Så här organiserar du dig: 17 tips som faktiskt fungerar

Organisation kan kännas som en egenskap man antingen föds med eller inte. Men i själva verket kan organisation läras och finslipas som alla andra mjuka färdigheter. 

Det är värt att lära sig. Organiserade personer är mindre benägna att missa viktiga uppgifter och tenderar att känna sig mindre stressade. När saker och ting är organiserade vet du var du kan hitta dina dagliga uppgifter, hur du hittar mallen du alltid använder och vilka e-postmeddelanden som behöver skickas i dag. Det ger dig mer tid och utrymme för att brainstorma, skapa och lösa problem på ett effektivare sätt.

Att vara organiserad är inte bara för Marie Kondos följare. Med några enkla justeringar kan vem som helst organisera sin dagliga rutin bättre för att förbättra arbetet och minska stressen.

Vilka är fördelarna med att vara organiserad?

Att vara välorganiserad hjälper till att minska stress. När du vet var saker och ting finns kan du åstadkomma mer utan att bli överväldigad. På arbetsplatsen innebär det att du kan göra mer viktigt arbete utan att känna dig utbränd. När du kan se allt arbete på ett och samma ställe är det lättare att prioritera uppgifter och se till att de viktigaste punkterna blir gjorda.

Att organisera sig ger dig tid för det viktigaste arbetet. Det är ett effektivt sätt att hjälpa dig själv att må bättre och bli lyckligare på jobbet, tack vare de här fördelarna:

1. Ett mer flexibelt schema. Att organisera och hantera schemat med tidshanteringsverktyg kan minska tidsslöseriet och ge dig mer tid för fokus och djupt arbete. 

2. Mindre stress. När du är organiserad vet du var saker är, när de förfaller och vilka steg du behöver vidta för att få arbetet gjort. Du behöver inte oroa dig eftersom alla uppgifter är tilldelade och har en deadline. 

3. Mer utrymme för kreativitet. Du vet den mentala uppgiftslistan som hela tiden håller koll på vad som behöver göras? Den tar upp en enorm mängd värdefull hjärnkapacitet. Att lägga dessa punkter på papper ger mer utrymme för kreativt, fokuserat arbete.

4. Mindre risk för utbrändhet. När du känner dig stressad och överväldigad är det mer sannolikt att du fattar förhastade beslut. Detta ökar stressen och leder till utbrändhet om det pågår under en längre tid. Ofta beror överbelastning på att man känner att det finns för mycket att göra och för lite tid. Att organisera sig hjälper dig att känna att du har kontroll över ditt arbete och minskar överarbetet.

5. Ökad produktivitet. I ett perfekt organisationssystem har varje arbetsuppgift ett syfte, en ägare och en deadline. Även om ditt arbete inte är perfekt – och låt oss vara ärliga, vems är det – minskar ett organiserat system den tid som läggs på meningslösa uppgifter och ökar produktiviteten.

Organisation minskar också allt jobb om jobb – såsom att följa upp uppgifter, växla mellan appar och leta efter statusuppdateringar. 60 % av våra dagar domineras av att jobba om jobb, och bara 40 % återstår för kvalificerat arbete och strategi – de viktigaste aspekterna av ditt jobb. När du vet var saker och ting finns kan du lägga mindre tid på att söka efter information och mer tid på att utföra.

17 sätt att bli – och förbli – organiserad

Att organisera arbetet kan kännas överväldigande, särskilt om det inte är något du är van vid. Men precis som med många andra saker på arbetsplatsen kan du ta itu med organisering genom att dela upp det i mer hanterbara steg. Oavsett om du vill organisera dina individuella uppgifter, ditt arbete på projektnivå eller hela teamets system, så här kommer du igång.

6 sätt att organisera dina att göra-punkter

En bra utgångspunkt är att organisera dina individuella uppgifter. Att spåra och skriva ner dina uppgifter hjälper dig att få saker gjorda snabbare och mer effektivt.

1. Spåra dina uppgifter på en central plats

Ju mer du försöker hålla koll på saker i huvudet, desto mindre produktiv blir du. Det första steget för att skapa en bättre att göra-lista är att få ut den ur huvudet. 

