SWOT-analys: presentation och tillämpning (med exempel)

Bild på medarbetare i Asana-teametTeam Asana1 juli 20217 min. läsning
facebooktwitterlinkedin
Förklaring av Swot-analys artikel bannerbild

Sammanfattning

En SWOT-analys hjälper dig att identifiera styrkor, svagheter, möjligheter och hot i ett specifikt projekt eller i din övergripande affärsplan. Den är ett verktyg som hjälper ditt team att planera strategiskt och ligga steget före marknadstrenderna. Vi kommer nu gå igenom SWOT-analysen och ge steg för steg-instruktioner som du kan följa när du genomför din egen analys.

Är du på jakt efter något som gör att din organisation överträffar konkurrenterna? SWOT-analys är en teknik som används för att identifiera styrkor, svagheter, möjligheter och hot i syfte att utveckla en strategisk plan för ditt företag. Det kanske låter krångligt men i själva verket är det ganska enkelt.

Vare sig du vill fokusera på externa möjligheter eller interna styrkor går vi igenom hur du kan göra din egen SWOT-analys med hjälp av användbara exempel.

Vad är en SWOT-analys?

En SWOT-analys är en teknik som används för att identifiera styrkor, svagheter, möjligheter och hot för ditt företag eller till och med för ett specifikt projekt. Den används oftast av organisationer, allt från småföretag och ideella organisationer till stora företag, men en SWOT-analys kan även användas för ditt eget arbete eller privatliv.

En SWOT-analys är ett enkelt men kraftfullt verktyg som hjälper dig att identifiera konkurrensfördelar och förbättringsmöjligheter. Den hjälper dig att förbättra ditt team och din verksamhet och att ligga ett steg före marknadstrenderna.

Vad står SWOT för?

Enkelt uttryckt står SWOT för styrkor, svagheter, möjligheter, och hot. Om man vill planera organisationens tillväxt på rätt sätt är det viktigt att undersöka var och en av dessa faktorer. Och det är här analysen kommer in. 

Styrkor, svagheter, möjligheter och hot

När alla dessa faktorer analyseras tillsammans får du en fantastisk överblick av var ni befinner er och vad nästa steg bör bli. Låt oss nu fördjupa oss i var och en av dessa begrepp och se hur de kan identifiera områden i behov av förbättring. 

Styrkor

Styrkor avser i SWOT interna initiativ som fungerar bra. Detta kan vara jämfört med andra initiativ eller en extern konkurrensfördel. Genom att analysera lyckade interna initiativ får ni en bättre förståelse för vad som redan fungerar bra. Sedan kan ni återanvända de tekniker som ni vet fungerar – era styrkor – på andra områden som kan behöva ytterligare stöd, som till exempel att förbättra teamets effektivitet

När du undersöker din organisations styrkor kan ni ställa följande frågor för att komma igång:

  • Vad är vi bra på?

  • Vad är unikt med vår organisation?

  • Vad gillar målgruppen med vår organisation?

Här är ett exempel på en styrka för att hjälpa er att komma igång. 

Kundservice: Vår kundservice är i världsklass jämfört med våra konkurrenters, vilket man kan se på vår NPS-poäng som är 90. 

Svagheter

Svagheter i SWOT avser lågpresterande interna initiativ. Det är en bra idé att analysera era styrkor före era svagheter så att ni får en slags grundförståelse för vad som varit lyckat eller misslyckat. Att identifiera interna svagheter är nödvändigt om man vill kunna förbättra dessa projekt.

För att komma igång med att identifiera era svagheter kan ni börja med att ställa olika frågor, ungefär som när ni undersökte era styrkor:

  • Vilka initiativ har gått dåligt och varför?

  • Vad kan förbättras?

  • Vilka resurser skulle kunna höja vår prestation?

Här är ett exempel på en svaghet.

E-handel-synlighet: Vår webbplats har låg synlighet på grund av bristande marknadsföringsbudget, och transaktioner med mobilapp fortsätter att minska.

Möjligheter

Möjligheter i SWOT uppstår ur era befintliga styrkor och svagheter samt eventuella externa initiativ som kommer att stärka er konkurrensposition. Möjligheter kan vara svagheter som ni vill förbättra eller områden som inte identifierades i analysens två första faser. 

Eftersom det finns många olika sätt att hitta möjligheter kan det vara bra att först fundera över dessa frågor:

  • Vilka resurser kan vi använda för att komma till rätta med våra svagheter?

