Hur man ger effektiv projektfeedback i 7 steg

Om du inte har så mycket erfarenhet av att ge feedback på projekt kan det verka vara en riktigt skrämmande uppgift. Men precis som alla andra färdigheter kan man förbättra och finslipa sin förmåga att ge effektiv feedback med tiden. 

Projektfeedback är en konversation om en teammedlems prestation som bör resultera i ett tydligt nästa steg mot förbättring. Den här typen av feedback delas vanligtvis av en projektledare, som kanske inte är teammedlemmarnas närmaste chef. Genom att fokusera på specifika projektdetaljer – snarare än bred feedback på karriärnivå – kan du bygga förtroende mellan dig själv och projektteamet. När det görs på rätt sätt kan projektfeedback vara avgörande för att förbättra leveranserna och påskynda teamets professionella utveckling.  

De sju stegen nedan ger några exempel på effektiv projektfeedback som hjälper dig att få till feedbackprocessen och förbereda ditt team för framgång. 

1. Välj rätt tidpunkt

Timing är en viktig faktor när du ger projektfeedback. För att få det rätt kan du fråga dina teammedlemmar när de föredrar att få feedback. Vill de få feedback direkt? Eller föredrar de att träffas i slutet av veckan för att diskutera pågående projekt? 

När du ger feedback kan du tänka dig att du leder en brainstorming. Uppmuntra ditt team att komma med idéer och dela med sig av sina tankar under feedbackmötet. Ett välplanerat projektsamtal kan generera nya idéer som driver projektet framåt.  

Sträva efter en sund balans mellan feedback ansikte mot ansikte och asynkron kommunikation eller kommunikation offline. Du kanske tror att feedback ansikte mot ansikte alltid är bättre, men vissa teammedlemmar föredrar att se feedback skriftligt först och sedan prata om den. Fråga teammedlemmarna om de har en preferens och hur du kan skapa en positiv feedbackupplevelse för dem. Det här är särskilt viktigt i en tid präglad av distansarbete, där du kanske inte träffar teammedlemmarna personligen varje dag.

2. Använd rätt typ av feedback

Att veta vilken typ av feedback man ska ge är halva jobbet. Olika scenarier kräver olika typer av feedback, och som teamledare måste du veta vilken typ som är mest lämplig för situationen. 

Inte alla typer av feedback är relevanta eller ens lämpliga för dig att ge. Om du leder ett projektteam men inte är chef för de personer du arbetar med, kan det vara bäst att undvika vissa typer av feedback, till exempel prestationsutvärderingar. Om du å andra sidan är både projektledare och teamchef är det upp till dig att bestämma om du vill ge feedback på projektet, arbetet och prestationen samtidigt, eller om du vill dela upp det i olika feedbacksessioner. 

De sex typerna av feedback

• Formell feedback: Den här typen av feedback lämpar sig för planerade möten som du specifikt har avsatt för feedback, till exempel kvartalsvisa utvärderingar. Båda sidor bör känna till konversationsämnena och komma förberedda med tankar och frågor. 

• Informell feedback: Informell feedback kan vara allt från att ge beröm för ett väl utfört arbete till att göra en snabb ändring i ett projekt. Den här typen av projektfeedback är lite knepigare eftersom den kan vara spontan, så tänk på situationen innan du ger informell feedback. 

• Positiv feedback: Positiv feedback är lika viktig som konstruktiv feedback. Du bör se till att du berömmer teammedlemmar för imponerande arbete. På så sätt påminner du teamet om att du lägger märke till både det positiva och det negativa. 

• Uppmuntrande feedback: I likhet med positiv feedback kan du använda uppmuntrande feedback för att ge teammedlemmarna en skjuts framåt. Har de arbetat med ett svårt projekt eller verkar lite utmattade? Påminn dem om deras värde och hur uppskattade de är. Det räcker långt. 

• Framåtblickande feedback: Framåtblickande feedback fokuserar på framtida lösningar snarare än tidigare korrigeringar. Den här typen av feedback är mer en proaktiv strategi för förbättring baserad på tidigare observationer. Om en teammedlem till exempel har problem med tidshanteringen kan du rekommendera ett verktyg för att organisera kalendern i stället för att prata om ett försenat projekt. 

• Konstruktiv feedback: Konstruktiv kritik är den bästa typen av feedback för att hjälpa teammedlemmar att utvecklas. Konstruktiv kritik innebär att analysera ett projekt, identifiera en möjlighet till förbättring och ge en detaljerad rekommendation om hur man kan förbättra sig.

3. Var direkt

Att vara direkt betyder inte att vara hård. Det visar snarare att du är intresserad av att hjälpa dina teammedlemmar att utvecklas. 

Försök att undvika feedbacksandwich. Det är en metod där du lägger konstruktiv kritik mellan beröm. Var istället direkt med din feedback. Det främjar ett hälsosamt samarbete i teamet. Att vara direkt betyder inte att vara brutalt ärlig. Inkludera alltid exempel och dela din feedback i ”jag”-uttalanden. Det hjälper dig att fokusera på specifika detaljer och hur du uppfattade dem, så att du och din teammedlem kan fokusera på att identifiera och implementera lösningar på feedbacken.

