RAID 기록 작성에 대해 알아야 할 모든 것

모든 것이 순조롭게 진행될 때 프로젝트 관리는 간단합니다. 하지만 항상 그런 것은 아닙니다. 일이 어려워질 때 프로젝트에서 발생하는 변경 사항을 기록하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 팀이 변경 사항을 추적하고 이러한 과제에서 배운 내용을 다음 프로젝트에 적용할 수 있습니다.

이 글에서는 RAID 기록이 무엇이며 이러한 기록이 프로젝트 관리에 유용한 도구인 이유를 설명합니다.

RAID 기록이란 무엇인가요?

RAID 기록은 진행 중인 프로젝트에서 발생하는 모든 문제나 이슈를 기록하는 데 사용되는 프로젝트 관리 툴입니다. 이 도구는 프로젝트 계획 단계에서 생성되며 프로젝트가 진행됨에 따라 리스크, 실행, 가정, 문제, 의사 결정, 종속성을 문서화하기 위해 프로젝트 전반에 걸쳐 일관되게 사용됩니다. 변경 사항을 추적하고 가시성을 높이는 것 외에도 사후 분석 미팅에서 이 기록을 사용하여 향후 프로젝트에서 유사한 문제와 과제를 방지하는 방법을 파악할 수 있습니다.

RAID는 다음을 나타내는 약어입니다.

위험(Risks)

리스크는 프로젝트에 부정적인 영향을 미칠 수 있는 잠재적인 문제입니다. 프로젝트를 시작하기 전에 프로젝트 리스크를 사전에 파악하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 리스크가 발생하기 전에 해결책을 파악하고, 프로젝트 리스크에 직면했을 때 대처 방법을 이해할 수 있는 툴을 팀에 제공할 수 있습니다. 프로젝트 리스크 관리를 사전에 구현하면 프로젝트의 후반부에 주요 문제가 발생하는 것을 방지할 수 있습니다. 

RAID 기록의 이 섹션은 리스크를 선제적으로 식별, 분석, 해결하는 것을 목표로 하는 리스크 관리 대장과 유사합니다. 팀이 리스크 관리 대장을 적극적으로 사용한다면 RAID 기록의 R 섹션에 이를 구현할 수 있습니다. 선제적인 리스크 관리 외에도 RAID 기록의 리스크 섹션을 사용하여 예기치 않은 리스크가 발생할 경우 이를 기록할 수 있습니다. 팀이 리스크를 식별하면 프로젝트의 후반부에 문제가 발생할 경우 이를 관리할 명확한 소유자를 배정해야 합니다.

실행 또는 가정

팀이 RAID 기록을 구성하는 방식에 따라 RAID의 A는 실행(Action) 또는 가정(Assumption)을 나타낼 수 있습니다. RAID 기록에서 이 두 가지 옵션을 모두 사용하거나 개별적으로 선택할 수 있습니다. 팀에 가장 적합한 유형을 선택하세요.

• 실행: 프로젝트에 많은 진행 요소가 있는 경우.

• 가정: 사전에 많은 것을 고려해야 하는 장기 프로젝트인 경우.

실행 과제 는 프로젝트 기간 동안 수행해야 하는 모든 작업입니다. 실행 과제에는 항상 명확한 소유자가 있어야 하며, 이를 통해 모든 구성원이 각 특정 항목의 담당자를 알 수 있습니다. 실행 과제의 소유자가 여러 명인 경우, 어떤 개인이 어떤 결과물을 담당하는지 명확하게 식별해야 합니다. 프로젝트 매니저는 프로젝트의 진행을 위해 진행 중인 프로젝트 작업이나 실행 과제를 주기적으로 확인해야 합니다. 

가정 은 팀이 계획 수립 프로세스에서 특정한 방식으로 진행될 것으로 예상하는 것입니다. 프로젝트 관리와 관련하여 가정은 팀이 이미 확신하는 요소입니다. 이는 경험이나 전문 지식 때문일 수 있습니다. 프로젝트 관리의 좋은 가정의 예는 기계의 중요한 부분이 안전하고 제 시간에 도착한다고 가정하는 것입니다.

모든 것을 계획할 수는 없기 때문에 팀은 프로젝트를 진행하면서 가정을 세워야 합니다. 중앙 위치에서 가정 사항을 문서화하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 예상치 못한 장애물이나 예상치 못한 프로젝트 리스크가 발생할 경우, 가정 목록을 빠르게 참조할 수 있습니다. 리스크나 장애로 이어지는 가정을 했다면, 팀은 해당 가정이 사실인지 여부를 적극적으로 파악하여 문제의 근본 원인을 신속하게 식별할 수 있습니다.

