Vill du växa? Be om feedback

Det kan vara svårt att höra negativ feedback om oss själva. Men alltför ofta undviker vi att be om feedback eftersom det känns pinsamt eller vi är nervösa för att det ska göra oss upprörda. Det är normalt att vilja skydda sig från den här typen av svåra konversationer, men att be om ärlig feedback är faktiskt ett av de bästa sätten att växa och förbättra sig. Du får insikter om din arbetsstil, ditt ledarskap och dina kompetenser.

När du ber om feedback bör du följa en struktur och bästa praxis för att se till att konversationen förblir produktiv och att du bara får användbar feedback. 

Varför är det viktigt att be om feedback?

Att be om feedback kan hjälpa dig att bli en bättre ledare, kollega och anställd. Det beror delvis på att du kan tillämpa feedbacken på ditt arbete och göra ändringar där du behöver förbättra dig, men också på att den här typen av konversationer skapar djupare kontakter. Oavsett om det är ett LinkedIn-meddelande till en rekryterare eller en konversation ansikte mot ansikte med din chef, kan du be om feedback:

• Bygger förtroende. Ärliga konversationer där du öppet får feedback hjälper till att bygga förtroende mellan dig och den andra personen.

• Förbättrar kommunikationen. Att be om feedback visar att du är öppen för utmanande konversationer, oavsett vad de handlar om.

• Ökar moralen. Om ditt team vet att de kan komma till dig med detaljerad feedback om din prestation, vet de att de har en ledare de kan lita på. 

• Identifierar tillväxtmöjligheter. Feedback hjälper dig att prestera bättre och känna dig mer bekväm i din arbetsmiljö.

• Minskar missförstånd. Om du får feedback om en specifik fråga vet du exakt vad du ska förbättra, vilket lämnar lite utrymme för missförstånd.

I den här artikeln kommer vi att fokusera på att be om feedback. Om du letar efter sätt att ge feedback eller införliva feedback du har fått kan du kolla in följande:

• Hur man ger och tar emot konstruktiv kritik

• Gillar du inte att ge feedback? Dessa 20 tips är för dig

• Känn kärleken: Hur man tar emot positiv feedback på jobbet

• Att ge kreativ feedback: vad du bör och inte bör göra

• Ge virtuell feedback som ett proffs: tre tips från Eat Your Coffee

6 tips för att be om bättre feedback 

Det är normalt att känna sig nervös när man ber någon annan om feedback. Men om det görs på rätt sätt blir det lättare att be om feedback. De här tipsen visar hur du ber om feedback, så att du kan förbereda dig i förväg och lugna nerverna. 

1. Håll kommunikationen tydlig och öppen

Om den andra parten accepterar din förfrågan om feedback, lägg lite grund för den. Påminn personen om att du frågar för att du verkligen vill veta och att det här är en trygg plats där man kan vara öppen och ärlig. Att direkt ange ditt "varför" (till exempel "Jag frågar eftersom jag värdesätter din synvinkel") hjälper den andra personen att förstå att de faktiskt hjälper dig genom att ge dig feedback.

2. Kontrollera innan du frågar

Innan du går in i konversationen bör du fråga dig själv: Hur känner jag mig just nu? Om du är på helspänn eller redan känner dig defensiv är det förmodligen inte den bästa tiden att be om feedback. 

På Asana använder vi ett ramverk från Conscious Leadership Group (CLG) för att avgöra om vi är öppna för feedback innan vi går vidare med interna granskningar. Innan vi börjar frågar vi oss själva: Är vi över eller under gränsen just nu? Över linjen betyder att vi är öppna och redo att ta emot feedback, under linjen är när vi kanske känner oss defensiva eller reserverade. Varje gång du är under gränsen bör du boka om feedbackmötet till ett annat datum.

3. Ställ rätt frågor 

Dina frågor kommer att vägleda dina feedbackresultat, så det är viktigt att ställa rätt frågor. Åtgärdbar feedback är mycket mer användbar än vaga åsikter, som du kan få om du ställer specifika, riktade frågor. Det hjälper också att undvika öppna frågor, till exempel: ”Vad kan jag göra bättre?” 

Om du till exempel är en ledare och vill be om feedback på dina processer kan du ställa frågor som:

• Är de kreativa sammanfattningarna tillräckligt detaljerade för att du ska kunna slutföra en enskild förfrågan på en dag?

• Kan du enkelt komma åt alla processguider i vår programvara för projekthantering?

• Vilka steg saknas rutinmässigt i våra processer för nyanställning? 

4. Välj rätt miljö

Eftersom feedbackmöten kan få människor att känna sig sårbara är det bra att göra dem ansikte mot ansikte. Feedback fungerar bättre med en konversation, eftersom det är svårare att förmedla i ett asynkront meddelande eller via e-post. När du väljer en miljö bör du prioritera att göra det personligen om möjligt, i ett virtuellt samtal med kamera om inte, och e-post eller asynkront som en sista utväg.

5. Ha ett öppet sinne

Innan du ber om feedback bör du se till att du har ett öppet sinne. Till att börja med kan personen du frågar säga nej. De kan känna sig obekväma med att ge dig feedback, särskilt om du har en ledarskapsposition. Även om det kan vara en besvikelse, acceptera det och be om feedback från någon annan. 

När du ber om feedback ska du vara öppen och engagerad oavsett svar. Kanske kommer det att uppmuntra personen att säga ja i framtiden, eller kanske det bara kommer att visa att det är en bekväm arbetsplats och att de inte behöver känna någon extra press. Om personen säger ja, för in det öppna sinnet i konversationen, så att du kan vara så objektiv som möjligt när du får feedback.

