Projektmilstolpar: fastställ dem, uppnå dem, fira dem

Om du gillar projekthantering (och det hoppas vi att du gör) vet du att välorganiserade tidsplaner sparar tid och resurser. Faktum är att Project Management Institute fann att “organisationer som investerar i projekthantering slösar 13 gånger mindre pengar eftersom deras strategiska initiativ genomförs mer framgångsrikt”.

Alla projektplaner är dock inte lika bra. Låt oss säga att du jobbar med din senaste plan. Den har mål, uppgifter, uppgiftsägare och deadliner. Den har beroenden och leveranser. Du är övertygad om att den är ett konstverk av projektplanering som kommer att leda ditt team till framgång. Men kom du ihåg att inkludera projektmilstolpar?

Om ditt projekt saknar milstolpar gör du dig själv en otjänst. Projektmilstolpar förenklar din roll som projektledare eftersom de ger ditt team mål att sikta mot samtidigt som de visar intressenterna förloppet utifrån den nivå som är intressant för dem. Den goda nyheten är att projektmilstolpar är lätta att lägga till i alla projekt (även de som redan pågår), och de ger många fördelar.

Låt oss titta på vad projektmilstolpar är och vad de kan göra för dig.

Vad är en projektmilstolpe?

Projektmilstolpar markerar specifika punkter längs projektets tidslinje. De är kontrollpunkter som anger när aktiviteter eller grupper av aktiviteter har slutförts eller när en ny fas eller aktivitet inleds. Du kan urskilja milstolpar från andra delar av en tidslinje eftersom de inte tar någon tid att slutföra; tänk på dem som vägvisare som håller saker och ting på rätt spår.

Varför är projektmilstolpar viktiga?

Milstolpar är kraftfulla eftersom de visar viktiga framsteg i projektplanen. De bidrar till att motivera och sammansvetsa teamet tack vare att alla kan se framstegen och bedöma prioriteringar. De hjälper dig också att övervaka deadliner, identifiera viktiga datum och känna igen potentiella flaskhalsar i projektet. Om du skulle ta bort uppgifterna från din projekttidslinje, ger milstolparna fortfarande en översikt över de viktigaste stegen eller faserna i projektet.

Det kan vara lätt att blanda ihop projektmilstolpar med andra aspekter av projekthantering, så låt oss ta en titt på skillnaderna.

Milstolpar vs mål

Mål är vad ni vill uppnå framöver, medan milstolpar blickar bakåt mot vad ni redan har åstadkommit. Tänk på milstolparna som steg på stegen ni klättrar för att uppnå ett mål.

Exempel: Ett marknadsföringsteam som jobbar med ett företagsövergripande initiativ för att förnya sitt varumärke – ett stort projekt med många olika delar – kan sätta upp ett mål att slutföra projektet i slutet av det tredje kvartalet. De kan sedan använda milstolpar längs vägen för att markera viktiga beslut eller aktiviteter, t.ex. färgval, skapande av designmallar, en godkänd lanseringsplan osv, som slutförda.

Milstolpar vs projektfaser

Milstolpar sammanfaller ofta med början eller slutförande av projektfaser (t.ex. initiering, planering, genomförande och avslutande). Det kan ta veckor eller månader att slutföra en projektfas, som omfattar flera olika uppgifter och teammedlemmar. En milstolpe representerar viktiga framsteg som det är viktigt att erkänna och rapportera om.

Exempel: Ett rebranding-projekt har en inledningsfas med många uppgifter, t.ex. fokusgrupper för att samla in idéer om det nya varumärket, och kreativa brainstormingmöten. En milstolpe i slutet av initieringsfasen skulle markera att teamet är redo att övergå till planeringsfasen.

Milstolpar vs projektleveranser

En projektleverans är en produkt eller ett resultat, medan en milstolpe är ett ögonblick i tiden. Leveranserna är ibland bevis på att en milstolpe har slutförts.

Exempel: Leveranser till rebranding-projektet kan omfatta den uppdaterade PDF-filen för stilguiden och tillhörande logofiler. Det är värt att notera (och till och med fira) att dessa projekt har slutförts, så marknadschefen kan lägga till en milstolpe som visar att man har uppnått detta.

