Create an action plan that drives results

Det kan kännas bra att sätta upp mål. När allt kommer omkring definierar du vad du vill uppnå. Men mål är inte mycket värda utan tydliga åtgärder. ​​En handlingsplan är en populär projekthanteringsteknik som listar dina åtgärdssteg så att du vet exakt hur du ska uppnå dina mål. 

Vi kommer att visa dig hur du skapar en tydlig översikt steg för steg och andra verktyg som du bör använda för att få ut så mycket som möjligt av din handlingsplan. Nu kör vi.

Vad är en handlingsplan?

En handlingsplan är en lista över uppgifter eller steg som du behöver slutföra för att uppnå dina mål. En effektiv handlingsplan fungerar som en hanteringsplan för företagets initiativ och beskriver de steg som behövs för att uppnå de större målen. När du har gått igenom målsättningsprocessen skapar du en handlingsplan med specifika uppgifter och tidsramar för att nå varje mål. 

Vem behöver en handlingsplan?

En handlingsplan är användbar för alla som behöver en steg-för-steg-planeringsprocess. När du skapar en handlingsplan beskriver du exakt vilka åtgärder du kommer att vidta för att uppnå dina projektmål. De här planerna kan hjälpa dig att organisera dina uppgifter och se till att du har den information och de resurser som krävs för att uppnå dina mål.

Handlingsplaner används ofta i strategisk planering. Strategiska planer är mål på tre till fem år som hela organisationen arbetar mot. När du har skapat en strategisk plan kan du använda en handlingsplan för att beskriva hur du ska uppnå de strategiska målen. På så sätt ger du teamet ett ramverk för att hålla reda på alla enskilda uppgifter som behöver utföras för att nå det övergripande strategiska målet.

Men du kan skapa handlingsplaner för mer än bara strategisk planering. Använd det här verktyget för att nå specifika mål på ett systematiskt sätt. Prova att skapa:

• Handlingsplan för business

• Handlingsplan för marknadsföring

• Korrigerande handlingsplan

• Handlingsplan för försäljning

• Handlingsplan för projekt

• Handlingsplan för personlig utveckling

Oavsett vilken typ av handlingsplan du skapar bör du se till att skapa den i en programvara för uppgiftshantering. På så sätt kan du enkelt dela åtgärdspunkter och tidslinjer med ditt team för att spåra framsteg. I stället för manuella statusuppdateringar och oklara leveranser har teamet en central referenskälla för allt de behöver göra för att nå sina mål. 

Nu ska vi se på hur du kan skapa en handlingsplan som ökar teamets effektivitet och ansvarstagande.

Skapa en handlingsplan i 6 steg

Steg 1: Sätt upp ett SMART mål

När det gäller att sätta upp mål är klarhet det viktigaste. Med metoden för smarta mål är ditt mål tydligt definierat och uppnåeligt. Sätt upp specifika, mätbara, uppnåeliga, realistiska och tidsbundna mål för att dra nytta av den här metoden.

Till exempel kan ditt mål vara att leverera ditt nuvarande projekt (mätbart) på fyra månader (tidsbundet) utan att spendera för mycket (specifikt). Om du antar att det här målet är både accepterat och realistiskt baserat på dina tillgängliga resurser är det ett bra smart mål att sätta upp för dig själv.

Steg 2: Identifiera uppgifter

Nu när ditt mål är tydligt definierat och nedskrivet bör du identifiera de steg du måste ta för att nå det. Identifiera alla uppgifter som du och ditt team behöver slutföra för att nå milstolpar och så småningom huvudmålet.

Här är några exempel på handlingsplaner med uppgifter för olika typer av mål:

Mål: Utöka teamet från sju till nio teammedlemmar senast i juni.

Uppgifter:

• Träffa personalavdelningen för att diskutera rekryteringskampanjen.

• Skapa ett projektmall för att spåra kandidater.

• Schemalägg tre intervjuer per vecka.

