Använder du Gantt-diagram för första gången? Börja här.

Porträtt av medarbetare Julia MartinsJulia Martins5 november 202010 min. läsning
facebooktwitterlinkedin
Bild på ett Gantt-diagramssidhuvud

Gantt-diagram. Du har hört termen förut. Kanske under ett kickoff-möte för ett nytt projekt, eller när en teamkollega bad dig att skapa ett Gantt-diagram för kundleveranserna du försöker organisera. Problemet är att du inte är helt säker på vad ett Gantt-diagram är, hur det ser ut eller varför du skulle använda det.

Även om Gantt-diagram kan bli ganska komplexa, är grunderna inte svåra att förstå. I den här översikten får du en snabb och enkel sammanfattning av vad Gantt-diagram är, vad du kan använda dem till, och även några snabbinställningsalternativ som du kan använda med en gång.

Vad är ett Gantt-diagram?

Ett Gantt-diagram, ett vanligt verktyg inom projekthantering, är ett horisontellt stapeldiagram som man använder för att illustrera en tidslinje för ett projekt, ett program eller ett arbete. Diagrammet gör det möjligt att visuellt se projektplanen, spåra milstolpar och få en bild av tidslinjen för arbete. Varje stapel i ett Gantt-diagram motsvarar ett steg i processen (eller en uppgift i projektet), och stapelns längd representerar hur lång tid steget eller uppgiften kommer att ta. Gantt-diagram ger teamen en tydlig översikt över vad som behöver göras, vem som gör det, och när.

Prova Asana-tidslinjen gratis

Asana Tidslinje – exempel på varumärkeskampanj

Gantt-diagrammets historia

Det var Karol Adamiecki som år 1986 uppfann den första versionen av ett Gantt-diagram, då han skapade det han kallade för harmonogrammet. Adamiecki publicerade sina resultat på ryska och polska, vilket gjorde det svårt för idén att nå fram till engelsktalande länder. År 1910 gjorde Henry Gantt ett liknande diagram populärt i USA som var utarbetat för att representera den tid som fabriksarbetarna ägnade sig åt en viss uppgift. De här två systemen har sedan dess slagits samman för att skapa det moderna Gantt-diagrammet som vi känner till i dag.

Från att spåra fabriksanställdas uppgifter blev Gantt-diagrammet ett populärt sätt att spåra projektplaner. Man ritade ursprungligen Gantt-diagrammen på papper, vilket innebar att man var tvungen att rita om diagrammen varje gång man ändrade planen. Senare började projektledare använda pappersbitar eller block för att representera Gantt-diagrammets stolpar, som de kunde flytta runt efter behov.

Viktiga funktioner i dagens Gantt-diagram

I dag använder vi intelligent onlineprogramvara för att skapa Gantt-diagram som hjälper team att identifiera beroenden, schemalägga arbete och hålla projekt på rätt spår. Här följer några viktiga funktioner i dagens Gantt-diagram:

Projektförlopp i realtid

I dag är de flesta Gantt-diagrammen molnbaserade programvaruverktyg för projekthantering som hjälper team att planera projekt i alla storlekar. Till skillnad från de ursprungliga Gantt-diagrammen som man ritade på papper, tillåter online-Gantt-diagrammen team att hålla koll på sina projektplaner och enkelt göra justeringar vid behov. När du flyttar ett datum eller en milstolpe kommer Gantt-diagrammet automatiskt att återspegla ändringarna, så att alla kan hålla sig uppdaterade om de senaste projektnyheterna. Det gör det lättare för team att samarbeta och få jobbet gjort.

Start- och slutdatum

Gantt-diagram är idealiska för att visualisera komplexa projekt med många uppgifter. Varje ”stapel” i det horisontella Gantt-diagrammet representerar en uppgift. På så sätt kan teamen få en tydlig uppfattning om när uppgifter ska vara slutförda, och hur lång tid varje uppgift kommer att ta.

Uppgiftsberoenden

Förutom att du i ett Gantt-diagram kan visualisera individuella start- och slutdatum för varje uppgift, kan du även enkelt kartlägga eventuella beroenden mellan uppgifter. Du bör kunna skapa uppgiftsberoenden med programvaran du använder. Med beroenden kan teammedlemmar enkelt identifiera vem som väntar på att andra ska slutföra jobbet för att själva kunna komma igång. Om du av någon anledning behöver skjuta upp vissa uppgifter kan du i förväg identifiera problem och lösa konflikter mellan beroenden.

