프로젝트 착수 문서 템플릿

프로젝트 착수 단계는 성공적인 프로젝트의 기반을 다지는 중요한 시기입니다. 초기 단계에 중요한 정보를 모두 공유하면 프로젝트 업무를 시작하기도 전에 모든 팀원이 동일한 이해를 바탕으로 업무에 착수할 수 있습니다. 중요한 모든 정보를 공유할 수 있는 가장 좋은 방법은 바로 프로젝트 착수 문서 템플릿을 만드는 것입니다.

프로젝트 착수 문서란 무엇인가요?

프로젝트 착수 문서(Project Initiation Document, PID)는 프로젝트 매니저가 프로젝트를 시작하기 전에 만드는 문서의 한 유형입니다. 이 문서에는 프로젝트 범위, 목표, 성공 기준, 비즈니스 가치, 잠재적 프로젝트 리스크와 같은 주요 프로젝트 정보가 포함됩니다. 프로젝트 착수 문서는 프로젝트 헌장이나 프로젝트 브리프라고 불리기도 합니다.

PID의 주된 목표는 프로젝트에 대한 전체적인 개요를 제공하여 주요 이해관계자가 프로젝트의 주요 목표와 접근 방식을 빠르게 이해할 수 있도록 하는 것입니다. 프로젝트 관리의 5가지 W인 Who(누가), What(무엇을), When(언제), Where(어디서), Why(왜)와 같은 주요 정보가 명확하게 제공되므로 팀원은 이러한 정보를 한눈에 찾을 수 있습니다. 따라서 모든 프로젝트 이해관계자가 프로젝트 목표, 프로젝트 계획, 주요 프로젝트 결과물을 빠르게 파악할 수 있습니다.

프로젝트 착수 문서 템플릿이란?

프로젝트 착수 문서 템플릿은 프로젝트 착수 문서를 요약하여 정리한 것으로, 재사용할 수 있습니다. 템플릿을 빠르게 복제한 다음 관련 프로젝트 정보를 입력할 수 있어 새로운 프로젝트를 생성할 때 가장 유용합니다. 이렇게 하면 새로운 프로젝트를 시작할 때마다 새로운 프로젝트 착수 문서를 처음부터 다시 만들지 않아도 되기 때문에 프로젝트 매니저의 시간을 아낄 수 있습니다.

프로젝트 착수 문서 템플릿을 사용해야 하는 이유는 무엇인가요?

프로젝트 착수 문서 템플릿을 사용하면 팀은 다음과 같은 몇 가지 이점을 얻을 수 있습니다.

• 모든 프로젝트가 일관성을 갖출 수 있습니다. 프로젝트 착수 문서 템플릿을 사용하면 프로젝트 생성 프로세스를 간소화할 수 있어 프로젝트 매니저는 새로운 프로젝트를 시작할 때마다 수월하게 동일한 단계를 따를 수 있습니다.

• 특정 팀에 맞게 설정할 수 있습니다. 프로젝트 착수 문서를 사용하면 프로젝트 생성 프로세스를 표준화할 수 있습니다. 하지만 주요 이점 중 하나는 다른 프로젝트에 맞게 설정할 수 있다는 점입니다. 템플릿은 프로젝트 착수 문서의 기본 구조가 되지만, 프로젝트의 특정한 요건에 따라 섹션을 추가하거나 삭제할 수 있습니다.

• 이해관계자에게 배경 정보를 빠르게 제공합니다. 이해관계자가 여러 개의 프로젝트를 동시에 관리하는 경우, 가능한 한 많은 배경 정보를 빠르게 얻는 것이 중요합니다. 프로젝트 착수 문서 템플릿을 사용하면 이해관계자가 정보를 찾아 헤매거나 불필요한 상태 업데이트 미팅에 참석할 필요 없이 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다.

프로젝트 착수 문서 템플릿에 포함해야 하는 내용은 무엇인가요?

효과적인 프로젝트 착수 문서 템플릿에는 이해관계자가 한눈에 파악해야 하는 중요한 프로젝트 정보가 모두 담겨 있습니다. 이 템플릿에는 다음과 같은 정보가 포함되어야 합니다.

• 프로젝트 목표: 프로젝트에서 달성하려 하는 것과 프로젝트 목표와 연결된 더 큰 비즈니스 목표를 명확히 기재해야 합니다.

• 성공 지표: 프로젝트의 성공 여부를 모니터링하기 위해 팀이 추적하는 특정 지표입니다.

• 프로젝트 범위: 여기에서 의미하는 프로젝트 범위에는 업무의 범위, 배정된 예산, 예상 타임라인이 포함됩니다.

