10 saker som bra teamledare gör

Det kanske inte finns något ”jag” i teamet, men varje bra team har en teamledare. Teamledare ansvarar för allt från den dagliga verksamheten till att se till att deras teammedlemmar får det stöd de behöver för att uppnå sina mål. 

Beroende på företagets struktur kan det vara lite oklart vad en teamledares ansvar är och hur rollen skiljer sig från en projektledare. I den här artikeln tar vi upp vad en teamledare är – och inte är – och ger dig 10 tips som hjälper dig att bli en bra teamledare. 

Vad är en teamledare? 

En teamledare ansvarar för att vägleda ett team av personer under ett visst initiativ eller mot ett visst mål. Teamledare är inte nödvändigtvis teamchefer – de här rollerna är ofta åtskilda från personalledningsroller. Teamledaren är särskilt ansvarig för att skapa en samarbetsmiljö och bestämma riktningen för ett visst projekt eller program. 

En teamledare ger vägledning och instruktioner till en arbetsgrupp om ett projekt eller en portfölj av projekt. De ansvarar för att delegera arbete, övervaka framsteg mot mål och coacha teammedlemmar vid behov. Teamledare fungerar ofta som mentorer för teamet, även om de inte har en chefsbefattning. 

Verktyg för beslutsfattande för agila Business

I den här e-boken får du lära dig att utrusta anställda för att fatta bättre beslut – så att ditt företag kan växa, anpassa och hantera utmaningar mer effektivt än dina konkurrenter.

Ta del av insikterna

Vad gör en teamledare?

En teamledare ansvarar för ett specifikt arbete, till exempel ett projekt, ett program eller en programportfolio. 

En teamledares huvudsakliga ansvarsområden är:

• Organisera arbetet.

• Kommunicera mål

• Koppla arbetet till sammanhanget.

• Delegera uppgifter

• Att föregå med gott exempel.

• Tilldela och hantera resurser

• Problemlösning

• Hantera projektförlopp

• att rapportera förlopp till intressenter

• Coacha för att förbättra teammedlemmarnas färdigheter.

• Motivera teammedlemmar att uppnå sina mål

• Vårda teammedlemmarnas styrkor och identifiera förbättringsområden

• Representera och förespråka teamets behov

Teamledare vs projektledare

Ofta överlappar en teamledares färdigheter med projekthanteringsfärdigheter. Det är normalt – i många team är teamledaren och projektledaren samma person. 

Det bästa sättet att tänka på skillnaden är att fokusera på personens mål. En teamledares mål är att motivera och uppmuntra sina teammedlemmar så att de kan få bra arbete gjort. En projektledare är ofta mer fokuserad på leveranser och uppgifter som behöver slutföras. 

De 10 viktigaste färdigheterna för teamledare

Oavsett vilken typ av projekt du leder kan en bra teamledare hantera och kommunicera med sitt team på ett självsäkert sätt. Här är 10 färdigheter du behöver för att komma igång:

1. Målhantering

En av de mest värdefulla sakerna du kan göra som teamledare är att svara på frågan: Varför är det här arbetet viktigt?

Varje projekt stöder ett team- eller företagsmål, men ofta är målen bortkopplade från det dagliga arbetet. Om teammedlemmar inte förstår vilka mål deras arbete stöder blir de mindre motiverade att göra ett bra jobb. 

Bra teamledare ger sammanhang, så att teammedlemmarna förstår varför deras arbete är viktigt och hur deras arbete passar in i företagets större vision. Med det sammanhanget kan teammedlemmarna prioritera uppgifter mer effektivt och se till att de får sitt viktigaste arbete gjort vid rätt tidpunkt.

2. För arbetet framåt

När teamet förstår vilka mål de stöder behöver de också ett tydligt sätt att visualisera hur de ska nå dit. Som teamledare är du kaptenen på skeppet: du är ansvarig för att styra besättningen mot destinationen och ta reda på exakt hur ni ska ta er dit. 

Det finns tre huvudsakliga element för att säkerställa att arbetet går framåt på ett effektivt sätt:

1. Förtydliga mätvärden. Teammedlemmar kan inte veta om de är på rätt väg om de inte har en tydlig uppfattning om vad de arbetar mot. Så innan du börjar bör du fastställa SMART-mål för att definiera hur du ska mäta framgång och skapa mätbara mål.

