프로젝트 범위 관리: 계획, 템플릿, 가이드

프로젝트 범위를 관리하는 것은 자동차를 운전하는 것과 같습니다. 시야를 앞쪽으로 유지하지 않으면 차가 도로에서 이탈하게 됩니다. 마찬가지로, 프로젝트 범위를 통제하지 않으면 프로젝트가 궤도를 이탈하게 됩니다. 범위 관리 계획은 프로젝트를 실행하는 데 관련된 프로세스를 간략하게 설명하고 프로젝트를 특정 한도 내에서 유지하기 위한 지침 역할을 합니다. 

프로젝트 매니저는 프로젝트 라이프 사이클 전반에 걸쳐 팀을 이끌어야 합니다. 이 기사에서는 범위 관리 계획이 무엇이며 계획 단계에서 어떻게 도움이 되는지 설명합니다. 범위 관리 프로세스를 이해하면 계획은 본인과 팀을 성공으로 이끌 것입니다.

프로젝트 범위 관리란 무엇인가요?

프로젝트 범위 관리란 프로젝트에 포함되는 것과 포함되지 않는 것을 정의하고 통제하는 프로세스를 말합니다. 프로젝트 목표, 마일스톤, 작업, 마감일, 결과물, 비용을 이해하고 프로젝트의 목표를 달성하기 위해 모든 것이 일치하는지 확인하는 것입니다. 잘 정의된 범위 관리 계획은 범위 변동을 방지하고, 리소스를 효율적으로 사용하고, 프로젝트를 계획대로 진행하는 데 도움이 되므로 프로젝트를 성공적으로 실행하는 데 필수적입니다.

프로젝트 범위 관리 단계

효과적인 프로젝트 범위 관리는 프로젝트 범위의 시작, 계획, 정의, 검증, 통제라는 몇 가지 주요 단계를 포함합니다. 이러한 단계를 준수함으로써 프로젝트 매니저는 프로젝트 라이프 사이클 전반에 걸쳐 범위를 정의, 검증 및 통제하는 방법을 설명하는 세부적인 프로젝트 범위 관리 계획을 수립할 수 있습니다. 

이 계획은 이해관계자가 프로젝트의 경계를 이해하고 처음부터 끝까지 모두가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있도록 돕는 로드맵입니다.

개시

시작 단계는 프로젝트에서 집중해야 할 부분과 주요 목표를 식별하여 기반을 마련합니다. 이 단계에서는 주요 이해관계자를 참여시키고, 프로젝트 타당성을 평가하고, 명확한 작업 명세서 또는 프로젝트 헌장을 작성합니다. 시작 단계는 이후의 모든 프로젝트 활동을 위한 견고한 토대를 마련합니다.

계획 수립

계획 단계에서는 프로젝트 팀이 협력하여 프로젝트 타임라인, 범위 기준, 프로젝트 예산을 요약하는 포괄적인 접근 방식을 개발합니다. 여기서 범위 정의가 중요해집니다. 프로젝트를 관리 가능한 작업과 하위 작업으로 세분화하는 프로세스로, 팀이 기대치를 더 쉽게 충족할 수 있도록 해줍니다.

정의

정의 단계에서는 프로젝트의 제외 사항에 대한 정확한 문서를 작성하여 오해와 범위 변동을 방지하기 위해 프로젝트 범위를 벗어난 사항을 명확히 합니다. 이 문서는 프로젝트가 제공할 내용에 대한 명확한 참조를 제공하므로 모든 프로젝트 이해관계자와 팀이 프로젝트 목표를 일관되게 이해할 수 있습니다.

검증

검증에는 프로젝트 이해관계자와의 정기적인 검토가 포함되어 프로젝트가 범위 기준과 일치하는지 확인하고 필요에 따라 조정합니다. 검증은 변경 사항을 관리하고 프로젝트의 성공을 저해할 수 있는 범위 변동을 방지하는 데 필수적입니다.

프로젝트 범위 통제

마지막으로, 프로젝트 범위를 통제하려면 원래 계획에 대한 프로젝트의 진행 상태를 지속적으로 모니터링하고 관리해야 합니다. 여기에는 프로젝트 팀의 성과를 모니터링하고, 프로젝트 예산을 관리하고, 비용 초과를 관리하고, 모든 이해관계자가 프로젝트 일정의 변경 사항을 인지하고 이에 동의하는 것이 포함됩니다.

프로젝트 범위 관리의 중요성

범위 관리의 중요성을 이해하는 것은 지연, 예산 초과, 이해관계자의 불만족과 같은 프로젝트의 함정을 피하는 데 매우 중요합니다. 잘 짜인 프로젝트 범위 관리 계획은 프로젝트의 각 부분에서 모든 결정과 행동을 안내하는 청사진 역할을 합니다.

