Vad är arbetsflöden? 7 enkla steg för att komma igång

Termen arbetsflöde är tvetydig. För vissa är ett arbetsflöde en process – för andra är det ett sätt att organisera information.

Den vaga definitionen av begreppet får konkreta konsekvenser. Bristande klarhet om vad ett arbetsflöde är förvirrar själva arbetet, vilket leder till effektivitetsproblem. En genomsnittlig kunskapsarbetare tillbringar till exempel 60 % av sin tid på jobb om jobb – till exempel med att söka information eller följa upp arbetet. Och ändå missar medarbetarna över en fjärdedel av alla deadliner varje vecka. Trots att vi arbetar hårt och är upptagna hela dagarna, missar vi ändå på något sätt målet och hamnar ofta på efterkälken.

Det är något som inte stämmer.

Det är där arbetsflöden – och förståelsen av vad de är – kommer in. Om du har en tydlig förståelse av vad ett arbetsflöde är och hur man implementerar ett arbetsflöde kan du effektivt organisera arbetet, nå projektmål och skapa varaktiga och effektiva processkartläggningar. Så här gör du.

Vad är ett arbetsflöde?

Ett arbetsflöde är en från-början-till-slut-process som hjälper ditt team och får det att uppnå mål genom att koppla rätt personer till rätt data vid rätt tidpunkt. När ett arbetsflöde väl är inrättat hjälper det dig att organisera information på ett sätt som inte bara är begripligt utan även repeterbart.

Ett effektivt arbetsflöde består av sju steg som är löst uppdelade i tre faser – planering, genomförande och granskning:

Planering: 

1. Idéutveckling och informationsinhämtning

2. Intagning av förfrågningar

3. Prioritering och resurstilldelning

Utförande:

4. Utveckling och granskning

5. Förloppsspårning

Granskning:

6. Godkännande

7. Rapportering

När bör jag skapa ett arbetsflöde?

Arbetsflöden är verkligen kraftfulla på team- och avdelningsnivå. Rätt utförda arbetsflöden ger den klarhet som teamet behöver för att snabbare nå sina mål.

Du kan bygga ett effektivt arbetsflöde för tidsbaserade initiativ med ett slutmål – tänk marknadsföringskampanjer, introduktionsprogram för nya medarbetare och upphandling – samt för återkommande processer och ständigt pågående arbete, t.ex. innehållskalendrar, IT-förfrågningar och felrapportering.

Varför arbetsflöden är viktiga

Även om varje arbetsflöde är unikt, bygger alla arbetsflöden på samma byggstenar, som en uppsättning Lego. Dessa grundkomponenter är tillräckligt flexibla för att passa behoven för alla team och organisationer. Det avgörande är att kodifiera verksamhetskritiska processer och därigenom skapa struktur i organisationen. När du gör det är det ingen som undrar vad nästa steg är eller vem som driver vilken del av projektet. Att eliminera den osäkerheten är banbrytande.

Den här strukturnivån kan ge konkreta fördelar för ditt team, bland andra:

• effektivisering av samordningen mellan medlemmarna i projektteamet

• främjande av produktivitet (utan att göra avkall på kvalitet eller kostnader)

• förbättring av resursfördelning

• ökning av projektsynligheten

• möjligheten för chefer att fatta smartare beslut, tack vare central spårning

• minskning av manuell informationsinsamling och dubbelt arbete

• eliminering av datasilor tack vare en central och lättillgänglig informationskälla

• insikter i hur teammedlemmarnas arbete bidrar till övergripande gemensamma mål

• eliminering av gissningar kring arbetsrelaterad information och därmed frigörande av teammedlemmar

• eliminering av ad hoc-processer och engångssystem till förmån för ett centralt nav för information.

Arbetsflöden gör det möjligt för team att bli effektiva och anpassningsbara och därmed kunna utföra ett bra arbete i stället för att behöva återskapa hjulet varje gång.

