프로젝트 기준을 통해 성과 측정

시나리오를 상상해 보세요. 활쏘기 훈련장에서 활을 들고 거대한 빈 벽을 향해 활을 쏘고 있습니다. 화살을 놓자 화살은 바로 앞에 있는 벽으로 날아갑니다. 승리의 춤을 추다가 멈춥니다. 벽의 모든 부분이 똑같이 보이기 때문에 화살이 벽에 꽂혔는지 확신할 수 없기 때문입니다. 

대신 과녁을 향해 조준하기로 합니다. 화살을 당겨서 날리면 화살은 명중하여 명중률이 높아집니다. 이번에는 성공적으로 화살을 맞췄다는 것을 알 수 있습니다. 

목표를 설정하면 (타이트 팬티는 없더라도) 로빈 후드처럼 느껴질 뿐만 아니라 더 많은 일을 할 수 있습니다. 목표를 설정하면 자신의 기술을 측정할 수 있는 기준점이 생깁니다. 프로젝트 기준선이 프로젝트의 성과를 측정할 수 있는 벤치마킹을 제공하는 것과 마찬가지입니다.

프로젝트 기준이란?  

프로젝트 기준선은 프로젝트 일정, 비용, 범위에 대해 미리 정의된 목표입니다. 프로젝트 계획의 일부로 기준선을 결정합니다. 그런 다음 프로젝트가 진행됨에 따라 이러한 기준을 기준으로 프로젝트의 성과를 모니터링합니다.

프로젝트 기준에는 세 가지 유형이 있습니다. 

• 범위 기준선은 프로젝트 범위를 명확하게 정의합니다. 여기에는 프로젝트에 집중할 목표와 프로젝트 결과물의 목록이 포함됩니다.  

• 일정 기준선 은 프로젝트에 소요되는 시간을 결정합니다. 일정 기준선은 프로젝트 타임라인이며, 각 결과물의 명확하게 정의된 마감일과 프로젝트의 최종 마감일이 포함되어야 합니다. 

• 비용 기준선 은 예상 프로젝트 예산입니다. 비용 기준은 각 결과물에 필요한 리소스를 세분화한 다음 합산하여 예상 총 프로젝트 비용을 보여줍니다.

프로젝트 계획에는 이 세 가지 기준선이 모두 포함되어야 합니다. 프로젝트 기간 동안 각 기준에 대한 실제 성과를 모니터링하여 범위, 일정, 예산이 목표에 부합하는지 확인할 수 있습니다. 

프로젝트 기준선이 중요한 이유 

프로젝트 기준은 성공적인 프로젝트의 필수 요소입니다. 팀을 도울 수 있는 방법은 다음과 같습니다. 

프로젝트 성과 모니터링 및 조정

기준선은 프로젝트의 수행 방식에 대한 표준을 제공합니다. 업무가 진행됨에 따라 계획 단계에서 설정한 기준과 비교하여 실제 성과를 측정할 수 있습니다. 이렇게 하면 프로젝트 범위, 일정 또는 예산이 계획대로 진행되고 있는지 확인할 수 있습니다. 또한 문제가 너무 커지기 전에 경로를 수정할 수 있습니다.  

세 가지 기준점 유형(범위, 일정, 예산)이 함께 성과 측정 기준점(Performance Measurement Baseline, PMB)을 구성합니다. 세 가지 영역 모두에서 실제 성과를 예상 기준과 비교하면 프로젝트의 진행 상황을 상위 차원에서 이해할 수 있습니다. 

범위 확대가 일정과 비용에 미치는 영향과 같이 한 구성 요소의 변경이 다른 구성 요소에 미치는 영향을 시각화하려면 세 가지 기준을 모두 나란히 측정하는 것이 중요합니다. 이는 계획된 범위, 일정 또는 예산을 변경해야 할 때 조정 방법을 파악하는 데 도움이 됩니다. 실제 성과와 기준의 차이가 너무 커지면 기준을 다시 설정하고 프로젝트 목표를 변경하여 더 달성하기 쉬운 목표로 설정할지 여부를 결정할 수 있습니다. 

