Everything you need to know about creating a RAID log

모든 것이 순조롭게 진행되면 프로젝트 관리는 간단합니다. 그러나 항상 그런 것은 아닙니다. 상황이 어려워지면 프로젝트에서 발생하는 변경 사항을 기록하는 것이 중요합니다. 이는 팀이 변경 사항을 추적하고 이러한 도전에서 배우고 해당 정보를 다음 프로젝트에 적용하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이 기사에서는 RAID 로그가 무엇이며 이러한 로그가 프로젝트 관리에 유용한 툴인 이유를 설명합니다.

RAID 기록이란 무엇인가요?

RAID 기록은 진행 중인 프로젝트에서 발생하는 모든 문제나 이슈를 기록하는 데 사용하는 프로젝트 관리 툴입니다. 이 도구는 프로젝트 계획 단계에서 만들어지고 프로젝트가 진행됨에 따라 리스크, 실행, 가정, 문제, 결정 및 종속성을 기록하기 위해 프로젝트 전반에 걸쳐 일관되게 사용됩니다. 변경 사항을 추적하고 가시성을 높이는 것 외에도 사후 분석 미팅 중에 이 로그를 사용하여 향후 프로젝트에서 유사한 문제와 과제를 방지하는 방법을 파악할 수 있습니다.

RAID는 다음을 나타내는 약어입니다.

위험

리스크는 프로젝트에 부정적인 영향을 미칠 수 있는 잠재적인 문제입니다. 프로젝트를 시작하기 전에 프로젝트 리스크를 사전에 파악하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 이러한 리스크가 발생하기 전에 해결책을 파악하고 프로젝트 리스크가 발생할 경우 팀이 무엇을 해야 하는지 이해하는 데 필요한 툴을 제공할 수 있습니다. 프로젝트 리스크 관리를 선제적으로 구현하면 프로젝트의 후반부에 주요 문제가 발생하는 것을 방지할 수 있습니다. 

RAID 기록의 이 섹션은 리스크를 선제적으로 식별, 분석, 해결하는 것을 목표로 하는 리스크 관리 대장과 유사합니다. 팀이 리스크 관리 대장을 적극적으로 사용하는 경우 RAID 기록의 R 섹션에서 이를 구현할 수 있습니다. 선제적인 리스크 관리에 더해, RAID 기록의 리스크 섹션을 사용하여 예기치 않은 리스크가 발생할 경우 이를 기록할 수도 있습니다. 팀이 리스크를 식별하면 프로젝트 후반에 문제가 발생할 경우 이를 관리할 명확한 소유자를 지정해야 합니다.

실행 또는 가정

팀이 RAID 기록을 구성하는 방식에 따라 RAID의 A는 실행 또는 가정을 나타낼 수 있습니다. RAID 기록에서 이 두 가지 옵션을 모두 사용하거나 개별적으로 선택할 수 있습니다. 팀에 가장 적합한 유형을 알고 싶다면 다음을 선택하세요.

• 프로젝트에 많은 진행 요소가 있는 경우 실행 사항.

• 많은 사전 계획이 필요한 장기 프로젝트인 경우 가정.

실행 또는 실행 과제 는 프로젝트 기간 동안 수행해야 하는 모든 것입니다. 실행 과제에는 항상 명확한 소유자가 있어야 모든 구성원이 각 특정 항목에 대한 담당자를 알 수 있습니다. 실행 과제에 여러 소유자가 있는 경우, 어떤 개인이 어떤 결과물을 담당하는지 명확하게 식별합니다. 프로젝트 매니저는 프로젝트가 계속 진행되는지 확인하기 위해 진행 중인 프로젝트 작업 또는 실행 과제를 정기적으로 확인해야 합니다. 

가정은 팀이 계획 프로세스 중에 특정 방식으로 진행될 것으로 예상하는 것입니다. 프로젝트 관리와 관련하여 가정은 팀이 이미 확신하는 요소입니다. 이는 경험이나 전문성 때문일 수 있습니다. 프로젝트 관리에서 가정의 좋은 예는 기계의 중요한 부분이 안전하고 제시간에 도착한다고 가정하는 것입니다.

모든 것을 계획할 수는 없으므로 팀원은 프로젝트를 진행하면서 가정을 해야 합니다. 중앙 위치에서 만들고 있는 가정을 문서화하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 예기치 않은 장애물이나 예상치 못한 프로젝트 리스크가 발생할 경우, 가정 목록을 빠르게 참조할 수 있습니다. 위험이나 장애물로 이어지는 가정을 했다면, 팀은 해당 가정이 사실인지 여부를 적극적으로 파악하여 문제의 근본 원인을 빠르게 식별할 수 있습니다.

