커뮤니케이션 계획 템플릿

잘못된 커뮤니케이션이 발생합니다. 실생활에서 잘못된 의사소통으로 인해 식당에 10분 늦게 도착하거나 주간 저녁 식사를 준비할 차례라는 사실을 잊어버릴 수도 있습니다. 프로젝트 관리에서 오해는 프로젝트 범위 변동, 마감일 미달성, 이해관계자의 불만을 초래할 수 있습니다.

커뮤니케이션 오류를 줄이고 모두가 정보를 공유할 수 있도록 커뮤니케이션 계획 템플릿이 필요합니다. 커뮤니케이션 계획 템플릿은 팀이 프로젝트 전반에 걸쳐 이해관계자와 커뮤니케이션하는 방법을 간략하게 설명합니다. 이러한 템플릿을 사용하면 팀이 불필요한 업무를 줄이고, 커뮤니케이션 오류를 줄이고, 모든 구성원이 적시에 정확한 프로젝트 정보를 파악할 수 있습니다.

커뮤니케이션 계획이란?

프로젝트 관리에서 커뮤니케이션 계획은 팀이 중요한 프로젝트 정보를 주요 이해관계자에게 전달하는 방법을 정리한 것입니다. 효과적인 커뮤니케이션 계획에는 팀이 프로젝트 업데이트를 공유하는 빈도 및 사용해야 하는 채널과 같이 프로젝트 중에 커뮤니케이션하는 방법과 시기에 대한 정보가 포함됩니다. 이해관계자가 알아야 할 사항과 알아야 할 시기에 대한 개요를 제공함으로써 불필요한 업무를 줄이고 프로젝트 세부 정보를 공유할 때 모든 사람이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있습니다.  

커뮤니케이션 계획 템플릿이란?

커뮤니케이션 계획 템플릿은 기본 프로젝트 커뮤니케이션 계획의 개요입니다. 이 템플릿은 팀이 작업하는 모든 프로젝트에 대한 커뮤니케이션 계획을 수립하는 데 사용할 수 있는 표준 구조를 제공하여 팀이 항상 동일한 단계를 따르고 업무가 누락되지 않도록 합니다. 

템플릿이 없으면 신규 프로젝트를 시작할 때마다 처음부터 커뮤니케이션 계획을 세워야 합니다. 템플릿을 사용하면 팀이 요약된 구조를 기반으로 프로젝트 커뮤니케이션 전략을 수립하기 위해 사본을 작성하기만 하면 됩니다.

커뮤니케이션 계획 템플릿이 필요한 이유는 무엇인가요?

전략적 커뮤니케이션 계획은 잘못된 커뮤니케이션을 줄이고 모든 구성원이 정확한 채널에서 정확한 프로젝트 정보를 파악할 수 있도록 하기 때문에 모든 프로젝트에 반드시 필요한 요소입니다. 커뮤니케이션 계획 템플릿은 프로젝트에 관계없이 계속해서 사용할 수 있는 표준화된 구조를 만들어 한 단계 더 나아갑니다.

디지털 커뮤니케이션 계획 템플릿을 사용하면 다음을 할 수 있습니다. 

• 이해관계자에게 프로젝트 정보를 전달하는 방법과 장소에 대해 모두가 동일한 이해를 가질 수 있도록 합니다.

• 각 정보에 대한 소유자를 생성하여 모든 사람이 자신의 책임을 이해할 수 있도록 합니다.

• 정보 공유 지점을 표준화하여 중복된 업무를 줄이세요.

• 비동기식으로 커뮤니케이션할 수 있는 비생산적인 미팅과 같이 잘못된 커뮤니케이션과 불필요한 업무를 줄일 수 있습니다.

• 팀 전체에 대한 커뮤니케이션 가이드라인을 제공하여 명확하게 커뮤니케이션하고 업무를 진행할 수 있도록 합니다.

• 내부 팀원 및 외부 이해관계자를 위한 투명성을 장려하세요.

• 통합된 기능과 비즈니스 앱으로 앱 전환을 줄여 영향력이 큰 업무를 생성하는 데 집중할 수 있습니다.  

• 업데이트를 제공하기 위한 표준화된 구조를 생성합니다.

• 프로젝트를 진행하는 동안 이해관계자에게 피드백을 남기고 팀과 협업할 수 있는 공간을 제공하세요.

• 내부 팀원 및 외부 이해관계자의 기대치를 조정하여 범위 변동을 줄이고 프로젝트를 계획대로 진행하세요. 

커뮤니케이션 계획 템플릿에 포함해야 하는 내용은 무엇인가요?

커뮤니케이션 계획 템플릿은 모든 프로젝트에 대한 커뮤니케이션 계획을 수립하는 데 사용할 수 있는 구조를 제공합니다. 높은 수준의 커뮤니케이션 계획 템플릿에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 공유하려는 정보에 대한 설명(예: 프로젝트 마일스톤 또는 결과물에 대한 업데이트).

• 이 정보를 공유하는 빈도(예: 주간 프로젝트 업데이트 전송)

• 정보를 전달하는 데 사용할 형식 또는 커뮤니케이션 채널(예: 팀 회의 또는 브레인스토밍에 Zoom 사용, 빠른 비동기 체크인을 위해 Slack 사용).

• 커뮤니케이션 대상(예: 외부 이해관계자)

• 정보 공유를 담당하는 프로젝트 팀원. 

커뮤니케이션 계획 템플릿은 어떻게 사용하나요?

