Effektivisera intagningsprocessen

För att hantera brådskande förfrågningar bör du etablera en tydlig process för att eskalera dem i intagningsprocessen. Bestäm vad som räknas som brådskande, vem som kan godkänna prioriteringsändringar och hur det nuvarande arbetet kan behöva anpassas. Detta gör att brådskande projekt förblir synliga och hjälper till att undvika att planerat arbete störs utan att det granskas ordentligt.

Spåra värden såsom antalet förfrågningar, antalet godkända förfrågningar, tiden för granskning och tiden för att slutföra projekt. Håll också koll på arbetsbelastningen och backlogens storlek för att upptäcka flaskhalsar. Dessa siffror hjälper er att förbättra processen och se till att arbetet flyter på smidigt.

En effektiv process för projektintag handlar inte bara om att spåra förfrågningar, det krävs också uppföljning. Asana samlar hela ditt arbetsflöde på en plattform. Du kan spåra förfrågningar och sedan prioritera och tilldela punkter att göra på ett och samma ställe. Det innebär att inget glöms bort och att teamen har full insyn i förfrågningsprocessen från början till slut.

Leta efter en programvara som gör att du kan samla in, prioritera och följa upp jobbförfrågningar på ett och samma ställe. Ett bra projektintagsverktyg innehåller automatiseringar som tar bort manuellt arbete. Det ger även ledare och team total insyn i arbetets status och förlopp, så att de kan justera resurser efter behov.  Det bästa sättet att veta om ett projektintagsverktyg passar dig är att prova det. Alla kan därför prova Asana gratis. Prova Asana i dag.

Projektförfrågningar kan standardiseras med hjälp av formulär (inklusive AI-genererade etiketter) för att samla in strukturerad information, koppla svar till anpassade fält och utlösa automatiseringar.

Ja, intag kan standardiseras mellan team genom att skapa samlingar/mallar för intag för att tillämpa formulär, anpassade fält och regler i hela organisationen.

Ja, förfrågningar kan dirigeras till olika team med hjälp av regler som utlöses av värden för anpassade fält för att tilldela eller flytta uppgifter/projekt baserat på information som anges i formulär.

Backloggen för intag kan hanteras med hjälp av tavelvy med anpassade fält, avsnitt för status och regler för att automatiskt tilldela, tagga och flytta förfrågningar.

Ja, inkomna formulärsvar kan prioriteras automatiskt genom att använda nedrullningsbara anpassade fält + regler eller formelfält för att poängsätta och rangordna inkomna förfrågningar utifrån formulärsvaren.

Ja, underuppgifter eller uppgifter kan utlösas vid mottagandet genom att använda regler för att lägga till underuppgifter i uppgifter som skickats in via formulär, vilka omvandlas till egna uppgifter när de läggs till i flera projekt.

Ja, formulärsvar kan fylla i anpassade fält eftersom formulärfrågor kan mappas till anpassade fält och sedan mata in automatiseringsregler baserat på dessa värden.

Ja, mätvärden för intag kan exporteras eftersom paneler automatiskt visar formulärsvar, inlämningsvolymer och backlog-trender i diagramform.

Ja, intagslayouter kan återanvändas som mallar genom att skapa flöden (formulär + fält + regler) och gruppera dem i samlingar/mallar för återanvändning.