Icke-verbal kommunikation: Lär dig att koda och avkoda signaler och ledtrådar

Många gånger, när vi säger icke-verbal kommunikation, tänker vi på kroppsspråk. Och det är sant att kroppsspråk är en viktig del av icke-verbal kommunikation. Det är utan tvekan den mest synliga delen, och det är en av de enklaste att lära sig att hantera. 

Kroppsspråk är dock bara en typ av icke-verbal kommunikation. Det finns faktiskt 10 typer av icke-verbala signaler som du kommunicerar med varje dag, och om du bara är uppmärksam på kroppsrörelser begränsar du din förståelse av icke-verbala meddelanden. I den här artikeln fördjupar vi oss i alla 10 icke-verbala signaler och tar en titt på hur du kan förbättra din icke-verbala kommunikation på arbetsplatsen.

Förstå icke-verbal kommunikation

Antropologen Edward T. Halls banbrytande forskning om proxemik, studiet av mänsklig användning av utrymme i kommunikation, lade grunden för vår moderna förståelse av icke-verbal kommunikation, som är avgörande för hur vi förmedlar och tolkar budskap bortom ord.

Vad är icke-verbal kommunikation?

Icke-verbal kommunikation är överföringen av meddelanden eller signaler genom en mängd olika icke-verbala beteenden, utan att använda ord. Det inkluderar ansiktsuttryck, ögonkontakt, kroppsspråk, gester, tonfall och till och med användningen av personligt utrymme. Dessa aspekter av icke-verbal kommunikation utgör ett komplext system av icke-verbala signaler som kompletterar och ibland åsidosätter våra verbala meddelanden.

Betydelsen av icke-verbal kommunikation i dagliga interaktioner

Icke-verbal kommunikation spelar en viktig roll i vårt dagliga liv och förmedlar ofta mer mening än enbart talade ord.

1. Förstärka eller motsäga verbala meddelanden

2. Uttrycka känslor och attityder

3. Definiera relationer och maktdynamik

4. Reglerar konversationer genom icke-verbala signaler

5. Tillåter första intryck och snabba bedömningar

Från en enkel nick med huvudet till komplexa kroppsrörelser är dessa icke-verbala beteenden en integrerad del av mänsklig interaktion.

Hur kultur påverkar icke-verbal kommunikation

Icke-verbala signaler varierar mycket mellan olika kulturer och spelar en viktig roll i den interpersonella kommunikationen. I takt med att amerikanska arbetstagare i allt större utsträckning interagerar med globala partner blir det avgörande att förstå dessa skillnader för att kunna kommunicera effektivt. 

Aspekter av icke-verbal kommunikation såsom gester, ansiktsuttryck och fysisk kontakt kan ha olika betydelser i olika kulturer, vilket kan påverka affärsrelationer och sociala interaktioner.  

I västerländska kulturer förväntas du till exempel ofta skaka hand när du träffar nya Business-partners. Men det är inte fallet i alla kulturer. Samma handling kan ha olika betydelser beroende på vilken kultur någon kommer ifrån. 

Att förstå och vara medveten om din icke-verbala kommunikation gör dig till en bättre kommunikatör och en bättre teammedlem. En stor del av det är att förstå den kulturella inverkan av olika icke-verbala signaler. När du utvecklar din icke-verbala kommunikationsförmåga bör du också ägna lika mycket tid åt att utveckla din kulturella intelligens. 

10 formulär för icke-verbal kommunikation

Icke-verbal kommunikation hjälper dig att kommunicera effektivt och få kontakt med andra. När du förstår de olika typerna av icke-verbala signaler kan du anpassa ditt budskap för att undvika missförstånd. 

Att förstå de icke-verbala signaler som dina teammedlemmar sänder kan hjälpa dig att identifiera om en medarbetare känner sig obekväm eller illa till mods. I allmänhet kan en förbättrad icke-verbal kommunikationsförmåga göra dig mer självsäker, mer medveten om din kropp och mer effektiv på att förmedla vad du vill förmedla.

Här är 10 typer av icke-verbal kommunikation.

