12 tips för effektiv kommunikation på arbetsplatsen
Numera har vi närmast konstant kontakt med våra medarbetare. Du kanske inte har reflekterat kring daglig kommunikation som till exempel att du säger ”hej” till din medarbetare, tar en virtuell kaffe med en kollega på distans eller skickar en gif av en katt i pyjamas till ditt team – och det är inte så konstigt. Även om detta är en form av kommunikation på jobbet så är det skillnad mellan dessa typer av meddelanden och kommunikation på arbetsplatsen.
Kommunikation på arbetsplatsen avser den kommunikation man har på jobbet om jobbet. Att veta när och hur man kommunicerar effektivt på jobbet bidrar till att undvika missförstånd, öka trivseln i teamet, stärka samarbetet och förtroendet för varandra. Team som vet hur man kommunicerar effektivt om arbetet är bättre förberedda för tuffa situationer. Men att skapa goda kommunikationsvanor kräver tid och ansträngning – och det är här vi kommer in i bilden. Här är 12 sätt att ta dina kommunikationsfärdigheter på arbetsplatsen till nästa nivå.
Vad är effektiv kommunikation?
Effektiv kommunikation handlar om att utbyta idéer, tankar, åsikter, kunskap och information så att budskapet tas emot och förstås tydligt och med avsikt. När kommunikationen fungerar, blir alla inblandade hörda och bekräftade.
Att utveckla en effektiv kommunikationsförmåga kräver en balans mellan aktivt lyssnande, verbal kommunikation, icke-verbala signaler, kroppsspråk och emotionell intelligens för att säkerställa att budskapet både når fram och tas emot på rätt sätt.
Det handlar om mer än att bara prata – effektiv kommunikation kräver lyssnande och en djup förståelse för hur människor fungerar tillsammans. Med rätt kommunikationsförmåga kan man överbrygga klyftor, fatta välgrundade beslut och skapa starkare relationer.
Vad innebär ”kommunikation på arbetsplatsen”?
Kommunikation på arbetsplatsen är all typ av kommunikation på jobbet om jobbet. Det omfattar till exempel kommunikation om enskilda uppgifter, att dela projektstatusuppdateringar, eller att ge feedback till chefer eller anställda. Att veta hur man kommunicerar på arbetsplatsen är en viktig del av ett effektivt samarbete. Otydlig kommunikation kan leda till missförstånd, förvirring eller till och med att någons känslor såras oavsiktligt.
Kommunikation på arbetsplatsen kan ske ansikte mot ansikte, skriftligt, via videomöten, i sociala medier eller under gruppmöten. Kommunikation sker både direkt och asynkront – som när man skickar e-post, inspelat material eller använder projekthanteringsverktyg. Några exempel på kommunikation på arbetsplatsen är:
Teammöten
Individuella utvärderingsmöten
Ta emot information
Kommunikation om ett projekts status eller framsteg
Samarbete kring tvärfunktionella uppgifter
Icke-verbal kommunikation
Vad gör kommunikationen effektiv?
Nu när du vet vilken typ av kommunikation som kan ingå i arbetsplatskommunikation undrar du kanske hur man kan förbättra den? Det finns några viktiga principer för effektiv kommunikation som du kan använda, oavsett vilken typ av kommunikation det handlar om. God kommunikation gäller särskilt följande:
Strävar efter tydlighet. Oavsett om du skickar ett Slack-meddelande, skriver ett e-postmeddelande eller ger ett spontant svar, bör du alltid försöka vara tydlig och koncis i din kommunikation.
Försöker lösa konflikter istället för att skapa dem. På arbetsplatsen är vi ofta involverade i problemlösning och samarbete kring projekt eller uppgifter. Att kommunicera bra på arbetsplatsen handlar ofta om att ta upp problem eller ge återkoppling, med målet att förbättra situationen.
Det gäller för båda parter. Varje gång kommunikation sker på jobbet sker ett informationsutbyte – även när det bara handlar om icke-verbala signaler.
Fördelar med effektiv kommunikation på arbetsplatsen
Tydlig och effektiv kommunikation på arbetsplatsen kan:
Öka medarbetarnas engagemang och känsla av gemenskap
Förbättra social kompetens och emotionell intelligens
Uppmuntra investeringar i teamet
Bygga upp en sund arbetsplats och organisationskultur
Få medarbetare att vilja jobba kvar
7 tips för effektiv kommunikation på arbetsplatsen
Effektiv kommunikation på arbetsplatsen handlar om var, hur och när du kommunicerar. Prova de här sju tipsen som gör dig bättre på att kommunicera.
1. Veta var du ska kommunicera – och om vad
Kommunikation sker i många olika former – ansikte mot ansikte, via e-post, meddelanden och på arbetsledningsverktyg. För att kommunikationen ska vara så effektiv som möjligt, ska du se till att följa riktlinjer och använda rätt kanal för rätt budskap.