  • Finns det marknadsluckor i våra tjänster?

  • Vilka är våra mål för det här året?

Här är ett exempel på en möjlighet som bygger på ovanstående styrkor och svagheter. 

Marknadsföringskampanj: För att förbättra er synlighet i e-handeln kan ni driva kampanjer på YouTube, Facebook, och Instagram.

Hot

Hot i SWOT avser saker som har potential att orsaka problem. En viktig sak som skiljer hot från svagheter är att hoten är externa och i allmänhet ligger utanför er kontroll. Det kan handla om allt från en global pandemi till en förändring av konkurrenssituationen. 

Här är några frågor som man kan ställa för att identifiera externa hot:

  • Vilka förändringar inom branschen ger anledning till oro?

  • Vilka nya marknadstrender skymtas vid horisonten?

  • På vilka punkter har våra konkurrenter lyckats bättre än oss?

Här är ett exempel på ett hot som kan göra ditt företag sårbart för problem. 

Ny konkurrent: En ny e-handelskonkurrent kommer att lansera inom den närmaste månaden och vi har märkt en minskning av antalet kunder. 

Exempel på SWOT-analys

Ett av de mest populära sätten att skapa en SWOT-analys är att göra en visuell representation av styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Att utforma en så kallad SWOT-matris. Den är vanligtvis organiserad i fyra separata rutor som bildar en större ruta. 

En SWOT-matris är utmärkt när man vill samla in information och dokumentera vilka frågor som lett fram till beslut. Den är praktisk att hänvisa till senare, men den ger också en fantastisk visualisering av eventuella mönster som uppstår. 

Här är ett exempel som kan ge dig en uppfattning om hur du kan komma igång med din egen analys. 

Exempel på SWOT-analys

När matrisen används korrekt och effektivt är den ett fantastiskt verktyg att utvärdera organisationers styrkor och svagheter med. När du väl har skapat din matris kan du flytta över fokus på hur de identifierade möjligheterna faktiskt ska kunna realiseras. 

Prova projektplanering i Asana

Så gör du en SWOT-analys 

En SWOT-analys kan göras på olika sätt. Vissa team gillar att träffas och fästa idélappar på en tavla, medan andra föredrar att skapa en formell SWOT-matris. Oavsett vilket sätt ni väljer att skapa er SWOT-analys på är det viktigt att vara kreativ i planeringsprocessen och låta nya idéer flöda fritt, det ger mer innovativa lösningar. 

Det finns sätt att säkerställa att din SWOT-analys utförs grundligt och korrekt. Det kan vara att samla ditt team på ett sätt som främjar teamarbete, att förbereda er i förväg så att tiden används effektivt och att vara kreativ när ni väljer idéer. Låt oss titta närmare på några av tipsen som kan hjälpa er att komma igång.

Tips 1: beakta interna faktorer 

Interna faktorer är styrkor och svagheter som beror på interna processer. Dessa tenderar att vara lättare att lösa med rätt åtgärder, eftersom man har större kontroll över resultatet. 

När du har identifierat interna faktorer kan du börja genomföra förbättringar på ett par olika sätt.

  1. Boka in ett möte med avdelningens intressenter där ni utformar en affärsplan om hur ni kan förbättra den nuvarande situationen.

  2. Undersök och implementera nya verktyg som exempelvis ett projekthanteringsverktyg, som kan hjälpa er att effektivisera dessa processer. 

Sättet på vilket du löser interna faktorer beror på vilket sorts problem ni har. Ni kan till och med behöva använda en kombination av båda om en komplex förbättringsplan krävs. 

Tips 2: utvärdera externa faktorer

Externa faktorer beror på processer som ligger utanför er kontroll. Detta inkluderar konkurrenter, marknadstrender och allt annat som kan påverka organisationen utifrån. 

Externa faktorer är svårare att lösa eftersom de ofta inte kan påverkas. Vad ni dock kan göra är att ändra era egna processer på ett sätt som mildrar effekten av negativa externa faktorer. Ni kan arbeta för att lösa dessa problem genom att:

  1. tävla med marknadstrender

  2. förutse marknadstrender innan de uppstår. 

Även om du inte kan kontrollera den yttre miljön kan du kontrollera hur din organisation reagerar på den.

Låt oss till exempel säga att du vill konkurrera med en marknadstrend. Ett exempel på detta är en konkurrent som introducerar en ny produkt på marknaden som överträffar din egen produkt. Även om du inte kan ta bort den produkten kan du arbeta för att lansera en ännu bättre produkt och därigenom mildra en eventuell nedgång i försäljningen. Alternativt kan du försöka förutse marknadstrender så att du är bättre förberedd när externa faktorer inträffar.

