Plan för verksamhetskontinuitet

Det är inte alltid kul att tänka på saker som kan gå fel. Men när du skapar ett Business kan det hjälpa till att förhindra risker om du tar dig tid att tänka på de här sakerna. Att skapa en solid reservplan för ditt företag kan bidra till att säkerställa framgång – även om något dåligt händer. Det är här en verksamhetskontinuitetsplan kan vara till hjälp.

Vad är en verksamhetskontinuitetsplan?

En verksamhetskontinuitetsplan är en långsiktig strategi för att hjälpa ditt företag att övervinna och återhämta sig från stora hinder. Att skapa en verksamhetskontinuitetsplan säkerställer att ditt företag har en strategi för att övervinna problemet även om något går fel.

Vad är skillnaden mellan en verksamhetskontinuitetsplan och en beredskapsplan?

Även om de ibland används omväxlande är en Business kontinuitetsplan och en beredskapsplan faktiskt olika. En beredskapsplan är en kortsiktig strategi som hjälper dig att övervinna de omedelbara effekterna av ett problem eller en risk. En verksamhetskontinuitetsplan är den långsiktiga strategi du använder för att få igång verksamheten igen efter att ha stött på ett hinder eller problem.

Vad är en mall för en verksamhetskontinuitetsplan?

En mall för en verksamhetskontinuitetsplan är det grundläggande ramverket för en kontinuitetsplan, som du enkelt kan kopiera när du behöver skapa en ny plan. Den är avsedd att användas som ett ramverk, så att ditt team kan fylla i den med den viktiga information som behövs för att upprätta en stark verksamhetskontinuitetsplan.

Att använda en mall för en verksamhetskontinuitetsplan säkerställer att varje verksamhetskontinuitetsplan du skapar har all nödvändig information som ditt team behöver för att göra planen framgångsrik. Med ett upprepningsbart ramverk blir ditt team mer bekant med vilken information som ingår i en verksamhetskontinuitetsplan. Som ett resultat kommer de att känna sig mer bekväma med att använda planen, om situationen skulle uppstå. 

Vilka komponenter har en Business-kontinuitetsplan?

Målet med en mall för en verksamhetskontinuitetsplan är att hjälpa alla i teamet att förstå vad de ska göra efter en nödsituation. Det innebär att din mall för verksamhetskontinuitetsplan bör organisera viktig information i följande kategorier. På så sätt kan ditt team fylla i rätt information när du bygger din strategi.

• Direkt ansvariga personer eller viktiga tiger teams: Det här är de kontaktpersoner du skulle vända dig till i en nödsituation. I det här avsnittet hittar du kontaktinformation till direkt ansvariga personer och det bästa sättet att nå dem.

• Riskbedömning: Det här inkluderar riskanalysdokument såsom ett riskregister, som analyserar potentiella motgångar som ett projekt eller ditt Business kan stöta på. 

• Åtgärdsplan: Den stegvisa plan som teamet ska följa om en nödsituation inträffar.

• Återställningsprocedurer: Det här avsnittet beskriver de åtgärder som ett team behöver vidta för att återhämta sig från större avbrott i verksamheten.

• Viktiga Business-funktioner: De viktigaste aspekterna av verksamheten som är nödvändiga för att hålla igång verksamheten. Det här är de allra minsta åtgärder som ditt Business behöver för att fungera smidigt om du vill fortsätta att vara funktionell. Det är viktigt att lyfta fram de här funktionerna så att teamet vet vilka områden de ska fokusera på om en nödsituation skulle uppstå. 

• Efterträdarplan: Om ledare eller DRI:er inte kan fylla en roll, ger en efterträdarplan en reservperson som kan ta deras plats. 

• Intern kommunikationsstrategi: Det är viktigt att utveckla en kommunikationsplan för hur du delar information med hela teamet. Att utveckla en kommunikationsstrategi i förväg kan hjälpa till att förhindra att felaktig information och förvirrande meddelanden skickas ut till teamet i nödsituationer.