4. Ge specifika rekommendationer för förbättring

Den bästa typen av projektfeedback är sådan som kan omvandlas till åtgärdspunkter, vilket innebär att du ger teammedlemmen en rekommendation som är tillämplig för framtida projekt. Att ge rekommendationer är verkligen det som gör kritiken konstruktiv – istället för destruktiv.

Varför? Det är nyckelfrågan i projektfeedback. Säg att du tittar på ett mejl som en teammedlem är på väg att skicka och du rekommenderar att ändra språket. I det här fallet bör du förklara varför du strukturerar e-postmeddelanden på ett visst sätt eller varför du undviker vissa ord. 

5. Uppmuntra feedback uppåt

För teammedlemmar bör en feedbacksession avslutas med en grundlig förståelse för hur de kan förbättra sig. Därför bör du som projektledare alltid öppna för frågor efter att ha gett feedback. 

Du bör också uppmärksamma positiv feedback om projektledarens ansvarsområden, såsom punktlighet och klarhet. Kom ihåg att feedback går åt båda hållen och att du alltid bör uppmuntra feedback från ditt team. När du får feedback som projektledare ska du inte vara rädd för att ställa frågor som:

• Var min feedback till hjälp?

• Finns det något annat jag kan ge i framtida feedback?

• Finns det ett specifikt sätt som du föredrar att få feedback på?

Stäm av med teammedlemmarna regelbundet för att se om du kan förbättra hur du ger feedback.

6. Följ upp med en sammanfattning

Du bör alltid följa upp med en sammanfattning av viktiga punkter efter formella feedbackmöten och prestationsbedömningar.  En sammanfattning hjälper både dig och teammedlemmen att smälta informationen bättre. Ett exempel på en uppföljning kan se ut så här: 

”Hej ____,

Tack för att du tog dig tid att prata med mig idag om dina resultat. Här är en snabb sammanfattning av de viktigaste insikterna vi diskuterade: 

• Punkt A

• Punkt B

• Punkt C

• Punkt D

Hör av dig om något av detta är oklart. Och som alltid får du gärna kontakta mig om du har några frågor eller feedback. 

Tack för allt ditt hårda arbete. 

Ha en bra dag!" 

Ett sådant e-postmeddelande bekräftar att båda sidor är samordnade och att all feedback har förstått feedbacken. 

7. Uppmuntra kontinuerlig feedback

När du väl behärskar konsten att ge effektiv feedback kommer det inte att kännas som ”feedback” längre, utan som ett pågående samarbete mellan dig och ditt team. 

När du träffar enskilda teammedlemmar kan du fråga vad de har för sig eller om några projekt har varit särskilt utmanande. Den här typen av frågor hjälper dig att förstå om teammedlemmarna är överbelastade med arbete eller om de skulle behöva mer intern utbildning. Genom att ställa de här enkla frågorna får du värdefulla insikter om teamets välbefinnande och produktivitet. 

Genom att följa de här stegen kommer du att börja se projektfeedback bli en del av din dagliga process.

Effektiva och ineffektiva feedbackstrategier

Projektledare använder ett antal tekniker och initiativ när de ger projektfeedback till sina team.

Ramverket Gör, Prova och Överväg

Ramverket Gör, Prova och Överväg delar upp projektfeedback i tre olika kategorier, som var och en är avsedda att få olika svar från medlemmarna i projektteamet. 

• Feedback för att göra: Den här typen av feedback är obligatorisk och används för projekt som har större konsekvenser för organisationen. Därför bör du ge feedback i kategorin Gör sparsamt, och bara när projektets inverkan går utöver ditt team eller har oåterkalleliga effekter. 

• ”Prova”-feedback: ”Prova”-feedback föreslår ett möjligt nästa steg för ett projekt men lämnar beslutsfattandet till teamet. Exempel på detta är att utforska potentiella nackdelar med ett projekt eller att gräva djupare i forskningen. Använd den här strategin när du tycker att leveransen är bra men kan vara bättre eller mer polerad. 

• Feedback för att överväga: Den mest stärkande av de tre, feedback för att överväga, ber helt enkelt ditt team att överväga alternativa sätt att tänka. Om teamet väljer att ta ditt förslag till sig eller inte är helt upp till dem. 

McKinseys feedbackmodell

Managementkonsultföretaget McKinsey & Company utformade den här feedbackmodellen för att lägga till struktur i projektfeedback så att den enkelt kan flöde både uppåt och nedåt. Enligt McKinsey-modellen ska feedback vara:

• Specifik 

• Faktabaserad

• Mindre personlig 

• Obestridlig 

• Genomförbar 

Med hjälp av attributen ovan bör du strukturera din feedback på följande sätt: 

”När du gjorde [X] fick det mig att känna [Y]. I framtiden rekommenderar jag att du gör [Z].” 