Milstolpar

Milstolpar är viktiga inslag i projekt med Gantt-diagram. Till skillnad från de flesta uppgifterna i ett Gantt-diagram – som visar sig som horisontella staplar som sträcker sig över en tidsperiod – är milstolpar specifika punkter i tiden. I ett Gantt-diagram representerar milstolparna kontrollpunkter och viktiga ögonblick i projektets tidslinje. De ger också en snabb överblick över de viktigaste datumen i projektet.

Läs: Ställa in, uppnå och fira projektets milstolpar

Fördelarna med att använda ett Gantt-diagram

Vanligtvis använder man Gantt-diagram för att visualisera en projektplan. Och även om det finns andra sätt att skapa en visuell bild av ditt arbete, kan de vara särskilt användbara för vissa typer av aktiviteter. Till exempel är Gantt-diagram ett bra alternativ om du behöver:

  • Kartlägga planen och tidslinjen för ett projekt visuellt. Gantt-diagram är bra på att visa vad som kommer att hända, när, och i vilken ordning, och kan hjälpa dig att skapa klarhet i projektplanen och tidslinjen.

  • Organisera komplexa projekt. Oavsett om det är ett teamöverskridande initiativ eller ett stort och ambitiöst nytt projekt, kommer Gantt-diagrammet att fungera som din guide. Som på en karta kan du se varje steg i förväg och veta vart teamet behöver gå.

  • Samordna flera intressenter. Ofta arbetar flera teamkollegor samtidigt med olika delar av ett projekt. Gantt-diagram ger en översikt över de olika delarna vid ett särskilt tillfälle, och talar om när du ska lämna över till nästa person.

  • Beräkna ledtider och arbetsbelastning. Oavsett om du arbetar internt eller på en byrå, kan du med hjälp av ett Gantt-diagram i förhand ta reda på hur mycket tid och arbetskraft du behöver – så att du kan fördela resurser och planera slutdatum därefter.

Prova Asana-tidslinjen gratis

Vem kan dra mest nytta av Gantt-diagram?

Gantt-diagram är ett perfekt verktyg för team som behöver se sina projekt på en tidslinje. Helst bör man använda Gantt-diagram för uppgifter med start- och slutdatum, så att uppgifterna framträder som långa staplar i ett stapeldiagram och inte som punktuella händelser. Gantt-diagram skulle till exempel vara till hjälp för att planera:

  • en marknadsföringskampanj

  • en produktlansering

  • en förbättring av tekniska processer

  • en företagspresskonferens.

Men inte alla projekt passar i ett Gantt-diagram. Det finns andra former av visuell projekthantering, såsom Kanban-tavlor och kalendrar, som kan vara bättre lämpade för att visualisera dina data. Därför är det viktigt att ett projekthanteringsverktyg erbjuder flera vyer för varje projekt. På så sätt kan du växla mellan Gantt-diagram, Kanban-tavlor, kalendrar och att göra-listor, baserat på vilken typ av projekt du arbetar med.

Läs: Använda Asana-listor, -tavlor, -kalendrar och -tidslinjevyer

Fem steg för att skapa ett perfekt Gantt-diagram

De bästa Gantt-diagrammen spårar din projektplan i form av ett stapeldiagram, så att du kan se den exakta tidslinjen och följa förloppet. Säkerställ att programvaran du använder låter dig tydliggöra beroenden mellan uppgifter och fastställa projektmilstolpar.

Om du inte har skapat ett Gantt-diagram tidigare kan du följa de här fem viktigaste stegen:

1. Definiera ett tidsintervall

Gantt-diagrammet bör vara ett projekt med ett start- och slutdatum. Se Gantt-diagrammet som ett sätt att representera projektet i form av en tidslinje – och en tidslinje behöver en början och ett slut.

Låt oss till exempel säga att vi planerar en produktlansering. Produktteamet började arbeta med den nya produkten den 1 augusti, och vi räknar med att den är färdigproducerad och tillgänglig på marknaden senast den 30 september. Vårt Gantt-diagram skulle börja den 1 augusti och köra på till åtminstone den 30 september.

Vad menar vi med ”åtminstone”? Du kommer troligtvis att ha några uppföljningsuppgifter efter den 30 september, såsom att skicka ett e-postmeddelande till dina kunder för att påminna dem om att produkten är lanserad, att fortsätta producera innehåll på sociala medier, och att följa upp intervjuer i pressen. Så även om produktlanseringsmilstolpen är planerad till den 30 september, kommer projektet troligen att pågå till mitten av oktober.

2. Lägga till uppgifter med start- och slutdatum

Gantt-diagram fungerar bäst när du har uppgifter med start- och slutdatum, eftersom du då kan visualisera dem som staplar i ett stapeldiagram. Om du inte lägger till datum visar sig dina uppgifter som punktuella händelser – vilket kan vara svårare att visualisera.