커뮤니케이션 계획 템플릿은 정적이어서는 안 됩니다. 팀이 프로젝트의 커뮤니케이션 요구 사항을 충족할 수 있도록 업데이트하고 맞춤화할 수 있는 동적인 도구입니다. 기본 커뮤니케이션 계획 템플릿을 복사한 후 특정 프로젝트에 맞게 템플릿을 사용자 지정할 수 있습니다. 따라야 할 단계에는 다음이 포함됩니다. 

• 프로젝트 업데이트가 필요한 주요 이해관계자를 파악합니다.

• 동기 및 비동기 커뮤니케이션을 위한 커뮤니케이션 방식을 확립합니다. 

• 다양한 프로젝트 세부 사항을 이해관계자 그룹에 업데이트하는 실행 계획을 요약합니다.

• 공유할 프로젝트 업데이트 유형과 각 업데이트에 누가 포함해야 하는지 결정합니다.

• 프로젝트 정보를 받기 위해 이해관계자와 협력하여 이상적인 커뮤니케이션 방법을 파악합니다.

• 이해관계자의 요구에 가장 잘 부응하고 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있도록 업데이트 빈도를 결정합니다. 

• 정보 공유 작업에 소유자를 배정하여 팀이 책임을 조율할 수 있도록 합니다. 

• 업데이트 빈도 및 팀이 공유할 위치와 같은 필수 세부 정보를 강조 표시하도록 사용자 지정 태그를 설정합니다.  

• 커뮤니케이션 계획을 계획대로 진행하기 위해 반복 작업을 사용합니다. 

커뮤니케이션 계획 템플릿에 포함된 기능과 추천 앱 

커뮤니케이션 계획 템플릿은 어떤 정보가 공유되고 누가 공유해야 하는지 명확하게 정의하여 팀의 투명성을 높이고 커뮤니케이션 오류를 줄입니다. Asana의 동기화 기능과 비즈니스 앱을 사용하면 앱 전환 횟수를 줄이고 정보 공유를 간소화하는 기능을 통해 더욱 쉽게 커뮤니케이션할 수 있습니다. 

연동된 기능

1. 목록 보기. 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

2. 자동화. 수작업을 자동화하여 팀이 바쁜 업무에 들이는 시간을 줄이고 본연의 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있도록 하세요. Asana의 규칙은 트리거와 액션에 기반을 두고 있습니다. 본질적으로 'X가 발생하면 Y를 하라'는 의미입니다. 규칙을 사용하여 자동으로 업무를 배정하고, 마감일을 조정하고, 사용자 지정 필드를 설정하고, 이해관계자에게 알리세요. 임시 자동화부터 전체 워크플로까지, 규칙에 따라 많은 업무가 자동화되므로 팀은 숙련된 전략적 업무에 더 많은 시간을 집중적으로 쓸 수 있습니다.

3. 사용자 지정 필드. 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 지정하고 업무를 정렬 및 필터링할 수 있는 가장 좋은 방법입니다. 우선순위와 상태부터 이메일 또는 전화 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요. 

4. 여러 프로젝트에 작업 추가하기. 업무 수행을 위해 부서 간 협력은 필수적입니다. 팀은 부서 전체에 걸쳐 효과적으로 협력해야 합니다. 만약 부서마다 자체적인 업무 보관 시스템을 사용한다면 업무가 정체되고 사일로 현상이 발생하게 됩니다. Asana를 사용하면 여러 프로젝트에 걸쳐 업무를 추적하고 관리할 수 있습니다. 중복되는 업무를 줄이고 팀 간 가시성을 높일 수 있습니다. 또한 팀이 배경 정보와 함께 작업을 확인하고, 누가 어떤 작업을 하고 있는지 확인하며, 팀과 작업의 연결성을 유지하는 데 도움이 됩니다.

추천 앱

1. Slack. Slack에서 공유한 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다. 

2. Google Workplace. Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용해 Asana의 작업에 바로 파일을 첨부하세요. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

3. Zoom. Asana와 Zoom은 팀이 목적의식을 가지고 미팅에 집중할 수 있도록 제휴하여 연동 기능을 제공하고 있습니다. Zoom + Asana 연동을 사용하면 미팅을 준비하고, 실행으로 옮길 수 있는 논의를 하고, 통화가 종료된 후에도 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다. Asana에서 미팅 안건을 공유하여 논의할 내용을 확인한 상태에서 미팅을 시작할 수 있습니다. 팀원들은 미팅 중에도 Zoom 내에서 빠르게 작업을 생성할 수 있어 세부 정보와 조치 사항을 놓치지 않습니다. Zoom + Asana 연동은 미팅이 종료된 후 미팅 대화록과 녹화 파일을 Asana로 가져오기 때문에 모든 협업 참여자와 이해관계자가 필요에 따라 미팅 내용을 다시 확인할 수 있습니다.

4. Gmail. Asana for Gmail 연동을 사용하면 Gmail 받은편지함에서 바로 Asana 작업을 생성할 수 있습니다. Gmail에서 생성하는 모든 작업에는 이메일 내용이 자동으로 포함되므로 정보가 누락되지 않습니다. 이메일을 작성하는 중에 Asana 작업을 참조해야 할 경우, Asana를 여는 대신 Asana for Gmail의 부가기능을 사용해 보세요. Asana를 여는 대신 Asana for Gmail 추가 기능을 사용하여 Gmail 수신함에서 바로 해당 작업을 간편하게 검색할 수 있습니다. 

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