Vad är strategisk planering? En guide i fem steg

Strategisk planering är en process som företagsledare använder för att kartlägga sin vision av organisationens tillväxt och hur de ska nå dit. Den strategiska planeringsprocessen ligger till grund för organisationens beslut, tillväxt och mål.

Med strategisk planering kan du tydligt definiera företagets långsiktiga mål och även kartlägga hur de kortsiktiga målen och arbetet kan hjälpa er att uppnå dem. Det här ger dig en tydlig uppfattning om organisationens riktning och gör att du kan säkerställa att dina team arbetar med de projekt som har störst inverkan. Enkelt uttryckt, om målen är destinationen på en karta är den strategiska planen navigationssystemet.

I den här artikeln går vi igenom den strategiska planeringsprocessen i fem steg och visar dig hur du kommer igång med att utveckla din egen strategiska plan.

Vad är strategisk planering?

Strategisk planering är en verksamhetsprocess som hjälper dig att definiera och presentera företagets riktning under de kommande tre till fem åren. Under den strategiska planeringsprocessen granskar och definierar intressenter organisationens uppdrag och mål, de genomför konkurrensbedömningar och identifierar företagsmål. Resultatet av planeringscykeln är en strategisk plan som delas med hela företaget.

Vad är en strategisk plan?

En strategisk plan är slutresultatet av den strategiska planeringsprocessen. I sin mest grundläggande form är det ett verktyg som används för att definiera organisationens mål och de åtgärder som ska vidtas för att uppnå dem.

En strategisk plan innehåller vanligtvis följande: 

• Företagets visionsbeskrivning.

• Företagets uppdragsbeskrivning.

• De organisatoriska målen, däribland långsiktiga mål och kortsiktiga årliga mål.

• Handlingsplaner, taktik och tillvägagångssätt som ni planerar att använda för att uppnå målen.

Vilka är fördelarna med strategisk planering?

Strategisk planering kan göra det enklare för dig att sätta upp mål och fatta beslut genom att hjälpa dig att kartlägga hur företaget ska närma sig organisationens visions- och uppdragsbeskrivningar under de kommande tre till fem åren. Låt oss använda kartmetaforen igen. Tänk på företagets kurs som en linje på en karta. En strategisk plan kan hjälpa er att på bästa sätt komma från punkt A (där ni befinner er nu) till punkt B (där ni vill vara om några år).

När du skapar och delar en tydlig strategisk plan med ditt team kan du göra följande:

• Skapa en stark organisationskultur genom att tydligt definiera och anpassa den efter organisationens uppdrag, vision och mål.

• Samla alla kring ett gemensamt syfte och se till att alla avdelningar och team arbetar mot samma mål.

• Sätta upp mål för att hjälpa er att avancera och uppnå önskat resultat.

• Främja en långsiktig vision för företaget snarare än att fokusera på kortsiktiga vinster.

• Se till att resurserna fördelas mellan de viktigaste prioriteringarna.

• Definiera långsiktiga mål och sätta upp kortsiktiga mål som stöder dem.

• Utvärdera den nuvarande situationen och identifiera möjligheter eller hot som gör att organisationen kan undvika potentiella risker.

• Skapa en proaktiv företagskultur som hjälper organisationen att reagera snabbare på förändringar och möjligheter på marknaden.

Vilka fem steg ingår i en strategisk planering?

Den strategiska planeringsprocessen innefattar en strukturerad metodik som vägleder organisationen från vision till genomförande. Börja med att sätta ihop ett litet, dedikerat team på fem till tio medlemmar som ägnar sig åt strategisk planering. Det här är den strategiska planeringskommittén, även kallad strategisk ledningskommitté. Teamet ansvarar för att samla in viktig information, vägleda utvecklingen av planen och övervaka genomförandet av strategin.

När du har inrättat ledningskommittén kan du börja arbeta med planeringsprocessen. 

Steg 1: utvärdera din nuvarande verksamhetsstrategi och det aktuella företagsklimatet

Innan du kan definiera vart ni är på väg måste du veta var ni befinner er. Att förstå den yttre miljön, bland annat marknadstrender och konkurrensläge, är avgörande i den strategisk planeringens inledande utvärderingsfas.

För att lyckas måste ledningskommittén samla in information från andra intressenter, till exempel anställda och kunder. Bland annat är följande information viktig:

• Relevant bransch- och marknadsinformation för att identifiera marknadsmöjligheter och eventuella hot i närtid.

• Kundinsikter för att förstå vad kunderna förväntar sig av företaget, såsom produktförbättringar eller ytterligare tjänster.

• Feedback från anställda att beakta oavsett om det gäller produkter, affärspraxis eller företagskultur.