1. Kroppsspråk och hållning 

Denna icke-verbala signal avser kroppens position. Det kan inkludera din hållning – sitter du ihopkrupen eller i givakt? Saker som att vara rastlös, korsa armarna, peta på naglarna och korsa benen utgör alla kroppsspråkets formulär för icke-verbal kommunikation.

2. Gester (kinesik) 

Gester och kroppsspråk är något olika. Gester tenderar att vara mer målmedvetna, men är också betydligt mer kulturellt kodade. Dessa inkluderar handrörelser som tummen upp eller ok-tecknet, samt vanliga manér som att rycka på axlarna.

3. Ansiktsuttryck 

Precis som gester är många ansiktsuttryck målmedvetna, till exempel att le, nicka, skaka på huvudet, rynka pannan osv. Vi uppvisar dock också omedvetna ansiktsuttryck när vi är stressade eller oroliga, till exempel när ögonen vidgas när du blir förvånad eller rycker till när du hör ett högt ljud.

4. Ögonkontakt 

Ögonkontakt utgör en stor del av hur du kommunicerar icke-verbalt. Betydelsen av ögonkontakt skiljer sig dock åt mellan olika kulturer. I vissa kulturer signalerar brist på ögonkontakt ointresse – i andra kan för mycket direkt ögonkontakt göra människor obekväma. 

5. Röstläge (paralinguistik) 

Ditt språk består av din röst, ton, volym, hastighet och talrytmer. Du kanske till exempel har märkt att du talar snabbare när du är nervös (de flesta gör det). Eller så kanske du omedvetet börjar viska om du delar en hemlighet.  

6. Personligt utrymme (proxemik) 

Icke-verbal kommunikation handlar inte bara om dina kroppsrörelser, utan också om hur du interagerar med utrymmet omkring dig. Det fysiska avståndet mellan dig och någon annan kan till exempel avslöja något om den relationen. Denna icke-verbala signal är också mycket kulturellt tillämplig, så försök att spegla vad dina medarbetare gör för att undvika att göra någon obekväm. 

7. Beröring (haptik) 

Du kanske inte tänker på beröring som en form av kommunikation, men det är det definitivt! Många Business-personer hävdar till exempel att de kan berätta mycket om en person utifrån hur de skakar hand. På samma sätt skulle du förmodligen inte ge din företagschef en high five, men du skulle förmodligen ge din bästa vän från gymnasiet en high five. 

8. Utseende 

Kläder är en stor del av hur vi ser ut varje dag. Alla har sin egen unika stil, så om en av dina medarbetare börjar bära kläder som de vanligtvis inte bär, kan det vara en indikation på att något har förändrats i deras liv. 

9. Föremål (artefakter) 

Precis som kläder kan föremål ge dig insikter om hur en person är, utan att personen behöver säga något. Föreställ dig en medarbetare som bär med sig sin personliga planeringskalender överallt. Du får automatiskt en känsla av att den här personen är organiserad, helt enkelt baserat på föremålet hen bär med sig. I en virtuell värld kan man säga mycket om en persons Zoom-bakgrund. Vilka föremål har personen avsiktligt placerat bakom sig för att alla ska se?

10. Kronemik

Kronemik avser hur tid uppfattas och används i kommunikation. I vissa kulturer är det till exempel acceptabelt och till och med förväntat att komma några minuter för sent till en social sammankomst, medan det i andra kulturer anses vara respektlöst.

10 tips för att läsa och skicka icke-verbala signaler

Det finns två element i omedveten kommunikation som påverkar din arbetsplatsupplevelse: kodning och avkodning. Kodning avser hur du visar icke-verbala signaler. Det kan vara avsiktliga eller omedvetna signaler, som känslomässiga uttryck som du kanske inte har för avsikt att visa eller en kroppshållning som du inte tänker på. Avkodning är processen för att tolka någon annans icke-verbala budskap. Det hjälper dig att bli en bättre kommunikatör och uppfatta icke-verbala signaler från dina medarbetare. 

Det är också viktigt att komma ihåg att icke-verbal kommunikation på arbetsplatsen – särskilt att avkoda olika budskap – varierar från kultur till kultur. De här 10 tipsen hjälper dig att bygga ett ramverk för kodning och avkodning av beteenden, men varje teamsituation är lite annorlunda.