문제

이슈는 프로젝트 중에 예상하지 못한 문제가 발생한 것입니다. 문제는 발생할 것으로 예상하지 않기 때문에 리스크와 다릅니다. 리스크는 예상되는 잠재적인 문제인 반면, 문제는 예기치 않게 발생합니다. 문제가 발생할 때 이를 추적하여 팀이 문제를 해결한 방법을 다시 참조할 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 이러한 초기 문제로 인해 향후 문제가 발생하는 경우, 문서를 통해 팀이 근본 원인을 파악할 수 있습니다. 

의사 결정 또는 종속성

RAID의 "A"와 마찬가지로, "D"는 의사 결정 또는 종속성을 나타낼 수 있습니다. 프로젝트가 보다 자유로운 형태라면 팀은 솔루션에 도달하기 위해 내린 결정을 강조하고 싶을 수 있습니다. 프로젝트에 서로 의존하는 복잡한 작업이 많다면 종속성이 더 적절한 선택이 될 것입니다.

의사 결정은 프로젝트를 진행하면서 이루어지는 모든 구체적인 선택입니다. 이는 프로젝트를 실현하는 데 필요한 모든 최종적인 생각과 아이디어입니다. 어떤 결정이 내려졌는지, 누가 결정했는지, 왜 그 결정이 선택되었는지 문서화하는 것이 중요합니다. 팀이 카이젠과 같은 반복 프로세스를 사용하는 경우, 이 문서는 향후 프로젝트를 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

프로젝트 관리에서 종속 관계는 다른 작업이 완료에 의존하는 작업입니다. 프로젝트 진행을 방해할 수 있는 주요 종속성이 있는 경우 RAID 차트에 기록합니다. 종속성을 시각화하면 팀원들이 다음 단계로 넘어가기 전에 먼저 완료해야 하는 작업이 무엇인지 이해하는 데 도움이 됩니다. 종속성은 종종 간트 차트 에서 찾을 수 있습니다.

RAID 기록을 사용해야 하는 경우

RAID 로그는 프로젝트 계획 수립을 시작할 때 유용한 도구입니다. 또한 프로젝트가 진행됨에 따라 일관되게 사용하는 것이 가장 좋으므로 확인해야 하는 중요한 실행 과제, 내려진 결정 또는 발생하는 큰 문제를 기록할 수 있습니다. 

RAID 로그는 빠른 라인 항목에 유용하지만, 이 도구가 프로젝트 관리의 유일한 양식이 되어서는 안 됩니다. RAID 기록을 프로젝트 관리를 위한 사건 기록으로 생각하세요. 프로젝트에 주요 이벤트가 있는 경우 RAID 기록에 기록하세요. RAID 로그를 팀의 모든 업무, 작업, 프로젝트가 계획대로 진행 중인 상태를 유지하는 더 강력한 프로젝트 관리 시스템과 결합해야 합니다. 

RAID 기록 사용의 장점

RAID 로그는 프로젝트 관리 툴박스에 있는 유용한 도구입니다. 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

빠른 카탈로그화

RAID 기록을 사용하는 주요 이점 중 하나는 중요한 정보를 하나의 중앙 위치에서 빠르게 분류할 수 있다는 점입니다. 문제가 발생하거나 결정이 내려지면 프로젝트 매니저는 RAID 기록의 해당 섹션에 해당 조치를 빠르게 기록할 수 있습니다. 

향후 변경 사항을 위한 문서

팀은 프로젝트가 진행됨에 따라 이루어진 프로세스와 결정을 기록해야 합니다. 이렇게 하면 현재 프로젝트에서 변경한 사항이 향후 프로젝트에 대한 의사 결정에 도움이 될 수 있습니다. 이러한 방식으로 RAID 기록부는 향후 도전을 위해 경험을 배우고 활용하는 데 도움이 될 수 있습니다.

RAID 로그 템플릿화

팀의 필요에 맞는 RAID 기록 템플릿을 쉽게 만들 수 있습니다. 신규 프로젝트 매니저가 합류하거나 팀의 중요한 프로세스에 대해 교육을 받는 경우, RAID 기록의 일반적인 개념은 간단합니다. RAID 기록은 반복적으로 사용하도록 설계되었습니다. 이를 위한 가장 쉬운 방법은 팀의 필요에 가장 적합한 템플릿을 만들고 모든 프로젝트에 동일한 템플릿을 사용하는 것입니다.

모든 결정을 한 곳에 문서화하세요

RAID 로그는 팀이 프로젝트와 관련된 정보를 찾을 수 있는 중앙 집중식 공간을 제공합니다. 팀원이 적절한 이해관계자와 문제를 논의해야 하는 경우, RAID 로그는 적절한 사람을 가리킬 수 있습니다. 

