De 25 färdigheter i projektledning som du behöver för att lyckas

På Asana tror vi på att om du hanterar projekt är du en projektledare … även om det inte är din jobbtitel. För att team ska kunna samarbeta effektivt och göra sitt bästa behöver de en projektledare som du. Men även om du redan hanterar ett projekt – eller till och med flera projekt – hur blir du bättre på att vara en projektledare?

Om du är intresserad av att finslipa och utveckla dina projekthanteringsfärdigheter har du kommit till rätt ställe. I den här guiden tar vi upp 25 viktiga färdigheter som du behöver för att lyckas som projektledare eller projektadministratör, och hur du kan utveckla dessa färdigheter över tid.

Vad är projekthanteringsfärdigheter (och varför är de viktiga?)

Projektledningsfärdigheter är de egenskaper du utvecklar för att bli en mer erfaren projektledare. Att bygga upp en uppsättning färdigheter för projekthantering innebär att lära sig tekniska och hårda färdigheter, såsom portfoliohantering och projektomfattning, samt mjuka färdigheter (till exempel anpassningsförmåga).Genom att finslipa de här färdigheterna förbereder du dig för att arbeta mer effektivt i din roll. 

Projekthantering innebär att organisera och utföra arbetet på ett effektivt sätt och att hjälpa teamet att göra detsamma. Under en tid var projektledare tvungna att utbildas och certifieras i komplicerad projekthanteringsteknik. Traditionella projekthanteringsverktyg var svåra att installera och krävde konstant underhåll, vilket är varför man behövde en ”projektledare”.

Moderna projekthanteringsverktyg

Modern projekthantering utvecklades från traditionell projekthantering på två olika sätt. När företag och team demokratiserade sina projekthanteringsprocesser behövde de fler teammedlemmar och teamledare som kunde hantera en process från idé till slutförande. För att stödja teamledarna har även programvaran för projekthantering utvecklats, från komplexa mekanismer till flexibla och lättanvända verktyg.

I dag kan vilken teammedlem som helst bli ombedd att driva ett projekt och bli projektledare. Därför är moderna projekthanteringsverktyg utformade för att vara tillräckligt flexibla för att alla ska kunna använda dem i alla projekt, så att man kan komma igång direkt. 

Verktyg som Asana gör det enkelt att spåra, hantera och organisera arbetet, utan den inlärningskurva som är förknippad med traditionella verktyg. Med dagens projekthanteringsverktyg kan du enkelt implementera bästa praxis för projekthantering och ge projektteamet en ny nivå av klarhet och synlighet. 

Så här använder du dina projekthanteringsfärdigheter

Projekthanteringsverktyg gör det tunga arbetet när det gäller att minska silor, öka synligheten och underlätta tvärfunktionellt samarbete. Som projektledare kan du använda de här verktygen för att ge teamet de insikter de behöver för att göra sitt bästa. Du behöver inte lära dig komplicerade färdigheter eller verktyg för att bli en framgångsrik projektledare, men det finns hårda, mjuka och tekniska färdigheter du kan utveckla för att förbättra dina lednings- och samarbetsfärdigheter.

Vissa av de här färdigheterna kanske inte gäller för dig, medan andra kanske är något du redan har erfarenhet av. Som med allt i de fem faserna av projekthantering bör du närma dig den här listan med flexibilitet och arbeta med de färdigheter som är mest relevanta för dig.

10 mjuka färdigheter för projektledare

Mjuka färdigheter är vad vi kallar ”icke-tekniska färdigheter”, eller färdigheter som kan hjälpa dig att förbättra kvaliteten på ditt arbete utan ett specifikt verktyg eller tekniskt krav. De kallas också ”människokunskaper” eller ”interpersonella färdigheter” eftersom de ofta hjälper dig att arbeta med och relatera till andra i din arbetsyta. De här 10 färdigheterna är de viktigaste mjuka färdigheterna för projekthantering:

1. Samarbete

Samarbete är hörnstenen i alla färdigheter inom projekthantering. Inom projekthantering hjälper samarbete dig att få arbetet gjort snabbare och effektivare. När du kan samordna mellan olika team får du värdefulla insikter om projektet som du kanske inte skulle ha fått inom ditt eget team. Om fler sinnen är involverade i arbetet blir projekten mer kreativa och välutvecklade.

