Skapa en handlingsplan som ger resultat

Det kan kännas bra att sätta upp mål. Det är trots allt ett sätt att definiera vad man vill uppnå. Men mål är inte mycket värda utan tydliga åtgärdssteg. ​​En handlingsplan är en populär projekthanteringsteknik som listar dina åtgärdssteg så att du vet exakt hur du ska uppnå dina mål. 

Vi ska visa dig hur du skapar en tydlig översikt steg för steg och andra verktyg du kan använda för att få ut så mycket som möjligt av din handlingsplan. Då kör vi.

Vad är en handlingsplan?

En handlingsplan är en lista över uppgifter eller steg som du behöver slutföra för att uppnå dina mål. En effektiv handlingsplan fungerar som en hanteringsplan för företagets initiativ och beskriver de åtgärder som behöver vidtas för att göra de större målen till en framgång. När du har gått igenom målsättningsprocessen skapar du en handlingsplan med specifika uppgifter och tidsramar för att nå varje mål. 

Vem behöver en handlingsplan?

En handlingsplan är användbar för alla som behöver en stegvis planeringsprocess. När du skapar en handlingsplan beskriver du exakt vilka åtgärder du kommer att vidta för att uppnå dina projektmål. Dessa planer kan hjälpa dig att organisera dina uppgifter och se till att du har den information och de resurser som krävs för att uppnå dina mål.

Handlingsplaner används ofta i strategisk planering. Strategiska planer är mål på tre till fem år som hela organisationen arbetar mot. När du har skapat en strategisk plan kan du använda en handlingsplan för att beskriva hur du ska uppnå de strategiska målen. På så sätt ger du ditt team ett ramverk för att hålla reda på alla enskilda uppgifter som måste slutföras för att nå det övergripande strategiska målet.

Men du kan skapa handlingsplaner för mer än bara strategisk planering. Använd det här verktyget för att uppnå specifika mål på ett systematiskt sätt. Prova att skapa:

• Handlingsplan för business

• Handlingsplan för marknadsföring

• Korrigerande handlingsplan

• Handlingsplan för försäljning

• Handlingsplan för projektaktiviteter

• Handlingsplan för personlig utveckling

Oavsett vilken typ av handlingsplan du skapar bör du se till att göra det i en programvara för uppgiftshantering. På så sätt kan du enkelt dela med dig av vad som behöver göras och tidslinjer med ditt team för att spåra förloppet. I stället för manuella statusuppdateringar och otydliga leveranser har teamet en central referenskälla för allt de behöver göra för att nå sina mål. 

Nu ska vi titta på hur man skapar en handlingsplan som ökar teamets effektivitet och ansvarstagande.

Skapa en handlingsplan i 6 steg

Steg 1: Sätt upp ett SMART mål

När det gäller att sätta upp mål är klarhet det viktigaste. Med SMART-målmetoden är målet tydligt definierat och uppnåeligt. Sätt upp specifika, mätbara, uppnåeliga, realistiska och tidsbegränsade mål för att dra nytta av den här metoden.

Till exempel kan målet vara att leverera det nuvarande projektet (mätbart) inom fyra månader (tidsbundet) utan att överskrida budgeten (specifikt). Om du utgår från att målet är både uppnåeligt och realistiskt baserat på dina tillgängliga resurser är det ett bra SMART-mål att sätta upp.

Steg 2: Identifiera uppgifter

Nu när målet är tydligt definierat och nedskrivet är det dags att identifiera de steg som krävs för att nå det. Identifiera alla uppgifter som du och teamet behöver slutföra för att nå milstolpar och slutligen huvudmålet.

Här är några exempel på handlingsplaner med uppgifter för olika typer av mål:

Mål: Utöka teamet från sju till nio teammedlemmar i juni.

Uppgifter:

• Träffa personalavdelningen för att diskutera rekryteringskampanjen.

• Skapa ett mallprojekt för att spåra kandidater.

• Schemalägg tre intervjuer per vecka.

Mål: Välja och introducera en ny programvara för arbetshantering för hela företaget i slutet av andra kvartalet.

