De fyra kommunikationsstilarna som alla chefer bör känna till

Att veta hur man kommunicerar effektivt med sitt team är avgörande. Kommunikation är en viktig del av allt vi gör på jobbet. Att få vårt eget arbete gjort, samarbeta med teammedlemmar, delegera arbete till teamkollegor och dela förloppsrapporter är alla beroende av effektiv kommunikation. Därför är det viktigt att förstå varför människor kommunicerar som de gör.

Det är där de fyra kommunikationsstilarna kommer in i bilden. De fyra kommunikationsstilarna kategoriserar hur människor kommunicerar. Att upptäcka din kommunikationsstil kan hjälpa dig att förstå hur du skiljer dig från dina medarbetare, vilket gör att du kan samarbeta mer effektivt. 

Problemet är att om du bara fokuserar på någons kommunikationsstil riskerar du att missa helheten. Att förstå vad som påverkar någons kommunikationsstil, i stället för att bara fokusera på effekten, kan hjälpa dig att bättre stödja dina teammedlemmar och hjälpa dem att kommunicera mer effektivt.

Vad är kommunikationsstilar? 

En kommunikationsstil är sättet på vilket människor uttrycker sig när de pratar eller interagerar med andra. Det inkluderar både orden de använder och de icke-verbala signalerna, som kroppsspråk, ansiktsuttryck och ögonkontakt, som visar hur de känner.

Det finns fyra huvudsakliga typer av kommunikationsstilar, som vi utforskar i detalj nedan. Var och en av de här stilarna visar olika sätt att dela idéer och hantera konflikter.

Du kan se de här stilarna i personliga konversationer, skriftligt eller online via sociala medier. Att förstå de olika kommunikationsstilarna kan hjälpa dig att förbättra din kommunikation. Det hjälper dig också att förbättra dina relationer och få en effektivare kommunikation med andra.

Impact Playbook: motivera medarbetarna i en snabbt föränderlig värld

Öka motivationen genom att hjälpa dina anställda att förstå varför deras arbete är viktigt. I den här kostnadsfria e-boken får du lära dig hur du skapar en gemensam känsla av syfte i ditt team.

Ta del av insikterna

Varför är kommunikationsstilar viktiga?

På arbetsplatsen kan ineffektiv kommunikation snabbt bli ett hinder som leder till missförstånd, missade deadliner och till och med spänningar mellan teammedlemmarna. Varje person i ditt team har sitt eget sätt att uttrycka idéer, ge feedback och bearbeta information.

När du förstår teamets olika kommunikationsstilar är du bättre rustad för att överbrygga klyftor mellan anställda som tänker och kommunicerar på olika sätt. Till exempel kan en funktionell kommunikatör som föredrar detaljerade steg-för-steg-instruktioner tycka att det är frustrerande att arbeta med en intuitiv kommunikatör som fokuserar på helheten.

Att känna till olika typer av kommunikationsstilar kan hjälpa dig att hantera svåra konversationer med mer självförtroende, utöver att förbättra teamdynamiken. Oavsett om du hanterar en konflikt, ger feedback eller helt enkelt försöker förbättra moralen kan rätt kommunikationsstrategi göra en betydande skillnad.

Att vara medveten om stilar som passiv kommunikation och aggressiv kommunikation hjälper dig dessutom att upptäcka potentiella samarbetsproblem innan de eskalerar. Kort sagt är effektiv kommunikation nyckeln till att skapa en positiv och produktiv arbetsmiljö.

De fyra typerna av kommunikationsstilar

Generellt sett finns det fyra olika stilar för kommunikation. Här är hur var och en vanligtvis definieras, samt hur de olika stilarna kan se ut på jobbet.

1. Passiv kommunikation

En passiv kommunikatör säger inte ifrån särskilt ofta. Istället nöjer de sig med att anpassa sig och stödja andras behov. Passiva kommunikatörer är vanligtvis inte konfrontativa och kan till och med verka undergivna. Deras icke-verbala kommunikation kan inkludera saker som att korsa armarna och undvika ögonkontakt.