6. Följ upp 

Om du inte får svar direkt när du först ber om feedback kan du ställa in en påminnelse om att följa upp. De flesta människor hjälper gärna till, eller åtminstone berättar om de inte kan. Om de inte har svarat är det troligt att de aldrig såg din förfrågan eller att de har glömt bort den. Beroende på din relation till den andra personen kan du skicka en artig påminnelse någon gång mellan en och tre veckor efter din första förfrågan.

Vad du ska säga när du ber om feedback (med exempel)

När det gäller att be om feedback är det bra att veta vad du ska säga. Här är fyra vanliga exempel på vem du kan be om feedback, och exakt vad du ska säga när du gör det.

Be om feedback från kollegor

Dina kollegor har en mängd kunskap om dig och ditt arbete. Att be dem om feedback kan vara informativt för ditt arbete, bygga en känsla av gemenskap och relation mellan er och hjälpa dig att bli en bättre teammedlem eller ledare. Här är ett sätt att be dina kollegor om feedback:

"Hej (namn), jag vill ha feedback på produktlanseringen jag ledde förra kvartalet. Jag vill gärna höra från någon som du som jag redan har en arbetsrelation med. Kan vi träffas nästa fredag för att diskutera det?”

Be om feedback från närmaste medarbetare

Om du är personalchef ger du sannolikt regelbundet feedback till andra. Men för att effektivt leda och vägleda ditt team måste du först veta hur du bäst kan hjälpa dina närmaste medarbetare. Att be dem om feedback kan vara en utmaning – du är trots allt deras chef. Eftersom du har en auktoritetsposition i den här relationen måste du betona att du inte kommer att tycka annorlunda om dem om de har negativ feedback. Även om det ofta är bäst att hålla feedbackmöten personligen, kan det vara bra att ha en anonym, digital undersökning, så att dina närmaste medarbetare kan känna sig bekväma med att vara ärliga. Eller så kan du ge dem möjlighet att välja mellan ett digitalt formulär och ett personligt samtal. Till exempel:

”Hej team! Jag är intresserad av att höra vad ni tycker om min ledarstil och hur den påverkar ert arbete. För att få er feedback har jag skapat ett anonymt formulär med några enkla frågor om mig som chef. Det här är bara för att jag ska kunna identifiera möjligheter till tillväxt för att bättre stödja er och ert arbete, så var snälla och var ärliga och öppna. Om ni har några frågor eller föredrar att schemalägga en personlig konversation kan ni kontakta mig.”

Be om feedback från kunder

Dina kunder har unika insikter om hur du arbetar och ditt externa arbete. Deras input kan vara till hjälp för produktutvecklingen, särskilt om du använder den agila metoden. I agila projekt omvandlas kundfeedback till användarberättelser, som sedan informerar agila arbetssprinter. När det görs på rätt sätt hjälper agil arbetssätt ditt team att skapa produktfunktioner och uppdateringar direkt i linje med kundernas behov och intressen. Men du kan också fråga kunder informellt när de betalar efter att ha köpt en produkt eller genom rutinundersökningar. Om du kontaktar dem direkt kan du säga något i stil med:

"Hej kund från (ditt företagsnamn)! Vi gör just nu några justeringar här på (företagsnamn) för att säkerställa att vi erbjuder bästa möjliga service. Har du tid för ett kort samtal och att ge mig lite feedback? Jag skulle gärna vilja veta hur jag har påverkat dig och hur jag kan göra ännu mer för att hjälpa till.”

Be om feedback i ett e-postmeddelande

Om du måste be om feedback i ett e-postmeddelande bör du göra din fråga mycket tydlig och specifik. När man inte är där personligen är det lättare för feedback att gå förlorad i översättningen. Ju mer specifik du är, desto mindre sannolikt är det att det uppstår ett missförstånd senare. Men att använda e-post  kan vara ett bra sätt att be om feedback från personer som du vet är för upptagna för att ha ett mer formellt möte med dig. Till exempel:

”Hej (namn), jag skulle vilja ha feedback på koden jag skickade in förra veckan. Kan du svara på några frågor om jag skickar dem via e-post?”

Att förbereda sig för att få feedback

När du ber om feedback bör du vara redo att ta emot den. Det bästa sättet att ta emot feedback är att vara objektiv. Kom ihåg att det inte är en negativ process, även om feedbacken är mindre positiv än du hade förväntat dig. Håll ögonen på slutmålet: att all feedback hjälper dig att göra bättre ifrån dig och förbättra dig. 

För att vara objektiv kan du försöka att vara närvarande genom att utöva mindfulness. Mindfulness hjälper dig att vara närvarande, så i stället för att oroa dig för vad du har gjort tidigare för att få negativ feedback kan du fokusera på det som händer nu – vilket är det enda du kan kontrollera. Använd också aktivt lyssnande under feedbackmötet för att försäkra dig om att du hör alla delar av konversationen. Det är normalt att fokusera på påståenden som har större inverkan eller är mer känslomässigt laddade, men den underliggande informationen är det som kommer att hjälpa dig mest.

Steg för att ge effektiv feedback 

Feedbackprocessen innebär att be om, ta emot och ge feedback. Här är några sätt att se till att du ger värdefull feedback när det är din tur att ge:

1. Gör det genomförbart

2. Dokumentera den

3. Håll det privat

4. Meddela den andra parten i förväg före konversationen

Att be om feedback blir bättre med tiden

Som alla utmanande konversationer blir det lite enklare att be om feedback varje gång du gör det. Skapa återkommande möten så att du kan fortsätta att öva på att be om och ta emot feedback – med vetskapen om att du blir en bättre teammedlem, ledare och anställd varje gång du gör det.