Genom att kombinera en specifik åtgärd med en resulterande känsla och föreslagen reaktion kan du införliva alla element ovan. Även om det här språket främst gäller för konfliktlösning kan du justera det efter dina specifika feedbackbehov.

SMART-feedback

Du har säkert redan hört talas om SMART-mål, men visste du att du kan tillämpa de här principerna även på projektfeedback? Som en påminnelse står förkortningen för: 

• Specific

• Measurable (mätbar) 

• Accepterat (uppnåeligt) 

• Realistisk  

• Tidsatt

Alla dessa attribut är relaterade till konstruktiv feedback, eftersom den bör vara specifik för projektet, mätbar, uppnåelig, realistisk och tidsbegränsad. 

Nästa gång du ger feedback på ett projekt kan du gå igenom SMART-akronymen i huvudet först för att se till att du bockar av alla rutor. Om något inte stämmer kan du behöva justera din feedbackstrategi. 

COIN-metoden

COIN står för Context, Observation, Impact och Next steps. Modellen är till hjälp för att strukturera feedbackmöten så att de känns mindre konfronterande och mer konstruktiva. Processen är uppdelad i fyra steg: 

1. Kontext: I det här steget kan du förklara varför konversationen äger rum. I det här steget är det viktigt att betona projektets slutmål så att det finns en förståelse för varför feedbacken är viktig. 

2. Observation: Berätta sedan för teammedlemmen vad du har observerat i arbetet. Det kan vara både positiv feedback och konstruktiv kritik, men se till att vara tydlig. 

3. Påverkan: Påverkan går djupare in på värdet av feedbacken. Förklara hur dina förslag kommer att hjälpa till att föra projektet närmare det angivna målet. 

4. Nästa steg: Detta är kanske den viktigaste fasen. I de ”nästa stegen” bör du beskriva några konkreta sätt för teammedlemmen att förbättra sig. Försök att vara så specifik som möjligt, till exempel genom att uppmuntra till samarbete med ett annat team eller rekommendera ett nytt verktyg att prova. 

Fördelar med feedback i projekthantering

Feedback i projekt är viktigt eftersom det påskyndar processer, hjälper teammedlemmar att utvecklas, leder till bättre resultat och kan bidra till att bygga förtroende mellan team. 

Att implementera en regelbunden feedbackslinga i den dagliga verksamheten garanterar ökad produktivitet och bättre resultat. Läs vidare för att lära dig mer om fördelarna med en feedbackcykel för ditt team. 

Sparar tid i det långa loppet

Om projektfeedback ingår i din vardag behöver du inte oroa dig för att projekt blir försenade på grund av revideringar. Att inkludera feedback under hela projektets livscykel hjälper till att begränsa förbiseenden och hålla arbetsflödena igång. Genom att konsekvent kontrollera kvaliteten undviker du bakslag på grund av stora revideringar.

Förbättrar teamkulturen

Kommunikation och samarbete är kärnan i bra projektfeedback. Om ditt team regelbundet ger feedback till varandra kommer du att märka en mer sammanhållen kultur inom ditt team och din arbetsmiljö. Och en extra bonus? Teammedlemmarna får insikter i varandras projekt, vilket hjälper dem att få nya idéer för sitt eget arbete. 

Skapar en bättre slutprodukt

När det gäller att skapa en framgångsrik produkt är det bättre med fler hjärnor. Projektfeedback möjliggör mer brainstorming och samarbete i den skapande processen, vilket i sin tur alltid leder till ett starkare slutresultat.  

Främjar professionell utveckling

Att ge bra och konstruktiv feedback kan göra underverk för yngre teammedlemmar som försöker förbättra sina färdigheter och nå olika milstolpar i sina karriärer. När projektfeedback görs på rätt sätt bör den lära mottagaren något mer om hur framgång ser ut i teamet. Denna kunskap är avgörande för att främja yrkesmässig utveckling. 

Leder till tydligare kommunikation

Som teamledare sätter du tonen för kommunikationen i ditt team. Om du regelbundet ger tydlig och ärlig feedback kommer du att märka att det smittar av sig på teamets dagliga kommunikation på arbetsplatsen. 

kommunikation är en viktig del av alla företagskulturer, så det är viktigt att du visar hur tydlig kommunikation går till genom din feedback. 

Förbättra prestationer med projektfeedback

Regelbunden feedback är nyckeln till starka resultat. Feedback säkerställer inte bara kvaliteten på leveranserna, utan möjliggör också ett kontinuerligt samarbete och delade insikter. Att implementera feedback i projektets livscykel kommer att göra underverk för teamets process och professionella utveckling.

Det är aldrig för sent att implementera en feedbackslinga i den dagliga verksamheten. Om regelbunden projektfeedback är ett nytt steg för ditt team kan ett arbetshanteringsverktyg som Asana hjälpa dig att skapa en handlingsplan och få igång din feedbackstrategi.