Ibland är det halva jobbet att veta var man ska kommunicera. Ditt företag kan ha olika kommunikationsverktyg – vilket gör det ännu viktigare att veta vilket verktyg du ska använda. Vilket verktyg är lämpligast för din fråga eller kommentar? Behöver du kommunicera i realtid eller är det okej att skicka ett asynkront meddelande? Om du är osäker kan du fråga en teammedlem eller chef om var du bör skicka olika typer av meddelanden. Det är viktigt att alla hålls uppdaterade. På Asana använder vi till exempel följande:
2. Bygga upp dina samarbetsförmågor
Samarbete är grunden för ett effektivt teamarbete. För att utveckla starka färdigheter i teamsamarbete behöver du öva på öppen och ärlig kommunikation. Det innebär inte nödvändigtvis att ni alltid måste vara överens om saker och ting – att vara oense och kunna arbeta sig igenom dessa skillnader är också en viktig del av samarbetet.
När det gäller samarbete och kommunikation kan man ställa sig frågan ”Vad kom först, hönan eller ägget?”. Ett bra samarbete kan bara skapas genom effektiv kommunikation, men att veta hur man samarbetar är en viktig del av god kommunikation. I huvudsak innebär detta att man måste öva sig på att kontinuerligt förbättra både samarbets- och kommunikationsförmågan. När samarbetet i teamet förbättras blir ni även bättre på att förmedla information och åsikter i arbetsmiljön – och den ärliga kommunikationen gör att samarbetet kommer att kännas lättare.
3. Ha personliga samtal
Det kanske mest beprövade sättet att undvika missförstånd är att ha personliga samtal. Om ditt team jobbar på distans fungerar det även att tala via videokonferens. Ögonkontakt är särskilt viktigt om du vet att ett samtal kommer att bli tufft. Tonfall kan vara svårt att kommunicera genom skrift så du vill helst att teammedlemmen ska kunna se dina ansiktsuttryck och ditt kroppsspråk.
Om ditt team jobbar på distans eller är utspritt kan det också fungera att kommunicera via ett telefonsamtal i stället för en videokonferens. Videomöteströtthet är numera ett begrepp och det kan försvåra samarbete och kommunikation särskilt för team som endast jobbar på distans. Att kommunicera via telefon minskar den visuella ansträngningen, samtidigt som alla kan höra varandra, och därmed även ta in röst och tonfall.
4. Var uppmärksam på ditt eget kroppsspråk och tonfall
Kommunikation handlar inte bara om vad du säger – det handlar också om hur du säger det. Se till att du inte korsar armarna eller verkar för brysk. Ofta kan ditt kroppsspråk förmedla något som inte ha något att göra med den aktuella situationen – du kanske bara är trött eller stressad över något i ditt privatliv. Men dina teammedlemmar, som kanske inte är medvetna om detta, ser bara dina uttryck och kanske antar att du är arg eller upprörd över något. Försök att slappna av i kroppsspråk och ansiktsuttryck, särskilt vid svåra samtal så att du inte ger oavsiktliga signaler.
5. Prioritera tvåvägskommunikation
Att lyssna är lika viktigt för kommunikationen på arbetsplatsen som att tala. En del av att vara en samarbetsvillig teammedlem är att lyssna på andras idéer i stället för att bara försöka framföra sina egna idéer.
Det finns två vanliga sätt att lyssna på: att lyssna för att svara eller att lyssna för att förstå. När du lyssnar främst för att svara fokuserar du på vad du ska säga härnäst, snarare än på vad den andra personen säger. Med den här typen av lyssnande riskerar du att missa viktig information eller till och med upprepa det som den andra personen just sa.
Försök istället att lyssna aktivt – det vill säga att lyssna på vad den andra personen har att säga utan att tänka på hur du ska svara. Om du kommer på något du vill säga kan du skriva ner det så att du kan återgå till att lyssna för att förstå, istället för att försöka komma på vad du vill säga härnäst.
6. Håll dig till fakta, inte berättelser
Fakta vs. berättelser är en teknik som rekommenderas av Diana Chapman, medgrundare av Conscious Leadership Group. I det här fallet betyder ”fakta” saker som faktiskt har hänt – saker som alla i rummet kan hålla med om. En ”historia” är i stället en tolkning av situationen.
Säg att din chef plötsligt ger dig feedback under ett möte med bara några kollegor. Det är ett faktum. Du var inte beredd på feedbacken och uppfattar det som att chefen tog upp det i mötet – istället för att vänta till ert enskilda samtal – för att hen är missnöjd med ditt arbete. Det är en ”berättelse” om du inte kan veta säkert om det är sant eller inte.
