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요약
비즈니스는 경쟁력을 유지하기 위해 시간과 비용을 절약하는 것을 최우선으로 두어야 합니다. 이를 위한 가장 쉬운 방법 중 하나는 프로젝트 관리 접근 방식 내에서 프로젝트 통제를 구현하는 것입니다. 이 글에서는 프로젝트 통제가 무엇인지, 누가 이를 담당하는지, 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 이를 사용하는 방법을 설명합니다.
프로젝트 관리에서 프로젝트 통제란?
프로젝트 통제는 프로젝트에 소요되는 시간, 비용, 리소스를 모니터링하고 이에 영향을 미치는 프로세스로, 팀이 일정과 예산을 준수하는 데 도움이 됩니다. 각 통제는 일정, 리소스, 리스크, 변경 또는 성과와 같이 프로젝트 계획의 특정 부분에 중점을 둡니다.
![[인라인 일러스트레이션] 프로젝트 관리에서 프로젝트 통제란 무엇인가요? (인포그래픽)](https://assets.asana.biz/transform/cdb64a8a-2521-423c-bd2d-4c61c28195e3/inline-project-management-project-controls-1-2x?io=transform:fill,width:2560&format=webp)
프로젝트 통제를 사용하는 목표는 프로젝트 범위 내에서 머무르고, 가능한 한 프로젝트 예산을 최소화하며, 프로젝트 일정을 준수하는 것입니다.
프로젝트 통제 vs. 프로젝트 관리
프로젝트 제어와 프로젝트 관리는 기능이 중첩됩니다. 두 프로세스 모두 프로젝트를 계획대로 진행하고 범위 내에서 유지하는 데 도움이 됩니다. 그러나 프로젝트 통제의 목적은 프로젝트 관리만큼 광범위하지 않습니다.
프로젝트 관리는 인력, 프로세스, 결과물을 포함한 전체 프로젝트를 계획대로 진행하는 데 중점을 두는 반면, 프로젝트 통제는 시간과 비용을 절약하기 위해 특히 품질 관리에 중점을 둡니다.
프로젝트 관리는 팀 조정 및 이해관계자 커뮤니케이션과 같이 프로젝트를 수행하는 데 관련된 모든 것을 포괄하는 것이라고 생각할 수 있습니다. 프로젝트 통제는 그 우산 아래에 있는 구체적인 도구로, 비용, 일정, 성과를 추적하고 조정하는 데 도움이 됩니다.
프로젝트 통제가 중요한 이유
프로젝트 통제는 프로젝트 매니저가 프로젝트 리스크를 완화하는 정보에 입각한 적시의 결정을 내릴 수 있도록 하는 정보를 제공합니다. 프로젝트 시작부터 완료까지 프로젝트 매니저의 역할은 업무를 계획대로 진행하고 범위 내에서 관리하는 것입니다.
프로젝트 통제가 없으면 프로젝트의 성공에 영향을 미치는 주요 질문에 답하기가 어렵습니다. 계획에서 벗어날 수 있는 사항은 다음과 같습니다.
인력: 역할과 책임이 명확하지 않으면 누가 작업을 담당하는지에 대한 혼란이 발생합니다.
품질: 각 단계에서 진행 상황을 모니터링하지 않으면 기대치를 충족하지 못할 수 있습니다.
비용: 지출을 통제하지 않으면 이해관계자의 변경이나 오산으로 인해 예산 초과가 발생할 수 있습니다.
시간: 일정 지연과 리소스 충돌로 인해 마감일을 놓칠 수 있습니다.
프로젝트 통제를 사용하면 문제를 조기에 파악하고 신속하게 조정하여 프로젝트를 계속 진행할 수 있습니다.
프로젝트 통제 담당자
프로젝트 통제를 관리하는 사람은 프로젝트의 규모, 산업, 조직의 구성 방식에 따라 다릅니다. 대부분의 경우, 프로젝트 매니저가 일상 업무의 일환으로 통제를 담당합니다.
대규모 프로젝트의 경우, 전담 프로젝트 관리자가 일정 모니터링, 예산 추적, 리스크 식별에만 전념할 수 있습니다. 건설 및 엔지니어링과 같은 업계에서는 전체 팀이 비용 엔지니어링 및 리스크 분석과 같은 영역을 담당할 수 있습니다.
프로젝트 규모 | 담당자 |
소규모 프로젝트 | 프로젝트 매니저 |
중간 규모 프로젝트 | 프로젝트 매니저 또는 전담 프로젝트 컨트롤러 |
대규모/복잡한 프로젝트 | 프로젝트 제어 팀 또는 PMO |
5가지 프로젝트 관리 통제
다음은 프로젝트 계획에 대한 더 나은 인사이트를 얻기 위해 사용할 수 있는 5가지 프로젝트 관리입니다.