문제

이슈는 프로젝트 중에 예상치 못한 문제가 발생한 경우입니다. 문제는 발생할 것으로 예상하지 않기 때문에 리스크와 다릅니다. 리스크는 예상되는 잠재적인 문제인 반면, 문제는 예기치 않게 발생합니다. 문제가 발생할 때 이를 추적하여 팀이 문제 해결 방법을 다시 참조할 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 이 초기 문제로 인해 향후 문제가 발생하는 경우, 문서가 근본 원인을 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

의사 결정 또는 종속성

RAID의 'A'와 유사하게 'D'는 의사 결정(Decision) 또는 종속성(Dependency)을 나타낼 수 있습니다. 프로젝트가 보다 자유로운 형태라면 팀은 해결책을 찾기 위해 내린 결정을 강조하고자 할 수 있습니다. 프로젝트에 서로 의존하는 복잡한 작업이 많다면 종속성이 더 적합한 선택이 될 것입니다.

결정은 그 과정에서 이루어지는 모든 구체적인 선택입니다. 이들은 프로젝트를 실현으로 이끄는 최종 생각과 아이디어입니다. 어떤 결정을 내렸는지, 누가 내렸는지, 왜 그 결정을 내렸는지 기록하는 것이 중요합니다. 팀이 카이젠과 같은 반복 프로세스를 사용하는 경우, 이 문서는 향후 프로젝트를 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

프로젝트 관리의 종속성 은 다른 작업의 완료에 의존하는 작업입니다. 프로젝트 진행을 방해할 수 있는 주요 종속성이 있는 경우 RAID 차트에 기록합니다. 종속성을 시각화하면 팀원들이 다음 단계로 이동하기 전에 먼저 완료된 작업이 무엇인지 파악하는 데 도움이 됩니다. 종속성은 간트 차트에서 확인할 수 있는 경우가 많습니다.

RAID 기록을 사용해야 하는 경우

RAID 기록은 프로젝트 계획을 시작할 때 사용할 수 있는 좋은 도구입니다. 또한 프로젝트가 진행됨에 따라 일관되게 사용하면 확인해야 할 중요한 실행 과제, 내려진 결정 또는 발생하는 큰 문제를 기록할 수 있습니다. 

RAID 기록은 빠른 항목에 유용하지만 이 도구가 프로젝트 관리의 유일한 양식이 되어서는 안 됩니다. RAID 기록을 프로젝트 관리를 위한 사건 기록이라고 생각하세요. 프로젝트에 주요 사건이 발생하면 RAID 기록에 기록하세요. RAID 기록을 팀의 모든 업무, 작업, 계획을 계획대로 진행할 수 있는 보다 강력한 프로젝트 관리 시스템과 결합해야 합니다. 

RAID 기록 사용의 장점

RAID 기록은 프로젝트 관리 툴박스를 위한 유용한 툴입니다. 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

빠른 카탈로그화

RAID 기록을 사용할 때의 주요 이점 중 하나는 중요한 정보를 단일 중앙 위치에 빠르게 분류할 수 있다는 점입니다. 문제가 발생하거나 결정이 내려지면 프로젝트 매니저는 RAID 기록의 해당 섹션에 해당 작업을 빠르게 기록할 수 있습니다. 

향후 변경 사항에 대한 문서화

팀은 프로젝트가 진행됨에 따라 이루어진 프로세스와 의사 결정을 문서화해야 합니다. 이렇게 하면 현재 프로젝트에서 변경한 사항이 향후 프로젝트의 의사 결정에 도움이 될 수 있습니다. 이렇게 하면 RAID 기록부는 경험을 배우고 미래의 과제에 적용하는 데 도움이 될 수 있습니다.

RAID 기록 템플릿화

팀의 필요에 맞는 RAID 기록 템플릿을 쉽게 만들 수 있습니다. 새로운 프로젝트 매니저가 합류하거나 팀의 중요한 프로세스에 대해 교육하는 경우 RAID 기록의 일반적인 개념은 간단합니다. RAID 기록은 반복적으로 사용하도록 설계되었습니다. 이를 위한 가장 쉬운 방법은 팀의 필요에 가장 적합한 템플릿을 생성하여 모든 프로젝트에 사용하는 것입니다.

모든 결정을 한 곳에서 문서화하세요

RAID 기록은 팀에 프로젝트에 대한 정보를 찾을 수 있는 중앙 집중식 공간을 제공합니다. 팀원이 적절한 이해관계자와 문제를 논의해야 하는 경우 RAID 기록을 통해 적절한 사람에게 안내할 수 있습니다. 