Det är en viktig princip i metoden Getting Things Done (GTD), som uppmuntrar dig att frigöra hjärnkapacitet genom att spåra dina uppgifter i ett verktyg istället för i huvudet. När du har skrivit ner alla dina att göra-punkter kan du använda ett verktyg för att göra-listor för att omvandla uppgifterna till organiserade, genomförbara steg. Med en digital att göra-lista kan du se alla uppgifter, deadliner och slutdatum på ett och samma ställe, så att du kan vidta åtgärder snabbare och mer effektivt.

2. Lär dig att hantera din tid

Tidshantering är en viktig del av att vara organiserad. Om du inte har kontroll över din tid kan du inte ha kontroll över dina uppgifter. 

Lyckligtvis är tidshantering, precis som organisering, en färdighet som kan läras. Det finns en mängd olika tekniker och strategier som du kan implementera för att bli bättre på att hantera din tid. 

Var inte rädd för att prova några olika tekniker tills du hittar den som fungerar för dig. Ta en titt: 

• Tidsblock: Tidsblock är när du planerar varje ögonblick av din dag. Det inkluderar dina möten, uppgifter och allt däremellan – från att skrolla på Instagram till lunchraster. Genom att skapa ett detaljerat schema får du kontroll över din kalender. Du kommer att bli medveten om exakt hur du spenderar din tid och eventuella möjligheter att förbättra dig.

• Timeboxing: Skapa ett mål för varje uppgift om att slutföra den inom en viss tidsram. Om du inte gör något kan uppgifterna falla i fällan som Parkinsons lag utgör – arbetet utvidgar sig för att fylla den tillgängliga tiden. Med timeboxing undviker man det och ser till att uppgifterna bara tar den tid de behöver. 

• Pomodoro-tekniken: Pomodoro-tekniken kan hjälpa dig att få hyperfokuserat arbete gjort. Det är en enkel struktur: varje pomodoro består av 25 minuters arbetsblock som avslutas med 5 minuters pauser. När du är i en Pomodoro bör du begränsa distraktioner och stänga av aviseringar. Målet är att fokusera enbart på den aktuella uppgiften. 

• Ät grodan: Det kanske låter som en konstig tidshanteringsteknik, men ät-grodan-metoden kommer från ett känt citat av Mark Twain: ”Om ditt jobb är att äta en groda, är det bäst att göra det direkt på morgonen.” I huvudsak innebär det att du tar itu med de svåraste uppgifterna först. Börja varje dag med att identifiera och slutföra de svåraste uppgifterna och fortsätt tills du har enklare punkter kvar att avsluta dagen med. Det hjälper dig att dra nytta av dina mest produktiva arbetstimmar – ofta när du börjar arbeta – för att börja med en framgång.

Genom att implementera tidshantering kan du ta kontroll över ditt schema och få mer tid för ... ja, vad du än vill. 

3. Öva på att ha en tom inkorg

I motsats till vad många tror innebär inte Inbox Zero alltid att man inte har några e-postmeddelanden i inkorgen. Konceptet handlar mer om att organisera dina e-postmeddelanden och minska digital röra så att du kan hålla koll på viktiga uppgifter och uppdateringar.

För att tillämpa Inbox Zero kan du avsätta tid varje vecka, eller varje dag om det behövs, för att sortera inkommande meddelanden. Granska din inkorg och organisera varje punkt efter uppgifter eller prioriteringar. Försök att tillämpa enkla regler som hjälper till att föra processen framåt. Om du till exempel använder en arbetshanteringsplattform kan du tilldela uppgifter medan du läser meddelanden. Eller använd genvägar för att snabbt läsa igenom meddelanden och skicka snabba svar efter behov. 

Ju mer du använder Inbox Zero, desto lättare blir det att använda. Använd en veckovis kalenderpåminnelse eller ett dagligt larm för att se till att du håller koll på, eller till och med ligger steget före, inkommande meddelanden. 