Öva på att ha konversationer för att förbättra dina samarbetsförmågor. Använd tekniker som aktivt lyssnande, där du förblir engagerad och fokuserad när andra talar till dig. Det låter enkelt, men att lära sig att ha en öppen kommunikation, minska gränserna och samskapa är avgörande för ett team som samarbetar.

2. Teamwork

Alla i teamet har något att bidra med, och teamet är effektivare när de arbetar tillsammans än vad de skulle vara ensamma. Teamarbete säkerställer att alla känner sig välkomna, uppskattade och får stöd för att bidra.

Om du vill förbättra dina färdigheter i teamsamarbete kan du fördjupa dig i team-brainstorming, individuella möten och be om feedback från teamet. Hur kan du bli en bättre teammedlem? Lägg märke till om det finns någon som inte har sagt något på ett tag och var stödjande när en annan teammedlem har en ny idé.

3. Kommunikation

Missförstånd är vanliga när man arbetar med en grupp människor. Att lära sig att kommunicera väl och undvika missförstånd gör att projekten fungerar smidigare och blir roligare. 

För att utveckla din kommunikationsförmåga bör du öva på att vara öppen och ärlig mot dina medarbetare. Det kräver mycket förtroende mellan dig och dina teammedlemmar. För att bygga upp förtroendet kan du uppmuntra teammedlemmarna att dela med sig av sina tankar i en diskussion, även om du inte håller med dem.

4. Tidshantering

Tidshantering och organisationsförmåga går hand i hand. När du blir bättre på att organisera dina uppgifter får du också en tydligare känsla av allt du har att göra och hur lång tid dina kommande uppgifter kommer att ta.

Det kan dock vara svårt att prioritera arbetet. För att förbättra din tidshantering och minska förhalning kan du prova att prioritera uppgifter. När du är tydlig med vilka uppgifter som har högre prioritet kan du ta itu med dem först, för att se till att inget glöms bort.

5. Ledarskap

Även om du inte ser dig själv som en ledare eller har en roll i teamledning, förväntar sig ditt projektteam att du ska visa ledarskap, vägledning och stöd när du hanterar ett projekt. 

För att utveckla dina ledarskapsfärdigheter bör du öva på att närma dig situationer med empati och förståelse. Bra ledare för samman alla och får dem att känna sig stöttade för att främja teamarbete och samarbete.

6. Organisation

För många projektledare är organisation den mest skrämmande mjuka färdigheten. Man kan tro att organisation är något man antingen ”har” eller ”inte har”. Men precis som med alla andra projekthanteringsfärdigheter i den här artikeln kan du utveckla din organisationsförmåga och bli en Marie Kondo.

Det bästa sättet att bli en bättre organisatör är att skapa (och underhålla) en central referenskälla för ditt och teamets arbete. Vi är ofta oorganiserade eftersom arbetet är frånkopplat – faktum är att en genomsnittlig anställd växlar mellan 10 verktyg per dag. Istället för att dela upp din tid mellan 10 verktyg kan du prova att använda ett digitalt organisationsverktyg som fungerar som en central referenskälla för ditt team.

7. Problemlösning

Problemlösningsförmåga är en samarbetsinriktad, iterativ färdighet som hjälper dig att närma dig ett problem och i slutändan lösa det. Att utveckla problemlösningsförmågan handlar inte om att alltid ha det "rätta" svaret på varje problem. Personer med bra problemlösningsförmåga övar på att närma sig problem från nya perspektiv och arbetar metodiskt mot en lösning.

För att bli en bättre problemlösare kan du använda datadrivna ramverk för beslutsfattande eller rutinanalyser. Om du till exempel behöver komma fram till hur du kan öka försäljningen med 10 % jämfört med konkurrenterna kan du göra en konkurrensanalys för att avgöra var du för närvarande står på marknaden. Använd sedan den informationen för att lösa problemet med lägre försäljning. I det här fallet kan du utveckla en ny marknadsföringsstrategi i samordning med försäljningsteamet.