3 huvudsakliga fördelar med definierade arbetsflöden

Ett arbetsflöde kan verka vara krångligt att inrätta, men väldefinierade och repeterbara processer är en viktig drivkraft för tillväxt. Med ett effektivt arbetsflöde slipper ni jobb kring jobb, vilket minskar frustration samt ökar tydligheten och engagemanget. Tidsinvesteringen i att ställa in arbetsflödet kommer att spara massor av tid och stress framöver.

Synlighet i realtid

Det är ingen hemlighet att åtgärdbara insikter i realtid gör teamet effektivare. Det kan dock vara svårt att få fram de här insikterna, och det är där arbetsflöden kommer in i bilden.

Ett effektivt arbetsflöde kopplar rätt personer till rätt information vid rätt tidpunkt. Det skapar förbindelser som ökar synligheten inom och mellan projekt – så att alla i teamet vet exakt vem som gör vad, när och varför det är viktigt. Den nivån av synlighet hjälper er i synnerhet att:

• få åtgärdbara insikter som därmed ökar effektiviteten

• noggrant planera, resurstilldela och skala upp eller ner arbetet vid behov

• hålla ledningen och tvärfunktionella intressenter uppdaterade om projektutvecklingen

• förhindra förseningar och leverera högre kvalitet

• få ett fågelperspektiv på projektprocessen och därigenom förstå, lokalisera och diagnostisera problem.

Anpassning inom och mellan tvärfunktionella team

Tydliga och väldefinierade arbetsflöden ger tvärfunktionell klarhet och sammanhang för flera team. Genom ett nätverk av anslutna projekt eller verktyg kan tvärfunktionella team tydligt se hur och vad de håller på med.

Med bra jobbhanteringsverktyg kan du definiera och dela arbetsflöden, oavsett vilket team du tillhör. Det här skapar en central informationskälla för allt arbete och alla data, vilket låter information flöda fritt mellan teamen och möjliggör ett smidigare samarbete. Dessutom ger anslutningen av enskilda initiativ till större företagsarbetsflöden teammedlemmarna en tydlig bild av vilket arbete som är viktigast. Genom att göra det här tydligt för alla teammedlemmar kan alla fokusera på det högst prioriterade arbetet som kommer få störst effekt.

Ökad operativ effektivitet

Arbetsflöden kodifierar processer genom formulär för intag av jobbförfrågningar, automatiseringar av verksamhetsprocesser och mallade projekt. Automatisk koppling av rätt personer till rätt data ökar effektiviteten och produktiviteten. Ett effektivt arbetsflöde eliminerar allt jobb kring jobb, vilket gör teamet snabbare och mer flexibelt. När ditt team får tydlighet kan de fokusera på det arbete som är viktigast för att göra verkliga framsteg. Dessutom gör en ökad transparens och verktygsövergripande integreringar att man slipper byta kontext regelbundet.

Arbetsflöden vs andra verksamhetsprocesser

Om du vill bygga ett arbetsflöde kommer du troligen att införliva en mängd olika verksamhetsprocesser. Här följer några jämförelsepunkter mellan arbetsflöden och andra praktiker:

Arbetsflöden vs verksamhetsprocesshantering (BPM)

En verksamhetsprocess är en sekvens av uppgifter. Verksamhetsprocesshantering (BPM) är hur man analyserar och förbättrar verksamhetsprocesser på ett effektivt och smidigt sätt. 

Arbetsflödeshantering är en del av verksamhetsprocesshanteringen. Arbetsflöden organiserar data på ett begripligt och upprepbart sätt genom att fokusera på tre saker: planering, genomförande och granskning. Ett effektivt arbetsflöde är en upprepbar, hållbar verksamhetsprocess.

Arbetsflöden vs checklistor

En checklista eller att göra-lista är en lista över saker att göra. En checklista är enklare än en verksamhetsprocess, eftersom uppgifterna i en checklista ofta innehåller arbete från olika initiativ – utan någon särskild ordning. 