예를 들어, 새로운 고객 서비스 소프트웨어를 개발하는 프로젝트를 고려해 보겠습니다. 이해관계자가 원래 범위에 포함되지 않은 기능을 제안하는 경우, 프로젝트 매니저는 프로젝트 범위 관리 계획을 참조하여 새로운 기능을 수용할 수 없는 이유를 명확하게 설명할 수 있습니다. 이러한 결정적인 입장은 프로젝트가 집중력을 유지하고 계획대로 진행되도록 보장합니다.

범위 관리 계획의 목적은 무엇인가요?

범위 관리 계획의 목적은 프로젝트 목표를 달성하는 데 필요한 리소스를 문서화하여 프로젝트 구조를 만드는 것입니다. 범위 관리 계획은 범위 변동의 가능성을 줄여줍니다. 

범위 관리 프로세스는 다음과 같은 일반적인 문제를 방지하는 데 도움이 됩니다. 

• 끊임없이 변화하는 요구 사항

• 지출 초과

• 시간 낭비

• 마감일 지키지 못함

프로젝트 범위란 무엇인가요?

프로젝트 범위는 프로젝트의 경계를 설정하고 프로젝트 목표, 마감일, 결과물을 정의합니다. 프로젝트 범위를 명확히 하면 팀이 수행할 업무와 수행하지 않을 업무에 따라 프로젝트를 구성하고 팀이 목표를 향해 나아갈 수 있도록 목표와 목적을 제시할 수 있습니다.  

프로젝트 범위를 정의하는 데는 팀 전체가 참여해야 합니다. 이는 주요 이해관계자와 소통하고 프로젝트의 요구 사항을 요약한 프로젝트 범위 기술서를 작성하는 것을 의미합니다. 예를 들어, 새로운 광고 캠페인의 범위를 정의하는 경우, 디자인 팀, 콘텐츠 팀, 디지털 마케팅 팀 모두가 범위 기술서의 세부 정보에 동의해야 합니다. 

범위 변동이란 무엇인가요?

범위 변동은 프로젝트가 초기 범위 선언문을 초과할 때 발생합니다. 예를 들어, 이해관계자가 프로젝트가 시작된 후 추가적인 프로젝트 결과물을 추가하는 경우 범위 변동이 발생할 수 있습니다. 

예상치 못한 프로젝트 변경으로 인해 타임라인을 놓치거나, 예산이 증가하거나, 과도한 업무가 발생하거나, 최종 제품의 품질이 저하되는 등의 프로젝트 리스크가 증가할 수 있습니다. 범위 변동이 발생하는 데는 다양한 이유가 있습니다. 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

• 불분명한 프로젝트 범위

• 비현실적인 프로젝트 목표

• 너무 많은 이해관계자

• 불량한 범위 관리

• 이해관계자와의 커뮤니케이션 불량

범위 변동을 방지하려면 이를 방지할 계획을 세워야 하며, 강력한 범위 관리 계획이 중요한 역할을 합니다.

프로젝트 범위 관리 계획 템플릿을 생성하는 방법

Project Management Institute(PMI)의 Project Management Body of Knowledge(PMBOK® Guide)에서는 표준 6단계 프로젝트 범위 관리 프로세스를 제공합니다. 이 6단계는 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있는 견고한 범위 관리 계획을 수립하는 데 도움이 됩니다.

1. 범위 계획 작성

계획 프로세스의 첫 번째 단계는 범위 계획 문서를 작성하는 것입니다. 이 문서에는 범위 기술서, 프로젝트 요구 사항의 세부 내역, 프로젝트의 예상 결과물이 포함되어야 합니다. 

범위 계획 문서에는 범위 변동을 방지할 수 있는 변경 요청 프로세스인 변경 관리 프로세스도 포함될 수 있습니다. 이 문서는 프로젝트 계획의 후반 단계에서 참조할 수 있습니다. 복잡한 프로젝트, 이해관계자가 많은 결과물을 원한다고 생각하는 프로젝트 또는 결과물이 많이 변동될 수 있는 경우 이 문서가 필요할 수 있습니다. 

범위 계획 작성을 위한 팁: 

• 전문가 판단 통합: 범위 계획 문서를 작성하려면 조직 프로세스의 모든 부분을 고려해야 합니다. 교차 기능 및 경영진 이해관계자와 확인하여 필요한 모든 정보를 확보해야 합니다.