누가 무엇을 소유하고 있는지 기록할 뿐만 아니라 프로젝트 프로세스에 대한 전반적인 개요 역할을 합니다. 팀원은 현재 진행 중인 모든 작업이나 최근에 내려진 결정을 쉽게 살펴볼 수 있습니다. 각 섹션에 명확한 라벨이 지정되어 있으므로 팀원들은 자신에게 가장 관련 있는 정보를 찾을 수 있습니다.

RAID 기록 사용의 단점

RAID 로그는 유용한 툴이지만, RAID 로그를 사용하는 데는 몇 가지 단점이 있습니다.

RAID 기록은 보완적입니다

프로젝트 관리와 관련하여 RAID 기록이 유일한 정보 소스가 되어서는 안 됩니다. 주요 결정, 주요 종속성 및 그 과정에서 발생하는 모든 문제를 기록하는 데 유용한 툴입니다. 그러나 프로젝트 세부 사항에 대한 보다 세부적인 정보를 찾고 있다면 프로젝트 계획과 같은 것을 사용하는 것이 필요에 더 적합할 수 있습니다. 

RAID 기록 외에도 팀이 모든 업무 정보가 있는 중앙 집중식 툴을 사용할 수 있도록 하세요. 이렇게 하면 모든 팀원이 부서나 직능에 관계없이 필요한 프로젝트 정보에 액세스할 수 있습니다. 이를 위한 가장 좋은 방법은 업무 관리 툴을 사용하는 것입니다. 

RAID 기록은 정기적으로 업데이트해야 합니다

RAID 기록은 프로젝트 매니저가 업데이트할 때만 최신 상태가 됩니다. 프로젝트 매니저가 실시간으로 새로운 정보를 추가하지 않으면 RAID 로그는 더 이상 유효하지 않게 됩니다. 프로젝트 매니저가 프로젝트 로그를 일관되게 업데이트할 수 없는 경우 이는 어려울 수 있습니다. 오래된 정보는 다른 이해관계자에게 혼란을 야기할 수 있으므로 모든 커뮤니케이션 양식에서 일관된 메시지를 전달하는 것이 중요합니다.

RAID 기록이 복잡해질 수 있습니다 

RAID 기록에서 내린 모든 결정을 가장 작은 개별 선택 사항까지 문서화하면 기록이 빠르게 복잡해지고 정보를 찾기가 어려울 수 있습니다. 세부 정보 수준에 대한 합의는 팀이 RAID 기록을 유지하기 위한 중요한 차별화 요소입니다. RAID 기록을 만들기 전에 팀이 어떤 결정과 문제를 포함해야 하는지 또는 포함하지 않아야 하는지 명확히 이해해야 합니다.

혼선을 방지하기 위해 팀은 RAID 기록에 기록할 가장 중요한 정보가 무엇인지 구체적으로 결정해야 합니다. 이렇게 하면 가장 중요한 정보만 로그에 남게 되어 프로젝트 이해관계자가 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다. 

RAID 기록 사용 방법

RAID 로그는 각 부분에 해당하는 네 개의 사분면을 가진 종이처럼 간단할 수 있지만, 팀의 모든 구성원이 한 곳에서 정보에 액세스할 수 있을 때 가장 효과적입니다. 

RAID 기록을 생성하려면 다음 4단계를 따르세요.

1. RAID 로그를 표시하는 가장 좋은 방법을 식별합니다. 위에서 언급한 것처럼 RAID 기록은 종이 한 장을 네 개의 섹션으로 나누는 것만큼 간단할 수 있습니다. 그러나 팀이 이 정보에 액세스하는 가장 효율적인 방법은 아닐 수 있습니다. 문서, 스프레드시트 또는 다른 유형의 소프트웨어에서 이 로그를 구현할지 여부를 팀과 함께 결정합니다.

2. 초기 리스크, 가정, 종속성에 대해 논의합니다. 선제적으로 대처하면 팀의 모든 구성원이 잠재적인 문제와 이를 방지하는 방법을 알 수 있습니다.

3. 정기적으로 로그를 업데이트합니다. RAID 기록은 정기적으로 업데이트할 때만 정확합니다. 프로젝트가 진행됨에 따라 기록을 사용하고 해당 섹션을 적절하게 업데이트하세요.

4. 프로젝트가 끝난 후 되돌아보세요. 팀이 프로젝트 사후 분석을 진행할 때 RAID 기록을 사용하여 다음 프로젝트를 위해 개선할 수 있는 방법에 대한 대화를 나누세요.

RAID 기록을 위한 소프트웨어 사용하기

Asana 와 같은 업무 관리 소프트웨어로 RAID 기록을 생성하면 모든 기록 항목을 일관되게 구성할 수 있습니다. 마감일, 이해관계자, 실행 과제를 명확하게 정의하면 팀이 가장 잘하는 업무를 수행할 수 있습니다.