2. Aggressiv kommunikation

En person med den här kommunikationsstilen är mycket självsäker i sin åsikt, till den grad att de kanske inte lyssnar på sina teamkollegors åsikter. De brukar ofta lägga in sina egna idéer i en konversation och kan ibland använda konfrontativa uttryck som ”du har fel” eller ”du fattar inte”. På arbetsplatsen skapar det aggressiva beteendet spänningar mellan teammedlemmarna. Icke-verbal kommunikation inkluderar vanligtvis stark ögonkontakt, vilket signalerar dominans.

3. Passiv-aggressiv kommunikationsstil

En person med den här kommunikationsstilen känner sig inte bekväm med att säga vad de menar. Deras verbala och icke-verbala kommunikation kanske inte stämmer överens. De kan till exempel säga att de är glada men uppvisa motsägelsefullt kroppsspråk som en rynka eller hängande axlar. På arbetsplatsen kan den här stilen leda till missförstånd och olösta spänningar.

4. Bestämd kommunikationsstil. 

En person med den här typen av kommunikation står upp för sig själv. De är den typ av kommunikatör som vet hur man förklarar och förespråkar vad de vill ha, andras rättigheter eller sitt eget välbefinnande. Bestämda kommunikatörer kan använda handrörelser medan de kommunicerar icke-verbalt, och de har troligen lugna eller glada ansiktsuttryck medan de talar. Många anser att det är den mest effektiva kommunikationsstilen på arbetsplatsen.

Vilken är den bästa kommunikationsstilen på arbetsplatsen?

Det finns ingen kommunikationsstil som fungerar i alla situationer. På arbetsplatsen är det bra att anpassa din personliga stil beroende på vem du interagerar med och sammanhanget. Vissa personer, till exempel analytiska kommunikatörer, föredrar tydlig och direkt kommunikation. Andra värdes ett empatiskt tillvägagångssätt som fokuserar på emotionell intelligens.

På arbetsplatsen anses dock en bestämd kommunikationsstil ofta vara den mest effektiva. Den balanserar att uttrycka dina behov samtidigt som du respekterar andra. Bestämda stilar uppmuntrar till öppen dialog och samarbete utan att tillgripa aggressivt beteende eller tystnad.

Fördelar med bestämd kommunikation

I en hälsosam arbetsmiljö hjälper bestämda stilar människor att uttrycka sina behov, samarbeta effektivt och känna sig trygga i sina roller.

Bestämda kommunikatörer:

• Uttrycker sina känslor på ett effektivt sätt när de kommunicerar med andra

• Prioriterar samarbete och kontakt

• Ber om feedback för att ständigt förbättra sig

• Har enkla och respektfulla konversationer

• Förespråkar vad de behöver på jobbet.

På grund av deras förmåga att kommunicera effektivt på jobbet har bestämda kommunikatörer vanligtvis följande fördelar:

• Hög självkänsla

• God självkännedom

• Ömsesidig respekt på jobbet.

• tydliga mål och förväntningar

• Förbättrad kommunikation

Identifiera din kommunikationsstil

För att förbättra din kommunikation på jobbet börjar du med att förstå din egen kommunikationsstil. Hur du ger feedback, uttrycker dig och hanterar konflikter formar dina interaktioner. Så hur kan du ta reda på din personliga stil?

• Undviker du konfrontation? Om så är fallet kan du använda en passiv kommunikationsstil.

• Är du direkt men respekterar andras behov? Det här pekar på en självsäker stil, som ofta är den mest effektiva.

• Blir du frustrerad eller pratar du över andra? Du kanske använder en aggressiv kommunikationsstil, vilket kan skada relationer genom att du påtvingar andra dina åsikter.

