Riskregister

Ibland går saker och ting fel. Därför satsar framgångsrika projektledare inte bara på det bästa tänkbara scenariot – de planerar också för det värsta. För när du har en plan för varje potentiellt bakslag kan du agera snabbt och lösa problem innan de får ditt projekt att spåra ur. 

En mall för riskregister hjälper dig att vara förberedd inför varje nytt initiativ. Lär dig hur du ställer in mallen för att upptäcka potentiella risker och planera sedan hur du löser dem. 

Vad är en mall för riskregister? 

En mall för riskregister är en återanvändbar guide som hjälper dig att spåra och hantera potentiella risker inom ett projekt. Den beskriver viktig information som du bör dokumentera för att spåra varje risk, såsom dess prioritet och sannolikheten för att den ska inträffa. Dessutom beskriver mallen varje steg du bör ta för att hantera potentiella bakslag innan de blir större problem. 

Tack vare mallen kan du snabbt skapa ett riskregister för varje projekt. I stället för att skapa en risklogg från grunden varje gång kan du helt enkelt kopiera mallen, fylla i den nödvändiga informationen och börja jobba.  

Vilka är fördelarna med en digital mall för riskregister?

Det fungerar inte att bara dokumentera potentiella risker och sedan glömma dem. Istället måste du kontinuerligt spåra och hantera risker under hela projektets livscykel. Och medan Excel-mallar för projekthantering och statiska spårare snabbt blir inaktuella när omständigheterna förändras, uppdateras en digital mall för riskregister i realtid när du slutför uppgifter, justerar prioriteringar och ändrar deadliner. 

Om du skapar en mall för riskregister med en programvara för projekthantering finns den dessutom på samma ställe som arbetet sker. Så i stället för att växla fram och tillbaka mellan olika verktyg kan du och dina intressenter spåra all projektinformation på en central plats. 

Med en digital mall för riskregister kan du: 

• Dokumentera och ta itu med projektrisker innan de blir hinder.

• Spåra projektrisker när de går igenom stegen i din riskhanteringsplan – från att analysera identifierade risker till att slutförda din riskreduceringsplan. 

• Enkelt dela information om projektrisker med intressenter. 

• Lägga till nya risker i mallen när projektets teammedlemmar identifierar potentiella problem.

• Bifoga relevanta dokument, skärmdumpar och videor för att ge information om varje risk. 

• Tilldela ägare och slutdatum till varje risk för att se till att den åtgärdas inom en viss tidsram.

• Få en överblick över alla projektrisker, inklusive information i realtid om hur teamet analyserar och hanterar var och en. 

Vad bör ingå i en mall för riskregister?

Din mall för projektets riskregister bör åtminstone innehålla en lista över risker, plus kolumner för att identifiera och spåra varje potentiellt problem. Här är den viktigaste informationen att inkludera: 

• Riskbeskrivning: En kort sammanfattning av risken, till exempel ”oväntade produktionskostnader” eller ”kvalitetsproblem”. 

• Datum för riskidentifiering: det datum då teamet upptäckte risken. 

• Riskägare: Den person som ansvarar för att utveckla och genomföra en riskhanteringsplan. 

• Slutdatum: tidslinjen för när teamet ska ha slutfört varje plan för riskreducering. 

• Riskkategori: det projektområde som påverkas mest av risken, till exempel budget, schema eller kvalitet. 

• Risksannolikhet: Sannolikheten för att risken faktiskt inträffar. Riskens sannolikhet kan vara så enkel som ”inte sannolikt”, ”sannolikt” och ”mycket sannolikt”. 

• Potentiell inverkan: kallas även riskbedömning eller riskanalys och dokumenterar i vilken utsträckning risken kan störa projektet. De flesta team väljer en femgradig skala för att dokumentera riskpåverkan, från ett (mycket låg) till fem (mycket hög). 

• Riskprioritet: Den relativa betydelsen av varje risk. Detta tar hänsyn till sannolikheten för att problemet kommer att uppstå, plus dess potentiella inverkan.

Förutom att dokumentera ovanstående information för varje risk är det också bra att följa upp teamets framsteg när det gäller att ta itu med varje potentiellt problem. Du kan göra det genom att skapa avsnitt i riskregistermallen för olika steg i riskhanteringsplanen, till exempel ”ej påbörjad”, ”analys”, ”planering” och ”plan slutförd”. När teamet slutför arbetet kan de helt enkelt dra och släppa varje risk i respektive avsnitt. 

Integrerade funktioner

• Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgiftens titel och slutdatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

• Tavelvy. Tavelvyn är en Kanban-tavelvy som visar ett projekts information i kolumner. Kolumnerna är vanligtvis organiserade efter arbetsstatus (t.ex. Att göra, Pågående och Slutfört), men du kan justera kolumntitlarna efter olika projektbehov. Inom varje kolumn visas uppgifterna som kort med olika information, såsom uppgiftstitel, slutdatum och anpassade fält. Följ arbetet när det rör sig genom faserna och få en snabb överblick över hur det går med projektet.

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassade fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen.

• Automatisering. Automatisera manuellt arbete så att ditt team lägger mindre tid på improduktivt arbete och mer tid på de uppgifter de anlitades för att göra. Regler i Asana fungerar utifrån utlösare och åtgärder – i huvudsak ”om X händer, gör Y”. Använd regler för att automatiskt tilldela arbete, justera slutdatum, ställa in anpassade fält, meddela intressenter och mycket mer. Allt från specifika automatiseringar till hela arbetsflöden – med hjälp av regler får teamet mer tid till att ägna sig åt kvalificerat och strategiskt arbete.

Rekommenderade appar

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• Microsoft Teams. Med Microsoft Teams + Asana-integreringen kan du söka efter och dela informationen du behöver utan att lämna Teams. Koppla enkelt dina team-konversationer till genomförbara punkter i Asana. Dessutom kan du skapa, tilldela och visa uppgifter under ett team-möte utan att behöva byta till webbläsaren.

• Salesforce. Ta bort flaskhalsar genom att göra det möjligt för försäljnings-, användarframgångs- och serviceteam att kommunicera direkt med supportteamen i Asana. Dela bilagor och skapa genomförbara, spårbara uppgifter för allt som har med behov inför försäljningen att göra. Med Service Cloud kan du ansluta dina implementerings- och serviceteam till supportteam i Asana för att erbjuda en fantastisk användarupplevelse.

• Jira. Skapa interaktiva, uppkopplade arbetsflöden mellan tekniska team och Business-team för att ge alla bättre insyn i produktutvecklingsprocessen i realtid – allt utan att behöva lämna Asana. Effektivisera projektsamarbete och överlämningar. Skapa snabbt Jira-ärenden i Asana så att arbete kan överföras sömlöst mellan Business- och teknikteam vid rätt tidpunkt.

Vanliga frågor