4. Prioritera det viktigaste arbetet

Det är skillnad på arbete som får dig att känna dig produktiv (improduktivt arbete) och arbete som hjälper ditt team och ditt företag att utvecklas. Det ena kanske får dig att må bra – vem älskar inte att bocka av en ruta på en att göra-lista – men det andra är den typ av arbete som i slutändan kommer att hjälpa dig att utveckla din karriär, ditt team och ditt företag. 

Att identifiera det viktigaste arbetet börjar med företagets strategiska plan och organisationsomfattande OKR:er. Varje uppgift, oavsett hur liten den är, bör leda tillbaka till de större, övergripande målen. Att koppla dina individuella uppgifter till större mål ger dig sammanhanget för att få det viktigaste arbetet gjort.

När du vet hur ditt arbete bidrar till större företagsinitiativ har du det sammanhang du behöver för att justera deadliner och prioriteringar. På så sätt kan du, när ett slutdatum ändras eller ett nytt projekt läggs till, utvärdera hur arbetet jämförs med dina nuvarande prioriteringar och justera därefter. 

5. Delegera uppgifter

Genom att outsourca eller delegera uppgifter kan du fokusera på projekt som gör skillnad. Men det kan kännas obekvämt att delegera, särskilt om du delegerar arbete till kollegor eller till och medarbetet. Men i verkligheten är det en handling av förtroende och validering att lägga ut uppgifter på rätt person. 

För att delegera börjar du med att identifiera alla uppgifter i din nuvarande arbetsbelastning. Bestäm sedan vilka som har högsta prioritet med en Eisenhower-matris och sortera uppgifterna enligt följande:

• Viktiga och brådskande. Det här är ditt viktigaste arbete. Tilldela dem till dig själv och prioritera allt i den här hinken. 

• Viktiga men inte brådskande. De här är värdefulla men behöver kanske inte göras i dag. Schemalägg dem för att se till att de blir gjorda.

• Inte viktiga men brådskande. Det här är de uppgifter som kan delegeras. De är inte viktiga för dig, men de måste absolut göras. Tilldela de här projekten till andra som snabbt och effektivt kan hantera dem.

• Inte viktiga och inte brådskande. Ta bort helt och hållet. Det här är arbete för arbetets skull.

Om det finns arbete i din kategori "inte viktigt men brådskande" som någon annan kan göra bättre, är det bäst att delegera det.  

6. Rensa ditt fysiska och virtuella utrymme

Ett rent och välkomnande kontorsutrymme är energigivande och spännande att gå in i. När du städar upp ditt skrivbord så att det är fritt från distraktioner kan det hjälpa dig att känna dig mer självsäker, kreativ och till och med minska ångest. Detsamma kan sägas om digital röra. Alla olästa e-postmeddelanden och försenade uppgifter är den virtuella motsvarigheten till att ha staplar av försenade papper på din arbetsyta. 

I stället för att låta saker staplas på hög tills de känns stressiga eller ohanterliga kan du avsätta tid varje vecka, kvartal eller månad – vad som än fungerar för dig – för en rutinmässig rensning. Prova följande för att rensa virtuellt: 

• Tilldela om försenade uppgifter med nya, relevanta slutdatum.

• Läsa igenom och rensa dina aviseringar.

• Öva på att ha en tom inkorg.

• Dela upp din kalender i tidsblock för att skapa utrymme för mer flöde.

När du går igenom processen för att rensa ut, påminn dig själv om att det du egentligen gör är att skydda ditt framtida jag från onödig stress. 

6 tips för att organisera projektarbete

Att organisera dina att göra-uppgifter är det första steget för att bli organiserad. Därefter måste du organisera projektarbetet. Om du aldrig har tänkt på hur du ska organisera ditt projektarbete kan de här sex tipsen hjälpa dig att komma igång.

1. Skapa en plats för allt

Att ha varje objekt – både digitalt och fysiskt – på rätt plats gör inte bara din arbetsplats mer funktionell, utan sparar också tid och kan öka produktiviteten. 