Berättelser är oundvikliga – vi skapar alla berättelser utifrån fakta. Men försök att skilja berättelser från fakta och undvik att agera utifrån berättelser innan du har bekräftat dem. I det här fallet kanske du vill prata med din chef under ert nästa individuella möte och fråga varför hen gav dig feedback framför dina kollegor under mötet.
7. Försäkra dig om att du pratar med rätt person
Effektiv kommunikation på arbetsplatsen handlar lika mycket om vem du pratar med som om vad du säger. Bristande kommunikation uppstår ofta när du pratar med fel personer eller försöker delge information i fel sammanhang.
För att undvika det bör du se till att rätt personer är i rummet eller tar emot meddelandet. Om du inte är säker på vilka det är, kan du göra en liten övning för att identifiera viktiga projektintressenter som kanske saknas.
5 tips för att bygga effektiv kommunikationsförmåga på arbetsplatsen
Om du är ledare har du makten att etablera kommunikationsnormer i ditt team. God kommunikation skapar en stark företagskultur, ökar förtroendet i organisationen och främjar samarbete över teamgränserna. Så här går det till:
1. Identifiera eventuella hinder för kommunikationen
Innan du börjar förbättra teamets kommunikationsförmåga bör du se till att det inte finns några underliggande problem som hindrar en ärlig och öppen kommunikation. Känner sig alla bekväma med att prata öppet? Finns det något som kan få vissa teammedlemmar att känna att de inte kan uttrycka sig fullt ut?
En av de bästa sakerna du kan göra som ledare är att se till att dina anställda känner sig bekväma med att vara sig själva på jobbet (eller så mycket av sig själva som de vill ta med sig till jobbet). Vare sig det innebär att uttrycka meningsskiljaktigheter, prata om sina passioner utanför arbetet eller säga ärligt vilken typ av kommunikation som fungerar bäst för dem bör du försäkra dig om att du har förstått varje teammedlems behov och att de tillgodoses i teammiljön.
2. Be ofta om feedback
Om du inte ber om feedback på din kommunikationsstil kanske du aldrig får någon. Även om kommunikationen på arbetsplatsen påverkar alla andra interaktioner kanske teammedlemmarna inte direkt tänker på den som något man kan ge feedback på. Genom att be dina medarbetare att ge feedback på din kommunikationsstil kan du fortsätta att förbättra dig och utveckla tydliga kommunikationsstrategier för ditt team.
3. Förstå kommunikationsstilar i teamet
Ett annat effektivt sätt att kommunicera med dina teammedlemmar är att fråga dem hur de vill kommunicera. Att veta redan på förhand om dina medarbetare föredrar videokonferenser eller telefonsamtal, möten tidigt på morgonen eller eftermiddagsmöten, hjälper dig att skapa en miljö där alla trivs.
Viktiga frågor att ställa är bland annat:
Är de morgonpigga eller nattugglor?
Gillar de strukturerade möten eller föredrar de mer fria brainstormingmöten?
Tänker de bäst när de tänker högt, när de är på plats eller föredrar de att skriva ner det på papper?
Vilken personlighetstyp är de: introverta, extroverta eller lite av båda?
Upplever de att de känner sina teammedlemmar, eller skulle de gilla fler sociala teamaktiviteter?
Vilken typ av möten eller uppgifter tycker de mest om?
4. Avsätt tid för att skapa laganda och bryta isen
Att lära känna teamet är avgörande för att utveckla goda kommunikationsförmågor. Det är särskilt viktigt att ta sig tid att lära känna teamet utanför arbetsplatsen. Frågor som bryter isen kan bidra till att ge varje möte en personlig och rolig prägel, så börja med lite småprat innan mötesagendan tar vid.
5. Sätt tonen
Kom ihåg att ditt sätt att kommunicera och samarbeta påverkar hela teamet. Det är upp till dig att sätta standarden för en öppen och tydlig kommunikation på arbetsplatsen. När du har fastställt denna standard kommer teamet att följa ditt exempel.
Ställ in en påminnelse med några månaders mellanrum om att följa upp hur alla känner sig när det gäller kommunikationen inom teamet. Finns det några vanor som har dykt upp under de senaste månaderna som ni vill ta bort eller uppmuntra? Att regelbundet tänka på hur teamet kommunicerar – istället för att upprätta teamrutiner för att sedan glömma dem – kan hjälpa dig att bli mer medveten om dina kommunikationsmetoder.
Fler typer av kommunikation på arbetsplatsen
De flesta diskussioner om kommunikation på arbetsplatsen utgår från att ”arbetsplatsen” är fysisk. Men det finns olika former av kommunikation på olika platser – från globala kontor till distansteam. De kommunikationsmetoderna som är mest effektiva är fortfarande relevanta för alla typer av team, men det finns några ytterligare överväganden och bästa praxis som du kan använda för att få teammedlemmar att verkligen känna sig delaktiga.