Milstolpar vs uppgifter

Uppgifter är byggstenarna i ditt projekt, och det tar tid att genomföra dem. Milstolpar har inget tidsförlopp och är mer som linjer i sanden som markerar att en grupp uppgifter är slutförda.

Exempel: Ett projekt för rebranding kommer att innehålla många mindre och större uppgifter, t.ex. att skapa logotyper, inrätta konton på sociala medier och skriva pressmeddelanden. En milstolpe kan markera slutförandet av en teamrelaterade uppgifter.

Lägga in projektmilstolpar i projektplaner

Det går att lägga till projektmilstolpar i alla typer av projektplaner för att få dem att flyta på smidigt. De kan vara särskilt användbara när det gäller schemaläggning, eftersom milstolparna måste placeras vid sidan av de relevanta uppgifterna eller faserna. Att sätta upp milstolpar hjälper er att fokusera på måldatum och justera projektplanen vid behov.

Du kan också ha roligt med milstolpar! Du kan till exempel planera firanden när viktiga projektmål är avklarade. Den här typen av bekräftelse höjer arbetsmoralen  och engagemanget.

Du kan lägga till milstolpar i ett projekt när som helst, så vänta inte på nästa projektstart för att komma igång. Om du har återkommande projekt kan du också arbeta in milstolpar i dina mallar så att du har dem på plats i framtiden.

Hur man skapar ett schema för projektmilstolpar

Tänk på projektmilstolpar som ögonblick i tiden – snarare än som mål, leveranser eller uppgifter. Milstolpar bör representera viktiga kontrollpunkter i projektet. Ta en titt på projektschemat och identifiera eventuella kontrollpunkter eller viktiga ögonblick. Om du till exempel planerar en produktlansering, skulle milstolpar till exempel kunna representera slutförandet av lanseringsmeddelanden, lanseringen av produktwebbplatsen och den faktiska lanseringen av produkten.

Vanliga frågor: Hur många milstolpar bör ett projekt ha?

Det finns inget förbestämt antal milstolpar för ditt projekt. Vissa projekt har bara två eller tre milstolpar, medan andra kan ha närmare ett dussin milstolpar. I stället för att försöka uppnå ett visst antal milstolpar kan du fastställa milstolpar för viktiga händelser som inträffar under projektets gång. Kom ihåg: milstolparna ska vara ögonblick i tiden – de uppgifter som krävs för att uppnå dessa milstolpar representeras på andra ställen i projektet.

Fastställa deadliner för projektmilstolpar

Eftersom en milstolpe är ett ögonblick i tiden och inte följer de processer som krävs för att nå fram till det här ögonblicket, bör ni sätta upp deadliner för milstolpar för när ni lanserar ett initiativ eller påbörjar det. Om ni till exempel planerar ett virtuellt evenemang bör ni sätta upp milstolpen till den dag då det virtuella evenemanget äger rum – inte till det förberedande arbetet som krävs för att nå dit. Milstolpar utstakar viktiga ögonblick i projektets utveckling och hjälper er att bedöma om projektet var framgångsrikt eller inte.

Exempel på milstolpar i ett projekt

En projektmilstolpe markerar en viktig tidpunkt. Ni kan använda milstolpar i ert projekt för att representera händelser som t.ex. mottagna viktiga leveranser, slutförd projektstart, godkänd slutgiltig plan, behovsinsamling, godkänd design, slutförd projektfas och mycket mer.

Låt oss gå igenom fyra exempel på hur milstolpar kan fungera för ditt team.

1. Markera viktiga uppgifter. Uppgifter som måste slutföras vid en viss tidpunkt för att inte blockera projektet, t.ex. godkännande av ett kreativt koncept för en marknadsföringskampanj.

2. Markera slutet av en fas eller ett stadie. Slutet på en fas eller ett stadie av ett större arbete, t.ex. insamling av budgetansökningar från alla avdelningar till företagsplaneringen.

3. Sätt fokus på en viktig händelse eller leverans. En större händelse eller leverans, t.ex. färdigbyggandet av ett nytt kontor som ditt företag ska öppna så att ni kan börja flytta över anställda dit.

