프로젝트 기준선으로 성과 측정

상상해 보세요. 여러분이 활을 들고 양궁장에 서서 거대한 빈 벽을 조준하고 있습니다. 활시위를 놓자 화살이 바로 앞에 있는 벽으로 곧장 날아갑니다. 승리의 춤을 추기 시작했다가 멈춥니다. 정면을 향해 쐈다고 생각하지만, 벽의 모든 부분이 똑같아 보여서 정확히 확신할 수 없습니다. 

대신 과녁을 조준하기로 합니다. 활시위를 당겨 화살을 쏘면 화살이 퍽 소리를 내며 과녁의 정중앙에 꽂힙니다. 이번에는 여러분의 사격이 성공적이었다는 것을 알 수 있습니다. 

목표를 설정하는 것은 여러분이 (타이츠는 입지 않았지만) 로빈 후드처럼 느끼게 하는 것 이상의 역할을 합니다. 목표가 있으면 자신의 실력을 측정할 수 있는 기준점이 생깁니다. 마치 프로젝트 기준선이 프로젝트의 성과를 측정할 수 있는 벤치마킹을 제공하는 것과 같습니다.

프로젝트 기준선이란?  

프로젝트 기준선은 프로젝트 일정, 비용, 범위에 대해 미리 정의된 목표입니다. 프로젝트 계획의 일부로 베이스라인을 결정합니다. 그런 다음 프로젝트가 진행됨에 따라 이러한 기준을 참조점으로 사용하여 시간이 지남에 따라 프로젝트의 성과를 모니터링합니다.

프로젝트 기준선에는 세 가지 유형이 있습니다. 

• 범위 기준선은 프로젝트 범위를 명확하게 정의합니다. 여기에는 프로젝트에서 중점을 둘 목표와 프로젝트 결과물 목록이 포함됩니다.  

• 일정 베이스라인은 프로젝트가 얼마나 오래 걸려야 하는지를 나타냅니다. 일정 기준선은 프로젝트 타임라인이며, 각 결과물에 대한 명확하게 정의된 마감일과 프로젝트의 최종 마감일을 포함해야 합니다. 

• 비용 기준선은 예상 프로젝트 예산입니다. 비용 기준선은 각 결과물에 필요한 리소스를 세분화한 다음 이를 합산하여 예상되는 총 프로젝트 비용을 보여주어야 합니다.

프로젝트 계획에는 이 세 가지 기준이 모두 포함되어야 합니다. 프로젝트를 진행하는 동안 각 기준선과 비교하여 실제 성과를 모니터링함으로써 프로젝트 범위, 일정, 예산이 목표에 부합하도록 할 수 있습니다. 

프로젝트 기준선이 중요한 이유 

프로젝트 기준선은 모든 성공적인 프로젝트의 필수 요소입니다. 기준치가 여러분과 여러분의 팀을 도울 수 있는 방법은 다음과 같습니다. 

프로젝트 성과 모니터링 및 조정

기준선은 프로젝트가 어떻게 성과를 내야 하는지에 대한 표준을 제공합니다. 업무가 진행됨에 따라 계획 수립 중에 설정한 기준선과 비교하여 실제 성과를 측정할 수 있습니다. 이렇게 하면 프로젝트 범위, 일정 또는 예산이 계획대로 진행되고 있는지(또는 그렇지 않은지) 확인할 수 있으며, 문제가 너무 커지기 전에 방향을 수정할 수 있습니다.  

세 가지 기준점 유형(범위, 일정, 예산)이 함께 성과 측정 기준점(PMB)을 구성합니다. 세 가지 영역 모두에서 실제 성과를 예상 베이스라인과 비교하면 프로젝트의 진행 상황을 상위 차원에서 파악할 수 있습니다. 

한 구성 요소의 변화가 다른 구성 요소에 미치는 영향을 시각화하기 위해 세 가지 기준선을 모두 나란히 측정하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 범위가 증가하면 일정과 비용에 어떤 영향을 미치는지 확인할 수 있습니다. 이를 통해 계획된 범위, 일정 또는 예산을 변경해야 할 때 어떻게 조정해야 하는지 파악할 수 있습니다. 그리고 실제 성과와 베이스라인 간의 차이가 너무 커지면 베이스라인을 다시 설정하고 프로젝트 목표를 변경하여 달성 가능성을 높일지 여부를 결정할 수 있습니다. 