예를 들어, 블로그 시리즈를 작업하고 있으며 범위를 10개에서 11개로 늘렸다고 가정해 보겠습니다. 그 결과, 프로젝트에 더 많은 비용이 들고 완료된 데 더 많은 시간이 소요되어 예산과 일정이 기준에서 벗어나게 됩니다. 프로젝트 계획에 버퍼 시간이나 추가 예산을 할당하지 않은 경우 프로젝트 목표를 조정해야 할 수 있습니다.  

이해관계자 기대치 관리

기준선을 설정하고 이해관계자에게 전달하면 모든 사람이 언제까지 무엇을 하고 있는지, 그리고 비용이 얼마나 들지 알 수 있습니다. 다음과 같은 이점이 있습니다. 

• 범위 기준은 이해관계자에게 달성하고자 하는 바를 정확히 알려줍니다. 이를 통해 이해관계자는 프로젝트 결과물의 일부인 것과 그렇지 않은 것을 이해할 수 있습니다. 예를 들어, 이해관계자가 대화형 구성 요소가 있는 새로운 랜딩 페이지 디자인을 요청했다고 가정해 보겠습니다. 그러나 현재 예산 제한으로 인해 랜딩 페이지는 만들 수 있지만 추가적인 대화형 구성 요소는 만들 수 없습니다. 범위 기준을 설정하면 모든 구성원이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있도록 제한 사항을 미리 알릴 수 있습니다.

• 일정 기준선은 각 결과물이 언제 완료된 지를 명확히 합니다. 이를 통해 이해관계자는 각 결과물이 완료된 데 걸리는 시간을 파악할 수 있어 최종 제품을 언제 예상할 수 있는지 알 수 있습니다. 또한 이해관계자가 추가 요청으로 프로젝트 범위를 늘리려는 경우, 프로젝트 일정과 예산에 미치는 영향을 명확하게 보여줄 수 있습니다. 

• 비용 기준선 은 각 결과물에 필요한 리소스를 설정합니다. 이해관계자가 추가 요청을 추가하려는 경우, 예산은 이를 실현하기 위해 추가 자금이 필요한 방식을 명확하게 보여줍니다. 그 결과, 요청을 뒤로 미루거나 추가 예산을 확보할 수 있습니다.

이러한 기준은 이해관계자가 범위, 타임라인 또는 예산의 변경이 프로젝트의 성공에 어떤 영향을 미치는지 이해하는 데 도움이 됩니다. 이를 통해 추가 요청을 거부하고 범위 변동을 방지할 수 있는 도구를 제공하고, 타임라인과 비용의 변화가 전체 프로젝트 목표에 미치는 영향을 전달할 수 있습니다. 

향후 추정치 개선

프로젝트가 끝나면 실제 성과를 기준과 비교하여 초기 추정치가 얼마나 정확했는지 확인할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트 예산을 계산할 때 고려하지 않은 요소, 예상보다 오래 걸린 결과물 또는 범위를 벗어났어야 하는 작업과 같이 기준 수립 프로세스를 개선할 수 있는 영역을 식별할 수 있습니다. 

모든 프로젝트의 실제 성과와 기준을 분석하면 일반적으로 어떤 영역이 과소하거나 과도하게 수행되는지 확인할 수 있습니다. 그런 다음, 이러한 지식을 활용하여 향후 프로젝트에 대한 더 나은 추정치를 도출할 수 있습니다. 

예를 들어, 이번 분기에 5개 프로젝트 중 3개가 팀원들이 병에 걸림으로 인해 일주일 정도 일정이 지연되었다고 가정해 보겠습니다. 앞으로는 막바지에 결근하는 경우에 대비하여 각 프로젝트 일정에 추가적인 버퍼 시간을 더할 수 있습니다. 

5단계로 프로젝트 기준선을 설정하는 방법 

프로젝트 기준선을 설정하는 것은 견고한 프로젝트 관리 계획의 중요한 부분입니다. 다음 프로젝트를 계획할 때 다음 단계에 따라 기준을 설정하고 교차 기능 파트너에게 전달하세요.  

1. 범위를 결정합니다

일정과 예산을 모두 결정하므로 먼저 프로젝트 범위 기준을 설정하세요. 프로젝트 범위는 어떤 결과물을 위해 작업할 것인지 정확히 정의하여 프로젝트의 경계를 설정합니다. 프로젝트 범위 기술서 또는 작업 명세서 양식으로 범위를 문서화할 수 있습니다. 

