는 것이어야 합니다. 

모든 사람이 툴을 효과적으로 사용하는 방법을 배울 수 있도록 우수한 사용자 가이드, 설정 및 고객 지원 옵션을 갖춘 툴을 찾아보세요. 나에게 좋은 툴을 선택하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 오히려 팀의 모든 구성원이 사용할 수 있는 툴을 찾아야 합니다.

중앙 집중화된 정보 공유

일원화된 정보 소스가 있으면 팀이 정확히 어디로 가야 하는지 파악할 수 있고 누가 무엇을 언제까지 하는지에 대한 명확한 인사이트를 얻을 수 있습니다. 협업과 팀워크는 모든 효과적인 팀의 기반이지만, 이러한 대인 관계는 효과적인 커뮤니케이션에서 시작되며 이에 달려 있습니다. 아래에서 커뮤니케이션 툴과의 연동의 중요성에 대해 이야기하겠지만, 지금은 이 툴이 팀이 소통하는 방식의 핵심 요소 중 하나여야 한다는 것만 말씀드려도 충분합니다. 

다른 비즈니스 툴과의 기본 연동

커뮤니케이션 도구는 팀의 커뮤니케이션의 토대이지만, 팀의 업무에 도움이 되는 다양한 도구가 있습니다. 파일 공유 도구나 팀의 업무에 특화된 도구 등 팀의 도구 상자에는 이미 여러 가지 도구가 있을 것입니다. 

문제는 앱을 전환하면 생산성이 저하되고, 중복 작업이 증가하며, 정보가 손실될 가능성이 높아진다는 것입니다. 이를 방지하려면 자주 사용하는 비즈니스 툴과 연동되는 커뮤니케이션 툴을 찾아야 합니다. 이렇게 하면 다른 보다 전문적인 도구의 이점을 누리면서도 항상 동일한 곳에서 업무에 대해 커뮤니케이션할 수 있습니다. 

유연하고 확장 가능한 워크플로

최고의 커뮤니케이션 툴은 소규모 비즈니스뿐만 아니라 대기업에도 효과적입니다. 선택한 툴이 원활하게 확장되고 팀의 모든 워크플로에 사용할 수 있을 정도로 유연한지 확인하세요. 

여기에는 웹 앱, 데스크톱 애플리케이션, 모바일 앱 등 툴 자체를 사용하는 다양한 방법이 포함됩니다. 팀원들이 원하는 때, 원하는 장소에서 툴을 사용할 수 있도록 모바일 옵션을 제공하는 것이 매우 중요합니다.

신뢰할 수 있는 보안

마지막으로, 보안을 검토하지 않으면 어떤 커뮤니케이션 툴도 완벽하지 않습니다. 툴의 보안 관행을 검토하여 신뢰할 수 있는 옵션인지 확인하세요. 확장성도 그 중 하나입니다. 선택한 툴이 팀이 확장됨에 따라 권한과 사용자를 제어할 수 있는 기능을 제공하는지 확인하세요. 

최고의 커뮤니케이션 툴 4가지

모든 상황에 통하는 단 하나의 커뮤니케이션 툴은 존재하지 않습니다. 동기식, 비동기식, 외부 커뮤니케이션 방식을 제공하는 툴을 찾는 것이 좋습니다. 동기식 툴을 사용하면 이해관계자와 실시간으로 소통할 수 있습니다. 비동기식 툴은 팀원들이 몰입 상태를 유지하면서도 액세스할 수 있는 중앙 집중식 정보 시스템입니다. 그리고 외부 도구를 사용하면 고객, 파트너, 계약 업체, 에이전시 등과 커뮤니케이션할 수 있습니다.

인스턴트 메시지 보내기: Slack 또는 Microsoft Teams

동기식 또는 실시간 커뮤니케이션은 팀과 실시간으로 소통할 수 있는 소중한 방법입니다. 이러한 채팅 도구는 한 명의 팀원과 소통하거나 그룹 채팅에서 업데이트를 공유하는 효과적인 방법입니다. 

인스턴트 메시징 커뮤니케이션 툴은 특히 분산된 팀이나 원격 팀에서 근무하는 경우 연결 상태를 유지할 수 있는 유용한 방법입니다. 그러나 이러한 툴은 대규모 문제 해결에는 그다지 효과적이지 않습니다. 대신 아래에 나열된 것과 같은 다른 동기식 또는 비동기식 커뮤니케이션 툴을 사용해 보세요.

대면 커뮤니케이션: Zoom, Google Meet 또는 Skype

팀이 주로 대면으로 업무를 수행하더라도 화상 회의 도구에 투자해야 합니다. 이러한 툴은 일반적으로 전화 통화보다 더 효과적이며, 팀이 같은 공간에 있지 않을 때 협업할 수 있도록 해줍니다. 대부분 가상 팀의 경우, 화상 회의는 정보를 브레인스토밍할 뿐만 아니라 관계를 구축하고, 팀 단합 이벤트를 주최하고, 팀원과 소통할 수 있는 훌륭한 방법입니다. 

업무 관련 커뮤니케이션: Asana

동기식 커뮤니케이션의 반대말은 비동기식 커뮤니케이션입니다. 비동기식 커뮤니케이션은 실시간으로 답변할 필요가 없는 메시지를 의미합니다. 비동기식 커뮤니케이션은 흐름 상태를 방해하지 않고 생산성을 높이기 때문에 커뮤니케이션 툴킷에서 매우 중요한 부분입니다. 