• Alternativa affärsprocesser (även kallade reservplaner): Det här avsnittet beskriver alternativa sätt för ditt företag att fortsätta fungera även om en del av det misslyckas. Det kan inkludera alternativa leverantörer eller manuella lösningar för automatiserade uppgifter. 

Varför du bör använda en mall för verksamhetskontinuitet

Att använda en mall för en verksamhetskontinuitetsplan kan hjälpa ditt team på flera olika sätt. Så här går det till.

• Snabbare återhämtning: När en katastrof inträffar vill du kunna återhämta dig snabbt för att minimera den stilleståndstid som ditt företag står inför. Att ha en verksamhetskontinuitetsplan-mall förberedd kan hjälpa till att minimera den tid det tar att utveckla en fullständig verksamhetskontinuitetsplan-strategi.

• Skapa flera säkerhetsåtgärder: Ibland räcker det inte med en verksamhetskontinuitetsplan. En mall för en verksamhetskontinuitetsplan kan hjälpa dig att skapa flera planer så att du har mer än ett sätt att återhämta dig om en nödsituation skulle inträffa. 

• Försäkringar täcker inte allt: Även om det är en smart idé att försäkra ditt Business, kommer det inte att kunna hjälpa dig i alla situationer, till exempel en ekonomisk nedgång. Att använda en mall för en verksamhetskontinuitetsplan innebär att ditt företag är redo att utveckla en strategi innan några externa miljöer börjar förändras, så att ditt team kan börja planera så snart du får en känsla av att något är på gång. 

Integrerade funktioner

• Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgiftens titel och slutdatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

• Underuppgifter. Ibland är en att göra-punkt för stor för att utgöras av en enda uppgift. Om en uppgift har fler än en medverkande, ett långt slutdatum eller intressenter som måste granska och godkänna innan publiceringen, kan underuppgifter vara till hjälp. Underuppgifter är ett effektivt sätt att fördela arbete och dela upp uppgifter i enskilda komponenter – samtidigt som du ser till att alla de mindre uppgifterna fortfarande är kopplade till det övergripande sammanhanget i den överordnade uppgiften. Dela upp uppgifter i mindre komponenter eller fånga upp de enskilda komponenterna i en process med flera steg med hjälp av underuppgifter. 

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassat fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen. 

• Meddelanden. Behöver du dela information som inte är genomförbar? Prova att skicka meddelanden i Asana. Meddelanden gör att du kan kommunicera om arbete som inte är genomförbart i Asana. Du kan skicka meddelanden till en valfri kombination av personer, team och projekt. Länka till uppgifter, projekt och mål i Asana för att göra det enkelt för mottagarna av dina meddelanden att förstå sammanhanget och fördjupa sig i detaljerna.

Förslag på appar

• Microsoft Teams. Med Microsoft Teams + Asana-integreringen kan du söka efter och dela informationen du behöver utan att lämna Teams. Koppla enkelt dina team-konversationer till genomförbara punkter i Asana. Dessutom kan du skapa, tilldela och visa uppgifter under ett team-möte utan att behöva byta till webbläsaren.

• Slack. Omvandla idéer, jobbförfrågningar och punkter att göra från Slack till spårbara uppgifter och kommentarer i Asana. Gå från snabba frågor och punkter att göra till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och att göra-punkter inte försvinner i Slack. 

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• Zoom. Asana och Zoom samarbetar för att hjälpa team att ha mer målinriktade och fokuserade möten. Zoom + Asana-integreringen gör det enklare att förbereda möten, hålla genomförbara konversationer och komma åt information när samtalet är slut. Mötena börjar i Asana där gemensamma mötesagendor ger insyn i och sammanhang om vad som kommer att diskuteras. Under mötet kan teammedlemmarna snabbt skapa uppgifter i Zoom, så att detaljer och punkter att göra inte går förlorade. När mötet är slut hämtar Zoom + Asana-integreringen transkriptioner och inspelningar från mötet till Asana, så att alla medarbetare och intressenter kan se dem vid behov.

Vanliga frågor