Ni kan använda checklistor som en del av ett arbetsflöde för att se till att ni inte glömmer något. Checklistor och arbetsflöden är enkla men kraftfulla verktyg som – i kombination med varandra – hjälper teamet att briljera. Sträva efter att inkludera checklistor i hela arbetsflödet för att hjälpa teamet att målen.

Arbetsflöden vs Gantt-diagram

Ett Gantt-diagram är ett visuellt verktyg för projektledning som illustrerar en projekttidslinje som ett horisontellt stapeldiagram. Varje stapel i ett Gantt-diagram visar ett steg i processen. Längden på staplarna representerar den tid som arbetet tar.

Gantt-diagram är utmärkta verktyg för visuell projekthantering och är särskilt lämpliga för att spåra tidsbaserade initiativ, till exempel en evenemangsplan eller en produktlansering. Det går även att bygga ett arbetsflöde för att konvertera ett engångsprojekt till en upprepningsbar process för framtida arbete. Gantt-diagram och andra visuella projekthanteringsprogram som till exempelKanban-tavlor är mycket användbara för att nå målen för en evenemangsplan eller en produktlansering snabbare.

Arbetsflöden vs flödesscheman

Flödesscheman är ett bra sätt att visualisera stegen i en process på ett sekventiellt sätt. Ett flödesschema kan till exempel visa förhållandet mellan de fem projektfaserna eller hjälpa till att visualisera ett orsakssamband som påverkar ett projekt.. 

På en hög nivå kan det vara bra att visualisera de sju arbetsflödesstegen i ett flödesschema eller arbetsflödesdiagram. När du har fått en bra förståelse för de viktigaste stegen i arbetsflödet kan du levandegöra processerna med en delad jobbhanteringsplattform i realtid.

Arbetsflöden vs jobbhantering

Arbetsflöden är en viktig del av jobbhanteringen – bra jobbhanteringsverktyg gör det enkelt att organisera arbetsflöden för ett team eller en avdelning och samordnar därmed alla inblandade och uppgifterna på alla nivåer. I slutändan ger arbetsflöden kraft åt jobbhanteringen och säkerställer att alla får den information de behöver för att utföra det arbete som är viktigast.

Exempel på arbetsflöden

Innan vi går in på fördelarna med definierade arbetsflöden och hur du skapar ditt eget arbetsflöde kan du ta en titt på några exempel.

Arbetsflöde för kundfeedback

1. Idéutveckling och informationsinhämtning: En kund skickar in ett ärende, en förfrågan eller feedback.

2. Förfrågningsintag: Motsvarande team behandlar förfrågan i ett CRM-program, till exempel Zendesk.

3. Prioritering och resursfördelning: Rätt team får automatiskt förfrågan skickad till sig. Om det till exempel är en säljförfrågan kommer den in till Salesforce så att försäljningsteamet kan bedöma dess prioritet. Alternativt kan interna team som arbetar med jobbhanteringsverktyg som till exempel Asana ta emot ärenden och feedback.

4. Utveckling och granskning: Teamen åtgärdar det aktuella problemet åt kunden.

5. Förloppsspårning: Integreringar i realtid effektiviserar och automatiserar arbetet mellan dina team. I stället för att manuellt uppdatera team eller kopiera arbete mellan olika verktyg kan integreringar som till exempel Asana för Zendesk säkerställa att dina team får den senaste informationen där de arbetar.

6. Godkännande: Kunden får den slutliga lösningen från kundteamet. De ansvariga dokumenterar ändringen vid behov. Vid otillfredställande behandling av begäran ska teamet gå tillbaka till steg fyra (utveckling och granskning).

7. Rapportering: Motsvarande team spårar det specifika ärendet som en del av den övergripande arbetsflödesprocessen för att mäta den övergripande effekten av arbetsflödet för kundfeedback. 