예를 들어, 블로그 시리즈를 진행하고 있는데 방금 범위를 10개의 게시글에서 11개의 게시글로 늘렸다고 가정해 보겠습니다. 그 결과, 프로젝트에 더 많은 비용이 소요되고 완료하는 데 더 많은 시간이 걸리게 되어 예산과 일정이 기준선에서 벗어나게 됩니다. 프로젝트 계획에 여유 시간이나 추가 예산을 할당하지 않았다면 프로젝트 목표를 조정해야 할 수 있습니다.  

이해관계자 기대치 관리

기준선을 설정하고 이를 이해관계자에게 전달하면 모든 사람이 언제까지 무엇을 하고 있는지, 그리고 모든 비용이 얼마나 드는지 알 수 있습니다. 이것이 도움이 되는 이유는 다음과 같습니다. 

• 범위 기준선은 달성하고자 하는 목표를 이해관계자에게 정확히 알려줍니다. 이를 통해 이해관계자는 프로젝트 결과물에 포함되는 것과 그렇지 않은 것을 파악할 수 있습니다. 예를 들어, 이해관계자가 대화형 구성 요소를 갖춘 새로운 랜딩 페이지 디자인을 요청했다고 가정해 보겠습니다. 하지만 현재 예산이 제한되어 있어 랜딩 페이지는 만들 수 있지만 추가적인 대화형 구성 요소는 만들 수 없습니다. 범위 기준선을 설정하면 모든 구성원이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있도록 이러한 제한 사항을 미리 알릴 수 있습니다.

• 일정 기준선은 각 결과물이 언제 완료될지 명확히 합니다. 이를 통해 이해관계자는 각 결과물이 완료되는 데 걸리는 시간을 파악할 수 있으므로 최종 결과물이 언제 나올지 알 수 있습니다. 그리고 이해관계자가 추가 요청으로 프로젝트 범위를 늘리고자 하는 경우, 이러한 요청이 프로젝트 일정 과 예산에 어떤 영향을 미칠지 명확하게 보여줄 수 있습니다. 

• 비용 기준선은 각 결과물에 필요한 리소스를 설정합니다. 이해관계자가 추가 요청을 하려는 경우, 예산을 통해 이를 실현하기 위해 추가 자금이 어떻게 필요한지 명확하게 보여줄 수 있습니다. 그 결과, 요청을 거절하거나 추가 예산을 확보하기 위한 타당한 근거를 제시할 수 있습니다.

이러한 기준선은 함께 작용하여 이해관계자가 범위, 타임라인 또는 예산의 변경이 프로젝트의 성공에 어떤 영향을 미칠지 이해하는 데 도움이 됩니다. 기준선은 추가 요청을 거절하고 범위 변동 을 방지할 수 있는 도구를 제공할 뿐만 아니라, 타임라인과 비용의 변경이 전체 프로젝트 목표에 미칠 영향을 전달할 수 있는 방법을 제공합니다. 

향후 추정치 개선

프로젝트가 끝나면 실제 성과를 기준과 비교하여 초기 추정치가 얼마나 정확했는지 확인할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트 예산을 산정할 때 고려하지 않은 요소, 예상보다 더 오래 걸린 결과물, 범위에서 제외되었어야 하는 작업 등 베이스라인 수립 프로세스를 개선할 수 있는 영역을 파악할 수 있습니다. 

모든 프로젝트에 대해 실제 성과와 기준선을 비교하여 분석하면 일반적으로 성과가 저조하거나 과도한 영역을 파악할 수 있습니다. 그런 다음, 해당 지식을 활용하여 향후 프로젝트에 대해 더 정확한 추정을 할 수 있습니다. 

예를 들어, 이번 분기에 진행한 5개의 프로젝트 중 3개가 팀원이 아파서 일정이 1주일 지연되었다고 가정해 보겠습니다. 앞으로는 막바지에 발생하는 결근에 대비해 각 프로젝트 일정에 여유 시간을 추가로 확보할 수 있습니다. 

5단계로 프로젝트 기준선을 설정하는 방법 

프로젝트 기준선을 설정하는 것은 모든 견고한 프로젝트 관리 계획에서 중요한 부분입니다. 다음 프로젝트를 계획할 때 다음 단계를 따라 베이스라인을 수립하고 이를 여러 부서의 파트너에게 전달하세요.  

1. 범위를 결정합니다

프로젝트 범위 기준선은 일정과 예산을 모두 결정하므로 먼저 설정하세요. 프로젝트 범위는 달성할 결과물을 정확히 정의함으로써 프로젝트의 경계를 설정합니다. 프로젝트 범위 기술서 또는 작업 명세서의 형태로 범위를 문서화할 수 있습니다. 