Du kan göra det genom att organisera filer och uppgifter i deras respektive projekt. Det är en dubbelvinst: teamet behöver inte söka efter filer i all oändlighet och du kan minska antalet uppföljningsmöten genom att hänvisa kollegor till den exakta processen eller det exakta arbetsflödet de behöver. 

För att komma igång skapar du ett projektutrymme med alla teamets relevanta filer, uppgifter, mål och dokument. Du kan använda en arbetshanteringsplattform som Asana för att samla all information på ett ställe, inklusive referensdokument och mallar.

2. Dela upp projektleveranserna

I grund och botten är ett projekt ett sätt att samla alla uppgifter och leveranser som är kopplade till ett visst initiativ. Det kan vara ett tidsbegränsat initiativ som ett evenemang eller en produktlansering, eller en pågående process som en redaktionell Kalender. 

Oavsett vad ditt team arbetar med bör du dela upp projektuppgifterna i komponenter som är tillräckligt små för att tilldelas en person.

Det här är anledningen till att det är viktigt: Föreställ dig att du har en komplex leverans som kräver flera personer för att få den över mållinjen. Låt oss säga en blogg. Du har författaren, redaktören och designern. Men om det ansvaret delas lika mellan tre personer, vem driver arbetet framåt? Vem spårar det? Vem är ansvarig för att ändra deadlinen eller uppdatera intressenter? 

Dela istället upp projektleveranser i mindre arbetsuppgifter. Ge varje teammedlem en egen uppgift – i det här fallet en för bloggens design, en för bloggutkastet och en för granskningen – så att alla vet vem som gör vad och när. Det här kallas också för en uppdelad arbetsschema. 

Programvara för projektsuppföljning är det enklaste sättet att göra det på. Skapa ett väldefinierat projekt och tilldela uppgifter så att alla tydligt kan se vem som är ansvarig för vad. På så sätt kan teammedlemmar som har frågor vända sig direkt till den ansvariga personen och slippa försöka ta reda på vem, vad, varför eller när bakom varje uppgift och fråga.

3. Säkerhetskopiera dina filer

Vi har alla varit med om den hemska känslan när en dator kraschar eller ett programfel gör att du förlorar allt ditt arbete. Men molnlagring gör det mer och mer till ett minne blott. Många företag erbjuder lagringslösningar för anställda, så om du kan, dra nytta av dem.

Börja med att skapa ett system för alla dina filer. Organisera utrymmet i förväg så att det är logiskt för dig, och lägg till mappar och underavdelningar efter behov. Om du börjar säkerhetskopiera dina filer i massuppladdningar utan någon riktig organisation kommer du att få huvudvärk när du behöver söka efter något specifikt längre fram. 

Se till att det finns en autosparfunktion där du arbetar eller att du rutinmässigt går in och sparar ditt arbete. Ställ sedan in automatiska säkerhetskopior om du kan. Om du inte kan det kan du ställa in påminnelser för att säkerhetskopiera allt när du slutför en uppgift och igen i slutet av dagen. 

4. Centralisera statusrapporter

Rapportering kan vara en av de mest manuella och tidskrävande delarna av ditt jobb. Vi har alla varit med om ett statusmöte som kunde ha varit ett e-postmeddelande. Dessutom tar det mycket tid att samla in data från flera källor och manuellt sammanställa dem på en central plats. 

Försök i stället att hitta ett sätt att rapportera där arbetet sker. Överväg att använda ett projekthanteringsverktyg med universell rapportering som gör det möjligt för dig att skapa rapporteringspaneler på samma ställe där du spårar arbetet. Använd panelerna för att skapa projektstatusrapporter som minskar antalet möten och håller intressenter uppdaterade eller låter teamet granska data på egen hand. 

5. Automatisera repetitiva uppgifter och processer

Visste du att den genomsnittliga arbetaren spenderar 13 % av sin tid på arbete som redan är slutfört? Som ett resultat förlorar anställda hela 236 timmar på dubbelarbete varje år.

Organisation kan hjälpa dig att minska manuella, duplicerade processer och ge teamet mer tid för det viktigaste arbetet. Och ett av de bästa sätten att öka organisationen är med automatiseringsteknik.

