Beslutsprocessen: 7 steg, modeller och fallgropar

Vi fattar beslut varje dag, från små val som vad vi ska äta till frukost till komplexa affärsbeslut som påverkar hela team. Medan enkla val är naturliga kräver utmanande beslut ett strukturerat tillvägagångssätt.

Därför är det viktigt att förstå beslutsprocessen. I den här artikeln går vi igenom de sju stegen för effektivt beslutsfattande, tar upp vanliga fallgropar som bör undvikas och presenterar olika modeller som du kan använda beroende på situationen.

Vad innebär beslutsprocessen?

Beslutsprocessen är en strukturerad metod för att samla in information, bedöma alternativ och göra ett slutligt val för att uppnå bästa möjliga resultat. Den gäller både enkla vardagsval och komplexa affärsbeslut som påverkar flera intressenter.

Varför är beslutsfattande viktigt?

Att fatta välgrundade beslut är en grundläggande ledarskapsfärdighet. Oavsett om du väljer en ny leverantör, omorganiserar ett team eller fastställer kvartalsprioriteringar påverkar kvaliteten på dina beslut ditt teams framgång.

En strukturerad beslutsprocess hjälper dig att gå från osäkerhet till klarhet. Här är anledningen till att det är viktigt:

• Strategisk anpassning: Varje val hänger ihop med dina bredare mål

• Stärkt team: En tydlig väg framåt ger ditt team självförtroende att agera

• Riskreducering: Genom att beakta flera perspektiv innan man engagerar sig minimerar man kostsamma misstag

• Snabbare genomförande: När team följer en enhetlig process lägger de mindre tid på att tvivla och mer tid på att leverera resultat.

De 7 stegen i beslutsprocessen

Steg 1: Identifiera beslutet som ska fattas

För att hjälpa dig att identifiera beslutet kan du ställa dig själv några frågor:

• Vilket är problemet som måste lösas?

• Vilket mål planerar du att uppnå med det här beslutet?

• Hur kommer du att mäta framgång?

De här frågorna finns med i vanliga målsättningstekniker och kommer att hjälpa dig att identifiera möjliga lösningar. När problemet är tydligt definierat får du mer information för att fatta det bästa beslutet för att lösa det.

Steg 2: Samla in relevant information

Att samla in information om beslutet som ska tas är ett viktigt steg för att fatta ett välgrundat beslut. Har teamet någon tidigare information som berör den här frågan? Har någon försökt lösa problemet tidigare?

Det är också viktigt att leta efter information utanför teamet eller företaget. Ett effektivt beslutsfattande kräver information från många olika källor. Dra nytta av externa resurser, oavsett om det handlar om att göra marknadsundersökningar, arbeta med en konsult eller prata med kollegor på ett annat företag som har relevant erfarenhet.

Steg 3: Identifiera alternativa lösningar

Det här steget kräver att du söker efter flera olika lösningar för problemet. När det gäller företagsbeslut är det viktigt att hitta flera alternativ, eftersom olika intressenter kan ha olika behov beroende på vilken roll de har.

Om ett företag till exempel letar efter ett arbetshanteringsverktyg kan designteamet ha andra behov än utvecklingsteamet. Att direkt bara välja en lösning är kanske inte är rätt väg att gå.

Steg 4: Utvärdera resultaten

Nu är det dags att överväga de olika lösningarna som har tagits fram och utvärdera deras roll i att lösa det ursprungliga problemet. Teamet identifierar för- och nackdelar med varje lösning för att sedan eliminera vissa alternativ.

Det finns några vanliga verktyg som teamet kan använda för att analysera och utvärdera de olika alternativen:

• Lista med för- och nackdelar

• SWOT-analys

• Beslutsmatris

• Beslutsträd

Steg 5: Välja alternativ

Nästa steg är att fatta ett slutligt beslut. Tänk på all information som har samlats in och hur beslutet kan komma att påverka varje intressent.

Ibland är det rätta beslutet inte bara ett av alternativen utan en blandning av olika alternativ. Ett effektivt beslutsfattande innebär att man kan lösa problem på ett kreativt sätt och tänka utanför ramarna, så begränsa inte er själva eller era team till de mest uppenbara alternativen.

På Asana tror vi på att gå rakt på sak. Komplexa problem kräver tydligt tänkande, så fokusera på det som är viktigast och gå vidare med klarhet och självförtroende.

Steg 6: Vidta åtgärder

När den slutliga beslutsfattaren har gett grönt ljus är det dags att genomföra lösningen. Lägg tid på att skapa en implementeringsplan så att teamet är samordnat inför nästa steg. Sedan är det dags att genomföra planen och övervaka arbetsförloppet för att avgöra om beslutet var det rätta.

Steg 7: Granska beslutet och dess inverkan (både bra och dåligt)

När du har fattat ett beslut kan du övervaka de framgångsvärden som definierades i steg 1. Det är så här du avgör om lösningen uppfyller teamets kriterier för framgång.