Låt oss fortsätta med produktlanseringsexemplet och illustrera det med några exempel på uppgifter vi kan lägga till i vårt Gantt-diagram:

  • 3–14 augusti: Produktteamet kör sin första agila tvåveckorssprint för att utveckla version ett av produkten.

  • 17–21 augusti: Produktteamet granskar version ett av produkten.

  • 24 augusti–4 september: Produktteamet kör sin andra tvåveckorssprint för att utveckla slutprodukten.

  • 31 augusti–4 september: Nu när produkten nästan är klar börjar produktmarknadsföringsteamet att förbereda lanseringsplanen.

  • 7–11 september: Produktmarknadsföringsteamet samarbetar med designteamet för att förbereda bilder, GIF-bilder och videor inför lanseringen.

  • 10–16 september: Innehållsteamet arbetar med bloggar och webbsidor inför lanseringen.

  • 14–18 september: Teamet för sociala medier förbereder sina inlägg.

Senare kanske vi vill dela upp uppgifterna ytterligare – till exempel genom att skapa separata uppgifter för videoklippen, bilderna och GIF-filerna som designteamet skapar. Men nu är det så här vårt diagram skulle se ut:

Grundläggande Gantt-diagram – uppgifter med start- och slutdatum

I den här vyn kan du se att staplarna är färgkodade beroende på vilket team som arbetar med dem: blå för produkt, grön för produktmarknadsföring, lila för design, rosa för innehåll, och gul för sociala medier. Att ha ett Gantt-diagram med en färgkodsfunktion är särskilt viktigt när projekten blir mer komplexa, då den hjälper till med att hålla reda på vilket team som är ansvarigt för vad.

3. Tydliggöra beroenden

I ett projekt av den här storleken finns det naturligtvis en del uppgifter som inte kan starta upp förrän andra uppgifter är slutförda. För att säkerställa att projektet går smidigt och att alla team är på samma sida, kan du använda ett Gantt-diagram för att visualisera beroenden mellan uppgifterna.

I vårt exempel är granskningen av version ett av produkten beroende av sprinten för produktutvecklingen av version ett, och sprinten för produktutvecklingen av version två är beroende av granskningen av version ett av produkten. Genom att fastställa beroenden mellan uppgifter vet alla i produktteamet vad de kan börja arbeta med. Dessutom kan teamen som jobbar med design, innehåll och sociala medier inte inleda arbetet förrän produktmarknadsföringsteamet har slutfört marknadsföringsplanen. Så här ser det ut när man visualiserar det i ett Gantt-diagram:

Grundläggande Gantt-diagram – tydliggöra beroenden

4. Fastställa milstolpar

Till skillnad från de flesta uppgifterna i ett Gantt-diagram är milstolpar fasta punkter i tiden. Tänk på dem som kontrollpunkter som indikerar att stora delar av arbetet är slutfört. De hjälper teamet att veta vad de ska prioritera, och när de är slutförda kan det också vara ett bra tillfällen att fira.

Läs: Ställa in, uppnå och fira projektets milstolpar

Om vi arbetar med en produktlansering kanske vi vill sätta milstolpar för när produkten är färdigställd, när marknadsföringsplanen är slutförd och när produkten är tillgänglig på marknaden. Därför är det viktigt att programvaran du använder till att skapa Gantt-diagram kan skilja milstolpar från andra uppgifter. När alla delar är inlagda kan det se ut så här:

Grundläggande Gantt-diagram – fastställa milstolpar

5. Anpassa arbetet vid ändrade planer

Du kommer att lägga märke till att vi i vår tidslinje var väldigt optimistiska när vi planerade att vara klara den 18 september, även om lanseringen inte äger rum förrän den 30 september. I verkligheten går det inte alltid som planerat. Produktteamet kanske behöver en tredje, kortare sprint för att slutföra produkten. Eller så vill design- och innehållsteamen ha mer än en vecka för att hinna med att skapa alla de olika delarna, vilket försenar planen för sociala medier.

Planer ändrar sig hela tiden, vilket är anledningen till att programvaran du använder för att skapa Gantt-diagram måste kunna anpassa sig till dina behov. Välj ett verktyg som låter dig dra och släppa uppgifter, och som automatiskt flyttar beroenden när du gör det. På så sätt kan du alltid hålla ditt projekt i fas, även när du behöver ändra i planerna.