• 커뮤니케이션 계획: 팀이 프로젝트 기간 동안 소통하는 방법에 대한 상세한 정보입니다.

• 리소스 전략: 리소스 배정 계획 또는 리소스 관리 전략 계획과 같은 주요 리소스 정보입니다.

• 주요 이해관계자: 팀원부터 경영진에 이르기까지 프로젝트에 참여하는 중요한 구성원을 가리킵니다. 이 섹션에는 RACI 차트가 포함됩니다.

• 프로젝트 리스크: 이 섹션에는 RAID 로그 또는 리스크 분석과 같은 프로젝트 리스크에 대한 정보가 포함됩니다.

포함된 기능

• 프로젝트 개요: 프로젝트 개요는 프로젝트의 중요한 모든 배경 정보를 한번에 파악할 수 있는 곳입니다. 이를 통해 팀은 프로젝트의 내용, 목표, 방식을 한눈에 개략적으로 확인할 수 있습니다. 프로젝트 설명을 추가하여 Asana에서 함께 업무를 수행할 방식을 정하세요. 그런 다음 미팅 세부 정보, 커뮤니케이션 채널, 프로젝트 브리프와 같은 중요한 리소스와 배경 정보를 한 곳에서 공유하세요.

• 프로젝트 브리프: 프로젝트 브리프는 프로젝트 팀 전체에 중요한 세부 정보와 일정을 전달하는 수단입니다. 프로젝트 브리프를 Asana와 같은 일원화된 정보 소스에 두어 팀이 쉽게 액세스할 수 있도록 하세요.

• 워크로드: 워크로드를 통해 다양한 프로젝트에서 팀이 수행하고 있는 업무를 한 곳에서 쉽게 살펴볼 수 있어 팀의 작업 수용량을 한눈에 파악할 수 있습니다. 한눈에 이러한 정보를 확인할 수 있으므로 상충 요인을 정확히 찾아내고, 위험 요소에 대응하며, 작업을 재배정하거나 일정을 다시 조정하여 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있습니다. 워크로드를 주기적으로 확인하여 팀원의 업무량을 균형 있게 유지하세요. 만약 업무량이 너무 많거나 적은 팀원이 있다면 우선순위가 낮은 작업을 손쉽게 재배정하거나 일정을 다시 조정하여 우선순위가 높은 이니셔티브 진행이 지연되는 일을 해결할 수 있습니다.

• 목표: Asana의 목표 기능은 목표 달성을 위해 수행하고 있는 업무를 직접 목표에 연결하여 팀원들이 손쉽게 자신들이 수행하고 있는 업무의 방향성을 파악할 수 있습니다. 목표는 목표를 달성하기 위해 수행하는 업무와 분리된 경우가 많습니다. 팀과 회사의 목표를 이를 뒷받침하는 업무에 연결함으로써 팀원들은 자신이 맡은 업무가 팀과 회사의 성공에 어떻게 직접적으로 기여하는지 실시간으로 명확하게 파악할 수 있습니다. 그 결과, 팀원들이 더 나은 의사 결정을 할 수 있게 되며, 필요한 경우 회사의 전략을 지원하는 프로젝트가 무엇인지 파악하고 측정 가능한 결과를 만들어내는 업무를 우선적으로 처리할 수 있게 됩니다. 

추천 앱

• Slack: Slack에 있는 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Zoom: Asana와 Zoom은 팀이 목적의식을 가지고 미팅에 집중할 수 있도록 제휴하여 연동 기능을 제공하고 있습니다. Zoom + Asana 연동 앱을 사용하면 미팅을 준비하고, 실행으로 옮길 수 있는 논의를 하고, 통화가 종료된 후에도 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다. Asana에서 미팅 안건을 공유하여 논의할 내용을 명확하게 확인한 상태에서 미팅을 시작할 수 있습니다. 팀원들은 미팅 중에도 Zoom 내에서 빠르게 작업을 생성할 수 있어 세부 정보와 조치 사항을 놓치지 않습니다. Zoom + Asana 연동 앱이 미팅이 종료된 후 미팅 대화록과 녹화 파일을 Asana로 가져오기 때문에 모든 협업 참여자와 이해관계자가 필요에 따라 미팅 내용을 다시 확인할 수 있습니다.

• Microsoft Teams: Microsoft Teams + Asana 연동을 사용하면 Teams를 나가지 않고도 필요한 정보를 검색하고 공유할 수 있습니다. Asana에서 Teams 대화를 실행 가능한 항목으로 손쉽게 연결하세요. 또한, Teams 모임 중에 브라우저로 전환하지 않고도 작업을 생성하고, 배정하고, 확인하세요.

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