범위 킥오프 미팅 개최: 범위 문서를 확정하기 전에 모든 이해관계자의 동의를 얻어야 합니다. 범위 계획 문서를 비동기적으로 공유하거나 킥오프 미팅을 개최하여 프로젝트에 참여하는 다른 관리자와 팀원이 초기 범위 기술서에 기여할 수 있도록 하세요.

2. 프로젝트 요건을 수집합니다

프로세스의 이 단계에서는 프로젝트 목표를 달성할 수 있도록 이해관계자의 요구 사항을 파악합니다. 목표는 이해관계자로부터 요구 사항에 대한 심층적인 목록을 수집하여 범위 변경이 발생하지 않도록 하는 것입니다. 

프로젝트 요구 사항 수집을 위한 팁: 

• 프로젝트 헌장 작성: 이해관계자가 프로젝트를 명확하게 이해하고 프로젝트 목표에 부합하는 기대치를 가질 수 있도록 프로젝트 헌장 또는 엘리베이터 피치를 작성하세요. 

• 포커스 그룹 또는 워크숍 개최: 이해관계자가 프로젝트를 더 잘 이해할 수 있도록 포커스 그룹 또는 워크숍을 개최하세요. 프로젝트 범위에 이해관계자가 참여하기를 원한다면 프로젝트 목표를 이해관계자에게 전달하는 것이 필수적입니다.

• 프로토타입 개발: 이해관계자에게 프로젝트를 제시하기 전에 프로젝트 결과물의 프로토타입을 개발하세요. 이렇게 하면 이해관계자가 최종 제품을 시각화하고, 우려 사항을 표명하거나, 추가 요구 사항을 조기에 나열할 수 있습니다.

3. 범위를 정의합니다

이해관계자로부터 요구 사항을 수집한 후에는 해당 정보를 잘 정의된 범위와 상세한 제품 설명으로 전환합니다. 이 문서는 모든 팀원이 달성해야 하는 것을 알 수 있도록 프로젝트의 기대치와 결과물을 명확히 합니다.

범위를 정의하기 위한 팁: 

• 제품 분석 시도: 범위를 정의하고 자세한 제품 설명을 작성하기 전에 심층적인 제품 분석을 수행해야 합니다. 고객이나 클라이언트의 관점에서 만들 계획인 제품을 분석하여 고객의 기대에 부응하는지 확인하세요. 

• 대안 생성: 프로젝트에 위험이 발생할 경우에 대비하여 대안을 생성해야 합니다. 예를 들어, 신제품 출시를 계획하고 있으며 출시일이 지연되는 경우 이해관계자의 요구를 어떻게 충족시킬 수 있을까요?

• 워크숍 진행: 브레인스토밍 워크숍을 개최하여 프로젝트의 범위를 명확히 하고 팀원 간의 협업을 장려하세요. 

4. 업무 분류 체계 작성

업무 분류 체계 (WBS) 는 프로젝트를 작업 수준으로 세분화하는 방법입니다. WBS를 만들면 팀이 프로젝트의 각 구성 요소를 명확하게 시각화하고 수행해야 할 일을 평가할 수 있습니다. 

업무 분류 체계는 작업의 계층 구조를 만듭니다. 여기에서 프로젝트를 예약, 모니터링 및 제어할 수 있습니다. 모든 프로젝트 작업을 매핑하기 위한 일관된 프레임워크를 제공하는 업무 분류 체계 템플릿을 사용하여 시간을 절약할 수 있습니다.

WBS를 만드는 팁: 

• 프로젝트 목표를 세분화하세요: WBS는 프로젝트 목표를 종속성 및 하위 종속성으로 세분화합니다. 이러한 작은 작업 그룹을 종종 작업 패키지라고 합니다. 작업을 세분화하면 시간, 장비, 도구, 비용 등 프로젝트에 필요한 모든 것에 대한 명확한 인사이트를 얻을 수 있습니다.

• 워크플로 자동화: 팀원의 워크플로를 자동화하면 프로젝트 조율을 간소화하고 프로젝트 가시성을 높일 수 있습니다. 소프트웨어를 사용하여 이러한 워크플로를 자동화하면 수동 정보 수집 및 중복되는 업무도 줄일 수 있습니다.

5. 범위를 검증합니다

범위를 검증하는 것은 프로젝트에 참여하는 모든 이해관계자로부터 승인을 받는 것을 의미합니다. 향후 범위 변동을 방지하기 위해 이해관계자가 프로젝트 결과물을 명확하게 이해하도록 하세요. 가능하다면 변경 사항과 개선 사항에 대한 피드백이나 조언을 얻으세요. 