Arbetsflöde för kampanjhantering

1. Idéutveckling och informationsinhämtning: Hela teamet brainstormar kring nya kampnajidéer. 

2. Förfrågningsintag: Projektledaren skapar i nära samarbete med sitt team riktlinjer för alla kreativa tillgångar för bland annat kampanjer, bilder, animationer, videor och innehållstillgångar.

3. Prioritering och resurstilldelning: Projektledaren granskar varje del av kampanjen för att tydliggöra hur allting hänger ihop och tilldela prioritet för projekt och uppgifter. Därefter skapar projektledaren en huvudkalender för kampanjen så att alla i teamet får en överblick över allt som pågår i kampanjen.

4. Utveckling och granskning: När planerna är klara kan ni komma igång med att producera kreativa tillgångar. I det här steget blir externa medarbetare och teamkollegor inblandade. Om några kreativa tillgångar kräver mer arbete återgår arbetsflödet till produktionsfasen för kreativa tillgångar.

5. Förloppsspårning: Medan teamet arbetar övervakar projektledaren framstegen via en plattform för jobbhantering. Om en teamkollega får problem eller vid fördröjning av projektleveranser, kan teamet och projektledaren hjälpa till.

6. Godkännande: När allt ser bra ut godkänner projektledaren arbetet. Kampanjen kan starta.

7. Rapportering: Oavsett om en kampanj blir en stor succé eller inte, kan ni lära er mycket. Projektledaren granskar data och intervjuar sina teamkollegor för att ta reda på vad som fungerade och vad de kan förbättra.

Arbetsflöde för målplanering

1. Idéutveckling och informationsinhämtning: Ledningen bestämmer hur ofta organisationen ska fastställa mål och nyckelresultat (OKR). De investerar i ett system för målhantering för att spåra arbetet.

2. Förfrågningsintag: Teamledaren, teammedlemmarna och viktiga intressenter i projektet samarbetar för att komma med idéer för kommande mål. 

3. Prioritering och resursfördelning: Teamledaren utarbetar en uppsättning mål för nästa målperiod. Helst ska varje mål bidra till det överordnade målet, vilket bidrar till klarhet och ordning.

4. Utveckling och granskning: När teammedlemmarna vet vad de vill uppnå kan de börja arbeta. Med hjälp av en jobbhanteringsplattform kan de koppla det dagliga arbetet till övergripande mål, så att alla är på det klara med prioriteringarna.

5. Förloppsspårning: Medan teamet arbetar övervakar teamledaren framstegen, och om det går långsamt eller uppstår fördröjningar kan hen ingripa. Både teamledaren och teammedlemmarna ger regelbundna statusuppdateringar via jobbhanteringsplattformen. 

6. Godkännande: Teammedlemmarna avslutar arbete när de slutför det. Teamledarna granskar och godkänner eller begär ändringar vid behov.

7. Rapportering: Efter varje period går teamledaren igenom målen. Teamledaren undersöker vad som fungerade och vad som inte fungerade, varigenom teamet kan hitta sina styrkor och förebygga sina svagheter inför framtida mål.

7 steg för att skapa ett effektivt arbetsflöde

De sju stegen för att skapa ett effektivt arbetsflöde är indelade i tre faser: planering, genomförande och granskning. Genom att följa de här stegen kan du organisera arbetet på ett sätt som inte bara är begripligt utan dessutom upprepbart.

Arbetsflöden består av upprepbara processer som gör att ni slipper uppfinna hjulet på nytt varje gång. Ett effektivt arbetsflöde bör vara samlat i ett gemensamt verktyg som spårar information i realtid. 

I exemplet nedan går vi igenom hur du skapar ett arbetsflöde i Asana. Om du inte är säker på hur du ska gå till väga kan du läsa om hur programvaror för arbetsflödeshantering kopplar rätt personer till rätt data vid rätt tidpunkt – för att uppnå resultat.

Steg 1: Idéutveckling och informationsinhämtning

Varje arbetsflöde börjar med en idé. Ibland är idéerna helt färdiga redan från början, andra gånger ger sig teamet ut på ett nytt, spännande initiativ utifrån några vägledande principer. 