Asana 와 같은 업무 관리 툴을 사용하면 팀이 업무가 진행되는 곳에서 업무에 대해 쉽게 커뮤니케이션할 수 있습니다. 커뮤니케이션은 항상 팀 업무의 더 넓은 맥락과 연결되어 있으므로 팀원은 필요한 모든 정보를 손쉽게 확인할 수 있습니다. 또한, 이러한 유형의 커뮤니케이션 툴을 사용하면 팀원들이 알림을 제어하고 몰입 상태를 유지할 수 있습니다. 

팀이 어떤 프로젝트 관리 툴을 선택하든 팀의 모든 정보를 위한 하나의 공유된 작업 공간이 있는지 확인하세요. 칸반 보드, 간트 차트, 캘린더, 스프레드시트 스타일의 목록 보기와 같이 다양한 보기로 업무를 확인할 수 있는 툴을 찾아보세요. 

외부 커뮤니케이션 관리: Gmail 또는 Outlook

이메일은 비동기식 커뮤니케이션을 위한 대표적인 도구이며, 특히 외부 커뮤니케이션에 있어서는 더욱 그렇습니다. 커뮤니케이션을 하는 벤더, 계약 업체, 대행사, 고객은 팀의 내부 커뮤니케이션 툴에 액세스할 수 없으므로 이메일과 같은 툴이 효과적인 외부 커뮤니케이션에 매우 중요합니다.

협업 툴을 커뮤니케이션 기술 스택과 연동하는 방법

비즈니스 커뮤니케이션 문제에 대한 해결책은 더 많은 툴이 아닙니다. 최근 연구에 따르면 팀이 사용하는 앱이 많을수록 업무가 중복될 가능성이 높아집니다. 사실, 생산성을 저해하는 두 번째와 세 번째 가장 큰 장애물은 이메일과 메시지에 응답해야 하는 것과 미팅과 화상 통화가 너무 많은 것입니다. 

생산성을 높이고 협업을 가능하게 하려면, 4대 주요 커뮤니케이션 툴이 다른 중요한 비즈니스 툴과 강력하게 연동되는지 확인하세요. 이렇게 하면 효과적인 직장 커뮤니케이션을 위해 설계되지 않은 툴에서 직접 커뮤니케이션할 필요 없이 이러한 특수 툴의 이점을 누릴 수 있습니다.

다음 사항을 기억하세요. 평균 지식 근로자는 하루에 10개의 앱을 최대 25번까지 전환하며, 이 문제는 직급이 높아질수록 더욱 심해집니다. 최고 경영진은 하루에 14개의 앱을 31번 전환하는 것으로 나타났습니다. 연동은 팀이 한 곳에서 정보에 액세스하면서도 특정 팀 용도에 맞게 맞춤화된 툴의 이점을 누릴 수 있기 때문에 유용합니다. 

내부 커뮤니케이션 툴 통합

사내 커뮤니케이션 툴은 사내 팀과 커뮤니케이션하는 데 사용하는 툴입니다. 여기에는 소규모 프로젝트 팀부터 회사 전체에 이르기까지 모든 사람이 포함됩니다. 일반적으로 이러한 툴에는 외부 파트너가 액세스할 수 없도록 보호 장치가 마련되어 있습니다. 

내부 커뮤니케이션 툴에는 다음이 포함됩니다. 

• 파일 공유 툴: Google 드라이브, Dropbox, Box, OneDrive

• 직원 참여 툴: BambooHR, Workday, Lattice, Culture Amp

• 화면 공유 또는 녹화 툴: Zight 및 Loom

팀이 내부 커뮤니케이션에 사용할 수 있는 기타 툴은 다음과 같습니다.

• 캘린더 동기화 도구: Google 캘린더 및 Microsoft Outlook

• 팀별 도구: Adobe Creative Cloud, Salesforce, Github, SEMRush, Figma

• 분석 툴: Google Analytics, Tableau, Looker, PowerBI

이러한 툴은 업무를 잘 수행하는 데 중요한 부분을 차지하지만, 커뮤니케이션을 위해 만들어진 것은 아닙니다. 툴 자체 내에서 커뮤니케이션하는 대신, 이러한 툴과 연동되는 중앙 툴을 찾아 한 곳에서 모든 업무 정보를 이용할 수 있도록 하세요. 

외부 커뮤니케이션 툴 통합

외부 커뮤니케이션 툴은 조직에 속하지 않은 사람들과 소통하기 위해 사용하는 툴입니다. 여기에는 고객, 프리랜서, 계약 업체, 에이전시 및 기타 파트너가 포함됩니다. 

외부 커뮤니케이션 도구에는 다음이 포함됩니다.

• 고객 지원 도구: Zendesk 및 ServiceNow

• 소셜 네트워킹 도구: LinkedIn 및 Glassdoor

• 공개 포럼 및 웨비나 호스팅 도구: Livestorm 및 Zoom

팀이 외부 커뮤니케이션을 관리하는 데 사용할 수 있는 기타 툴은 다음과 같습니다.

• 소셜 미디어 관리 도구: Sprout Social, Buffer, Hootsuite

• 시간 추적 툴: Clockify, Harvest, Everhour

커뮤니케이션 계획으로 기대치를 명확히 하세요

효과적인 커뮤니케이션 툴을 갖추었다면 팀이 언제 어떤 툴을 사용해야 하는지 파악할 수 있도록 하세요. 이렇게 하는 가장 좋은 방법은 커뮤니케이션 계획 템플릿을 사용하는 것입니다. 커뮤니케이션 계획은 팀이 정보를 어디에서 어떻게 커뮤니케이션해야 하는지 개략적으로 나타냅니다. 자세한 내용은 커뮤니케이션 계획을 수립하는 4단계 에 대한 Asana의 기사를 참조해 주세요.