• Använder du sarkasm eller undviker du problem? Det här är tecken på en passiv-aggressiv kommunikationsstil.

För att bättre förstå din stil kan du prova vårt frågeformulär för kommunikationsstil nedan eller be om feedback från kollegor. Var uppmärksam på dina icke-verbala signaler som ögonkontakt, ansiktsuttryck och hur du använder ditt personliga utrymme. De kan avslöja mer om dina kommunikationsvanor.

Quiz: Vilken är din kommunikationsstil?

Om du är osäker på din kommunikationsstil eller vill ha fler insikter om hur du kommunicerar på jobbet kan du svara på det här korta frågeformuläret om kommunikationsstil. Det här testet syftar till att identifiera din benägenhet till passiva, självsäkra, aggressiva eller passivt aggressiva kommunikationsstilar.

1. Hur hanterar du vanligtvis konflikter på jobbet?

• A) Jag undviker den till varje pris (passiv)

• B) Jag uttrycker min åsikt, även om det innebär att andra känner sig obekväma (aggressiv)

• C) Jag tar upp det direkt, men lyssnar på andras åsikter (bestämd)

• D) Gör subtila kommentarer utan att konfrontera problemet direkt (passiv-aggressiv)

2. När du ger feedback till en kollega brukar du:

• A) Håller tillbaka mina tankar för att undvika konfrontation (passiv)

• B) Berätta exakt vad jag tycker utan att försköna det (aggressiv)

• C) Ge konstruktiv feedback samtidigt som du erkänner deras insats (bestämd)

• D) Använder sarkasm eller humor för att förmedla mina känslor (passivt aggressiv)

3. Om en kollega inte håller med dig i ett möte, är ditt svar:

• A) Du är tyst och undviker att uttrycka din åsikt ytterligare (passiv)

• B) Insistera på att du har rätt, oavsett vad de menar (aggressiv)

• C) Du engagerar dig i en respektfull diskussion för att förstå deras perspektiv (bestämd)

• D) Håller med i mötet, men ventilerar om det senare till andra (passiv-aggressiv)

4. När du är i en gruppdiskussion tenderar du att:

• A) Hålla tyst och låta andra ta ledningen (passiv)

• B) Dominera konversationen för att säkerställa att dina idéer hörs (aggressiv)

• C) Dela dina åsikter med självförtroende samtidigt som du uppmuntrar andra att tala (bestämd)

• D) Hålla tyst, men använda icke-verbala signaler som att himla med ögonen eller sucka (passivt aggressiv)

5. När någon fattar ett beslut som du inte håller med om:

• A) Accepterar du det, även om du inte gillar det (passiv)

• B) Uttrycker du din oenighet starkt och försöker få dem att ändra sig (aggressiv)

• C) Diskuterar du dina farhågor, men respekterar det slutgiltiga beslutet (bestämd)

• D) Går med på det, men undergräver senare beslutet subtilt (passivt aggressiv)

Poängsättning av frågorna:

• Mestadels A: Du lutar mot en passiv kommunikationsstil. Du tenderar att undvika konflikter och prioritera andras behov framför dina egna. Även om det kan göra dig lätt att komma överens med, kan du behöva arbeta med att uttrycka dina åsikter med större självförtroende.

• Mestadels B: Du lutar mot en aggressiv kommunikationsstil. Även om du är direkt och kraftfull kan andra tolka det som oönskat aggressivt beteende. Att hitta en balans mellan att hävda dina behov och respektera andra är nyckeln.

• Mestadels C: Du har en självsäker kommunikationsstil. Du är tydlig och självsäker utan att vara respektlös, vilket gör dig till en effektiv kommunikatör.

• Mestadels D: Du tenderar mot en passiv-aggressiv kommunikationsstil. Du kan ha svårt att ta itu med problem direkt och istället uttrycka dina känslor indirekt, vilket kan skapa förvirring i dina interaktioner.

