Trött på att inte få arbetet gjort? Bemästra GTD-metoden i 5 steg

En inte så kontroversiell åsikt: din hjärna är inte gjord för att lagra information. Det beror på att när ditt sinne är fullt av att göra-punkter och påminnelser har du mindre hjärnkapacitet att lägga på det arbete du faktiskt behöver göra.

Det är den centrala principen bakom metoden Getting Things Done (GTD). Genom att flytta dina att göra-punkter från din hjärna till ett verktyg för att göra-listor får du mer hjärnkapacitet för det viktigaste arbetet. Så här kommer du igång. 

Vad är GTD-metoden? 

GTD-metoden, eller Getting Things Done, bygger på tron att ju mer information du mentalt håller reda på, desto mindre produktiv och fokuserad är du. Istället för att förlita dig på din hjärna uppmuntrar GTD-metoden dig att lagra all din arbetsinformation i en extern, organiserad referenskälla. På så sätt vet du alltid svaret på ”Vad behöver jag göra härnäst?” utan att oroa dig för att arbete ska glömmas bort. 

GTD är en populär strategi för tidshantering eftersom den är enkel att implementera och kan vara mycket effektiv i praktiken. Även om du inte är medveten om det är din hjärna ständigt ”på” i bakgrunden och blandar och omorganiserar dina kommande uppgifter för att se till att inget glöms bort. Varje gång du lägger till en ny uppgift måste hjärnan tänka igenom allt du har på agendan och omprioritera arbetet i förhållande till den nya uppgiften.

Använda arbetshantering för att implementera GTD-metoden

Istället för att försöka lagra all projektinformation i hjärnan använder GTD-metoden ett femstegssystem för att samla in och katalogisera dina uppgifter i en extern källa, till exempel ett arbetshanteringsverktyg. Din hjärna är inte byggd för att lagra stora mängder organiserad information, men arbetshanteringsverktyg är det. Genom att externalisera informationen till genomförbara punkter är du bättre rustad för att lyckas på lång sikt.

Verktygen du använder spelar roll. Välj ett verktyg som låter dig samla in och organisera information på personlig, projekt- och programnivå. GTD-metoden hjälper dig inte bara att organisera dina personliga uppgifter – även om den är bra för det – den kan också hjälpa dig att samla in icke-genomförbart referensarbete, arbete som andra teammedlemmar behöver slutföra och mål relaterade till det arbete du utför. 

I stället för att lagra informationen på olika ställen hjälper GTD-metoden dig att mata in och organisera den i ett enda verktyg, till exempel ett arbetshanteringsverktyg. Vi tycker naturligtvis att Asana är ett bra alternativ. Asana ger GTD-metoden liv genom att organisera arbetet och minska den mentala belastningen så att du kan få det viktigaste arbetet slutfört i tid.

För- och nackdelar med GTD-metoden

GTD-metoden är bara en strategi för tidshantering. Precis som alla tidshanteringstekniker har den sina för- och nackdelar. Vilken strategi du väljer beror till stor del på vilka färdigheter du vill förbättra med tidshantering. 

Fördelarna

GTD-systemet är enkelt att komma igång med och flexibelt att använda. Det:

• Minskar den kognitiva belastningen och den mentala påfrestningen som uppstår när man försöker komma ihåg allt man har att göra.

• Eliminerar multitasking så att du får mer tid att vara i flöde. 

• Skapar en central källa för all information, även icke-handlingsbar information. 

• Ger en tydlig uppfattning om arbetet som väntar, så att det är enkelt att omprioritera eller omplanera vid behov.

Nackdelar

Innan du börjar med GTD-metoden bör du tänka på några begränsningar. GTD-metoden: 

• Tar tid att komma igång med. Om du inte redan använder ett uppgiftshanteringssystem behöver du skapa ett för att dokumentera allt ditt arbete. 

• Kan vara för flexibel. GTD-metoden hjälper dig bara att organisera dina uppgifter – den hjälper dig inte att schemalägga ditt vecko- eller dagsarbete. Vissa människor har svårt med den här nivån av öppen flexibilitet. Om du är en av dem kan du kombinera GTD-metoden med en annan tidshanteringsmetod, till exempel time blocking eller timeboxing. 

Prova de här fem stegen i GTD-arbetsflödet

De fem stegen i Getting Things Done-metoden hjälper dig att lyckas. De här stegen hjälper dig att katalogisera och organisera ditt kommande arbete i ett externt verktyg som Asana, så att du inte längre behöver hålla reda på kommande uppgifter i huvudet. När arbetet är organiserat med GTD-metoden kan du börja utföra uppgifter. 

1. Fånga

Innan du kan organisera arbetet måste du först fånga upp det – på en plats utanför din hjärna. David Allen kallar det här din inkorg, oavsett vilket verktyg du använder. Det beror på att alla uppgifter, all information och alla påminnelser (eller, som Allen gillar att kalla det, ”grejer”) hamnar direkt i inkorgen. Tänk inte på det som en e-postinkorg utan som en lista över uppgifter som ska behandlas senare.