범위 기준을 만들려면 프로젝트에서 달성하고자 하는 모든 결과물을 나열하세요. 그런 다음 각 결과물을 실행 가능한 작업 또는 부수 결과물로 세분화합니다. 예를 들어, 결과물 중 하나가 채용 이벤트를 개최하는 것이라면 이를 다음과 같은 부수 결과물로 세분화할 수 있습니다. 

• 이벤트 공간 예약

• 케이터링 회사 예약

• 게스트 연사 확정하기

• 알림 이메일 보내기

업무 분류 체계 를 만들어 프로젝트의 모든 결과물과 부수 결과물을 시각적으로 배치할 수도 있습니다. 이 툴은 업무를 여러 수준으로 나누어 주요 목표가 최상단에서 시작하고 결과물과 부수 결과물이 그 밑으로 확장되어 가도록 되어 있습니다. 

2. 프로젝트 일정 계획하기

프로젝트 범위를 결정했으므로 이제 프로젝트 일정을 계획하고 일정 기준을 만들 차례입니다. 일정 기준선을 만들려면 각 결과물과 부수 결과물의 명확한 마감일과 전체 프로젝트의 최종 마감일을 정의해야 합니다. 각 마감일을 현실적으로 설정하고 작업 간 종속성을 명확히 하세요. 예를 들어, 알림 이메일을 보내기 전에 채용 이벤트의 게스트 연사 목록을 확정해야 할 수 있습니다. 

일부 프로젝트 관리 툴을 사용하면 프로젝트 일정 내에서 종속성을 확인할 수 있으므로 그에 따라 종료일을 계획하고 설정할 수 있습니다. 예를 들어, Asana의 타임라인 보기 는 프로젝트 내의 작업과 마일스톤을 배치하고 간트 차트와 유사하게 종속성을 시각화합니다. 또한 어떤 작업이 완료되었는지, 누가 어떤 작업을 담당하는지도 확인할 수 있어 프로젝트 일정을 실시간으로 모니터링하고 공유할 수 있습니다. 

3. 프로젝트 예산 계획 작성하기

범위와 일정을 확고히 다졌다면 이제 프로젝트 예산 기준을 만들 수 있습니다. 예산을 작성하려면 프로젝트 내의 각 결과물과 부수 결과물에 필요한 모든 리소스를 나열하세요. 그런 다음 각 리소스의 비용을 추정합니다. 

최종 예산 문서에는 각 결과물, 부수 결과물, 필요한 리소스에 대한 개별 항목과 각각에 대한 예상 비용이 포함되어야 합니다. 또한 각 리소스가 필요해지는 시기와 자금을 사용할 것으로 예상하는 시기에 대한 타임라인을 포함해야 합니다. 또한, 각 예산 구성 요소를 담당하는 사람과 전체 프로젝트의 총 지출액을 포함하는 것도 도움이 됩니다. 

아래 예시에서 예상 지출 열은 프로젝트의 예산 기준을 나타냅니다. 그런 다음 업무가 진행됨에 따라 실제 지출을 추적하고 기준과 비교할 수 있습니다. 

4. 변경 관리 프로세스를 개략적으로 작성합니다

기준선을 설정한다고 해서 범위, 일정 또는 예산이 계획에서 벗어난 경우 프로젝트가 중단되는 것은 아닙니다. 사실, 변경에 대한 계획은 프로젝트 기준 수립 프로세스의 필수적인 부분입니다. 

세 가지 프로젝트 기준을 확정하고 나면, 변경 관리 프로세스를 수립하여 팀과 이해관계자의 변경 요청을 처리하는 방법을 설명하세요. 변경 관리 프로세스는 프로젝트가 진행 중인 동안 이해관계자가 변경 사항을 요청할 수 있도록 유연성을 유지하는 방법입니다.  이는 프로젝트 범위, 일정, 예산이 통제 불능으로 부풀어오르는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다. 이러한 맥락에서 변경 요청에는 추가 결과물, 타임라인 업데이트 ��는 예산 조정 요청이 포함될 수 있습니다. 

변경 관리 프로세스에는 일반적으로 다음 단계가 포함됩니다. 

1. 시작: 이해관계자가 변경 요청 양식 을 제출하여 이 변경이 중요한 이유에 대한 관련 정보를 제공합니다. 여기에는 일반적으로 요청에 대한 설명, 요청 우선순위, 중요한 마감일이 포함됩니다.