Under det här steget i arbetsflödesprocessen kan ni samla in ostrukturerad information och brainstorma idéer till projektet. Vid behov kan ni fundera på eventuella projektbegränsningar, restriktioner eller krav innan ni går vidare till nästa steg.

Vi tar ett arbetsflöde för webbproduktion som ett exempel. Marknadsföringschefen vänder sig till ditt kreativa team för att helt och hållet förnya startsidan på er webbplats. Hen förmedlar en vision om känsla och utseende och överlämnar sedan projektet. I den här fasen av arbetsflödet brainstormar du och ditt team några inledande idéer, delar med er av inspiration från era favorithemsidor och skapar en experimentell modell i ert brainstormingverktyg Miro. 

Steg 2: Förfrågningsintag

När du har fått en uppfattning om förväntningarna är nästa steg att fastställa detaljerna och planera projektet. I det här skedet av arbetsflödet bör du samla in relevanta data, information och behov. Det ger en viktig grund för den process du bygger upp, de projektintressenter du involverar och det arbete du slutligen levererar.

• Definiera projektmålen och SMARTa mål

• Skissera en projektplan eller utöka planen till en projektsammanfattning

• Skapa och dela en projektplan och en projekttidslinje

• Identifiera viktigaprojektintressenter med en RACI-matris

• Schemalägg ett kickoff-möte

• Definiera projektomfattningen och förebygg omfattningskrypning

• Ta fram viktiga projektmilstolpar och slutliga projektleveranser

Allt det här materialet är inte nödvändigt för varje arbetsflöde, men se till att ta fram tillräckligt med material för att täcka hela projektarbetet. Slipp alla de där jobbiga meddelandena fram och tillbaka där du behöver be om ytterligare klarhet, sammanhang och information om arbetet.

Gå vidare med att omvandla er brainstorming till en kreativ sammanfattning. Genom att använda ett jobbhanteringsverktyg som Asana inkluderar du sedan de första Miro-skisserna i beskrivningen och kombinerar dem med annan information om projektet, till exempel kommunikationsplanen.

3. Prioritering och resurstilldelning

När planen är klar är det hög tid att agera – och det börjar med resurstilldelning. Insyn i processerna är viktig för att effektivt kunna prioritera och tilldela arbete utifrån kapaciteten inom teamet.

Effektiva arbetsflöden handlar inte bara om att optimera produktiviteten och få så mycket arbete som möjligt gjort – det är lika viktigt att skapa utrymme för kreativitet. En lyckad kombination medför att hanteringen av arbetsbelastningen maximerar prestationerna och får dig och ditt team att känna er nöjda i stället för överväldigade i slutet av varje dag.

För att du ska kunna göra det här steget i arbetsflödet upprepbart måste du automatisera det. När du har en tydlig uppfattning om kapaciteten inom teamet kan du använda verktyget arbetsflödeautomatisering för att tilldela rätt uppgifter till rätt teammedlem. Klargör prioriteten för alla projekt och ge teammedlemmarna möjlighet att justera deadliner vid behov. 

I vårt exempel har ditt kreativa team ett projekt för kreativa förfrågningar i Asana. När en förfrågan kommer in, dirigerar automatiserade arbetsflöden arbetet till rätt teammedlem. Varje initiativ har en tillhörande prioritetsnivå, så att teammedlemmarna vet vad de ska fokusera på. I samma verktyg får du också en inblick i arbetsbelastningen, så att du kan omfördela eller omplaner arbete vid behov. 

4. Utveckling och granskning

Det här är den viktigaste aspekten i arbetsflödet – att utveckla projektleveranser, granska och iterera genom en feedback-loop och få återkoppling genom godkännanden från intressenter.

Ett effektivt arbetsflöde automatiserar många av de tidigare manuella momenten, och utan ett sådant är det ofta krångligt att hitta rätt fil vid rätt tidpunkt. En stor del av jobb kring jobb är just att söka efter dokument eller att jaga efter godkännanden. Genom att ha all information i ett centralt verktyg slipper teamet en stor del av det å så onödiga arbetet.