Här är några frågor du kan ställa dig själv när du granskar beslutet:

• Löste det problemet som teamet identifierade i steg 1?

• Påverkade det här beslutet teamet på ett positivt eller negativt sätt?

• Vilka intressenter gynnades av det här beslutet? Vilka intressenter påverkades negativt?

Om den här lösningen inte var det bästa alternativet kan teamet dra nytta av att använda en iterativ form av projekthantering. Det gör det möjligt för teamet att snabbt anpassa sig till förändringar och fatta de bästa besluten med befintliga resurser.

Vanliga fallgropar att undvika vid beslutsfattande

Även om du har en gedigen process på plats kan vanliga fallgropar få ditt beslutsfattande att spåra ur. Om du är medveten om dessa fallgropar kan du hantera dem på ett effektivt sätt.

• Analysförlamning: Att tänka för mycket till den grad att du inte kan gå vidare. Sätt en deadline och fokusera på den viktigaste informationen.

• Konfirmeringsbias: Att enbart söka information som stöder ens egna uppfattningar. Sök aktivt efter bevis som ifrågasätter dina antaganden.

• Beslutsutmattning: Att fatta för många beslut försämrar kvaliteten på dina val. Spara viktiga beslut till när du har mental energi.

• Omfattningskrypning: Att låta ett beslut utvidgas bortom dess ursprungliga gränser. Håll dig fokuserad på det specifika problemet som du identifierade i det första steget.

Ett strukturerat tillvägagångssätt hjälper dig att förbli objektiv, involvera rätt personer och gå vidare med självförtroende.

Verktyg för beslutsfattande för agila företag

I den här e-boken får du lära dig hur du utrustar anställda för att fatta bättre beslut – så att ditt företag kan växa, anpassa sig och hantera utmaningar mer effektivt än dina konkurrenter.

Ta del av insikterna

Olika typer av beslutsmodeller

Även om de flesta beslutsmodeller innehåller samma sju steg finns det några andra metoder som kan hjälpa till med att fatta bra beslut.

Rationella beslutsfattningsmodeller

Den här typen av beslutsmodell är den vanligaste. Den är logisk och sekventiell. Ett exempel på modellen för rationellt beslutsfattande är de sju stegen som vi har presenterat ovan.

Det är den här typen av beslutsprocess du bör använda när beslutet har en betydande inverkan på teamet och du behöver maximera resultaten. Den kräver att du överväger ett stort antal synpunkter på ett opartiskt sätt för att fatta det bästa möjliga beslutet.

Intuitiva beslutsfattningsmodeller

Den här typen av beslutsmodell styrs inte av information eller data utan av din instinkt. Det är en form av beslutsfattande som kräver en viss erfarenhet och en förmåga att känna igen mönster för att kunna utveckla starka instinkter.

Den här typen av beslutsfattande görs ofta av beslutsfattare som har stor erfarenhet av liknande problem. De har redan visat att lösningen de vill implementera är framgångsrik.

Kreativ beslutsfattningsmodell

Den kreativa beslutsmodellen innebär att man, i likhet med den rationella beslutsmodellen, samlar in information och insikter om ett problem och sedan tar fram potentiella lösningar.

Skillnaden är att i stället för att identifiera för- och nackdelarna med varje alternativ, tar beslutsfattaren ett steg tillbaka och försöker att inte aktivt tänka på lösningen. Målet är att det undermedvetna ska ta över och leda dig fram till rätt beslut. Den här modellen passar bäst i en iterativ process vilket gör det möjligt för team att testa sina lösningar och anpassa sig allteftersom situationen utvecklas.

Samarbetsinriktad beslutsfattandemodell

Den samarbetsbaserade beslutsmodellen involverar flera intressenter, vilket möjliggör olika perspektiv och delat ansvar. I stället för att en person fattar beslutet arbetar teamet tillsammans för att utvärdera olika alternativ och nå enighet.

Använd den här modellen i följande fall:

• Stöd från teamet är avgörande för ett framgångsrikt genomförande

• Beslutet påverkar flera avdelningar

• Tvärfunktionell expertis behövs

Fatta bättre beslut med ett arbetshanteringsverktyg

Att spåra viktiga beslut kan vara utmanande när de inte dokumenteras korrekt. Ett arbetshanteringsverktyg som Asana kan hjälpa teamet att spåra viktiga beslut, samarbeta med teamkollegor och hålla koll på förloppet på en och samma plats.

När era beslut, punkter att göra och förlopp är synliga för alla förblir teamet samordnat och vet vem som är huvudansvarig. Är du redo att skapa mer klarhet i teamets beslutsfattande? Kom igång med Asana i dag.

Verktyg för beslutsfattande för agila företag

I den här e-boken får du lära dig hur du utrustar anställda för att fatta bättre beslut – så att ditt företag kan växa, anpassa sig och hantera utmaningar mer effektivt än dina konkurrenter.

Ta del av insikterna

Vanliga frågor om beslutsprocessen