8. Kritiskt tänkande

Kritiskt tänkande, liksom problemlösning, har ingen ”lösning”. Du kan inte ”vinna” på kritiskt tänkande, men du kan öva på att närma dig problem logiskt i stället för att fatta beslut baserat på dina känslor. Bra kritiska tänkare övar på att analysera information framför dem och formulär sina egna slutsatser baserat på fakta – på samma sätt som Sherlock Holmes löser ett mysterium.

För att öva på kritiskt tänkande bör du alltid ta ett steg tillbaka och fråga dig själv: Hur kom jag fram till den här slutsatsen? Kan det finnas ett annat svar? Påverkas jag av något annat än faktisk information? Känslomässiga beslut är inte nödvändigtvis dåliga. Faktum är att några av de bästa besluten är de vi brinner för. Men kritiskt tänkande är ett bra sätt att se till att du närmar dig en situation från rätt perspektiv.

9. Anpassningsförmåga

Vid något tillfälle, oavsett om det är det här projektet eller nästa, kommer vissa aspekter av projektplanen att ändras. Kanske ändras deadlinen eller prioriteringarna och du måste anpassa ditt arbetsflöde därefter. Bra projektledare kan anpassa sig till nya situationer för att fortsätta styra sitt projektteam i rätt riktning.

Att bli mer anpassningsbar handlar om att förstå när och hur man ska ändra kurs. För att göra det måste du förstå dig själv. Att utveckla andra mjuka färdigheter, såsom självmedvetenhet och mindfulness, kan hjälpa dig att vara mer i kontakt med och hantera dina känslor, som ofta är i förändring under tider av förändring.

10. Konfliktlösning

Konflikter uppstår oundvikligen under de projekt du hanterar. Det kan vara så att en intressent vill ändra projektomfattningen. Eller så har du överskridit budgeten eller missat en deadline. Konfliktlösning handlar om att ta itu med båda sidor av konflikten så att alla känner sig hörda och stödda. Om det finns skadade parter bör du ta dig tid att lyssna på dem och försöka hitta en lösning som fungerar för alla. Även om det inte är möjligt kan en konversation med tålamod och empati bidra till att minska en potentiellt frustrerande situation och leda till ett bättre resultat.

7 hårda färdigheter för projektledare

Till skillnad från mjuka färdigheter är hårda färdigheter kvantifierbara förmågor. Medan de mjuka färdigheter som nämns ovan är tillämpliga för många arbetsförmågor, är dessa sju hårda färdigheter särskilt relevanta för projektledning. Att utveckla dessa kommer att hjälpa dig att bli en mer mångsidig och effektiv projektledare.

1. Projektplanering

I grund och botten är en projektplan (ibland kallad projektstadga) en översikt över de viktigaste delarna som projektet behöver för att lyckas. Vanligtvis innehåller en projektplan sju saker:

1. Mål och projektavsikter

   1. Framgångsvärden

   2. Intressenter och roller

   3. Omfattning och budget.

   4. Milstolpar, leveranser och projektberoenden.

   5. Tidslinje och schema

   6. Kommunikationsplan

Vissa av de här sakerna, till exempel mål eller milstolpar, kan redan vara definierade i projektöversikten eller sammanfattningen. Men det är i projektplanen som alla projektdelar samlas för att skapa en sammanhängande bild av det kommande arbetet.

I början av året planerar vi mycket kring vår vision och var vi vill vara i slutet av året. När det är gjort sammanfattar vi det i ett projekt så att det är synligt för alla … Att ha den visuella representationen i Asana gör det enklare att flytta runt saker.”

2. Projektomfattning

Projektomfattning är projektets storlek, mål och begränsningar (dvs. deadliner och resurser). Projektomfattningen definierar vad du kan åstadkomma inom en viss tidsram och budget. Att fastställa och definiera projektomfattningen är viktigt för att förhindra omfattningskrypning, vilket inträffar när projektleveranser överstiger den ursprungliga projektomfattningen.