Tips 3: teamarbete förverkligar drömmar

Det må vara en gammal klyscha, men teamarbete är det mest effektiva sättet att brainstorma fram nya och innovativa idéer. Bjud in olika teammedlemmar från olika avdelningar. På så sätt representeras idéer från alla delar av företaget. Var medveten om hur många teammedlemmar du bjuder in – för många deltagare kan leda till bristande fokus eller involvering. Det bästa antalet teamkollegor för en produktiv brainstorming-session är runt 10 stycken. 

Tips 4: var kreativa

För att kreativa idéer ska kunna uppstå måste man uppmuntra till dem. Det innebär att man måste skapa roliga och stimulerande sätt att komma på nya möjligheter. Några exempel på detta är att slumpmässigt välja ut anonyma idéer, reflektera över uppenbart dåliga exempel eller spela teambuilding-spel som bygger upp lagandan. 

Tips 5: rangordna idéer

När det roliga är över är det dags att rangordna de bästa möjligheterna. Detta kan göras som ett team eller med en mindre grupp ledare. Det bästa sättet att göra detta är att diskutera varje idé och rangordna dem på en skala från ett till tio. När ni väl har kommit fram till de bästa idéerna och vägt in teamets kapacitet och idéernas övergripande effekt kan ni fundera på hur ni ska genomföra dem och ta er utgångspunkt i ett business case

Varför är det viktigt med en SWOT-analys?

En SWOT-analys hjälper dig att förbättra processer och planera för tillväxt. Den liknar en konkurrensanalys men skiljer sig åt i det att den utvärderar både interna och externa faktorer. Genom att analysera nyckelområden kring dessa möjligheter och hot nås insikter som ger ditt team förutsättningar att lyckas. 

Varför är det viktigt med en SWOT-analys?

En SWOT-analys är inte bara användbar för organisationer. Med en personlig SWOT-analys kan du undersöka saker i ditt liv som skulle kunna förbättras, allt från din ledarstil till din kommunikativa förmåga. Oavsett på vilket sätt du väljer att använda den är en SWOT-analys viktig av följande tre skäl. 

1. Den identifierar områden med möjligheter

En av de största fördelarna med att göra en analys är att fastställa tillväxtmöjligheter. Det är en bra utgångspunkt för startups och team som vet att de vill förbättra sig, men inte riktigt vet hur de ska komma igång. 

Möjligheterna kan komma från många olika håll, t.ex. externa faktorer som att diversifiera era produkter för att skapa konkurrensfördelar eller interna faktorer som att förbättra teamets arbetsflöde. Oavsett vilket är tillvaratagande av möjligheter ett utmärkt sätt att växa som team.

2. Den identifierar områden som kan förbättras

Att förbättra befintliga projekt är ett annat sätt att fortsätta växa. Att identifiera svagheter och hot med en SWOT-analys kan bana väg för en bättre affärsstrategi.

I slutändan är det bästa sättet att nå toppen att lära sig av sina misstag. När du har hittat områden som kan effektiviseras kan du brainstorma fram en handlingsplan tillsammans med teammedlemmarna. Detta innebär att använda det du vet fungerar och bygga vidare på företagets styrkor.

3. Den identifierar områden som kan vara i riskzonen

Vare sig du redan har en lista med risker eller inte är det alltid viktigt att identifiera risker innan de blir ett problem. En SWOT-analys kan hjälpa dig att få koll på alla åtgärdspunkter som kan spela roll i riskbedömningsprocessen. 

Det kan vara fördelaktigt att kombinera din SWOT-analys med en PEST-analys som undersöker externa lösningar såsom politiska, ekonomiska, sociala eller tekniska faktorer – allt detta kan vara till hjälp när du vill identifiera potentiella risker i förväg.

Planera för tillväxt med en SWOT-analys

En SWOT-analys kan vara en effektiv metod att identifiera viktiga styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Genom att bättre förstå var ni befinner er – och vart ni vill – kan ni växa som team och organisation.

Glöm inte att lite kreativitet och samarbete kan räcka väldigt långt. Uppmuntra ditt team att tänka utanför ramarna med hjälp av 100+ teammotiverande citat

Prova Asana gratis

Relaterade resurser

Artikel

The top 16 project charts to visualize project effectiveness