Att automatisera uppgifter hjälper till att få saker gjorda i tid, vilket är viktigt eftersom 26 % av deadlinerna missas varje vecka. Med andra ord innebär det att 1 av 4 uppgifter inte blir gjorda i tid. Det är en hel del backlog som lätt kan undvikas. 

Om du inte har använt automatisering tidigare kan du börja med grunderna:

• Använd automatisering för att automatiskt tilldela arbete till rätt personer.

• Flytta och justera slutdatum baserat på beroenden. 

• Standardisera manuella processer med anpassningsbara projektmallar.

6. Spåra arbetet i ett centralt verktyg

När allt arbete i teamet är organiserat i ett centralt verktyg kan du se exakt vem som gör vad och när. Det gör att du slipper gissa när du planerar eftersom du vet när uppgifter är slutförda, när det är din tur att gå in och föra ett projekt framåt och vilka punkter du bör prioritera först.

För att komma igång bör du se till att hela teamets att göra-lista finns på ett och samma ställe. Organisera dem så att alla har åtkomst till alla uppgifter och be varje person att uppdatera vad de arbetar med i realtid. På så sätt vet alla exakt hur det går med varje uppgift.

Du kan ta det ett steg längre genom att skapa automatiserade arbetsflöden som varnar kollegor när det är deras tur att gå in och föra projektet framåt. Arbetsflöden kan utlösa åtgärdssteg och automatiskt tilldela deadliner, vilket säkerställer att projekten håller sig i fas. Det krävs lite arbete för att skapa dem, men när de väl är klara fungerar arbetsflöden som en central informationskälla för dig, ditt team och era dagliga uppgifter.

Fem steg för att organisera olika team

Det sista och svåraste steget för att bli organiserad är att underlätta teamöverskridande arbete. Varje avdelning har sitt eget sätt att göra saker och ting, sina egna verktyg och processer som de har implementerat med tiden. Men det mesta av arbetet utförs tvärfunktionellt mellan flera avdelningar. Prova de här fem tipsen för att förenkla teamöverskridande arbete och förbereda dina projekt för framgång.

1. Integrera dina Business-favoritverktyg

Att växla mellan sammanhang – att snabbt gå från en uppgift eller app till en annan – är en allvarlig störningsfaktor. Varje gång du växlar måste din hjärna anpassa sig. Detta dränerar din energi och koncentration, vilket gör det svårt att fokusera på arbetet eller fatta effektiva beslut. 

Att växla mellan sammanhang är ett problem för många av oss. Den genomsnittliga arbetaren växlar mellan 10 appar upp till 25 gånger per dag. Som ett resultat uppger fler än en fjärdedel (27 %) av arbetstagarna att de missar åtgärder och meddelanden när de byter app och 26 % säger att alltför många appar gör dem mindre effektiva. 

Du kan minska antalet appar du använder – och därmed också en del av den mentala belastningen – med hjälp av Business-integreringar. Genom att integrera dina favoritverktyg kan du få åtkomst till information från olika källor på ett och samma ställe. Det innebär att du kan centralisera informationen i en arbetshanteringsplattform och samtidigt dra nytta av kraftfulla verktyg som Salesforce eller Google Dokument – det bästa av två världar. 

2. Dela upp större mål i mindre uppgifter

Stora mål kan kännas överväldigande. När de stora, svåra och djärva målen inte är ordentligt organiserade kan teamet känna att de är omöjliga att uppnå eller att deras arbete inte spelar någon roll. Men att motivera anställda är avgörande för ett framgångsrikt team. 39 % av anställda vill veta att deras arbete kommer att vara värdefullt för företaget. 

Genom att koppla ihop de stora målen med individuella ansvarsområden visar du teamet att deras arbete är viktigt. Låt oss till exempel säga att ert långsiktiga mål är att öka er kundbas med 300 % under de kommande 5 åren. På den här breda nivån är det svårt att förstå hur man ska göra det eller vad det innebär för företaget tills man delar upp det i kortsiktiga mål, år för år, uppgift för uppgift. I det här fallet kan det se ut ungefär så här:

Mål: Öka kundbasen med 300 % på 5 år

Årligt mål: Växa med 30 % i slutet av det första året

Delmål: 

Utöka försäljningsteamet med 25 %

• Distribuera program för anställdas rekommendationer och öka antalet rekommendationer med 5 %.

