RAID 기록 템플릿

마지막으로 프로젝트에 참여했던 때를 떠올려 보세요. 모든 것이 계획했던 대로 이루어졌나요? 대부분의 경우 그렇지 않을 것입니다. 리소스를 최대한도로 사용하고 마감일을 놓치는 일부터 범위 변동까지 아무리 완벽하게 계획하더라도 모든 프로젝트에는 리스크와 방해 요소가 수반됩니다. 

이러한 요소로 인해 스트레스를 받을 수도 있지만, 반드시 그러리란 법은 없습니다. 리스크 관리 전략을 실행하면 발생 가능성이 있는 프로젝트 리스크에 대비하여 팀이 준비를 갖출 수 있습니다.

이에 도움이 되는 RAID 기록 템플릿을 소개합니다.

RAID 기록이란 무엇인가요?

RAID 기록은 프로젝트를 시작할 때 발생 가능성이 있는 잠재적 리스크를 기록하고 프로젝트를 시작한 후 발생한 문제를 추적함으로써 프로젝트 리스크를 체계적으로 정리하고 완화하는 데 사용하는 툴입니다.

RAID는 리스크(Risk), 가정(Assumption), 문제(Issue), 종속 관계(Dependency)를 뜻하는 두문자어입니다. 팀이 RAID 기록을 구성하는 방식에 따라 리스크(Risks), 실행(Action), 문제(Issues), 의사 결정(Decision)을 나타내기도 합니다.

RAID 기록으로 무엇을 추적하는지와 RAID 기록이 유용한 이유에 관해 자세히 살펴보려면 Asana의 기사 RAID 기록 작성에 대해 알아야 할 모든 것을 확인해 보세요.

이 모든 것이 부담스럽게 느껴지더라도 걱정하지 마세요. RAID 기록 템플릿으로 RAID 분석과 기록 생성을 간소화할 수 있기 때문에 프로젝트 리스크를 추적하고 제한하는 데에만 집중하면 됩니다.

RAID 기록 템플릿이란 무엇인가요? 

RAID 기록 템플릿은 RAID 기록의 재사용 및 복제가 가능한 버전으로, 프로젝트에서 직면하게 되는 모든 리스크와 문제를 빠르게 추적하는 데 도움이 됩니다.

RAID 기록 템플릿을 사용하는 건 쉽습니다. 새로운 프로젝트를 시작할 때마다 템플릿을 복사하여 프로젝트의 RAID 요소를 기록하는 기준점으로 사용하기만 하면 됩니다. 이렇게 하면 핵심 정보를 빠뜨리진 않았는지 걱정할 필요가 없습니다. 이뿐만 아니라 RAID 기록 템플릿으로 RAID 분석과 RAID 기록 프로세스를 표준화할 수 있기 때문에 모든 팀원이 프로젝트 리스크를 동일한 방식으로 추적하고 있다고 확신할 수 있습니다.

디지털 RAID 기록 템플릿의 이점

프로젝트 리스크를 체계적으로 정리하고 모니터링하며 완화하다 보면 변경해야 할 부분이 많이 생깁니다. 프로젝트 시작 시 잠재적인 위협을 식별하는 것부터 문제가 발생하는 부분을 확인하고 이를 해결하기 위해 프로젝트의 진행 상태를 면밀히 모니터링하는 것까지 프로젝트 리스크 관리는 꽤 큰일일 수 있습니다. 따라서 한 곳에서 실시간으로 리스크를 추적하고 실행 사항을 조율할 수 있는 툴이 필요합니다.

프로젝트 관리 툴에서 RAID 기록 템플릿을 생성하면 프로젝트 리스크와 완화 조치에 대해 팀과 쉽게 조율할 수 있습니다. 또한 디지털 RAID 기록 템플릿을 업무가 이루어지는 곳에서 사용하므로 매일 확인하고 업데이트하기 쉽고 언제든 프로젝트 현황을 파악할 수 있습니다.

디지털 RAID 기록 템플릿을 사용하면 다음을 할 수 있습니다.

• 프로젝트 시작 시 잠재적인 리스크를 식별하여 필요한 리소스와 비상 대책을 갖춥니다.

• 프로젝트가 진행되는 동안 발생하는 모든 문제를 한 곳에서 빠르게 기록하고 리스크 완화 조치를 추적합니다.

• 팀원들에게 중요한 문제를 알리고 이를 실시간으로 해결합니다.

• 실행 과제를 소유자에게 배정하여 팀이 지시 사항과 책임을 명확히 이해하도록 합니다.

• 리스크, 가정, 문제 또는 종속 관계의 잠재적인 부정적 영향을 빠르게 확인하고 그에 맞게 의사 결정을 합니다.

• 프로젝트의 핵심 정보를 프로젝트 이해관계자에게 쉽게 전달합니다.

RAID 기록 템플릿에 포함해야 하는 내용

RAID 기록 템플릿은 프로젝트에서 직면하게 되는 모든 리스크, 가정(또는 실행), 문제, 종속 관계(또는 의사 결정)에 대한 단일 정보 소스입니다.