Det finns olika typer av strategiska planeringsverktyg och analytiska tekniker som du kan använda för att samla in informationen, till exempel:

• En jämförande resultattavla som hjälper dig att utvärdera fyra viktiga delar av verksamheten: lärande och tillväxt, verksamhetsprocesser, kundnöjdhet och finansiella resultat.

• En SWOT-analys som hjälper dig att bedöma både nuvarande och framtida möjligheter för verksamheten (du kommer regelbundet att använda den här analysen under den strategiska planeringsprocessen). 

Ledningskommittén behöver svara på en rad frågor för att utvärdera varje bokstav i SWOT-analysen:

Styrkor:

• Inom vilka områden utmärker sig organisationen i dag?

• Vad är det som skiljer er från konkurrenterna?

• Vilka är era värdefullaste interna resurser?

• Vilka materiella tillgångar har ni?

• Vad är er största styrka? 

Svagheter:

• Inom vilka områden har er organisation svårigheter?

• Vad saknar ni för närvarande (oavsett om det är en produkt, resurs eller process)?

• Vad är era konkurrenter bättre på än ni?

• Vilka eventuella begränsningar hindrar organisationen från att utvecklas?

• Vilka processer eller produkter behöver förbättras? 

Möjligheter:

• Vilka möjligheter har organisationen?

• Hur kan ni dra nytta av företagets unika styrkor?

• Finns det några trender som ni kan dra nytta av?

• Hur kan ni använda er av möjligheter inom marknadsföring och medieövervakning?

• Finns det ett framväxande behov av er produkt eller tjänst? 

Hot:

• Vilka nya konkurrenter bör ni hålla ett öga på?

• Finns det några svagheter som gör att organisationen kan utsättas för risker?

• Har ni upplevt eller kan ni uppleva negativ publicitet som riskerar att minska marknadsandelen?

• Är det möjligt att förändra kundernas inställning till ert företag? 

Steg 2: identifiera företagets mål

När du påbörjar utvecklingen av en strategi bör du ta hänsyn till var ni befinner er just nu. Därefter kan du hämta inspiration från er vision, ert uppdrag och er nuvarande position för att identifiera och definiera de slutgiltiga målen. 

Det du gör för att utveckla strategin är att ta fram en kompass och ställa följande frågor: ”Vart är vi på väg?” ”Hur ser drömläget ut för företaget?” På så sätt kan du ta reda på hur ni ska nå fram dit.

Under den här fasen i planeringsprocessen kan du hämta inspiration från viktiga företagsdokument. Exempel på sådana dokument är följande:

• Uppdragsbeskrivning: för att förstå hur ni ska närma er organisations huvudsyfte.

• Visionsbeskrivning: för att klargöra hur den strategiska planen passar in i den långsiktiga visionen.

• Företagets värderingar: för att respektera det som är viktigast för företaget.

• Konkurrensfördelar: för att förstå vilken unik fördel ni har att erbjuda marknaden.

• Långsiktiga mål: för att definiera var ni vill befinna er om fem till tio år.

• Finansiella prognoser: för att förstå var era förväntningar ligger gällande den finansiella situationen under de kommande tre åren, kassaflödet och vilka nya möjligheter ni sannolikt kommer att investera i.

Steg 3: utveckla den strategiska planen och fastställ resultatmått

Nu när du vet var ni befinner er och vart ni vill komma är det dags att skriva ner idéerna. Ta hänsyn till den nuvarande positionen och strategin samt organisationens mål och skapa en strategisk plan för de kommande tre till fem åren. Tänk på att även om du skapar en långsiktig plan bör delar av planen skapas eller ses över både kvartalsvis och årsvis.

När du skapar din strategiska plan bör du definiera följande:

• Företagsprioriteringar för de kommande tre till fem åren, baserat på din SWOT-analys och strategi.

• Årliga mål för det första året. Du behöver inte definiera målen för varje år i den strategiska planen. Under årens gång skapar du nya årliga mål som ansluter till dina övergripande strategiska mål. 

• Relaterade nyckelresultat och nyckeltal (KPI). En del av dessa bör fastställas av ledningskommittén och andra av de team som befinner sig närmast själva arbetet. Se till att dina nyckelresultat och nyckeltal (KPI) är mätbara och genomförbara. Nyckeltalen hjälper dig att spåra framsteg och se till att ni rör er i rätt riktning.

• Budget för det kommande året eller för några år framöver. Budgeten bör baseras på de finansiella prognoserna och strategin. Behöver ni spendera mycket för att utveckla er produkt? Utöka teamet? Göra en satsning på marknadsföring? Förtydliga de viktigaste initiativen och hur ni ska budgetera för dem.