Det här frågeformuläret om kommunikationsstilar hjälper dig att få en tydligare bild av din personliga stil och identifierar områden för tillväxt. Det är ofta det första steget för att förbättra din kommunikationsförmåga så att du kan få mer meningsfulla och produktiva interaktioner på arbetsplatsen.

Impact Playbook: motivera medarbetarna i en snabbt föränderlig värld

Öka motivationen genom att hjälpa dina anställda att förstå varför deras arbete är viktigt. I den här kostnadsfria e-boken får du lära dig hur du skapar en gemensam känsla av syfte i ditt team.

Ta del av insikterna

Hantera kommunikationsstilar på arbetsplatsen

Varje team består av människor med olika kommunikationsstilar, från personliga kommunikatörer till de som fokuserar på problemlösning. Här är några tips om hur du kan utnyttja dessa skillnader för att förbättra teamsamarbetet.

1. Stödja passiva kommunikatörer

Passiva kommunikatörer kan känna sig obekväma eller socialt ångestfyllda på jobbet. Av någon anledning känner sig den här personen inte kapabel att uttrycka sig självsäkert eller vara sig själv till fullo på jobbet. Enligt Mayo Clinic kan passiva kommunikatörer lida av ökad stress. De som gör det är inte ensamma – enligt index för Arbetets anatomi uppskattade 42 % av kunskapsarbetarna att deras stressnivåer var mycket höga.

Tips: Dela en kommunikationsplan

En kommunikationsplan är en översikt över hur och var teamet ska kommunicera om arbetet. Det kan inkludera vilka verktyg teammedlemmarna ska använda, när de ska använda live- eller offline-kommunikation och vem som är ansvarig för teamets olika kanaler. Det kan hjälpa socialt oroliga eller stressade teammedlemmar genom att ta bort gissningar från arbetskommunikationen. 

När du delar en kommunikationsplan bör du vara tydlig med följande:

• Vilken kanal som ska användas och när.

• När teammedlemmar bör kommunicera synkront (live) eller asynkront (på egen hand).

• Hur ofta uppdateringar ska delas.

• Hur teammedlemmar kan ange när de är offline eller i fokusläge.

2. Samarbeta med aggressiva kommunikatörer

Aggressiva kommunikatörer kan känna sig utan stöd på jobbet. Det kan naturligtvis få en teammedlem att reagera defensivt, vilket kan yttra sig som ökad aggressivitet. Enligt Mayo Clinic kan teammedlemmar använda aggressiva kommunikationsstilar för att få det de vill ha, men det är ofta på bekostnad av andra. På så sätt riskerar de att undergräva teamets förtroende, skapa missförstånd och framstå som nedlåtande.

Tips: Förtydliga projektroller och ansvarsområden

Din teammedlem kan verka aggressiv eftersom hen tror att det är det enda sättet att få det hen vill ha. Det bästa sättet att stödja dem – samtidigt som de vägleds mot en effektivare kommunikationsstil – är att klargöra vem som arbetar med vad och vad varje teammedlems ansvar är i ett visst projekt. 

För att göra det kan du överväga att skapa en RACI-matris för att förtydliga de olika rollerna som varje teammedlem har. RACI är en akronym som står för:

• Utförare: Denna person är direkt ansvarig för arbetet. 

• Huvudansvarig: Den här personen övervakar arbetet. 

• Consulted: Den eller de personer som godkänner arbetet innan det slutförande.

• Informerad: Även om de här personerna är involverade i det pågående arbetet behöver de inte inkluderas i några granskningsprocesser. 