![[인라인 일러스트레이션] 5가지 프로젝트 관리 통제(인포그래픽)](https://assets.asana.biz/transform/218431e5-f3d6-44f5-b7f0-4bf1813a17fc/inline-project-management-project-controls-2-2x?io=transform:fill,width:2560&format=webp)
1. 일정
프로젝트 일정을 명확히 파악하면 계획대로 진행할 수 있습니다. 프로젝트 관리 툴과 같이 모든 업무를 한 곳에서 추적하여 작업, 마감일, 종속성을 한눈에 파악할 수 있도록 하세요.
주요 일정 관리 관행은 다음과 같습니다.
마일스톤 설정: 체크 포인트를 사용하여 프로젝트 전반에 걸쳐 진행 상황을 측정합니다.
상태 보고서 사용: 격주 또는 월간 업데이트를 공유하여 이해관계자에게 정보를 제공합니다.
조기에 문제 해결: 계획에서 벗어난 부분이 있으면 문제를 정확히 파악하고 신속하게 방향을 수정하세요.
간단한 팁: 간트 차트를 사용하여 작업과 마일스톤별로 세분화된 프로젝트 일정을 확인하세요. 이러한 유형의 차트는 프로젝트 소요 시간을 평가하고 작업 간 종속 관계를 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다.
2. 리소스
모든 프로젝트는 시간, 예산, 팀 가용성과 같은 리소스에 의존합니다. 리소스 관리는 프로젝트 라이프사이클 전반에 걸쳐 비용을 통제하고 자재를 모니터링하는 데 도움이 됩니다.
시작부터 어떤 리소스를 보유하고 있는지 파악하고 프로젝트가 진행됨에 따라 이를 추적해야 합니다. 예산을 초과하거나 팀 멤버를 잃게 되면 통제 수단을 통해 신속하게 해결책을 찾을 수 있습니다.
간단한 팁: 비용 차이를 계산하여 예산 내에서 적절한 속도로 업무를 수행하고 있는지 분석해 보세요. 비용 차이를 계산하는 공식은 CV = EV – AC (획득 가치에서 실제 비용을 뺀 값)입니다.
참고: 비용 차이 수식: 예산 내에서 프로젝트를 진행하는 방법3. 리스크
프로젝트 리스크 관리는 프로젝트를 탈선시키는 리스크를 식별하고 방지하기 위한 중요한 프로젝트 통제 수단입니다. 이를 위한 가장 좋은 방법은 리스크 관리 대장 을 사용하는 것입니다. 리스크 관리 대장에서는 잠재적 리스크를 우선순위별로 분류하고 그에 따라 관리 방법을 평가합니다.
빠른 팁: 일반적인 리스크 시나리오에는 데이터 보안, 커뮤니케이션 문제, 일정 지연, 계획에 없던 업무, 자료 도난 등이 포함됩니다. 이러한 카테고리를 사용하여 리스크 관리 대장에 대한 브레인스토밍을 시작하세요.
참고: 일반적인 프로젝트 리스크 7가지 및 예방법4. 변경
변경 관리 는 일정 지연, 예산 증가, 프로젝트 결함으로 이어질 수 있는 프로젝트 범위 변동 을 방지하는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 변경 관리 프로세스를 도입하면 향후 발생할 수 있는 모든 프로젝트 변경 사항에 대비할 수 있습니다.
변경 관리 프로세스를 통해 어떤 변경이 중요한지, 어떤 변경을 일정이나 범위에 영향을 미치지 않고 수행할 수 있는지 결정할 수 있습니다. 이렇게 하면 팀이 변경 사항을 잘 처리하고 자신의 결정에 자신감을 가질 수 있습니다.
간단한 팁: 일반적으로 변경 관리 프로세스는 프로젝트별로 다릅니다. 더 큰 조직 변경의 경우, 변경 관리 프로그램을 도입하는 것을 고려해 보세요.
5. 성과
성과 관리는 프로젝트의 성공을 모니터링하는 광범위한 프로세스입니다. 이를 위한 가장 간단한 방법은 프로젝트 성과를 평가하기 위해 핵심 성과 지표(KPI)를 설정하는 것입니다. 여기에는 기준선 대비 비용 추적, 정시 완료, 청구 시간, 투자 수익률 등이 포함될 수 있습니다.
어떤 목표를 설정하든 정량화할 수 있고, 구체적이며, 측정할 수 있는지 확인하세요. 확실하지 않다면 SMART 목표 방법 (구체적이고, 측정 가능하고, 달성 가능하고, 현실적이고, 기한이 정해진)을 사용하세요.
빠른 팁: 효과적인 KPI는 여러분이나 팀이 적시에 영향을 미칠 수 있는 하나의 측정 가능한 값을 추적해야 합니다. 또한 프로젝트가 회사 목표에 어떻게 기여하는지 팀원이 명확하게 이해할 수 있어야 합니다.