För att förbättra dina färdigheter för projektomfattning bör du öva på att fastställa projektomfattningen tidigt och ofta. När du har fastställt projektomfattningen kan du dela den med intressenter och ta upp den ofta, så att alla är överens om projektets mål och begränsningar. Använd den som en referenspunkt så att du vet när du ska säga nej till nya förfrågningar.

Vi har kunnat minska antalet produkter som vi har sålt för mycket av och antalet gånger vi måste kontakta kunden för att skjuta upp ett leveransdatum.”

3. Skapa en projektsammanfattning

Projektsammanfattningen beskriver de allmänna projektmålen och hur du planerar att nå dem. Den kan fungera som en användbar ledstjärna för att vägleda planeringssessioner.

Det viktigaste att komma ihåg med en projektsammanfattning är att det är ett levande dokument. När du utvecklar projektplanen och får input från intressenter kan du anpassa och uppdatera projektsammanfattningen. I allmänhet bör projektsammanfattningen innehålla en länk till projektöversikten om du har skapat en, en lista över projektets intressenter och deras ansvarsområden  (ibland kallad en RACI-matris), annan relevant dokumentation eller filer och annan information på hög nivå som teamet kan behöva.

Att ha verkställande tillsyn och insikter i projekt är nyckeln till att snabbt komma igång med vad som händer när som helst.”

4. Håll ett kickoff-möte

Ett kickoff-möte är ett tillfälle att komma överens med projektintressenterna. Det är din chans att förtydliga projektets mål och omfattning och dela med dig av alla dokument du redan har sammanställt, såsom projektöversikten, projektsammanfattningen eller kompletterande dokumentation som en materialförteckning för en marknadsföringskampanj eller en kreativ sammanfattning för ett designteam.

För att hålla ett lyckat kickoff-möte bör du dela dokumentationen du har sammanställt med projektintressenterna. Anordna sedan en brainstorming eller frågestund för att komma överens om ytterligare variabler, såsom budget, resurser eller slutliga leveranser.

5. Projektöversikt

En projektöversikt är en sammanställning på hög nivå över projektets viktigaste leveranser och tidslinje. Projektöversikter är användbara för komplexa initiativ med många intressenter eftersom de hjälper hela projektteamet att komma överens innan projektet ens börjar.

Traditionellt sett skapas projektöversikter i programvara som liknar ett Gantt-diagram, för att visa ett allmänt schema för projektet som ett horisontellt stapeldiagram. För att skapa en projektöversikt kan du använda ett verktyg som tidslinjen i Asana för att skapa en ungefärlig tidslinje för projektet och lägga till viktiga milstolpar eller beroenden.

6. Kartläggning av projekttidslinjen

Projektets tidslinje är ordningen och varaktigheten för händelser under projektets livscykel. Att känna till projekttidslinjen hjälper teamet att spåra projektframgång och leverera rätt tillgångar i tid.

För att skapa en bra projekttidslinje bör du se till att klargöra projektets start- och slutdatum samt eventuella viktiga milstolpar. När du fortsätter att skapa enskilda uppgifter och leveranser kan du ställa in beroenden mellan uppgifter och ange start- och slutdatum för varje arbetsuppgift.

7. Uppgiftshantering

När projektet väl har startat handlar uppgiftshantering om hur väl du hanterar din och teamets tid. De bästa projektledarna har insyn i vad deras team arbetar med i realtid, så att de kan hjälpa sitt team att effektivt prioritera och utföra arbetet.

Men du behöver inte veta allt som händer i projektet. Använd i stället ett program för uppgiftshantering. Programvara för uppgiftshantering är mer än en att göra-lista. Det är ett sätt att få en helhetsbild av allt arbete som pågår i projektet. Med effektiv uppgiftshantering kan du ge teamet möjlighet att arbeta mer produktivt, effektivt och ändamålsenligt.