범위를 검증하기 위한 팁: 

• 계획 검토: 검증은 범위 관리 계획의 최종 승인 단계이므로 철저히 검토하고 검사해야 합니다. 팀 멤버는 이해관계자에게 계획을 보내기 전에 계획을 검토하는 데 도움을 줄 수 있지만, 가능한 한 많은 사람이 계획을 검토할 수 있도록 이해관계자도 최종 검토에 참여해야 합니다.

6. 범위 통제

범위 관리 계획의 마지막 단계는 범위 관리입니다. 프로젝트가 실행 단계로 진행됨에 따라 프로젝트의 상태를 모니터링하고 범위 변경을 관리합니다. 범위 관리를 간소화하는 가장 좋은 방법은 프로젝트 관리 소프트웨어 를 사용하는 것입니다. 이러한 툴은 프로젝트에 대한 피드백, 파일, 상태 업데이트를 공유할 수 있으므로 범위 변경 사항을 실시간으로 파악할 수 있습니다.

범위를 통제하기 위한 팁: 

• 분산 분석: 범위 관리 계획의 이 부분에서는 범위의 분산이 얼마나 발생하는지 평가합니다. 범위의 실제 성과와 계획된 성과를 분석하면 향후 프로젝트에 대한 인사이트를 얻을 수 있습니다.

• 변경 관리 문서 참조: 계획 단계에서 변경 관리 프로세스를 만들었습니다. 프로젝트 변경과 관련하여 정보의 흐름을 추적할 수 있도록 이 문서를 참조하세요.

효과적인 프로젝트 범위 관리를 위한 팁

효과적인 프로젝트 범위 관리는 모든 프로젝트의 성공에 매우 중요합니다. 전략적 계획 수립과 업무 관리 기법을 결합하여 목표를 효율적으로 달성할 수 있습니다. 

다음은 프로젝트를 처음부터 끝까지 올바른 방향으로 유지하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁입니다.

• 제품과 프로젝트 범위를 명확하게 정의하세요. 먼저 제품 범위(개발 중인 제품 또는 서비스의 특징과 기능을 자세히 설명)와 프로젝트 범위(제품을 제공하는 데 필요한 작업)를 정확하게 정의하세요. 이러한 범위를 명확히 구분하면 오해와 범위 변동을 방지하는 데 도움이 됩니다.

• 이해관계자를 조기에 참여시키세요. 계획 프로세스 초기에 주요 프로젝트 이해관계자를 참여시키세요. 이들의 의견은 프로젝트 범위를 구체화하고 비즈니스 목표와 이해관계자의 기대치에 부합하는지 확인하는 데 도움이 될 수 있습니다.

• 상세한 범위 관리 계획 을 수립하세요. 범위 변경 사항을 식별, 평가, 구현 또는 거부하는 방법을 개괄적으로 설명하는 포괄적인 범위 관리 계획을 수립하세요. 이 계획은 범위 문제를 해결하기 위한 로드맵입니다.

• 변경 관리 프로세스를 구현합니다. 프로젝트 범위 변경 요청을 효율적으로 관리하기 위해 공식적인 변경 관리 프로세스를 수립하세요. 이러한 프로세스는 변경 사항이 프로젝트 타임라인, 예산, 리소스에 미치는 영향을 평가하는 데 도움이 됩니다.

• 모든 것을 문서화하세요. 프로젝트 범위와 관련된 모든 프로젝트 미팅, 의사 결정, 변경 사항에 대한 자세한 기록을 보관하세요. 문서화는 모든 프로젝트 참여자에게 명확한 참고 자료를 제공하며, 분쟁을 해결하고 향후 프로젝트에 정보를 제공하는 데 매우 유용할 수 있습니다.

이러한 팁을 프로젝트 관리 관행에 통합하면 더 성공적인 결과를 얻을 수 있습니다. 효과적인 범위 관리는 제품 기능과 프로젝트 업무의 세부적인 계획과 변경 사항에 적응할 수 있는 유연성 사이의 균형을 맞추는 것입니다.

프로젝트 관리 툴로 범위 관리를 간소화하세요

프로젝트 범위 관리 계획은 팀이 프로젝트를 실행하는 동안 따라야 할 명확한 구조를 만듭니다. 온라인 툴을 사용하면 이해관계자와 계획을 공유하고, 내부 워크플로를 자동화하고, 프로젝트 목표를 작업으로 쉽게 세분화할 수 있으므로 범위 관리 계획이 더 쉬워집니다. 프로젝트 관리 소프트웨어 를 사용하면 프로세스를 간소화하고 앞으로의 일에 더 잘 대비할 수 있습니다.