4. Fokusera på att nå mål och viktiga resultat. Projektmål och viktiga resultat, t.ex. att nå intäktsmålet för ett kvartal för en produkt som nyligen har lanserats.

Rapportering om projektmilstolpar

Att sätta upp milstolpar är en bra början, men ni utnyttjar inte deras fulla potential förrän ni spårar och rapporterar om dem. Milstolpar är utmärkta rapporteringsverktyg för att kommunicera med intressenter som inte vill ha eller behöver uppdateringar på uppgiftsnivå. Med hjälp av “övergripande” data kan de direkt se vilka faser som har slutförts, om projektet är på väg att nå framtida viktiga milstolpar och hur nära målet är. Men man kan också alltid gå ner på en mer detaljerad nivå och titta på de uppgifter som är kopplade till milstolparna. Då ser man vilka steg och ägare som bidrog till att en milstolpe uppnåddes och identifiera eventuella hinder på vägen.

Genom att spåra milstolpar kan ni fokusera på det viktigaste arbetet och se projektets verkliga status, vilken också ger all den kunskap och information ni behöver för att dela projektförloppet. Försäkra dig om att projekthanteringsverktyget har statusuppdateringar som rapporterar om milstolpar, så att du kan hålla teammedlemmar och intressenter informerade om vad teamet har åstadkommit och vilken milstolpe ni arbetar mot härnäst.

Proffstips: vad ni kan göra när ni inte uppnår era milstolpar

Ibland kommer ditt team att missa en deadline för en milstolpe. Sådant händer, men beroende på hur viktig milstolpen är kan det verkligen innebära ett bakslag och medföra att initiativet eller lanseringen försenas.

Om ni inte uppnår era mål bör ni ta ett steg tillbaka och försöka ta reda på varför ni missade milstolpen. Var milstolpen felplanerad eller för ambitiös? Titta på de uppgifter och leveranser som bidrog till milstolpen. Var en av dem försenad? Med så många olika delar är det ofta svårt att veta exakt vad som händer när. För att förhindra den här typen av misstag framöver bör ni försöka hitta ett projekthanteringsverktyg med en stark visuell komponent, så att ni kan se era projekt på olika sätt, till exempel som tidslinjer, kalendrar och Kanban-tavlor.

Vad man bör undvika: vanliga fallgropar i samband med projektmilstolpar

Att sätta upp milstolpar är en konst, inte en vetenskap. Det finns inget fullkomligt rätt eller fel sätt att göra det på. Med det sagt finns det ändå en del saker man bör undvika. Låt oss ta en titt på några av de vanligaste fallgroparna team stöter på när de börjar sätta upp milstolpar:

• Sätta upp för många milstolpar. Antalet milstolpar som behövs beror på initiativets storlek och omfattning. Undvik att försöka placera ut ett visst antal milstolpar “bara för att”. Fokusera i stället på de viktigaste uppgifterna som teamet måste utföra för att projektet ska gå framåt.

• Använda milstolpar som uppgifter. Milstolpar ska representera ett ögonblick i tiden. Om du vill spåra det arbete som krävs för att nå dit bör du i stället använda uppgifter för det. Använd sedan milstolpar för att märka ut tidpunkten då en viss grupp av uppgifter ska vara slutförd.

• Hålla milstolpar åtskilda från annat arbete. Det bästa sättet att hålla deadliner och driva ett framgångsrikt projekt är att hantera allt arbete på ett och samma ställe. Se till att ert projekthanteringsverktyg låter er hantera uppgifter, fastställa milstolpar och visualisera projektets förlopp på ett och samma ställe.

Nu kan du börja sätta upp milstolpar

Nu vet du vad projektmilstolpar är och en hel del om deras positiva påverkan på planeringen, genomförandet och rapporteringen av projekt. Se dem som ytterligare ett verktyg i din projekthanteringslåda – ett verktyg som du säkert kommer ha stor nytta av. När du väl börjar planera med milstolpar kommer du att märka att du aldrig vill skapa en projektplan utan dem igen.

Är du redo att börja planera med projektmilstolpar? Först behöver du rätt verktyg för jobbhantering. Kolla in Asana, en ledande aktör på marknaden och det bästa jobbhanteringsverktyget för ditt team.