Utspridda team
Utspridda team arbetar utifrån flera olika nationella eller globala kontor. Dessa team kan verka i olika tidszoner och på olika språk, och varje kontor har sin egen kultur och sina egna vanor. Förvänta dig inte att alla utspridda team kommunicerar på samma sätt – i själva verket är en av fördelarna med utspridda team den mångfald av tankar som uppstår när man jobbar med teammedlemmar från hela världen.
Om du arbetar i ett utspritt team är det viktigt att vara extra kommunikativ så att teammedlemmar i olika tidszoner och kontor hänger med och håller sig uppdaterade. Se till att dokumentera allting på en central referenskälla som teammedlemmarna kan komma åt när de är online, och försök hitta ett verktyg som uppdateras i realtid så att ingen behöver sakta ner på grund av informationsfördröjning.
Tänk på att tidszoner kan påverka hur personer deltar i ett samtal. Försök att planera möten när alla är tillgängliga, eller erbjud inspelningar och anteckningar om teammedlemmarna inte kan komma. Det är också viktigt att dubbelkolla att rätt personer är med och att de inte lämnas utanför bara för att de sitter på ett annat kontor än majoriteten av ditt team.
Online-medarbetare
Om du arbetar med ett onlineteam är det viktigt att fastställa var ni ska kommunicera och hur ofta. Att veta exakt vad varje kommunikationsverktyg ska användas till kan hjälpa teammedlemmarna att känna sig anslutna – även när de jobbar på distans.
Teammedlemmar på distans kan känna sig isolerade och avskilda från varandra, så fundera på att fråga teamet om vilka kommunikationsvanor de föredrar. Vissa teammedlemmar kanske gillar telefonsamtal, medan andra kanske föredrar schemalagda möten med tydliga dagordningar. Eftersom teammedlemmarna har färre chanser att interagera personligen är det viktigt att fastställa dessa kommunikationsformer i teamet, så att ni kan hålla kommunikationskanalerna öppna.
Se slutligen till att samla teammedlemmarna till regelbundna evenemang för att stärka gemenskapen. Oavsett om ni gör aktiviteter för att bryta isen i början av varje möte eller genom att schemalägga tid till att bara småprata i slutet av varje vecka, kan avsatt tid tillsammans få teammedlemmarna att knyta an till teamet oavsett varifrån de deltar.
Pricken över i:et när det gäller effektiv kommunikation på arbetsplatsen
Den sista komponenten för en bra kommunikation är att dela en central plats för all kommunikation och arbetsinformation. Att använda ett centraliserat system såsom ett arbetshanteringsverktyg gör att arbetet samordnas på alla nivåer i teamet. Läs mer om hur arbetshantering underlättar samordning av projekt och kommunikation i vår artikel om introduktion till arbetshantering.
Vanliga frågor: Effektiv kommunikation på arbetsplatsen
Vilka är de bästa sätten att kommunicera med dina arbetskollegor?
De bästa sätten att kommunicera med dina arbetskollegor involverar koncisa, respektfulla och snabba utbyten. Detta kan uppnås genom olika kanaler, såsom e-post, snabbmeddelanden, personliga möten och videosamtal. Att välja rätt medium baserat på sammanhanget för din kommunikation (t.ex. använda e-post för formella förfrågningar eller Slack för snabba frågor) och se till att du är kortfattad och saklig kan förbättra effektiviteten i din kommunikation.
Varför är det viktigt med effektiv kommunikation?
Effektiv kommunikation säkerställer att information förmedlas korrekt och förstås, vilket resulterar i förbättrad effektivitet, färre missförstånd och bättre arbetsrelationer. Det främjar teamarbete, beslutsfattande och problemlösning, vilket gör effektiv kommunikation till en hörnsten i framgångsrik verksamhet och en positiv arbetsmiljö.
Vad utmärker effektiv kommunikation?
Effektiv kommunikation kännetecknas av att vara tydlig, koncis, sammanhängande och hänsynsfull, på engelska även känd som de 5 C:na för kommunikation. Det innebär att meddelandet levereras på ett tydligt och begripligt sätt, är direkt och koncist, logiskt organiserat och känsligt för mottagarens behov och perspektiv. Det innebär också aktivt lyssnande, öppenhet för feedback och möjligheten att justera eller omformulera budskapet enligt publiken och sammanhanget.
Hur kan man bli en effektiv kommunikatör?
För att bli en effektiv kommunikatör bör du fokusera på tydlighet och korthet i dina meddelanden, lyssna aktivt på andra och ge konstruktiv feedback. Var uppmärksam på både verbala och icke-verbala signaler, såsom kroppsspråk och ton, för att säkerställa att ditt meddelande tas emot som avsett. Visa empati genom att överväga mottagarens perspektiv och vara öppen för feedback för att kontinuerligt förbättra dina färdigheter i att tala inför publik.