En RACI-matris kan ge din teammedlem tydliga insikter om vem som är direkt ansvarig för rollen, beslutsfattandet och att ge feedback för dina projekt. Att skapa en RACI-matris gynnar en aggressiv kommunikatör på två sätt:

1. Om de ingår i RACI-matrisen beskriver den gränserna för deras rollansvar. 

2. Om de inte ingår i RACI-matrisen förstår de att de inte är en intressent i arbetet.

• Passiv-aggressiv kommunikationsstil. En person med den här kommunikationsstilen känner sig inte bekväm med att säga vad de menar. Deras verbala och icke-verbala kommunikation kanske inte stämmer överens – de kan till exempel säga att de är glada, men visa motsägelsefullt kroppsspråk som en rynka eller hängande axlar. 

• Bestämd kommunikationsstil. En person med den här typen av kommunikation står upp för sig själv. De kan förklara och förespråka sina mål. Bestämda kommunikatörer kan använda handrörelser när de kommunicerar icke-verbalt, och de har troligen lugna eller glada ansiktsuttryck när de talar.

3. Avblockera passivt aggressiva kommunikatörer

Passivt aggressiva kommunikatörer kan känna att deras åsikter inte skulle accepteras av gruppen. Ofta har de börjat använda passiv-aggressiv kommunikation eftersom direkt kommunikation tidigare inte har fungerat för dem. Enligt Mayo Clinic känner sig den här typen av personer obekväma med att vara direkta om sina behov.

Tips: Avsätt tid för att skapa teamanda

Att uppmuntra passivt aggressiva kommunikatörer att komma ut ur sitt skal börjar på teamnivå. Om det inte redan är gjort bör du se till att dina teammedlemmar bygger relationer och lär känna varandra utanför projektet eller uppgiften. 

Överväg att schemalägga återkommande aktiviteter för att bygga upp teamandan varje vecka eller månad. Det kan vara roliga aktiviteter som frågesporter, eller så kan det bara vara en tid för teamet att träffas och prata. Utöver de här dedikerade mötena bör ni ta er tid att lära känna varandra regelbundet. På Asana använder vi isbrytare i början av de flesta möten för att se till att vi har lite lättsamhet och kontakt i varje möte.

Uppmuntra även teammedlemmarna att lära känna varandra individuellt. När det är möjligt kan du uppmuntra teammedlemmarna att schemalägga informella fika- eller individuella möten med varandra – vi gör det varannan vecka på Asana – så att de kan bygga upp hälsosamma relationer.

4. Avblockera bestämda kommunikatörer

Bestämda kommunikatörer är mycket funktionella kommunikatörer. De delar med sig av sina känslor på ett produktivt sätt. Eftersom de redan är effektiva kommunikatörer är ditt ansvar som chef att släppa taget om kontrollen, ta ett steg tillbaka och låta dem leda. Att stärka bestämda kommunikatörer hjälper dem att känna sig ännu mer självsäkra i sin röst och kan hjälpa dem att ta sig an ledarskap eller roller med stor inverkan.

Tips: Aktivt lyssnande

Bestämda kommunikatörer behöver inte lika mycket stöd som andra kommunikationsstilar, men du kan fortfarande hjälpa dem att uttrycka sig ännu tydligare genom att använda aktivt lyssnande. Aktivt lyssnande är ett medvetet och engagerat sätt att lyssna, där ditt enda fokus är att förstå vad den andra personen säger. Det innebär att inte döma, att omformulera svar och att ställa specifika, öppna frågor som uppmuntrar till konversation.

Identifiera de bakomliggande orsakerna till kommunikationsstilar

Att bara identifiera en teammedlems kommunikationsstil räcker inte. Vissa kommunikationsstilar skapar konflikter på arbetsplatsen. En aggressiv kommunikatör kan till exempel göra det svårt för andra teammedlemmar att uttrycka sina åsikter eller använda sin stil till sin egen fördel. Men chansen är stor att dina teammedlemmar vill vara självsäkra kommunikatörer. Även i konkurrensutsatta team som försäljning eller juridik ger bestämd kommunikation teammedlemmarna möjlighet att effektivt uttrycka sina idéer och samarbeta med andra.

