Samla in feedback från anställda (tips och exempel)

Att ge feedback är viktigt om du vill att teammedlemmarna ska nå sin fulla potential. Men att få effektiv och ärlig feedback är lika viktigt för att bygga och förbättra ett sunt team. 

När du vet hur du ger och tar emot feedback stärker du teamets prestationer och utvecklar en effektiv ledarstil. Som chef är ditt mål att leda teamet mot framgång och skapa en trygg miljö för ärlig kommunikation. Lär dig strategier för att uppmuntra feedback från anställda på alla nivåer – från den personliga till den organisatoriska. 

Vad är feedback från anställda?

Feedback från anställda gör det möjligt för teammedlemmar att uttrycka sina känslor och åsikter om lednings- och organisationsprocesser. Företag fokuserar ofta på att ge feedback till anställda, men att få feedback från anställda är också fördelaktigt. 

När du uppmuntrar feedback uppifrån och ner ger du teammedlemmarna en chans att känna sig hörda. I slutändan kan feedback från anställda hjälpa till att stärka din ledarstil och förbättra teamsynergin.

Varför är feedback från anställda viktigt?

Feedback från anställda är viktigt på alla nivåer, men det sker oftast på tre nivåer: interpersonell, team och organisation.

• På den interpersonella nivån: Det här är feedback som ges i ett individuellt möte mellan en chef och en anställd. Effektiv interpersonell feedback kan öka förtroendet i teamet och förbättra relationen mellan en chef och den anställde. 

• På teamnivå: Det här är feedback från (och mellan) hela teamet. Att samla in feedback från teamet kan hjälpa dig att förstå teamdynamiken och bygga effektiva relationer. 

• På organisationsnivå: Du kanske inte är involverad i att samla in feedback på organisationsnivå, men som chef kan du uppmuntra ditt team att delta i den feedbacken och dela med dig av resultaten, om du har några. Att dela och samla in feedback på organisationsnivå är viktigt för att uppmuntra öppenhet och bygga en effektiv organisationskultur. 

Som chef är din roll att bygga förtroende för att säkerställa att ditt team känner sig tillräckligt stöttat för att ge ärlig feedback på organisationsnivå. I sin tur kan dina teammedlemmar stärka sina kommunikationsförmågor när de känner sig bekväma och villiga att ge feedback på var och en av dessa nivåer.

När du ska be om feedback från anställda

Den bästa tidpunkten för att be om feedback från anställda beror på nivån. Beroende på nivå kan du behöva ändra ditt tillvägagångssätt.

Nedan följer de idealiska tidpunkterna baserat på de olika nivåerna:

• Interpersonell feedback: Den bästa tidpunkten att be om interpersonell feedback är direkt efter att du har gett en teammedlem feedback. Som chef är det ditt mål att bygga en bra relation, ställa specifika frågor och få den här typen av feedback samtidigt som du ger din egen feedback. 

• Feedback från teamet: Samla in feedback från hela teamet vid viktiga milstolpar. Den bästa tidpunkten för det är i slutet eller början av en tidsperiod, till exempel en kvartals- eller årsöversyn. 

• Organisatorisk feedback: Samla in feedback enligt ett förutsägbart schema som passar alla, till exempel varje halvår. Det här görs vanligtvis av personalavdelningen eller ledarskapsteamet. 

Som chef kommer det förtroende du bygger upp på den interpersonella nivån och teamnivån att göra att ditt team känner sig mer självsäkert och bekvämt med att vara ärligt på organisationsnivå.  

Teammedlemmar känner sig inte alltid beredda att ge feedback ansikte mot ansikte. Förutom att be dem individuellt om deras åsikter kan du erbjuda ett anonymt sätt att skicka in feedback som de kan fylla i vid ett senare tillfälle. På så sätt kan teammedlemmarna uttrycka sig utan att tveka. 

Fyra tips för att samla in feedback från anställda

Det är svårt att veta om teammedlemmar är uppriktiga när du ber om deras feedback. Använd tipsen nedan för att skapa en respektfull och kommunikativ miljö. 

1. Skapa förtroende

Teammedlemmar som litar på dig är mer benägna att ge dig ett ärligt svar. Men förtroende tar tid, så ha tålamod medan du bygger upp den grunden. Det bästa sättet att vinna teammedlemmarnas förtroende är att matcha dina ord med dina handlingar. Låt alla veta från dag ett att du planerar att vara ärlig mot dem och uppmuntra dem att vara ärliga mot dig i gengäld.

2. Erbjud ett anonymt alternativ

Anonymitet ger en känsla av trygghet för teammedlemmar som kan vara blyga eller nervösa för att uttrycka sig. Även teammedlemmar som litar på dig kanske inte känner sig bekväma med att ge konstruktiv kritik eftersom de är osäkra på sig själva eller inte vet vad de ska säga i stunden. Erbjud ytterligare, anonyma sätt att dela med sig av synpunkter så att teammedlemmarna får tid att bearbeta sina känslor.