• En övergripande projektöversikt. En projektöversikt är ett verktyg som används i projekthantering och som hjälper till att visualisera tidslinjen för ett komplicerat initiativ. Du kan även skapa en övergripande projektöversikt för din strategiska plan. Beskriv vad du förväntar dig att ni ska arbeta med under vissa kvartal eller år för att göra planen mer genomförbar och begriplig.

Steg 4: implementera och dela din plan

Nu är det dags att genomföra planen. När du implementerar strategin måste du var tydlig i din kommunikation i hela organisationen så att alla vet vad de är ansvariga för hur planens framgång mäts. 

Se till att teammedlemmarna (särskilt högsta ledningen) har åtkomst till den strategiska planen så att de förstår hur deras arbete bidrar till företagets prioriteringar och den övergripande strategin. Vi rekommenderar att du delar planen i samma verktyg som du använder för att hantera och spåra arbetet vilket gör det enklare att koppla övergripande mål till det dagliga arbetet. Om så inte redan är fallet kan du överväga att använda en arbetshanteringsplattform.  

Ta del av de här tipsen för att säkerställa att din plan genomförs utan problem: 

• Kommunicera tydligt med hela organisation under implementeringsprocessen för att säkerställa att alla teammedlemmar förstår den strategiska planen och vet hur de ska implementera den effektivt. 

• Definiera hur kriterierna för ”framgång” ser ut genom att ansluta din strategiska plan till nyckeltal.

• Se till att de åtgärder som beskrivs i den strategiska planen integreras i organisationens dagliga verksamhet så att varje teammedlems dagliga aktiviteter anpassas till de övergripande strategiska målen.

• Använd verktyg och programvara som till exempel en arbetshanteringsplattform för göra det enklare att implementera planen och spåra förloppet.

• Övervaka och dela regelbundet förloppet för den strategiska planen med hela organisationen för att hålla alla informerade och förstärka planens betydelse.

• Upprätta regelbundna kontroller för att följa utvecklingen av den strategiska planen och justera den efter behov. 

Steg 5: ändra och omstrukturera efter behov

När du har skapat och implementerat en ny strategisk struktur är det sista steget i planeringsprocessen att övervaka och hantera planen.

Tänk på att den strategiska planen inte är huggen i sten. Du kommer att behöva se över och uppdatera planen om ditt företag ändrar riktning eller gör nya investeringar. Om nya marknadsmöjligheter eller hot dyker upp vill du förmodligen justera din strategiska plan. Se till att granska planen regelbundet (kvartalsvis och årligen) för att säkerställa att den fortfarande överensstämmer med organisationens vision och mål.

Tänk på att planen inte varar för evigt, även om du uppdaterar den ofta. En framgångsrik strategisk plan utvecklas tillsammans med företagets långsiktiga mål. När ni har uppnått de flesta av era strategiska mål, eller om strategin har utvecklats avsevärt sedan du först skapade planen, kan det vara dags att ta fram en ny.

Skapa en smartare strategisk plan med en arbetshanteringsplattform

Om du vill omvandla din företagsstrategi till en plan och skapa effektivitet måste du koppla företagets mål till det dagliga arbetet. När du skapar den här kopplingen ger du teammedlemmarna det sammanhang de behöver för att göra sitt bästa. 

En arbetshanteringsplattform spelar en viktig roll i processen. Den fungerar som en central knutpunkt för din strategiska plan och säkerställer att alla uppgifter och projekt är direkt kopplade till de övergripande företagsmålen. Det är en anpassning som är avgörande för synligheten och samordningen och gör att teammedlemmar kan se hur deras individuella insatser bidrar till företagets framgång. 

Genom att dra nytta av en arbetshanteringsplattform effektiviserar du inte bara arbetsflöden och förbättrar teamets produktivitet, du anpassar även varje åtgärd till de strategiska målen. Det här gör det möjligt för team att göra skillnad och hjälpa företaget att nå målen på ett mer ändamålsenligt sätt. 

Strategisk planering: vanliga frågor

Har du fler frågor om strategisk planering? Vi har svaren.

Varför behöver jag en strategisk plan?

En strategisk plan är ett av många verktyg som du kan använda för att planera och nå målen. Den hjälper till att kartlägga strategiska mål och tillväxtmått som bidrar till företagets framgång.

När ska jag skapa en strategisk plan?

Det är en god idé att skapa en strategisk plan vart tredje till femte år, beroende på organisationens tillväxthastighet.

Eftersom poängen med en strategisk plan är att kartlägga de långsiktiga målen och hur ni ska nå dem, bör du skapa en strategisk plan när ni har nått de flesta av dem eller alla. Du bör även skapa en strategisk plan varje gång en större ändring görs i organisationens uppdrag eller när företaget går in på nya marknader. 

Vad är en mall för strategisk planering?