Koda ditt eget icke-verbala beteende

Att koda dina icke-verbala signaler kan verka som ett stort hinder att övervinna, men du gör det faktiskt hela tiden. Det är sant att några av våra kodade icke-verbala beteenden är oavsiktliga, men många gester och rörelser är avsiktligt kodade. Tänk på att nicka, himla med ögonen eller till och med trumma med foten om du är otålig. 

För att öva på att koda ditt icke-verbala beteende på ett mer målmedvetet sätt kan du prova de här fem tipsen: 

1. Var uppmärksam på din egen kommunikationsstil. Det finns fyra kommunikationsstilar som beskriver hur olika människor kommunicerar. På Asana tror vi starkt på att lära sig att använda den självsäkra kommunikationsstilen, så att du inte framstår som aggressiv eller passiv – inte ens omedvetet. 

2. Öva på att vara närvarande. Att öka mindfulness är en del av att koda dina icke-verbala signaler. När du är mer medveten om dig själv och din omgivning har du mer kontroll över de signaler du skickar ut – både verbalt och icke-verbalt. 

3. Minska stress. Ofta kodar vi oavsiktligt icke-verbala signaler på grund av känslomässig stress. När du är trött, överarbetad eller utmattad har du mindre mental energi för att vara medveten om hur du kommunicerar. I grund och botten är du i ett slåss-eller-fly-läge, vilket minskar din förmåga att kommunicera medvetet. 

4. Identifiera eventuella hinder för kommunikationen. Du kan koda icke-verbala signaler utan att inse det på grund av underliggande eller omedvetna känslor. Till exempel kan personer som känner sig som en bluff på jobbet distansera sig från sina medarbetare utan att ens inse det. Innan du kan förbättra dessa beteenden måste du först förstå grundorsaken. 

5. Prioritera interaktion ansikte mot ansikte om det är möjligt. En av nackdelarna med asynkron kommunikation är att du inte kan koda icke-verbala signaler. Det ökar sannolikheten för felkommunikation eller missförstånd. När det är möjligt bör du sträva efter att ha en personlig konversation, särskilt om du ger konstruktiv kritik eller diskuterar ett svårt ämne.

Avkoda icke-verbala signaler

Den andra delen av icke-verbal kommunikation är att avkoda andras icke-verbala signaler. Att noggrant avkoda dina teammedlemmars icke-verbala signaler kan hjälpa till att förhindra missförstånd och öka din rapport. 

För att förbättra din förmåga att avkoda andras icke-verbala signaler kan du öva på följande: 

6. Bygg upp din emotionella intelligens. Det första steget för att avkoda alla typer av meddelanden, verbala eller andra, är att bygga upp din emotionella intelligens. Emotionell intelligens är förmågan att känna igen, reglera och förstå känslor – både i dig själv och i andra. 

7. Utveckla färdigheter för aktivt lyssnande. Aktivt lyssnande innebär att man lyssnar för att förstå vad någon säger – utan att planera sitt svar. När du övar på aktivt lyssnande är du mer engagerad och närvarande i ögonblicket, vilket kan hjälpa dig att uppfatta små icke-verbala signaler.  

8. Håll utkik efter skillnader mellan deras verkliga känslor och konversation. En av de viktigaste sakerna med icke-verbal kommunikation ��r förmågan att uppfatta signaler som den andra personen inte säger. Om en teammedlem till exempel säger att hen är glad över att få börja med ett projekt men tittar bort och korsar armarna, kanske hen inte är så glad som hen säger. Att uppfatta de här signalerna kan hjälpa dig att förstå mer – till exempel om personen är orolig för projektet och om det finns något du kan göra för att hjälpa till. 

9. Stärk din kulturella intelligens. Att utveckla din kulturella intelligens ökar din medvetenhet om olika signaler som dina teammedlemmar skickar. Det är särskilt viktigt om du är chef, eftersom du inte vill avkoda och misstolka andras icke-verbala signaler. 

10. Fråga om du är osäker. Den största risken med att avkoda icke-verbal kommunikation är att komma fram till ett antagande som inte är sant. Conscious Leadership Group kallar det för fakta vs. berättelser – fakta är de objektiva sanningar som alla kan förstå, medan berättelser är de antaganden du gör baserat på dessa fakta. Vi berättar alla historier för oss själva, men att identifiera och klargöra om dessa historier är sanna eller inte kan hjälpa till att förhindra missförstånd.