Uppgifter:

• Ansök om budgeten.

• Skapa en lanseringsplan för andra kvartalet.

• Schemalägg utbildning för teammedlemmar.

mål: Anordna ett välgörenhetslopp på 5 km i maj för att samla in 15 000 $ till den lokala matbanken.

Uppgifter:

• Hitta volontärer och fastställ ansvarsområden

• Förbered marknadsföringsmaterial och PR-planer

• Säkra sponsorer.

Steg 3: Tilldela resurser

När du har beskrivit alla uppgifter kan du tilldela resurser såsom teammedlemmar, projektbudget eller nödvändig utrustning. Oavsett om det handlar om att tilldela teammedlemmar till vissa uppgifter, ansöka om en budget eller samla in användbara verktyg är det nu dags att planera och förbereda.

Ibland kan du inte tilldela alla dina resurser innan du sätter igång din handlingsplan. Du kanske måste ansöka om finansiering först eller behöver godkännanden från ledningen innan du kan gå vidare med en uppgift. I så fall kan du göra resursen till en punkt att göra i din plan så att du kan ta itu med den senare.

Steg 4: Prioritera uppgifter

När ditt team förstår sina prioriteringar vet de vilket arbete som ska göras först och vad som kan omplaneras om det behövs. Ingen handlingsplan är huggen i sten, så det bästa sättet att stärka teamet är att låta dem veta vilka uppgifter som har hög prioritet och vilka som är lite mer flexibla.

För att göra det tydligt kan du sortera alla punkter efter prioritet och ordningsföljd:

• Prioritet: Viktiga och mindre viktiga uppgifter.

• Sekvens: ordning i vilken uppgifter måste slutföras för att andra ska kunna påbörjas.

När du organiserar och prioriterar dina att göra-punkter kommer du att märka att vissa är beroende av andra. Med andra ord kan en uppgift inte starta förrän den föregående uppgiften är slutförd. Markera dessa beroenden och ta hänsyn till ordningsföljden i din prioritering. Det minskar flaskhalsar och tar bort hinder som kan göra att en mindre viktig punkt att göra försenar en högprioriterad punkt.  

Steg 5: Fastställ deadliner och milstolpar

När teamet vet vad de arbetar mot har de sammanhanget för att effektivt prioritera arbetet och motivationen att få bra arbete gjort. Teammedlemmar tenderar att vara mer motiverade när de direkt förstår hur deras arbete bidrar till större mål.

För att engagera dina teamkollegor redan från början kan du tilldela deadliner till alla punkter att göra och definiera milstolpar. Milstolpar markerar specifika punkter längs projektets tidslinje som anger när aktiviteter har slutförts eller när en ny fas inleds.

Skapa en tidslinje eller ett Gantt-diagram för att få en bättre översikt över prioriterade uppgifter, milstolpar och deadliner. Tidslinjen fungerar också som ett visuellt sätt att spåra start- och slutdatum för varje uppgift i handlingsplanen. Du kan använda den som utgångspunkt för att säkerställa att teamet är i fas.

Steg 6: Övervaka och revidera handlingsplanen

Din förmåga att hålla koll på och anpassa dig till förändringar är det som gör dig till en bra projektledare. Det är viktigt att du övervakar teamets framsteg och reviderar planen vid behov. Om återkommande problem saktar ner teamet kan en mall för en korrigerande handlingsplan hjälpa dig att hitta grundorsakerna och förvandla problemen till förbättringar.

Lyckligtvis är handlingsplanen inte huggen i sten. Det bästa sättet att spåra potentiellt föränderliga prioriteringar eller deadlines är att använda ett dynamiskt verktyg, till exempel en programvara för arbetshantering. På så sätt kan du uppdatera uppgifter och beroenden i realtid, hålla teamet samordnat och hålla handlingsplanen i rörelse. Du kan också använda en mall för åtgärdslogg för att hålla ett löpande register över vad som har slutförts, vad som är väntande och eventuella uppföljningspunkter från dina granskningar. Loggmallar hjälper ditt team att spåra ansvar över tid och göra datadrivna uppdateringar av planen.

