이슈 기록부 템플릿

프로젝트 관리 프로세스를 진행하던 중 문제에 부딪히게 되면 골치가 아플 것입니다. 하지만, 이러한 문제를 기록해 두면 해당 문제가 다시 발생하지 않도록 방지할 수 있습니다.

바로 이러한 이유로 이슈 기록부가 필요합니다. 이슈 기록부는 문제가 발생했을 때 이를 추적하고 해결하는 데 유용합니다. 이슈 기록부 템플릿을 생성하는 방법을 배워두면 팀이 프로젝트를 진행하는 동안 문제를 신속하게 기록하고 해결하는 데 도움이 됩니다.

이슈 기록부 템플릿이란?

이슈 기록부 템플릿은 프로젝트를 진행하는 동안 발생하는 문제나 이슈를 추적하는 데 사용할 수 있도록 문제를 요약하여 기록한 것입니다. 이슈 기록부 템플릿은 프로젝트가 진행되는 동안 문제를 기록하고 추적하는 방법에 대한 프로세스를 정립하는 데 유용합니다. 또한, 템플릿이기 때문에 추후 새로운 프로젝트를 진행할 때 다시 사용할 수 있습니다.

이슈 기록부는 프로젝트 관리에서 중요합니다. 문제가 발생할 때 그 문제와 그 해결책을 한 곳에 기록할 수 있기 때문입니다. 문제 해결 방법을 증거로 기록하므로 팀이 추후 프로젝트에 활용할 수 있는 귀중한 자료가 됩니다. 나중에 프로젝트 매니저가 유사한 문제에 직면한 경우, 이슈 기록부를 참고하여 이러한 문제를 해결할 수 있습니다.

이슈 기록부란?

이슈 등록부라고도 하는 이슈 기록부는 프로젝트에 부정적인 영향을 미치는 모든 문제를 추적하기 위해 프로젝트 매니저가 사용하는 문서입니다. 프로젝트 매니저는 이슈 기록부를 사용하여 문제를 지속적으로 추적하고 해결책을 기록할 수 있습니다.

이슈 기록부 템플릿의 주요 특징

이슈 기록부 템플릿은 다양한 형식과 규모로 작성될 수 있으므로 비즈니스 운영에 맞게 다른 방식으로 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 마케팅 에이전시는 웹사이트 마이그레이션 프로젝트를 진행하는 동안 발생한 문제를 추적하는 데 이슈 기록부 템플릿을 사용할 수 있고, IT 팀은 기술적인 문제를 모니터링하는 일상 업무를 수행하는 데 이슈 기록부 템플릿을 사용할 수 있습니다.

이슈 기록부 템플릿을 어떻게 사용할 계획이든 항상 다음 5가지 주요 구성 요소를 포함해야 합니다.

1. 문제를 기록하는 사람의 이름

2. 문제가 기록된 날짜

3. 문제에 대한 설명

4. 문제의 우선순위

5. 문제의 심각성 또는 영향

다음과 같은 정보를 포함하여 문제를 더 상세히 기록할 수도 있습니다.

• 문제 유형

• 문제 해결을 담당하는 팀원 또는 프로젝트 팀

• 문제 해결 방법의 상태

• 해결 목표 날짜

• 최종 해결 날짜

이슈 기록부를 유용하게 사용하는 방법

이슈 기록부를 사용하는 것은 복잡하거나 어렵지 않습니다. 하지만 프로젝트의 이슈 기록부를 최대로 활용할 수 있는 몇 가지 유용한 방법이 있습니다.

• 모든 팀원이 이슈 기록부에 접근할 수 있게 합니다. 모든 팀원이 이슈 기록부에 접근하도록 할 수 있는 간단한 방법은 이슈 기록부를 향후 프로젝트를 위해 복제하기 수월한 곳에 보관하는 것입니다. 디지털 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 모든 팀원이 필요할 때마다 이슈 기록부에 접근할 수 있습니다.

• 특정 팀원에게 문제 해결 작업을 배정합니다. 특정 팀원에게 문제를 배정하여 해결 방법을 위한 연락 창구를 만듭니다. 해당 팀원은 문제를 기록하고, 해결책을 찾고, 해결책의 결과를 기록하는 일을 담당합니다.

• 우선순위별로 색을 지정합니다. 문제별로 색을 지정하면 팀은 가장 중요한 문제가 무엇인지 한눈에 알아볼 수 있습니다. 우선순위를 나타내는 데 사용되는 가장 흔한 색은 신호등 색인 빨강, 노랑, 초록입니다.