Lansera en produktfunktion per kvartal

• Anställa en användarframgångsansvarig för att kommunicera med produkten

Öka marknadsföringsräckvidden med 10 %

• Anställa 3 nya teamledare

• Schemalägg 300 inlägg på sociala medier

Genom att dela upp målen i genomförbara steg ser du till att hålla en bra takt för att nå deadliner och visar de anställda exakt hur deras dagliga uppgifter bidrar till storskaliga mål med stor inverkan. 

3. Spåra projektberoenden

Som ett team är vi beroende av varandra för att kunna utföra vårt arbete. Men vad händer när något du förlitar dig på blir försenat? Utan ett enkelt sätt att visualisera beroenden vet du inte när arbetet är försenat och du behöver anpassa dig – och dina teammedlemmar vet inte att deras försening faktiskt påverkar någon annan. 

Att tydligt spåra projektberoenden hjälper till att minska okända faktorer för alla i teamet. Projektberoenden hjälper dig att se när ditt arbete är beroende av någon annans uppgifter, vilket innebär att du måste vänta på att de ska slutföras innan du kan komma igång. Genom att spåra beroenden med en programvara för projekthantering kan du se till att teammedlemmarna meddelas när de kan börja arbeta. Och om något är försenat vet uppgiftsägare exakt vem de ska kontakta för att få ett uppdaterat slutdatum eller en deadline.

4. Skapa återanvändbara mallar och referensguider

Även om det är något du gör regelbundet kan det vara stressande att lansera ett nytt projekt. Det finns många detaljer att tänka på, till exempel att komma ihåg alla viktiga intressenter och uppgifter, så det är lätt att förbise något viktigt. Samtidigt vill du inte lägga timmar på att uppfinna hjulet på nytt för varje ny projektplan. Lösningen är en anpassningsbar projektmall som du kan använda och anpassa till dina specifika projektbehov. 

Mallar och referensguider ger struktur åt återkommande uppgifter, så att du kan spåra dem och förhindra dubbletter. De är ett anpassningsbart verktyg som kan hjälpa dig att arbeta bättre och snabbare.

Varför använda mallar?

• Det är mindre troligt att du förbiser små uppgifter eftersom de alla spåras på ett och samma ställe.

• Mallar är lätta att ändra och anpassa till lärdomar.

• Mallar demokratiserar projektledarnas kunskap och gör den tillgänglig för alla.

• De hjälper nya team att utveckla befintliga initiativ.

5. Skapa ett centraliserat informationsnav

Att organisera teamets arbete handlar ofta om att skapa en centraliserad informationskälla. När du arbetar från en informationspool minskar förvirringen för hela teamet eftersom varje person vet vad de ska arbeta med, när de ska göra det och var de kan hitta verktygen för att slutföra det. Det gör det också möjligt för intressenter att få insikter på ett ögonblick och gör det enkelt att tillhandahålla statusuppdateringar och minska onödiga statusmöten. 

Med projektportfoliohantering kan du effektivisera arbetet i centraliserade portfolior för att få en överblick över dina program och projekt. Det är den digitala versionen av en whiteboardtavla i ett gemensamt utrymme. Här listas allas arbete och tilldelas till lämpliga teammedlemmar, vilket skapar ett aktivt projektutrymme som kan justeras och rapporteras i realtid.

Att organisera sig hjälper dig att arbeta smartare

Det krävs lite insats och tid för att implementera organisationstips och förenkla ditt liv. Men att göra förarbetet för att bli mer organiserad hjälper dig i framtiden. Med tiden kommer du att skapa mer utrymme i din arbetsdag för att fokusera på de uppgifter du är bäst på eller som gör dig gladast, vilket hjälper dig att arbeta bättre och bli lyckligare.