Teammedlemmar kan ägna mer tid åt det som är viktigt i stället för allt oinspirerande jobb kring jobb när ni delar all kommunikation och alla filer på ett ställe. Sedan kan du börja agera genom att använda automatisering för att få fram den information du behöver vid exakt den tidpunkt du behöver den.

I vårt exempel med ett arbetsflöde för webbproduktion skapar dina designer ett trådblock för den nya hemsidan i Figma och bifogar det sedan till projektet efter att ha tilldelat uppgifter. Genom kvalitetskontroll kan intressenter kommentera PDF-filer och lämna feedback om vad som fungerar bra och vad som fungerar mindre bra. När intressenterna har godkänt designen kan du lämna över designen till webbutvecklingsteamet – utan att det blir dubbelarbete. I stället hamnar all information i projektet för den kreativa förfrågan och i webbproduktionsprojektet, där alla har tillgång till aktuell information. 

5. Förloppsspårning

En viktig del av varje arbetsflöde är att se till att alla i teamet delar samma uppfattning om arbetet. Alltför ofta är data utspridda i olika verktyg, vilket innebär ett ständigt växlande mellan olika verktyg och manuell insamling av information i samband med rapportering om ett projektförlopp. Men manuellt dubbelarbete är slöseri med tid – och ingen orkar egentligen med de där statusmötena. 

I stället kan du dela projektstatusuppdateringar där arbetet sker, så att alla får ett sammanhang. Om projektet inte är i fas kan du informera projektintressenter om fördröjningen – och hur du kommer att lösa eventuella hinder – i statusrapporten. 

Många intressenter är till exempel engagerade i arbetsflödet för webbproduktion – det var ju den vice VD:n för marknadsföring som föreslog initiativet. Men projektintressenterna behöver inte bli uppdaterade om varje liten detalj eller gupp på vägen. I stället kan du dela veckovisa projektstatusuppdateringar till dem, lägga till sammanhang och länka till uppgifter och milstolpar som ditt team har slutfört.

6. Godkännande

Ibland är det enda du behöver ett sista, slutgiltigt godkännande. Men det kan vara svårt få. Hur snabbt godkännande du än behöver är cheferna ofta upptagna och otillgängliga. Ett arbetsflöde för godkännande automatiserar i stället det här steget genom att göra det tydligt och enkelt för intressenterna att ge sitt slutliga godkännande.

I vårt exempel är den nya hemsidan klar, men du behöver godkännande från vice VD:n för marknadsföring för att göra övergången. Så du skickar en begäran om godkännande – som skiljer sig från en vanlig uppgift – till vice VD:n. Med det här unika meddelandet får de veta vilken typ av feedback du behöver från dem, så att de snabbt och enkelt kan reagera därefter. Med ett enkelt knappklick har du fått ett godkännande och kan nu lansera hemsidan i tid.

7. Rapportering

Alla initiativ är lärorika, oavsett om ett projekt är en stor framgång eller om det stöter på några hinder på vägen. Det sista steget i ett arbetsflöde är att rapportera om framstegen och analysera data för att lära sig vad som fungerade bra och vad som skulle kunna bli bättre. Det här hjälper till att optimera framtida projekt – eller till och med förfina det nuvarande arbetsflödet.

För att avsluta vårt exempel är hemsidan nu live – grattis! Det sista steget är att följa upp hur sidan fungerar och stegvis rapportera om framstegen. Inför nästa lansering kan ni dra nytta av det ni har lärt er av det här projektet för att göra nästa projekt ännu bättre.

Bygga digitala arbetsflöden för samarbete

Ralph Waldo Emerson sa att ”Livet är en resa, inte en destination”, och detsamma gäller för arbetsflöden. Genom att fokusera på och förbättra arbetsprocessen får teammedlemmarna verktygen och informationen de behöver för att lyckas.