 Om en teammedlem uppvisar en negativ eller manipulerande kommunikationsstil finns det sannolikt en bakomliggande orsak, till exempel stress eller oro på jobbet. När du kan identifiera en teammedlems yttre kommunikationsstil kan du ta itu med det som hindrar dem från att kommunicera på ett självsäkert sätt. 

Som chef kan du ta itu med det. Genom att fördjupa dig i varje teamkollegas kommunikationsstil kan du börja identifiera varför de kan kommunicera på ett aggressivt, passivt eller passivt-aggressivt sätt – och vad du kan göra åt det. Du kan införa processer och stödsystem för att se till att teammedlemmarna känner sig bekväma med att vara sig själva på jobbet. Genom att avlägsna potentiella hinder kan människor kommunicera på ett självsäkert sätt och argumentera för sina egna behov. 

Uppmuntra teammedlemmarna att lära känna varandra individuellt också. När det är möjligt kan du uppmuntra teammedlemmarna att schemalägga informella kaffesnack eller individuella möten med varandra – vi gör det varannan vecka på Asana – så att de kan knyta an till varandra.

Förbättra kommunikationen genom att skapa en bättre miljö för teamet

Du kommer att märka att dina insatser fungerar när teammedlemmarna känner sig bekväma med att dela sina idéer, vara oense med varandra och hävda sina behov. När det händer kan du fortsätta att investera i teambuilding, coachning och bästa praxis för kommunikation för att hjälpa teamet att behålla sin självsäkra och bestämda kommunikationsstil.

Impact Playbook: motivera medarbetarna i en snabbt föränderlig värld

Öka motivationen genom att hjälpa dina anställda att förstå varför deras arbete är viktigt. I den här kostnadsfria e-boken får du lära dig hur du skapar en gemensam känsla av syfte i ditt team.

Ta del av insikterna

Vanliga frågor: kommunikationsstilar

1. Vilka är de sju typerna av kommunikation? De sju typerna av kommunikation är verbal, icke-verbal, skriftlig, visuell, formell, informell och lyssnande. Var och en spelar en roll i hur vi uttrycker idéer och tolkar meddelanden i olika miljöer, inklusive personligen och via digitala plattformar.

2. Vilka är de fyra kommunikationsstilarna? De fyra viktigaste kommunikationsstilarna är passiv, aggressiv, passiv-aggressiv och bestämd. Var och en återspeglar olika sätt som människor uttrycker sig, hanterar konflikter och interagerar med andra, särskilt på arbetsplatsen.

3. Vilka är de viktigaste skillnaderna mellan direkta och indirekta kommunikationsstilar? Direkt kommunikation är okomplicerad, med ett tydligt uttryck för tankar och avsikter. Det innebär ofta att säga exakt vad du menar. Indirekt kommunikation är å andra sidan mer beroende av sammanhang, subtilitet och icke-verbala signaler. Den viktigaste skillnaden är att direkta kommunikatörer är tydliga, medan indirekta kommunikatörer kan antyda sin mening utan att vara uppenbara.

4. Hur påverkar kulturella skillnader kommunikationsstilar på en mångfaldig arbetsplats? Kulturella skillnader kan i hög grad påverka kommunikationsstilar. Vissa kulturer värdesätter direkt kommunikation, medan andra föredrar indirekt kommunikation för att upprätthålla harmoni. På en mångfaldig arbetsplats kan de här kulturella preferenserna påverka hur teammedlemmar samarbetar, ger feedback och fattar beslut.

5. Hur kan man arbeta effektivt med en passiv-aggressiv kommunikatör? För att arbeta med en passiv-aggressiv kommunikatör är det viktigt att ta itu med problem direkt men taktfullt. Uppmuntra öppen dialog, fokusera på problemlösning och se till att förväntningarna är tydliga. Att erkänna deras beteende och främja en miljö av öppenhet kan bidra till att minska missförstånd och förbättra samarbetet.