누가 무엇을 소유하고 있는지 기록할 뿐만 아니라 프로젝트 프로세스의 개요를 제공합니다. 팀원은 현재 진행 중인 모든 작업이나 최근에 내린 결정을 쉽게 검토할 수 있습니다. 각 섹션에 명확한 레이블이 지정되어 있기 때문에 팀원은 자신에게 가장 관련 있는 정보를 찾을 수 있습니다.

RAID 기록 사용의 단점

RAID 로그는 유용한 도구이지만, 사용에 단점이 있습니다.

RAID 기록은 보완적인 도구입니다

RAID 기록은 프로젝트 관리를 위한 유일한 정보 소스가 되어서는 안 됩니다. 주요 의사 결정, 주요 종속성, 그리고 그 과정에서 발생하는 모든 문제를 기록하는 데 유용한 도구입니다. 그러나 프로젝트 세부 사항에 대한 보다 세부적인 정보가 필요한 경우, 프로젝트 계획 또는 변경 기록 템플릿 이 필요에 더 잘 맞을 수 있습니다. 

RAID 기록 외에도 팀에 모든 업무 정보가 저장된 중앙 집중식 툴이 있는지 확인하세요. 이렇게 하면 부서나 직능에 관계없이 모든 팀원이 필요한 프로젝트 정보에 액세스할 수 있습니다. 이를 위한 가장 좋은 방법은 업무 관리 툴을 사용하는 것입니다. 

RAID 기록은 정기적으로 업데이트해야 합니다

RAID 기록은 프로젝트 매니저가 업데이트할 때만 최신 상태로 유지됩니다. 프로젝트 매니저가 실시간으로 새로운 정보를 일관되게 추가하지 않으면 RAID 기록은 쓸모가 없어집니다. 프로젝트 매니저가 일관되게 로그를 업데이트할 수 없는 경우 이는 어려울 수 있습니다. 오래된 정보는 다른 이해관계자들에게 혼란을 야기할 수 있으므로 모든 커뮤니케이션 양식에서 일관된 메시지를 유지하는 것이 중요합니다.

RAID 기록이 복잡해질 수 있습니다 

RAID 기록에 내린 모든 결정을 가장 작은 개별 선택 사항까지 기록하면 기록이 빠르게 어지러워지고 정보를 찾기가 어려울 수 있습니다. 세부 정보 수준에 동의하는 것은 팀이 RAID 기록을 유지 관리하는 데 있어 중요한 차이점입니다. RAID 기록을 생성하기 전에 팀이 포함해야 할 결정과 문제 및 포함하지 말아야 할 사항을 이해하고 있는지 확인하세요.

혼란을 방지하려면 팀이 RAID 기록에 문서화해야 할 가장 중요한 정보가 무엇인지 결정해야 합니다. 이렇게 하면 가장 중요한 정보만 기록에 남게 되어 프로젝트 이해관계자가 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다. 

RAID 기록 사용 방법

RAID 로그는 약어의 각 부분에 4개의 사분면을 할당한 종이처럼 간단할 수 있지만, 팀의 모든 구성원이 한 곳에서 정보에 액세스할 수 있을 때 가장 효과적입니다. 

RAID 기록을 만들려면 다��� 네 단계를 따르세요.

1. RAID 로그를 제시하는 가장 좋은 방법을 식별합니다. 앞서 언급한 바와 같이 RAID 기록은 종이를 네 개의 섹션으로 나누는 것만큼 간단할 수 있습니다. 그러나 이것이 팀이 이 정보에 액세스하는 가장 효율적인 방법이 아닐 수 있습니다. 이 로그를 문서, 스프레드시트 또는 다른 유형의 소프트웨어에 구현할지 팀과 함께 결정하세요.

2. 초기 리스크, 가정, 종속성에 대해 논의합니다. 능동적으로 대처함으로써 팀의 모든 구성원이 잠재적인 문제와 이를 방지하는 방법을 인지할 수 있습니다.

3. 주기적으로 로그를 업데이트합니다. RAID 기록은 정기적으로 업데이트할 때만 정확합니다. 프로젝트가 진행됨에 따라 기록을 사용하고 해당 섹션을 적절히 업데이트하세요.

4. 프로젝트가 끝난 후 되돌아보세요. 팀이 프로젝트 사후 분석을 진행할 때 RAID 기록을 사용하여 다음 프로젝트를 개선할 수 있는 방법에 대한 대화를 나눠보세요.

RAID 기록용 소프트웨어 사용

Asana 와 같은 업무 관리 소프트웨어를 사용하여 RAID 기록을 생성하면 모든 기록 항목을 일관되게 정리하는 데 도움이 될 수 있습니다. 마감일, 이해관계자, 실행 과제를 명확하게 정의하면 팀이 가장 잘하는 일을 다시 수행할 수 있습니다.