Var man kan samla in information

Om du försöker förbättra din personliga produktivitet kan du överväga att använda en att göra-lista för att spåra ditt arbete. Om du arbetar med ett team kan du prova en arbetshanteringsplattform för att inte bara samla in och spåra ditt eget arbete, utan också för att organisera och hantera teamets arbete.

Fokusera på att samla in, inte organisera

Oroa dig inte om arbetet du samlar in inte är organiserat eller väldokumenterat. Det första steget är helt enkelt att få ut dina saker ur huvudet och in i en extern källa. Att samla in är det första steget mot att organisera dina uppgifter i ett bättre produktivitetssystem. 

Se till att du använder ett system som gör det enkelt att samla in information. En viktig princip i GTD-metoden är att samla in information så snart den når din hjärna. Det gör det omedelbart lättare och hjälper till att se till att inget glöms bort. Se till att lägga till ytterligare sammanhang såsom dokument, medarbetare, slutdatum eller viktiga detaljer. 

Använd ett virtuellt system

Det bästa sättet att fånga upp allt är att använda ett virtuellt system – inte ett analogt. Skrivna att göra-listor ger en fantastiskt tillfredsställande känsla när man bockar av något, men de är också det sämsta sättet att hålla reda på dina uppgifter. I verkligheten är handskrivna att göra-listor ofta oorganiserade, leder ofta till misstag, är lätta att tappa bort och ineffektiva.

Vi rekommenderar naturligtvis Asana. Asana är ett arbetshanteringssystem som organiserar arbetet så att ditt team vet vad som ska göras, varför det är viktigt och hur det ska göras. 

2. Förtydliga …

När du har samlat in allt är det dags att förtydliga. Under förtydligande-steget omvandlar du informationen du har samlat in till genomförbara uppgifter, detaljerade anteckningar eller ett tydligt sammanhang. Stegen förtydliga och organisera går hand i hand. När du förtydligar organiserar du också arbetet i rätt projekt. 

För att förtydliga bör du se till att varje punkt i inkorgen har tillräckligt med information, inklusive:

• En genomförbar titel (vi rekommenderar att börja med ett verb).

• Allt sammanhang, alla dokument, filer eller medarbetare som behöver involveras i arbetet.

• Det associerade projektinitiativet, att göra-listan eller målen som punkten är kopplad till.

• Allt sammanhängande sammanhang, såsom det stadium arbetet befinner sig i, tillhörande budget, beräknad arbetstid eller prioritet.

• Om arbetet blockeras av andra leveranser eller om det väntar på ytterligare information.

Du behöver inte flytta de här att göra-punkterna ännu. Du flyttar att göra-punkter från inkorgen till rätt projekt under steget Organisera.

Prioriteringar är viktiga

När du förtydligar kan du lägga till en tillhörande prioritet för varje punkt. Det är oundvikligt att saker dyker upp, deadliner ändras och prioriteringar ändras. Med en tydlig uppfattning om varje uppgifts prioritet kan du justera slutdatum vid behov så att du alltid får det viktigaste arbetet gjort – och du vet vad du kan skjuta upp eller delegera om det behövs. 

Snabba uppgifter

Ibland är det enklare att slutföra arbetet snabbt än att sortera och förtydliga det:

• Om en punkt tar mindre än två minuter att slutföra bör du göra det direkt. Då slipper du inte bara tänka på den, utan den försvinner också från din att göra-lista. 

• Om något inte faller under ditt ansvar kan du delegera arbetet till rätt person för jobbet.

Dela upp punkter i flera uppgifter om det behövs

Du kan ha antecknat punkter som representerar mer än bara en uppgift. Tänk dig till exempel att du fick inspiration att skapa en ny e-bok och att du lade till en snabb påminnelse i inkorgen. Att skapa en e-bok kräver många steg och involverar många intressenter. Så under klargörandesteg kan du dela upp initiativet i flera separata uppgifter. Skapa en uppgift för ”Skissera e-bok”, en uppgift för ”Granska skiss”, en uppgift för ”Skriv utkast till e-bok” osv. 

Om punkten du har fångat upp representerar ett helt projekt eller ett helt programs information kan du använda ett projekthanteringsverktyg för att fånga upp alla de olika delarna av initiativet. Om du till exempel arbetar med en ny produktlansering kan du använda ett projekthanteringsverktyg för att spåra de olika delarna av lanseringen – teknik och produktutveckling, marknadsföringsstrategi, pressmeddelande och så vidare.

3. … och organisera

Medan du förtydligar bör du också organisera. Under organisering flyttar du punkter till rätt projekt i ditt arbetshanteringsverktyg. Man kan se projekt som virtuella mappar för att lagra viktig, relaterad information. Genom att organisera och flytta att göra-punkter till relevanta projekt omvandlar du dem från anteckningar till genomförbart arbete. 

Skapa en organisationsstruktur

Varje gång du kommer till en punkt i inkorgen – efter att du har förtydligat och lagt till ytterligare sammanhang – flyttar du den från inkorgen till rätt projekt. Om du inte redan har gjort det kan du skapa projekt för att hantera dina olika initiativ. Vi rekommenderar:

• Ett projekt för allt ditt genomförbara arbete, sorterat efter prioritet. 