Mål: Välj ut och introducera en ny programvara för arbetshantering för hela företaget i slutet av andra kvartalet.

Uppgifter:

• Ansök om budgeten.

• Skapa en plan för införandet under andra kvartalet.

• Schemalägg utbildning för teammedlemmar.

Mål: Anordna ett 5 000 m långt välgörenhetslopp i maj för att samla in 15 000 USD till den lokala matbanken.

Uppgifter:

• Hitta volontärer och fastställ ansvarsområden.

• Förbered marknadsföringsmaterial och PR-planer.

• Säkra sponsorer.

Steg 3: Tilldela resurser

När du har beskrivit alla uppgifter kan du tilldela resurser såsom teammedlemmar, projektbudget eller nödvändig utrustning. Oavsett om det handlar om att tilldela teammedlemmar till vissa uppgifter, ansöka om en budget eller samla användbara verktyg är det nu dags att planera och förbereda.

Ibland kan du inte fördela alla dina resurser innan du sätter igång din handlingsplan. Du kan behöva ansöka om finansiering först eller få godkännanden från ledningen innan du kan gå vidare med en uppgift. I så fall kan du göra resurserna till en punkt i din plan som du kan ta itu med senare.

Steg 4: Prioritera uppgifter

När ditt team är tydligt med sina prioriteringar vet de vilket arbete de ska göra först och vilket arbete de kan skjuta upp om det behövs. Ingen handlingsplan är huggen i sten, så det bästa sättet att stärka ditt team är att låta dem veta vilka uppgifter som har hög prioritet och vilka som är lite mer flexibla.

För att göra det tydligt kan du sortera alla punkter att göra efter prioritet och ordning:

• Prioritet: viktiga och mindre viktiga uppgifter.

• Sekvens: ordning i vilken uppgifter måste slutföras för att andra ska kunna påbörjas.

När du organiserar och prioriterar dina åtgärdspunkter kommer du att märka att vissa punkter är beroende av andra. Med andra ord kan en uppgift inte starta förrän den föregående uppgiften är slutförd. Markera de här beroendena och ta hänsyn till ordningsföljden i din prioritering. Det minskar flaskhalsar och tar bort hinder som skulle göra att en mindre viktig att göra-punkt försenar en högprioriterad punkt.  

Steg 5: Ange deadlines och milstolpar

När teamet vet vad de arbetar mot har de sammanhanget för att effektivt prioritera arbetet och motivationen för att göra ett bra jobb. Teammedlemmar tenderar att vara mer motiverade när de direkt förstår hur deras arbete bidrar till större mål.

För att engagera dina teamkollegor från början kan du tilldela deadliner till alla punkter att göra och definiera milstolpar. Milstolpar markerar specifika punkter längs projektets tidslinje som anger när aktiviteter har slutförts eller när en ny fas inleds.

Skapa en tidslinje eller ett Gantt-diagram för att få en bättre översikt över prioriterade uppgifter, milstolpar och deadliner. Tidslinjen fungerar också som ett visuellt sätt att spåra start- och slutdatum för varje uppgift i handlingsplanen. Du kan använda den som en referenspunkt för att se till att teamet är i fas.

Steg 6: Övervaka och revidera handlingsplanen

Din förmåga att hålla koll på och anpassa dig till förändringar är det som gör dig till en bra projektledare. Det är viktigt att du övervakar teamets framsteg och ändrar planen vid behov.

Lyckligtvis är handlingsplanen inte huggen i sten. Det bästa sättet att spåra potentiellt förändrade prioriteringar eller deadlines är att använda ett dynamiskt verktyg såsom en programvara för arbetshantering. På så sätt kan du uppdatera att göra-listor och beroenden i realtid, hålla teamet informerat och hålla igång handlingsplanen.