범위 기준선을 생성하려면 프로젝트를 통해 달성하고자 하는 모든 결과물을 나열하세요. 그런 다음 각 결과물을 실행 가능한 작업 또는 부수 결과물로 나눕니다. 예를 들어, 결과물 중 하나가 채용 이벤트를 주최하는 것이라면 이를 다음과 같은 부수 결과물로 나눌 수 있습니다. 

• 이벤트 공간 예약

• 케이터링 업체 예약

• 게스트 연사 확정하기

• 알림 이메일 보내기

또한 업무 분류 체계 를 만들어 프로젝트의 모든 결과물과 부수 결과물을 시각적으로 배치할 수 있습니다. 이 툴은 업무를 여러 수준으로 나누어 주요 목표가 최상단에서 시작하고 결과물과 부수 결과물이 그 밑으로 확장되어 가도록 되어 있습니다. 

2. 프로젝트 일정 계획 수립

이제 프로젝트 범위를 정했으니 프로젝트 일정을 계획하고 일정 기준선을 수립할 차례입니다. 일정 기준선을 수립하려면 각 결과물과 부수 결과물에 대한 명확한 마감일과 전체 프로젝트의 최종 마감일을 정하세요. 각 마감일을 현실적으로 설정하고 작업 간 종속 관계를 명확히 하세요. 예를 들어, 알림 이메일을 보내기 전에 채용 이벤트의 게스트 연사 목록을 확정해야 할 수 있습니다. 

일부 프로젝트 관리 툴을 사용하면 프로젝트 일정 내의 종속성을 확인할 수 있으므로 그에 따라 계획을 세우고 종료일을 설정할 수 있습니다. 예를 들어, Asana의 타임라인 보기는 프로젝트 내의 작업과 마일스톤을 배치하고 간트 차트와 유사하게 종속성을 시각화합니다. 또한 어떤 작업이 완료되었는지, 누가 해당 작업을 배정받았는지 확인할 수 있으므로 프로젝트 일정을 실시간으로 모니터링하고 공유할 수 있습니다. 

3. 프로젝트 예산 계획을 수립합니다

이제 범위와 일정을 확정했으니 프로젝트 예산 기준선을 작성할 수 있습니다. 예산을 작성하려면 프로젝트 내 각 결과물과 부수 결과물에 필요한 모든 리소스를 나열하세요. 그런 다음 각 리소스의 비용을 추정합니다. 

최종 예산 문서에는 각 결과물, 부수 결과물, 필요한 리소스에 대한 개별 항목과 각각에 대한 예상 비용이 포함되어야 합니다. 또한 각 리소스가 필요해지는 시기와 자금을 사용할 것으로 예상하는 시기에 대한 타임라인도 포함해야 합니다. 또한, 예산의 각 구성 요소를 담당하는 사람과 전체 프로젝트의 총지출 금액을 포함하는 것도 도움이 됩니다. 

아래 예시에서 예상 지출 열은 프로젝트의 예산 기준선을 나타냅니다. 그런 다음 업무가 진행됨에 따라 실제 지출을 추적하고 이를 기준과 비교할 수 있습니다. 

4. 변경 관리 프로세스 개요

기준선을 설정했다고 해서 범위, 일정 또는 예산이 계획에서 벗어날 경우 프로젝트가 실패하는 것은 아닙니다. 사실, 변경에 대한 계획은 프로젝트 베이스라인 수립 프로세스의 핵심적인 부분입니다. 

세 가지 프로젝트 기준선을 확정하고 나면 변경 관리 프로세스를 수립하여 팀과 이해관계자의 변경 요청을 어떻게 처리할지 개략적으로 설명하세요. 변경 관리 프로세스는 유연성을 유지하고 프로젝트가 진행되는 동안 이해관계자가 변경을 요청할 수 있도록 하는 방법입니다.  이를 통해 프로젝트 범위, 일정, 예산이 통제 불능 상태로 치닫는 것을 방지할 수 있습니다. 이와 관련해서 변경 요청에는 추가 결과물, 타임라인 업데이트 또는 예산 조정에 대한 요청이 포함될 수 있습니다. 

변경 관리 프로세스에는 일반적으로 다음과 같은 단계가 포함됩니다. 

1. 시작: 이해관계자가 변경 요청 양식을 제출하여 이 변경이 왜 중요한지에 대한 관련 정보를 제공합니다. 여기에는 일반적으로 요청에 대한 설명, 요청 우선순위, 중요한 마감일이 포함됩니다.