2. Bevaka förlopp. Det räcker inte att veta vart man är på väg – man måste också veta var man befinner sig i förhållande till målet. Se till att dina teammedlemmar har ett tydligt sätt att visualisera projektets tidslinje och se vem som gör vad och när. 

3. Kommunicera uppdateringar. Som teamledare är det också ditt ansvar att övervaka förloppet och dela uppdateringar med projektteamet och alla relevanta intressenter. Det bästa sättet att göra det är med projektstatusrapporter, som ger teamet en tydlig känsla av om projektet är i fas, riskerar att bli fördröjt eller är ur fas.

3. Kommunikation

Som alla andra ledarpositioner behöver teamledare utmärkta kommunikationsfärdigheter. Det innebär att kommunicera med teammedlemmar om arbetet, uppdatera projektintressenter om förloppet och samordna med eventuella tvärfunktionella partner för att tillgodose projektteamets behov. Kommunikation omfattar både verbal och icke-verbal kommunikation. Faktum är att mycket kommunikation sker genom kroppsspråk och ansiktsuttryck.

Viktiga delar av kommunikation är:

• Individuellt möte eller kommunikation ansikte mot ansikte.

• Asynkron kommunikation

• Icke-verbal kommunikation

• Bygga relationer

• Ge feedback

• Effektivt lyssnande, som aktivt lyssnande

• Konfliktlösning.

Social kompetens som kommunikation tar tid att utveckla. Oroa dig inte om kommunikation inte är din starka sida just nu. Om du håller på att lära dig hur man bygger upp en bra relation kan du börja med en kommunikationsplan. En kommunikationsplan är en översikt över vad som ska kommuniceras och var, till exempel vad som händer asynkront i projekthanteringsverktyget och vad som delas under de veckovisa teammötena.  

4. Organisation

Teamledare är ofta projektledare, men även om du inte är en projektledare är du fortfarande ansvarig för att organisera teamets arbete. Som teamledare leder du teamet mot ett slutmål, och organisation är en viktig del av att nå dit. 

Tänk på att organisera information som att skapa en central referenskälla. Ditt team måste kunna lita på att du har den information de behöver. 

Det bästa sättet att skapa ett bra organisatoriskt system för hela teamet är att använda ett arbetshanteringsverktyg som Asana. Asana hjälper dig att spåra arbetet, hantera projekt och dela framstegen mot dina mål. När alla vet exakt vem som gör vad och när, är de mer motiverade till att få det viktigaste arbetet gjort. 

5. Delegera

De bästa teamledarna vet att de inte kan göra allt själva. Helheten är större än summan av delarna, och det är också en viktig aspekt av teamledarskap. Att delegera är en viktig del av coachning och mentorskap. Delegering avblockerar inte bara ditt arbete, det ger också teammedlemmar möjlighet att prova nya färdigheter. 

För att delegera effektivt måste du först förstå varje teammedlems styrkor, svagheter och intressen. På så sätt vet du vad du ska ge dem och vilka nya färdigheter de är mest intresserade av att lära sig. Tänk på att de teammedlemmar du delegerar arbete till kan göra saker annorlunda än du skulle ha gjort – en del av att delegera är att lära sig att släppa taget och ge dina teammedlemmar tyglarna. 

Om du har problem med att delegera arbete kan du prova att skapa en Eisenhower-matris. Eller följ den här enkla processen i fyra steg om du är osäker:

1. Identifiera arbete som kan delegeras.

2. Förtydliga hur brådskande och viktigt det är så att teammedlemmarna kan prioritera arbetet.

3. Tillhandahåll all nödvändig utbildning.

4. Lita på, men verifiera.

6. Problemlösning

Inget projekt går helt utan problem. Därför måste teamledare vara bra på att lösa problem och snabbt kunna fatta beslut. Öva på att använda sammanhang för att prioritera det viktigaste arbetet och identifiera vilka problem som måste lösas först för att fatta det bästa beslutet för teamet. 

Om problemlösning är nytt för dig kan du försöka svara på följande frågor:

• Hur ska teamet gå tillväga? 

• Vad är viktigast? 

• Vad måste de fokusera på? 

• Hur kommer det här beslutet att påverka teamet? 

Verktyg för beslutsfattande för agila Business

I den här e-boken får du lära dig att utrusta anställda för att fatta bättre beslut – så att ditt företag kan växa, anpassa och hantera utmaningar mer effektivt än dina konkurrenter.