RAID 기록 템플릿을 만드려면 먼저 템플릿을 두 섹션으로 나누세요. 하나는 프로젝트 계획 단계에서 식별한 리스크, 가정, 종속 관계를 위한 것이고, 하나는 프로젝트를 시작한 후에 식별한 문제, 실행 사항, 종속 관계와 이루어진 의사 결정을 위한 것입니다. 그런 다음, 다음과 같이 프로젝트 리스크를 성공적으로 추적하고 모니터링하는 데 필요한 모든 세부 정보를 포함한 템플릿을 만드세요.

• RAID 범주(리스크, 가정/실행, 문제 또는 종속 관계/의사 결정)

• RAID 요소에 대한 설명(예: 프로젝트 리스크에 대한 설명)

• RAID 요소가 프로젝트에 미칠 수 있는 잠재적 영향

• RAID 요소 상태

• 다음 단계 또는 리스크 완화 조치

• 해당하는 경우 작업 소유자 및 마감일

포함된 기능

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요. 

• 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

• 종속 관계: 작업 종속 관계를 설정하여 작업을 다른 작업이 완료되기를 기다리는 상태로 표시하세요. 자신의 업무가 완료되어야 다른 사람이 업무를 시작할 수 있다는 것을 파악하면 이에 맞게 업무를 우선으로 처리할 수 있습니다. 팀에 협업 워크플로가 갖춰져 있다면 다른 작업이 완료되길 기다리고 있는 작업이 무엇인지 쉽게 파악하고 자신이 맡은 업무를 언제 시작해야 하는지 알 수 있습니다. 첫 번째 작업이 완료되면 담당자에게 해당 작업이 완료되길 기다리는 종속 작업을 시작할 수 있다는 알림이 전송됩니다. 혹은 선행 작업의 일정이 변경되면 그에 따라 종속 작업의 마감일 조정이 필요한지 확인할 수 있도록 Asana에서 알림을 전송합니다.

• 여러 프로젝트에 작업 추가하기: 업무는 본질적으로 부서 간 협력이 필요합니다. 팀은 부서 전체에 걸쳐 효과적으로 협력해야 합니다. 그러나 만약 부서마다 자체적인 업무 보관 시스템을 사용한다면 업무가 정체되고 사일로 현상이 발생하게 됩니다. Asana를 사용하면 여러 프로젝트에서 작업을 수월하게 추적하고 관리할 수 있습니다. 중복되는 작업을 줄이고 팀 간의 가시성을 높일 뿐만 아니라 작업을 배경 정보와 함께 확인하고, 누가 무엇을 수행하고 있는지 파악하고, 팀과 작업의 연결성을 유지할 수 있습니다.

추천 앱

• Microsoft Teams: Microsoft Teams + Asana 연동을 사용하면 Teams를 나가지 않고도 필요한 정보를 검색하고 공유할 수 있습니다. Asana에서 Teams 대화를 실행 가능한 항목으로 손쉽게 연결하세요. 또한, Teams 모임 중에 브라우저로 전환하지 않고도 작업을 생성하고, 배정하고, 확인하세요.

• Salesforce: 영업팀, 고객 성공팀, 서비스팀이 Asana에서 지원팀과 직접 커뮤니케이션하여 병목 현상을 없애세요. 첨부 파일을 공유하고 판매 전 니즈를 충족할 수 있도록 실행과 추적이 가능한 작업을 생성할 수 있습니다. Service Cloud로 Asana에서 도입팀 및 서비스팀을 지원팀과 연결하여 뛰어난 고객 경험을 선사하세요.

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Jira: 기술 팀과 비즈니스 팀 간의 상호 작용이 가능한 연결된 워크플로를 생성하여 Asana를 나가지 않고도 실시간으로 제품 개발 프로세스의 가시성을 높이세요. 프로젝트 협업과 인계를 간소화하세요. Asana에서 Jira 이슈를 빠르게 생성하면 비즈니스 팀과 기술 팀 간 업무 인수인계를 원활하게 적시에 원활하게 진행할 수 있습니다. 

RAID 기록 템플릿 사용 방법

RAID 기록 템플릿을 생성하고 나면 사용하는 것은 쉽습니다. 아래의 간단한 다섯 가지 단계를 따르기만 하면 됩니다.

1. RAID 기록 템플릿을 복제합니다. 새로운 프로젝트를 시작할 때마다 템플릿을 복제하세요.

2. 초기 리스크, 가정, 종속 관계에 대해 논의합니다. 프로젝트 계획 단계에서 이를 논의하고 기록하세요.

3. RAID 기록을 업데이트합니다. 프로젝트가 진행되면서 발생하는 새로운 문제에 대해 업데이트하세요. 팀이 실행해야 할 모든 리스크 완화 조치를 추적하세요. 

4. 팀원들과 협업합니다. 디지털 RAID 기록 템플릿에서 필요에 따라 마감일과 작업 소유자를 배정하여 협업하세요.

5. RAID 기록 템플릿을 사후 분석의 출발점으로 사용합니다. 프로젝트를 완료한 후 RAID 기록 템플릿을 프로젝트 사후 분석을 위한 출발점으로 사용하세요.

FAQ