Förbättra din icke-verbala kommunikation

Att förbättra din icke-verbala kommunikationsförmåga kräver medveten insats och övning. Genom att fokusera på viktiga områden kan du bli bättre på att både koda och avkoda icke-verbala signaler, vilket leder till effektivare kommunikation i olika sociala interaktioner.

Hantera stress

Stress manifesterar sig ofta genom oavsiktliga icke-verbala signaler. Lär dig att känna igen och kontrollera stressrelaterade beteenden såsom att vara rastlös eller ha en spänd kroppshållning. Behåll lugnet genom att använda avslappningstekniker och se till att dina icke-verbala budskap återspeglar vad du vill kommunicera.

Utveckla känslomässig medvetenhet

Utveckla din emotionella intelligens för att mer effektivt hantera och reglera dina egna känsloyttringar. Denna medvetenhet gör att du medvetet kan välja lämpliga ansiktsuttryck, tonfall och kroppsspråk som korrekt förmedlar dina känslor och avsikter under interpersonell kommunikation.

Läsa och tolka kroppsspråk

Förbättra din förmåga att avkoda andras icke-verbala beteenden. Var uppmärksam på subtila signaler som ögonkontakt, handrörelser och kroppsrörelser. Förstå de olika typerna av gester, såsom emblem och illustrator-gester, för att bättre tolka betydelsen. Tänk på sammanhanget och den kulturella bakgrunden till den person som du interagerar med, eftersom olika kulturer kan tolka icke-verbala signaler på olika sätt.

Vanliga fallgropar i icke-verbal kommunikation

Undvik dessa vanliga misstag för att förbättra din icke-verbala kommunikation:

1. Inkonsekventa verbala och icke-verbala meddelanden: Se till att ditt kroppsspråk är anpassat till ditt verbala meddelande för att undvika förvirring. Kom ihåg att icke-verbal kommunikation spelar en viktig roll för att förmedla mening tillsammans med verbala signaler.

2. Att förbise kulturella skillnader: Var medveten om att gester som tummen upp kan ha olika betydelser i västerländska kulturer och andra kulturer.

3. Inkräktar på personligt utrymme: Respektera proxemik, inklusive intimt utrymme, och håll lämpligt avstånd under konversationer för att undvika obehag.

4. Att försumma paralinguistik: Var uppmärksam på din rösts tonhöjd, ljudstyrka och rytm, eftersom dessa paralingvistiska funktioner påverkar ditt meddelande avsevärt.

5. Att oavsiktligt visa en defensiv hållning: Var uppmärksam på korsade armar, att luta dig bort eller andra kroppsställningar som kan signalera en defensiv hållning utan att du har tänkt det.

6. Ignorera kraften i första intrycket: Kom ihåg att de första icke-verbala signalerna spelar en avgörande roll i hur andra uppfattar dig från början.

7. Misslyckas med att reglera interaktioner: Använd lämpliga icke-verbala signaler för att hantera turordning och flöde i konversationer.

Genom att ta itu med de här fallgroparna och kontinuerligt arbeta med dina icke-verbala kommunikationsfärdigheter blir du bättre på att förmedla och tolka budskap utöver ord, vilket leder till effektivare icke-verbal kommunikation. Den här förbättringen kan påverka dina sociala interaktioner positivt och till och med bidra till bättre psykisk hälsa genom tydligare och mer autentisk kommunikation.

Bättre icke-verbal kommunikation = bättre kommunikation på arbetsplatsen

Icke-verbal kommunikation är en färdighet du kan använda i vardagen, liksom på arbetsplatsen. När du väl har utvecklat de här färdigheterna kommer du att märka att du blir alltmer medveten om inte bara andras icke-verbala signaler, utan också dina egna. Att vara medveten om dina icke-verbala signaler kan hjälpa dig att kommunicera mer effektivt på arbetsplatsen. Om du vill veta mer kan du läsa vår artikel om hur effektiv kommunikation på arbetsplatsen ökar samarbetet och stärker ledarskapet.