Med Asana kan vi se projektförlopp och hinder, plus feedback och punkter att göra, allt på ett och samma ställe. Vi kan nu slutföra arbetet mer effektivt, vilket har blivit ännu viktigare när vi arbetar från startsidan. Vi skulle vara vilsna utan det!”

8 tekniska färdigheter som alla projektledare behöver

Mjuka färdigheter: klart. Hårda färdigheter: check. Det enda som återstår är tekniska färdigheter!

Tekniska färdigheter avser din kunskap om specifika verktyg och programvaror inom projekthantering. De här verktygen är inte svåra att lära sig. Som vi nämnde tidigare är modern projekthantering utformad för att vara flexibel och enkel att använda. De här åtta färdigheterna är aspekter av projektledningsroller som du bör bekanta dig med, så att du vet när och hur du ska utnyttja dem.

1. Kunskaper i projekthanteringsprogram

Programvara för projekthantering har kommit långt från äldre verktyg som var svåra att använda och krävde en professionell projekthanterare för att implementeras. Men precis som alla verktyg, även de som är lätta att använda, tar det tid att lära sig och verkligen behärska programvaran du väljer. Se till att verktyget du väljer har en skriftlig guide och användbara videor för att lära dig hur du använder det.

2. Gantt-diagram

Gantt-diagram är ett sätt att visualisera projektet som ett horisontellt stapeldiagram, där varje stapel representerar en del av arbetet och längden på varje stapel representerar den tid som arbetet tar.

• Projektmilstolpar

• beroenden

• Projektförlopp i realtid

• Start- och slutdatum

Traditionell Gantt-diagramteknik kan vara knepig att använda och begränsad i omfattning. Därför tog vi på Asana det bästa av Gantt-diagramtekniken och skapade tidslinjen, ett Gantt-diagramliknande verktyg som hjälper dig att se hur alla delar passar ihop.

Att lansera ett album innebär många rörliga delar, och Asana hjälper oss att spåra varje detalj, vem som är ansvarig för den och när den ska vara slutförd.”

3. Kanban-tavlor

En annan populär typ av visuell projekthantering är Kanban-tavlan. Varje kolumn i en Kanban-tavla representerar ett steg i arbetsprocessen, till exempel nytt, pågående eller slutfört. Individuellt arbete representeras av kort som flyttas från kolumn till kolumn tills de är slutförda.

Kanban-tavlor är ett populärt visuellt projekthanteringsverktyg för lean projekthanteringsteam, särskilt produkt-, teknik- och programvaruutvecklingsteam. De är en agil metod som är utformad för att vara anpassningsbar och flexibel för att anpassa sig till utvecklingsbehov i realtid.

4. Agil ledning

Agil ledning är en lean projekthanteringsmetod som är särskilt populär bland produkt-, teknik- och programvaruutvecklingsteam. Agil arbetar med ett system av kontinuerlig förbättring och inkrementell utveckling, och det omfattar flera lean-metoder, som lean portfolio management, Scrum och Kanban.

För att hantera ett agilt team är det projektledarens uppgift att samordna teammedlemmarna och vara flexibel. Det kan innebära att ändra projektschemat, anpassa sig till team som arbetar med ett annat projekt eller helt enkelt hålla kontakten med effektiv kommunikation.

5. Hantering av arbetsbelastning

Om du har hanterat projekt tidigare vet du hur svårt det är att få klarhet i vem som arbetar med vad – men det behöver inte vara så. Arbetsbelastningshantering hjälper dig att mäta ditt teams arbetskapacitet och se till att de inte är över- eller underbelastade. Det är en interaktiv process som inte har något start- eller slutdatum. En effektiv projektledare övervakar kontinuerligt teamets arbetsbelastning för att säkerställa att ingen blir utbränd.

Det finns två steg för att använda programvara för arbetsbelastningshantering. Börja med att ta reda på teamets kapacitet, kompetenser och nuvarande arbetsbelastning. Därefter kan du tilldela resurser baserat på individuell arbetsbelastning eller omfördela arbetsbelastningen efter behov.