• Ett projekt för anteckningar eller referensmaterial.

• Ett projekt eller verktyg för att spåra personliga mål och teammål.

• Ett projekt för initiativ som du inte har tid för men vill återkomma till i framtiden.

• Ett projekt eller avsnitt för blockerat arbete.

• Ett teamprojekt för delad information och mötesagendor.

Organisering är en viktig del av GTD-metoden, men det exakta organisationssystemet du väljer är upp till dig. I Asana hamnar allt som tilldelas dig automatiskt i Mina uppgifter. Det är en vy över allt arbete som måste slutföras. Du kan skapa ytterligare avsnitt i Mina uppgifter för att organisera högprioriterat arbete som förfaller i dag, arbete som förfaller den här veckan och långsiktigt arbete. 

Rensa inkorgen

Vi har alla sparat att göra-punkter som ”olästa” i inkorgen för att komma tillbaka till dem senare. Men de här sakerna tar upp mentalt utrymme och är egentligen inte produktiva. Omvandla i stället varje uppgift till en genomförbar uppgift och flytta den omedelbart till rätt projekt.

I slutet av stegen Förtydliga och Organisera bör inkorgen vara tom. Allt bör ha flyttats till rätt projekt eller arbetsdokument så att du nästa gång du kontrollerar inkorgen sorterar helt nya uppgifter. 

4. Reflektera

GTD-metoden är inte en metod där man gör allt på en gång och sedan glömmer det. Du behöver ofta granska dina uppgifter och omprioritera vid behov. Därför är det viktigt att förstå prioriteringen för varje uppgift. Om nya uppgifter har högre prioritet än äldre arbete hjälper det att förstå varje uppgifts relativa prioritet att omplanera arbetet och enkelt hantera skiftande prioriteringar.

När man ska reflektera

Reflektera-steget kan vara en hal väg – det sista du vill är att ständigt kontrollera din inkorg, eftersom det minskar den potentiella fokustiden. 

Vi rekommenderar att du reflekterar två gånger om dagen, i början och slutet av varje dag. Gör reflektion till en del av din morgonritual och sortera sedan igen i slutet av dagen så att du är mer organiserad inför morgondagen. På så sätt kan du närma dig varje dag med ett klart huvud, utan att känna att du behöver kontrollera din att göra-lista och omorganisera din dagliga kalender. Kom ihåg: GTD-metoden är utformad för att lätta på den mentala belastningen, så se till att du inte reflekterar för ofta, eftersom det motverkar syftet. 

Gör sedan en mer grundlig veckogranskning av det arbete du har slutfört under de senaste dagarna och de uppgifter som väntar nästa vecka. Se till att inget har glömts bort och klargör prioriteringar om det behövs så att du är redo att börja nästa vecka. 

5. Engagera

Steget Engagera är där du får det mesta av arbetet gjort inom GTD-metoden. Du har rensat ditt sinne och organiserat allt du behöver göra. Nu är det bara att, ja, få saker gjorda. 

Vad du ska göra och när

Det finns inga strikta regler eller riktlinjer för vad som ska göras och när. Om du föredrar den här typen av struktur kan du kombinera GTD-metoden med andra tidshanteringstekniker, till exempel Pomodoro-metoden.

Fyra överväganden för engagemang

Om du inte är säker på var du ska börja kan du gå igenom de fyra övervägandena för engagemang innan du börjar. Välj sedan den uppgift som passar bäst för din nuvarande situation.

1. Prioritet: Vilka uppgifter har högsta prioritet? Vad måste du absolut få gjort i dag? 

2. Kontext: På samma sätt som våra hjärnor inte kan multitaska är det också bäst att göra liknande uppgifter samtidigt. Det är metoden bakom tidsblock. Att svara på alla e-postmeddelanden på en gång – i stället för att växla mellan uppgifter, e-post och tillbaka – hjälper dig att få saker gjorda snabbare, eftersom din hjärna redan är i det sammanhanget. Om du funderar på vad du ska göra härnäst kan du prova att göra allt liknande arbete i ett tidsblock. 

3. Tillgänglig tid: Hur mycket tid har du just nu? Välj helst uppgifter som du kan göra under den tid du har till förfogande, så att du inte behöver avbryta mitt i arbetet.

4. Tillgänglig energi: Hur mår du? Det är viktigt att inte bara ta hänsyn till din teoretiska kapacitet, utan också din faktiska kapacitet. Du kanske inte känner för att skriva det där blogginlägget du behöver göra. Du kan tvinga dig själv att göra det, men det skulle ta dubbelt så lång tid som vanligt. Se istället om du kan göra något annat, kanske något med något lägre prioritet, för att komma i rätt stämning och få upp energin. 

Få saker gjorda 

Metoden Getting Things Done är en enkel och flexibel metod som minskar belastningen på din hjärna och hjälper dig att få mer gjort. Även om metoden kräver en viss insats i början blir den en naturlig del av vardagen med tiden. 

Prova Asana för att komma igång med GTD-metoden. Ladda även ned Asana-mobilappen för att fånga upp allt du behöver när du är på språng.