2. 평가: 프로젝트 리더나 부서 리더가 요청의 세부 정보를 검토하고 필요한 리소스, 요청이 미치는 영향, 요청이 전달되어야 하는 사람이 누구인지와 같은 세부 정보를 검토합니다. 

3. 분석: 담당 프로젝트 리더가 요청을 승인할지 거부할지 결정합니다. 이 단계에서는 프로젝트 기준의 맥락에서 요청을 고려하여 범위, 일정, 예산에 미치는 영향을 결정합니다. 

4. 실행: 요청이 승인되면 이해관계자와 협력하여 변경 사항을 실행합니다. 어떤 변경 사항이 있었는지, 프로젝트 기준선에 어떤 영향을 미치는지 기록해야 합니다. 변경 사항이 중대한 경우 프로젝트 목표를 조정하고 새로운 기준을 만들어야 할 수 있습니다.  

5. 종결: 요청을 종결하고 모든 문서, 변경 로그, 커뮤니케이션을 이해관계자가 나중에 쉽게 접근할 수 있는 공유 공간에 저장합니다. 

변경 관리 프로세스를 수립하면 세 가지 프로젝트 기준선 모두의 맥락에서 각 잠재적인 업데이트를 고려할 수 있습니다. 예를 들어, 프로젝트 범위에 추가 결과물을 추가하라는 요청을 받은 경우, 해당 추가가 일정과 예산에 어떤 영향을 미치는지 분석할 수 있습니다. 프로젝트가 기준선에서 너무 멀어지면 변경을 거부하고 변경 요청을 종료할 수 있습니다. 

5. 프로젝트 이해관계자의 피드백을 반영합니다

마지막으로, 주요 이해관계자에게 프로젝트 기준을 제시하여 피드백을 수집하고 통합하세요. 이 단계는 여러분과 이해관계자가 프로젝트의 범위, 일정, 예산 목표에 대해 보조를 맞출 수 있도록 해주기 때문에 중요합니다. 예를 들어, 프로젝트 내의 작업이 디자인 팀의 리소스에 의존하는 경우, 기준선을 공유하면 팀이 해당 리소스를 제공하기 위한 마감일이 중요한 이유를 이해하는 데 도움이 됩니다. 디자인 팀이 제안된 마감일을 지키지 못하는 경우, 그에 따라 일정 기준을 업데이트할 수 있습니다. 

이는 또한 기준을 수정하고 개선할 수 있는 기회이기도 합니다. 특히 이해관계자는 프로젝트의 특정 측면에 대해 더 전문적인 지식을 가지고 있을 수 있기 때문입니다. 예를 들어, 재무 팀은 결과물의 비용이나 결제 시점에 대한 인사이트를 제공할 수 있습니다. 

프로젝트 기준을 변경할 수 있나요?

간단히 말하자면 네, 그렇습니다. 그러나 기준을 너무 자주 변경해서는 안 됩니다. 정말 필요한 경우에만 변경하는 것을 목표로 하세요. 예를 들어, 팀원이 떠나고 책임을 재할당해야 하는 경우와 같이 중요한 변경 사항이 발생하면 프로젝트를 다시 기준화해야 할 수 있습니다. 

프로젝트의 기준을 너무 자주 재설정하면 기준의 의미가 떨어집니다. 기준선이 목표로 하는 목표를 나타내므로 최종 결과가 기준과 정확히 일치하지 않아도 된다는 점을 기억하세요. 다른 영역의 차이를 균형 있게 조정할 수 있다면 프로젝트의 범위, 일정 또는 예산이 기준에서 벗어나는 것은 괜찮습니다. 예를 들어, 프로젝트 범위를 늘렸지만 다른 영역에서 예산과 시간을 줄일 수 있다면 프로젝트를 다시 기준화할 필요가 없습니다.

홈베이스 찾기

프로젝트 기준은 시간이 지남에 따라 프로젝트의 성과를 모니터링하는 필수적인 방법입니다. 프로젝트 기준을 이해관계자가 쉽게 액세스하고 볼 수 있게 하려면 프로젝트 관리 소프트웨어 를 사용하여 프로젝트 기준을 만드는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 팀과 이해관계자가 협업하고 기준에 대해 직접 의견을 제시할 수 있으며, 실시간으로 변경 사항을 확인할 수 있습니다.