En mall för strategisk planering är ett verktyg som organisationer kan använda för att kartlägga en strategisk plan och spåra förloppet. En mall för strategisk planering innehåller vanligtvis allt som behövs för att skapa en strategisk plan, bland annat företagets visions- och uppdragsbeskrivningar, information från eventuella konkurrent- eller SWOT-analyser och relevanta nyckeltal (KPI).

Vad är skillnaden mellan en strategisk plan och en affärsplan?

Med en affärsplan kan du dokumentera din strategi så att alla teammedlemmar är uppdaterade om företagets viktigaste prioriteringarna och mål. Det är ett verktyg som hjälper dig att dokumentera och dela din strategi med viktiga investerare eller intressenter när du startar upp en verksamhet.

Du bör skapa en affärsplan när du

• precis har startat ett företag

• gör en betydande omstrukturering av ditt företag.

Om ditt företag redan är etablerat bör du skapa en strategisk plan i stället för en affärsplan. Även om du arbetar på ett relativt nystartat företag kan den strategiska planen skapas utifrån affärsplanen för att hjälpa dig att hålla rätt riktning. Under den strategiska planeringsprocessen kan du dra nytta av många av de grundläggande delarna som företaget redan har skapat för att fastställa en strategi för de kommande tre till fem åren.

Vad är skillnaden mellan en strategisk plan och en uppdrags- och visionsbeskrivning?

Det finns ett nära samband mellan din strategiska plan, din uppdragsbeskrivning och din visionsbeskrivning. Faktum är att under den strategiska planeringsprocessen hämtar du inspiration från dina uppdrags- och visionsbeskrivningar för att skapa den strategiska planen.

Enkelt uttryckt: 

• En uppdragsbeskrivning sammanfattar företagets mål.

• En visionsbeskrivning förklarar i stora drag hur ni ska nå företagets mål.

• En strategisk plan hämtar inspiration från dina uppdrags- och visionsbeskrivningar och definierar vilka åtgärder som ska vidtas för att hålla rätt riktning. 

Om ditt företag till exempel tillverkar säkerhetsutrustning för husdjur kan uppdragsbeskrivningen, visionsbeskrivningen och den strategiska planen se ut så här:

• Uppdragsbeskrivning: ”Garantera säkerheten för världens djur.” 

• Visionsbeskrivning: ”Skapa säkerhets- och spårningsprodukter för husdjur som är enkla att använda.” 

• Din strategiska plan beskriver de åtgärder som ska vidtas under de närmaste åren för att närma företaget till dess uppdrag och vision. Ni utvecklar till exempel ett nytt smart halsband för spårning av husdjur eller förbättrar husdjursägarnas upplevelse av microchip. 

Vad är skillnaden mellan en strategisk plan och företagsmål?

Företagsmål är övergripande mål. De bör fastställas årligen, eller kvartalsvis om organisationen utvecklas snabbt. Målen ger teamet en tydlig idé om vad ni ska uppnå under en viss tidsperiod. 

En strategisk plan är mer framåtblickande än företagsmål och bör omfatta mer än ett års arbete. Enkelt uttryckt: företagsmålen påverkar den övergripande strategin, men den strategiska planen bör ha större räckvidd än företagsmålen eftersom den sträcker sig över flera år.

Vad är skillnaden mellan en strategisk plan och ett business case?

Ett business case är ett dokument som hjälper dig att presentera en betydande investering eller ett viktigt initiativ för ditt företag. När du skapar ett business case förklarar du varför investeringen är en bra idé och på vilket sätt det här storskaliga projektet kommer påverka verksamheten positivt. 

Det kanske slutar med att du skapar ett business case för vissa delar av den strategiska planens översikt, men den strategiska planen bör vara mer omfattande. Verktyget bör spänna över flera års översikt och omfatta hela företaget, inte bara ett initiativ.

Vad är skillnaden mellan en strategisk plan och en projektplan?

En strategisk plan är en företagsomfattande, flerårig plan som beskriver vad ni vill uppnå under de kommande tre till fem åren och hur ni planerar att göra det. En projektplan beskriver hur ett visst projekt ska utföras. Projektet kan vara ett av många initiativ som bidrar till ett specifikt företagsmål och som i sin tur är ett av många mål som bidrar till den strategiska planen. 

Vad är skillnaden mellan strategisk ledning och strategisk planering?

En strategisk plan är ett verktyg som hjälper dig att definiera organisationens målsättningar och vilka åtgärder som måste vidtas för att uppnå målen. Strategisk planering är processen att skapa en plan för att nå de strategiska målen.

Strategisk ledning omfattar den strategiska planeringsprocessen, men även mer. Förutom att hjälpa dig med att planera hur ni ska nå de övergripande målen hjälper strategisk ledning dig även att organisera resurserna och ta fram de bästa handlingsplanerna för att nå framgång.