3. Ställ rätt frågor

Att ställa rätt frågor kan vara avgörande för att få flera användbara svar i stället för ingen feedback alls. Överväg följande scenarier:

• Scenario 1: Du ber om feedback från en anställd personligen. Den enda frågan du ställer är: ”Har du någon feedback till mig?” De flesta teammedlemmar svarar: ”Inte direkt” eller ”Nej, jag tycker att du gör ett bra jobb”. 

• Scenario 2: Du ber om feedback från anställda med en detaljerad undersökning. Du inkluderar specifika frågor, till exempel ”På vilka sätt skulle ditt team kunna förbättras?” och "Vad skulle stärka relationen med din chef?" Teammedlemmarna ger specifika svar på varje fråga.

I det första scenariot måste teammedlemmarna komma på feedback åt dig utan vägledning. I det andra scenariot ber du om specifik information från teammedlemmarna, vilket gör det lättare för dem att svara. 

4. Agera på feedbacken

Låt teammedlemmarna veta att du tar deras oro på allvar. Om du märker trender i den feedback du får, vet du att feedbacken är värd att ta itu med. Om flera teammedlemmar till exempel säger att de har svårt att lansera ett projekt kan de behöva mer vägledning under projektplaneringen. 

När det händer ska du berätta för teamet att du har hört deras oro och att du planerar att göra ändringar. När teammedlemmarna ser att du gör de här ändringarna kommer de att känna sig uppskattade och respekterade.

4 exempel på feedback från anställda

Det finns många sätt att samla in feedback från anställda. Erbjud olika möjligheter för teammedlemmar att uttrycka sig så att du får detaljerade svar. Exemplen på feedback från anställda nedan kan ge dig idéer om hur du kan samla in feedback.

Frågeformulär för nyanställda

När en teammedlem har slutfört introduktionen och sin 30-60-90-dagarsplan kan du be om feedback på upplevelsen. Samla helst in feedbacken i ett frågeformulär med specifika frågor om introduktionsprocessen. Frågeformulär fungerar bra för nya teammedlemmar eftersom du kanske inte har en stark relation med dem ännu. 

Exempel på frågor:

• Vad gillade du med introduktionsprocessen? Vad kunde ha förbättrats?

• Vilken aspekt av jobbet är du entusiastisk över? Vad oroar du dig för? 

• Vad skulle vara det bästa sättet att använda vår individuella tid?

• Vilket område av företaget vill du lära dig mer om?

Undersökningar om anställdas engagemang

Undersökningar är ett utmärkt verktyg för att mäta inte bara engagemang, utan även ärlig feedback. Det är ett verktyg för att identifiera hur en anställd känner för sin roll, teamet och organisationen. 

Svaren kan belysa chefsprestationer, anställdas känslor och ge team en röst för att hjälpa till att driva organisatorisk tillväxt. 

Exempel på frågor:

• Tycker du att ditt arbete för [organisation] är meningsfullt?

• Känner du att [din chef] är intresserad av din framgång?

• Har du en tydlig karriärutveckling hos [organisation]?

• Hur kan ledarskapet förbättras på [organisation]?

Prestationsutvärderingar

Resultatutvärderingar ger dig möjlighet att både ge och ta emot feedback. Håll koll under ett möte med ditt team och skapa en öppen dialog. Följ upp all feedback du ger genom att be teammedlemmarna att dela med sig av hur de känner. 

Exempel på frågor:

• Vilka mål uppnådde du under [tidsram]? Vilka mål uppnådde du inte?

• Vilka prestationer är du mest stolt över den här [tidsperioden]?  

• Vilka resultat var du minst stolt över den här [tidsperioden]? Varför? 

• Vilka mål kommer du att fokusera på under nästa [tidsram]?

Avslutningsintervjuer

Avslutningsintervjuer är ett värdefullt verktyg för att få effektiv feedback från anställda. När en teammedlem lämnar företaget kan du boka in en avslutande intervju under den sista arbetsdagen. Teammedlemmar som lämnar företaget är mer benägna att ge dig öppna svar.

Exempel på frågor:

• Vilken är din främsta anledning till att lämna [organisationen]?

• Vad är det som [organisationen] gör bra? Vad kan vi förbättra?  

• Hur kunde vi ha stöttat dig för att fortsätta som [roll]?

• Hur kan [organisationen] förbättra utbildning och utveckling?

Använd feedback från anställda för att förbättra ditt ledarskap

Teammedlemmar presterar bättre när du uppfyller deras behov. För att förbättra prestationer och gruppdynamik kan du be om feedback från anställda och, viktigast av allt, lyssna.