6. Kostnadshantering

Inom projekthantering innebär kostnadshantering att överväga hur varje uppgift påverkar budgeten i varje fas av projektet. Kostnadshantering är en viktig del av projektledarskapet och en viktig del av om projektet blir framgångsrikt eller inte. Att hålla sig inom budgeten är lika viktigt som att nå projektets slutdatum, och kostnadshantering kan hjälpa dig att nå dit.

För att hantera kostnaderna effektivt definierar bra projektledare kostnaderna och budgeten i början av ett projekt. Se till att projektets intressenter och teammedlemmar alla förstår budgeten. Tänk sedan på kostnad och budget under projektets gång. Kontrollera utgifterna flera gånger under projektet för att se till att du inte överskrider budgeten. När projektet är slutfört kan du jämföra den beräknade kostnaden med den faktiska kostnaden för att avgöra hur effektiva dina kostnadshanteringsstrategier var. Det kan också hjälpa dig att få en referenspunkt för framtida projekt.

7. Projektportföljhantering

Med projektportfoliohantering (PMM) kan du få en överblick över teamets arbete i flera projekt. Till skillnad från traditionell projekthantering innebär PMM att arbeta med flera projekt eller storskaliga initiativ samtidigt. Verktyg för projektportfoliohantering hjälper dig att få en helhetsbild av hela teamets arbete i realtid, så att du kan koppla strategi till genomförande.

Portfolior är också en viktig Asana-funktion för vårt team. Det är ett utmärkt verktyg för vårt ledningsgrupp så att de kan se våra stora arbetsuppgifter på ett enda ställe med status, förlopp och ägarskap. Vår VD besöker vår portfolio dagligen och lägger till kommentarer. Han älskar att kunna se vad som händer i en ögonblicksbild.”

8. ändringshantering

Om du någonsin har infört en stor organisatorisk förändring har du förmodligen övat på ändringshantering, även om du inte visste det. ändringshantering är processen för att införa organisatoriska förändringar, såsom nya processer eller verktyg, under en viss tidsperiod för att göra dem lättare att anpassa sig till.

På Asana använder vi Asanas väg till förändring, en sexstegsprocess som har utvecklats av vårt team för användarframgång och som innehåller beprövade strategier för ändringshantering. Om du vill veta mer kan du läsa vår guide för ändringshantering.

Under en tid var standarden för vårt kreativa team att bara reagera på arbetet. Men vi kommer aldrig att göra vårt bästa utan en tydlig process.”

Hur du bygger upp dina projekthanteringsfärdigheter

Tjugofem färdigheter kan kännas som mycket, men kom ihåg att du inte behöver behärska alla färdigheter i den här listan. Vissa, som agil, är bara relevanta för specifika team. Andra, som organisation, blir praktiskt taget enkla med lite fokus och bra verktyg.

Tänk på att det krävs övning för att utveckla projekthanteringsfärdigheter. Utmana dig själv att fokusera på en eller två nya färdigheter för varje projekt, oavsett om det är att prova en ny visuell form av projekthantering som Kanban, utarbeta din första projektplan eller lära dig mer om tidshantering.

Det finns också kurser du kan gå för att utveckla hårda och mjuka projekthanteringsfärdigheter. Även om du inte längre behöver certifieringar för att bli betraktad som en projektledare, erbjuder Project Management Institute (PMI) kurser, utbildningsevenemang och deras berömda Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), som var den första projekthanteringsguiden som någonsin publicerades.

Slutligen, när du har valt ett projekthanteringsverktyg kan du också ta deras kurser för att lära dig tekniska projekthanteringsfärdigheter. På Asana har vi utvecklat Asana Academy och Använda Asana -serien för att hjälpa nya projektledare att lära sig nya mjuka, hårda och tekniska färdigheter.

Skapa din egen verktygslåda för projekthantering

Om du hanterar ett projekt är du en projektledare – och du har troligen redan några viktiga projekthanteringsfärdigheter. Det viktigaste är att vara målmedveten, lyssna på teamet och samarbeta med teammedlemmarna. Resten kommer av sig självt.