Handlingsplan vs plan B vs projektplan vs att göra-lista

Så hur skiljer sig en handlingsplan från alla andra planer och listor? För att reda ut det här en gång för alla kommer vi att förklara vad de här planerna är och när man ska använda vilken plan för att maximera teamets insats.

Handlingsplan vs plan B

Du kanske har hört termerna handlingsplan och plan B användas omväxlande. Men i själva verket är en handlingsplan och en plan B två helt olika typer av planer. Så här skiljer man dem åt:

• En handlingsplan beskriver åtgärder i detalj så att du och teamet vet exakt vilka steg som ska tas för att nå målet.

• En plan B är en sekundär handlingsplan, en alternativ strategi, som teamet kan tillämpa om den ursprungliga planen misslyckas. Oavsett om det beror på ett internt problem eller en extern faktor är det bra att ha en plan B för att vara förberedd på det värsta tänkbara scenariot.

Handlingsplan vs projektplan

En projektplan är lite mer komplicerad än en handlingsplan. Projektplaner är ritningar över de viktigaste delarna som teamet behöver för att uppnå projektmålen. En projektplan innehåller sju komponenter:

1. Mål och projektavsikter

2. Framgångsvärden

3. Intressenter och roller

4. Omfattning och budget

5. Milstolpar och leveranser

6. Tidslinje och schema

7. Plan för kommunikation

När du har skapat en projektplan kan du använda en handlingsplan för att beskriva och dokumentera hur teamet ska utföra uppgifterna och nå målen. Det säkerställer att alla i teamet vet vad de ansvarar för och vad som ska göras och när.

Handlingsplan vs att göra-lista

En att göra-lista används vanligtvis för att skriva ner enskilda uppgifter som inte nödvändigtvis leder till ett gemensamt mål. Att göra-listor kan ändras dagligen och är mycket mindre organiserade än handlingsplaner. En handlingsplan följer specifika steg och innehåller uppgifter som alla leder till slutförandet av ett gemensamt mål.

Så här implementerar du din handlingsplan framgångsrikt

Du vet hur man skapar en handlingsplan, men för att kunna implementera den framgångsrikt måste du använda rätt verktyg och använda dem korrekt. Här är våra fem bästa tips för att säkerställa att din handlingsplan är effektiv:

Använd programvara för uppgiftshantering

Effektivisera din handlingsplan genom att samla alla uppgifter och tidslinjer i en central referenskälla. En uppgiftshanteringsprogramvara som Asana är perfekt för din handlingsplan eftersom den gör det möjligt att spåra pågående uppgifter, ange ägarskap för uppgifter, tilldela beroenden och kommunicera med teamet i realtid eller asynkront.

Använd eller skapa mallar

Skapa eller använd en mall som listar alla punkter att göra med anteckningar, status, prioritet och ägarskap. När du skapar en mall som passar din projekttyp kan du återanvända den gång på gång.

Ställ in varningar i realtid och tilldela beroenden

Se till att alla punkter att göra har en tidsgräns och att du tilldelar beroenden. På så sätt kan ditt team reagera när en punkt är redo för dem och enkelt spåra vilka andra punkter som är beroende av deras. 

Bocka av punkter när de är slutförda

När något är gjort ska det bockas av! Se till att det är synligt för alla och sker i realtid så att den person som är ansvarig för nästa punkt att göra kan börja arbeta så snart som möjligt.

Diskutera sena eller väntande uppgifter

Om du stöter på problem eller förseningar kan du prata med ditt team för att upptäcka potentiella flaskhalsar och hitta lösningar som håller handlingsplanen i fas. Du kan lägga till anteckningar direkt i din handlingsplan eller skapa samtal för att diskutera mer komplexa problem.

Klara, färdiga, handlingsplan

Som Benjamin Franklin en gång sa: ”Om du misslyckas med att planera, planerar du att misslyckas.” Att skapa en handlingsplan hjälper dig att hålla dig fokuserad och på rätt spår och ger liv åt dina mål.