이러한 프로젝트 통제 수단을 사용하면 모든 측면에서 프로젝트를 모니터링하고 있다는 확신을 가질 수 있습니다. 궁극적으로 이는 시간과 비용을 절약하고 성공적인 프로젝트 결과물을 만드는 데 도움이 됩니다.
프로젝트 통제의 예시
실제 예를 통해 프로젝트 통제를 더 쉽게 이해할 수 있습니다. 다음은 몇 가지 활용 가능 사례입니다.
일정 관리: 마케팅 팀이 간트 차트를 사용하여 크리에이티브 승인 지연을 조기에 파악하고 리소스를 재배치하여 계획대로 진행합니다.
비용 관리: 소프트웨어 팀이 매주 소진율을 모니터링하고 15% 초과 지출을 제때 파악하여 범위를 조정합니다.
리스크 관리: 건설 팀의 리스크 관리 대장이 공급망 문제를 식별하므로 이미 대체 공급업체를 준비해 두었습니다.
변경 관리: 고객이 새로운 기능을 요청할 때 팀은 수락하기 전에 타임라인과 예산에 미치는 영향을 평가합니다.
이러한 예시는 프로젝트 통제가 문제를 조기에 파악하고 프로젝트를 계획대로 진행하는 데 어떻게 도움이 되는지 보여줍니다.
프로젝트 통제를 사용하는 경우
프로젝트를 관리하는 것은 프로젝트를 완료하는 것만큼이나 중요합니다. 예상치 못한 상황을 방지하기 위해 프로젝트 라이프 사이클의 모든 단계에서 프로젝트 통제를 구현하세요.
![[인라인 일러스트레이션] 프로젝트 통제를 수행하는 경우(인포그래픽)](https://assets.asana.biz/transform/7887a435-13e8-4cc5-979b-0ea806d6c4b3/inline-project-management-project-controls-3-2x?io=transform:fill,width:2560&format=webp)
프로젝트 계획 수립(착수)
계획 단계는 처음부터 통제 수단을 설정할 수 있는 기회입니다. 지금 계획이 자세할수록 나중에 통제를 관리해야 하는 일이 줄어듭니다.
프로젝트 계획 수립에는 다음이 포함됩니다.
프로젝트 실행
프로젝트가 개발 단계로 넘어가면 이제 관리 프로세스를 실행에 옮길 차례입니다. 팀이 프로젝트를 진행하는 동안 이러한 통제 수단은 진행 상태를 추적하는 데 도움이 됩니다.
각 단계에서 5가지 프로젝트 통제를 고려했는지 확인하세요. 업데이트를 더 빠르게 공유할 수 있는 방법을 원하신다면 진행 상태 보고서 템플릿 을 사용하여 체크인을 빠르고 일관된 요약으로 전환해 보세요.
프로젝트 종료
완료된 결과물을 모든 프로젝트 이해관계자에게 제출한 후, 프로젝트 통제 프로세스에서 수집한 정보를 사용하여 사후 분석 미팅을 주도하세요.
사후 분석 미팅은 배운 점을 되돌아보고 향후 프로젝트를 위한 지침을 얻을 수 있는 기회입니다. 이 단계를 통해 이번 경험에서 얻은 모든 교훈을 향후 프로젝트에 적용할 수 있습니다.
참고: 프로젝트 관리에서 배운 점을 기록하는 방법프로젝트 관리 소프트웨어로 프로젝트를 관리하세요
프로젝트의 여러 부분을 한 번에 관리하면 혼란스러워질 수 있습니다. 통제 프로세스는 프로젝트가 진행되는 동안 이루어지기 때문에, 팀이 중요한 업무에 집중할 수 있도록 하면서도 프로젝트 통제를 지속적으로 추적해야 합니다.
프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 프로젝트 진행 상태를 추적하고 모니터링하고, 중요한 지표를 항상 파악하고, 프로젝트를 일정대로 진행하고 예산 내에서 관리하는 데 필요한 전체적인 시각을 확보할 수 있습니다. 프로젝트 통제를 한 곳에서 통합할 준비가 되셨나요? 오늘 Asana를 시작하세요.
프로젝트 관리를 위해 Asana를 사용해 보세요프로젝트 통제에 관해 자주 묻는 질문
리스크 관리 대장은 잠재적인 리스크가 문제로 이어지기 전에 이를 식별하고, 우선순위를 지정하고, 대응 방안을 계획하는 데 도움이 되는 일반적인 프로젝트 관리 수단입니다.
일정 관리는 종종 가장 기본적인 것으로 간주됩니다. 타임라인을 추적하면 지연을 조기에 파악할 수 있고 비용, 리소스, 범위를 관리하기 위한 기반을 마련할 수 있기 때문입니다.
세 가지 방법은 사이버네틱(실시간 조정), 진행/중단(진행 또는 중단에 대한 체크 포인트 결정), 사후 성과(완료 후 배운 점을 기록하기 위한 검토)입니다.