Ta del av insikterna

7. Tidshantering

Teamledare är mästare på tidshantering. De har en skarp känsla för hur man prioriterar arbetet. För att utveckla dina tidshanteringsfärdigheter kan du överväga att implementera effektiva strategier och verktyg för tidshantering för att maximera din produktivitet under dagen.

För studenter eller yrkesverksamma som balanserar studier och arbete är en mall för studieschema ett enkelt sätt att strukturera tiden och hålla sig konsekvent med inlärningsmål. Du kan också uppmuntra dina teammedlemmar att göra detsamma och utforska tidshanteringsstrategier som fungerar bäst för dem. 

Om du inte är säker på var du ska börja kan du prova: 

• GTD-metoden, som fokuserar på att katalogisera information i ett externt verktyg så att du kan använda din hjärnkapacitet för viktigt arbete.

• Tidsblock, som fokuserar på att gruppera liknande uppgifter för att arbeta med dem samtidigt och schemalägga tidsblocken i din kalender.

• Pomodoro-tekniken, som fastställer en uppsättning sprintar och pauser för att hjälpa dig att maximera din produktivitet och fokus.

• Paretoprincipen, även känd som 80/20-regeln, som hjälper dig att få 80 % av ditt arbete gjort med 20 % av insatsen.

• Ät-grodan-metoden, som säger att för att få ditt bästa arbete gjort bör du ta itu med din största uppgift (din groda) i början av dagen. 

8. Arbetsbelastningshantering 

Som teamledare är du ytterst ansvarig för att hjälpa ditt team att uppnå sina mål. En del av det är att se till att arbetet går framåt och att ingen är på väg mot utbrändhet. Under teammöten och individuella samtal kan du fråga teammedlemmarna hur de känner inför arbetsbelastningen och om det finns något de behöver avprioritera, skjuta upp eller delegera. 

Som teamledare bör du ha en känsla för vad dina teammedlemmar har att göra. Men det är inte något du alltid kan hålla i huvudet, särskilt inte när teamet växer. Försök i stället att använda ett verktyg för arbetsbelastningshantering för att hålla koll på vad varje teammedlem arbetar med. Det är särskilt viktigt om dina teammedlemmar arbetar med flera projekt och har arbete som du inte nödvändigtvis känner till. Om allt finns på ett ställe kan du snabbt se vad de har för sig och förhindra överbelastning.

9. Teambuilding

Teamledare är inte bara de organisatoriska hjärnorna bakom en grupp människor – du är också ansvarig för att uppmuntra och motivera ditt team. För att vara en effektiv ledare bör du lägga tid på teambuilding och se till att alla känner sig som en del av teamet. 

Teambuilding börjar med att se till att alla förstår teamets mål så att ni kan arbeta tillsammans mot den slutliga leveransen, men det slutar inte där. För att bygga ett effektivt team:

• Hör av dig varje vecka eller dag, beroende på hur länge projektet pågår.

• Utvärdera teamets prestation och uppmuntra dina teammedlemmar.

• Lägg lite tid på teambuilding-aktiviteter.

• Prova att ställa frågor för att bryta isen och lära känna teamet bättre.

10. Mentorskap och coachning

En stor del av en teamledares roll är att tillhandahålla coachning, utbildning och mentorskap där det är tillämpligt. Dina teammedlemmar kan vara nya i den här typen av initiativ, eller så kan de ha frågor om hur en viss uppgift ska slutföras. Om du vet hur man löser deras problem kan du ge coachning vid behov. Om inte, hänvisa dem till den bästa personen för att svara på deras fråga. 

Även om du är en enskild medarbetare i stället för en personalchef, är du som teamledare ansvarig för att stödja och uppmuntra dina projektmedlemmar. Investera i dina ledarskapsförmågor och bygg upp din emotionella intelligens så att du kan stödja dina teammedlemmar när de behöver det.

Håll allt organiserat med projekthantering

Du kan inte utföra arbetet effektivt om du inte har ett tydligt sätt att kommunicera och dela information med dina teammedlemmar. Prova projekthanteringsverktyg för att öka synligheten i teamet. Ge teammedlemmarna den klarhet de behöver för att hålla sig synkroniserade, samarbeta effektivt och göra sitt bästa. 

Verktyg för beslutsfattande för agila Business

I den här e-boken får du lära dig att utrusta anställda för att fatta bättre beslut – så att ditt företag kan växa, anpassa och hantera utmaningar mer effektivt än dina konkurrenter.

Ta del av insikterna