이슈 기록부 템플릿을 만드는 방법

이슈 기록부는 스프레드시트 형식과 인쇄 가능한 PDF 형식 등 다양한 종류가 있습니다. 이러한 이슈 기록부는 부서 간 협업이 필요하지 않은 일회성 개별 프로젝트에는 효과가 있지만, 복잡한 프로젝트나 여러 팀이 참여하는 프로젝트에는 적합하지 않습니다.

여러 사람이 공유하는 디지털 방식의 이슈 기록부 템플릿을 사용하면 팀은 실시간으로 정보를 업데이트할 수 있습니다. 협업 소프트웨어에 이슈 기록부 템플릿을 보관하면 팀은 향후 프로젝트를 위해 이슈 기록부 템플릿을 쉽게 복제할 수 있고 회사 전체에서 템플릿을 사용하는 방식을 표준화할 수 있습니다.

포함된 기능

• 양식: 양식이 작성되면 Asana 프로젝트 내에 신규 작업으로 표시됩니다. 양식을 통해 정보를 수신하여 업무가 시작되는 방식을 표준하고, 필요한 정보를 수집하고, 업무가 누락되는 것을 방지할 수 있습니다. 각각의 요청을 단발성 프로세스로 처리하는 대신, 표준화된 시스템을 만들고 모두가 응답해야 하는 일련의 질문을 작성하세요. 또는, 사용자가 이전에 응답한 내용을 바탕으로 질문을 맞춤화하는 브랜칭 로직을 사용하세요. 결과적으로, 양식을 사용하면 업무 요청을 관리하는 데 소요되는 시간과 번거로움을 줄일 수 있어 팀이 더 많은 시간을 중요한 업무에 할애할 수 있습니다.

• 자동화: 수작업을 자동화하여 팀이 단순 반복 작업에 할애하는 시간은 줄이고 각자가 맡은 업무에 할애하는 시간은 늘리세요. Asana의 규칙 기능은 트리거와 동작을 기반으로 작동합니다. 기본적으로, ‘X가 발생하면 Y를 하라’는 방식입니다. 규칙을 사용하여 자동으로 업무를 배정하고, 마감일을 조정하고, 사용자 지정 필드를 설정하고, 이해관계자에게 알림을 보내는 등 많은 일을 수행하세요. 팀이 규칙을 사용하면 일회성 자동화부터 전체 워크플로에 이르기까지 숙련을 요하는 전략적 업무에 더 많은 시간을 쏟을 수 있습니다.

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

• 프로젝트 상태 업데이트: 더 이상 프로젝트 상태가 어떤지 여러 툴에서 정보를 찾아보거나 이메일로 대신할 수 있는 불필요한 미팅에 참석할 필요가 없습니다. Asana의 프로젝트 상태 업데이트 기능은 간편하게 사용할 수 있을 뿐만 아니라 팀의 업무에 직접 연결되어 있습니다. 따라서 팀원은 프로젝트 계획, 커뮤니케이션 계획, 프로젝트 목표, 마일스톤, 결과물 등의 추가적인 프로젝트 정보를 쉽게 얻을 수 있습니다. 결과적으로, 프로젝트 상태 보고서 기능을 통해 수작업을 줄이고, 정보를 한 곳에 보관하고, 모두가 새로운 소식에 대한 알림을 받을 수 있습니다.

추천 앱

• Slack: Slack에 있는 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

• GitHub: GitHub 끌어오기 요청 상태 업데이트를 Asana 작업에 자동으로 동기화하세요. Asana에서 끌어오기 요청의 진행 상태를 추적하고 기술 팀과 비기술 팀 간의 협업을 개선하세요.

• Zendesk: Asana의 Zendesk 연동을 사용하면 Zendesk 티켓에서 바로 Asana 작업을 쉽고 빠르게 생성할 수 있습니다. 배경 정보를 추가하고, 파일을 첨부하고, 기존 작업을 연결하여 티켓을 종료하기 위해 필요한 작업을 추적할 수 있습니다. 또한, 이 연동은 두 시스템 전반에 걸쳐 연결된 가시성을 제공해 주어 어떤 툴을 사용하든 모두가 필요한 정보를 빠르게 확인할 수 있습니다.

• Jira: 기술 팀과 비즈니스 팀 간의 상호 작용이 가능한 연결된 워크플로를 생성하여 Asana를 나가지 않고도 실시간으로 제품 개발 프로세스의 가시성을 높이세요. 프로젝트 협업과 인계를 간소화하세요. Asana에서 Jira 이슈를 빠르게 생성하면 비즈니스 팀과 기술 팀 간 업무 인수인계를 원활하게 적시에 원활하게 진행할 수 있습니다.

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