Handlingsplan vs plan B vs projektplan vs att göra-lista

Så hur skiljer sig en handlingsplan från alla de andra planerna och listorna? För att reda ut det en gång för alla kommer vi att förklara vad de här planerna är och när du ska använda vilken plan för att maximera teamets insats.

Handlingsplan vs plan B

Du kanske har hört att termerna handlingsplan och plan B används omväxlande. Men i själva verket är en handlingsplan och en plan B två helt olika typer av planer. Så här skiljer du dem åt:

• En handlingsplan beskriver åtgärder i detalj så att du och ditt team vet exakt vilka steg som ska tas för att nå målet.

• En plan B är en sekundär handlingsplan, en alternativ strategi, som teamet kan tillämpa om den ursprungliga planen misslyckas. Oavsett om det beror på ett internt problem eller en extern faktor är det ett bra sätt att vara förberedd för det värsta tänkbara scenariot.

Handlingsplan vs projektplan

En projektplan är lite mer komplicerad än en handlingsplan. Projektplaner är ritningar över de viktigaste delarna som teamet behöver genomföra för att framgångsrikt uppnå projektmålen. En projektplan innehåller sju komponenter:

1. Mål och projektavsikter

2. Framgångsvärden

3. Intressenter och roller

4. Omfattning och budget

5. Milstolpar och leveranser

6. Tidslinje och schema

7. Kommunikationsplan

När du har skapat en projektplan kan du använda en handlingsplan för att beskriva och dokumentera hur teamet ska utföra uppgifterna och nå målen. Det säkerställer att alla i teamet vet vad de är ansvariga för och vad de ska göra och när.

Handlingsplan vs att göra-lista

En att göra-lista används vanligtvis för att skriva ner enskilda uppgifter som inte nödvändigtvis leder till ett gemensamt mål. Att göra-listor kan ändras dagligen och är mycket mindre organiserade än handlingsplaner. En handlingsplan följer specifika steg och innehåller uppgifter som alla leder till att ett gemensamt mål slutförs.

Så här implementerar du din handlingsplan framgångsrikt

Du vet hur man skapar en handlingsplan, men för att lyckas med att genomföra den måste du använda rätt verktyg och använda dem på rätt sätt. Här är våra fem bästa tips för att säkerställa att din handlingsplan är effektiv:

Använd programvara för uppgiftshantering

Effektivisera din handlingsplan genom att samla alla uppgifter och tidslinjer i en central referenskälla. Ett uppgiftshanteringsprogram som Asana är perfekt för din handlingsplan eftersom det låter dig hålla koll på väntande uppgifter, ange uppgiftsägarskap, tilldela beroenden och kommunicera med ditt team i realtid eller asynkront.

Använd eller skapa mallar

Skapa eller använd en mall som listar alla åtgärdspunkter med anteckningar, status, prioritet och ägarskap. När du skapar en mall som passar din projekttyp kan du återanvända den om och om igen.

Ställ in aviseringar i realtid och tilldela beroenden

Se till att alla punkter på att göra-listan är tidsbundna och att du tilldelar beroenden. På så sätt kan teamet reagera när en punkt är redo för dem och enkelt spåra vilka andra punkter som är beroende av deras. 

Bocka av punkter på att göra-listan när de är slutförda

När en åtgärdspunkt är slutförd kan du bocka av den! Se till att det är synligt för alla och sker i realtid så att personen som är ansvarig för nästa punkt kan börja arbeta så snart som möjligt.

Diskutera försenade eller pågående uppgifter

Om du stöter på problem eller förseningar kan du prata med ditt team för att identifiera potentiella flaskhalsar och hitta lösningar som håller handlingsplanen i fas. Du kan lägga till anteckningar direkt i din handlingsplan eller skapa samtal för att diskutera mer komplexa problem.

Klara, färdiga, handlingsplan

Som Benjamin Franklin en gång sa: ”Om du inte planerar planerar du att misslyckas.” Att skapa en handlingsplan hjälper dig att hålla dig fokuserad, i fas och uppnå dina mål.