2. 평가: 프로젝트 리더나 부서 리더가 요청 세부 정보를 검토하고 필요한 리소스, 요청이 미치는 영향, 요청이 전달되어야 하는 사람이 누구인지 결정합니다. 

3. 분석: 담당 프로젝트 리더가 요청을 승인할지 거부할지 결정합니다. 이 단계에서는 프로젝트 기준선과 관련하여 요청을 검토하여 요청이 범위, 일정, 예산에 어떤 영향을 미칠지 파악합니다. 

4. 실행: 요청이 승인되면 이해관계자와 협력하여 변경 사항을 실행합니다. 어떤 변경 사항이 적용되었는지, 그리고 이러한 변경 사항이 프로젝트 기준선에 어떤 영향을 미칠지 반드시 기록하세요. 변경 사항이 중대한 경우 프로젝트 목표를 조정하고 새로운 기준선을 수립해야 할 수 있습니다.  

5. 종결: 요청을 종결하고 모든 문서, 변경 로그, 커뮤니케이션을 이해관계자가 나중에 쉽게 접근할 수 있는 공유 공간에 저장합니다. 

변경 관리 프로세스를 확립하면 각 잠재적 업데이트가 세 가지 프로젝트 기준선 모두의 맥락에서 고려되도록 할 수 있습니다. 예를 들어, 프로젝트 범위에 결과물을 추가하라는 요청을 받으면 해당 추가 사항이 일정과 예산에 어떤 영향을 미칠지 분석할 수 있습니다. 변경 사항이 프로젝트를 기준선에서 너무 벗어나게 할 경우, 변경을 거부하고 변경 요청을 종료할 수 있습니다. 

5. 프로젝트 이해관계자의 피드백을 반영합니다

마지막으로, 주요 이해관계자에게 프로젝트 기준선을 제시하여 피드백을 수집하고 반영하세요. 이 단계는 여러분과 이해관계자가 프로젝트의 범위, 일정, 예산 목표에 대해 보조를 맞출 수 있기 때문에 중요합니다. 예를 들어, 프로젝트 내의 작업이 디자인팀의 리소스에 종속되어 있는 경우, 베이스라인을 공유하면 팀이 해당 리소스를 제공하는 마감일이 중요한 이유를 이해하는 데 도움이 됩니다. 그리고 디자인팀이 제안된 마감일을 맞출 수 없는 경우, 그에 따라 일정 기준선을 업데이트할 수 있습니다. 

이것은 또한 베이스라인을 조정하고 개선할 기회이기도 합니다. 특히 이해관계자가 프로젝트의 특정 측면에 대해 더 전문적인 지식을 갖고 있을 수 있기 때문입니다. 예를 들어, 재무 팀은 결과물의 예상 비용이나 결제 기한에 대한 인사이트를 제공할 수 있습니다. 

프로젝트 기준을 변경할 수 있나요?

간단히 말하자면 네, 그렇습니다. 하지만 베이스라인을 너무 자주 변경해서는 안 됩니다. 정말 필요한 경우에만 변경하는 것을 목표로 하세요. 예를 들어, 팀원이 팀을 떠나고 담당 업무를 재배정해야 하는 경우와 같이 중대한 변경 사항이 발생할 때 프로젝트의 기준선을 다시 설정해야 할 수 있습니다. 

프로젝트의 기준선을 너무 자주 재설정하면 기준선의 의미가 퇴색됩니다. 베이스라인은 달성하고자 하는 목표를 나타내므로 최종 결과가 베이스라인과 정확히 일치할 필요는 없다는 점을 기억하세요. 프로젝트가 범위, 일정 또는 예산 측면에서 기준선에서 벗어나더라도 다른 영역에서 차이를 상쇄할 수 있다면 괜찮습니다. 예를 들어, 프로젝트 범위를 늘렸지만 다른 영역에서 예산과 시간을 줄일 수 있다면 프로젝트의 기준선을 다시 설정할 필요는 없습니다.

기준선 찾기

프로젝트 기준선은 시간 경과에 따른 프로젝트의 성과를 모니터링하는 데 필수적인 방법입니다. 베이스라인을 이해관계자가 쉽게 액세스하고 볼 수 있도록 하려면 프로젝트 관리 소프트웨어 로 베이스라인을 만드는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 팀과 이해관계자가 베이스라인에서 직접 협업하고 의견을 달 수 있으며, 모든 변경 사항을 실시간으로 확인할 수 있습니다.