Grundläggande Gantt-diagram – anpassa arbetet vid ändrade planer

Prova Asana-tidslinjen gratis

Använda Gantt-diagram

Även om du kan använda ett Gantt-diagram i en mängd olika projekt och program, är det användbart att titta närmare på några konkreta exempel. Nedan följer tre exempel på hur du kan använda ett Gantt-diagram:

Kartlägga en stor marknadsföringskampanj

Större marknadsföringskampanjer kräver mycket samarbete och samordning – och det är lätt hänt att man tappar bort vissa delar. Gantt-diagram förenklar processen genom att beskriva en sekvens av uppgifter, var och en med en tilldelad person och en varaktighet. På så sätt vet teamen inte bara vem som är ansvarig för vad, utan också vilken inverkan deras arbete har på andra eller i förhållande till det övergripande målet.

Sammanfatta leveranser för en kund

Om du arbetar för en byrå kan du använda ett Gantt-diagram för att visa kunderna en tidslinje över alla dina leveranser och fastställa förväntningar kring hur lång tid varje leverans kommer att ta. Genom att beskriva planer på det här sättet ger du dina kunder en tydlig uppfattning om arbetets omfattning och den tid det tar att slutföra det – så att de inte bara vet när du kommer att leverera något, utan också när du kommer att arbeta med det.

Planera en produktlansering

För produktlanseringar kan du använda ett Gantt-diagram för att kartlägga hela planen, från idé till lansering, och mycket mer. Genom att visualisera det i ett Gantt-diagram är det lättare att upptäcka konflikter redan innan, se beroenden mellan stegen, och få en tydlig överblick över allt som händer fram till lanseringen, och när.

Ladda ned guiden: Den ultimata guiden för produktlansering med Asana

För- och nackdelar med Gantt-diagram

Även om Gantt-diagram kan vara användbara, är de inte alltid det bästa sättet för att visualisera ett projekt. För att lättare kunna avgöra om en tidslinjevy är rätt för dig och för projektet, har vi här listat några för- och nackdelar att överväga innan du sätter i gång.

Fördelarna med att använda ett Gantt-diagram

Gantt-diagram kan vara kraftfulla verktyg för visuell projekthantering. Några av fördelarna med att använda ett Gantt-diagram är att:

Få en överblick över projekttidslinjen

I början av ett projekt ger Gantt-diagram dig möjlighet att kartlägga vart dina planer är på väg och när du kan förvänta dig att nå varje milstolpe. Du kan sedan dela projekttidslinjen med intressenter, bättre planera bemanning och resurser, och veta vad du måste göra, och när, för att hålla allt på rätt spår.

Se hur uppgifter är relaterade till varandra

Genom att lägga till start- och slutdatum till varje uppgift och skapa beroenden, kan du se hur en uppgift påverkar andra. Det hjälper dig att identifiera problem och lösa beroendekonflikter innan du börjar.

Förbättra teamets resurshantering

Att lägga till en ägare till varje jobb kan hjälpa dig att se vem som gör vad och när, för att du bättre ska kunna hantera arbetsbelastningen. Eftersom allt sker i tur och ordning kan du vid en given tidpunkt se om en teamkollega eller ett team har för mycket att göra, och sedan omtilldela eller omplanera uppgifter efter behov.

Risker med att använda ett Gantt-diagram

Gantt-diagram är inte felfria. Nedan följer några av de vanligaste hindren:

De kan vara tidskrävande att skapa

Det tar tid att skapa ett Gantt-diagram. Om du använder ett kalkylark kan det ta lång tid att få ditt arbete organiserat i en Gantt-diagramvy. Även om du använder en mall kan du fortfarande behöva göra justeringar för att anpassa den till teamets specifika behov.

Det är svårt att hantera projektet på samma plats där du planerade det

Traditionella Gantt-diagram är mest användbara i planeringsfasen av ett projekt. När du väl har kartlagt arbetet är de vanligt att du flyttar det till ett annat verktyg eller en annan plattform för att hantera de dagliga aktiviteterna, vilket gör det svårt att veta vilken som är teamets centrala informationskälla.

Det blir lätt stökigt när man lägger till ytterligare information

Oavsett om du lägger till mikrosteg inom en milstolpe, filer, eller en förklaring till vad du menar med ”aktivera ändringskampanjen” till din projektplan i ett Gantt-diagram, kan du lätt omvandla arket från en enkel vy till ett överväldigande kaos.

Alternativ till traditionella Gantt-diagram

Lyckligtvis finns det alternativ till Gantt-diagrammen som fortfarande kan ge dig en överblick över hur allt ditt arbete passar ihop – utan de typiska begränsningarna som ett traditionellt, kalkylarksbaserat Gantt-diagram kan medföra.

Bättre verktyg för planering

Grundläggande Gantt-diagram – bättre verktyg för planering

Ett projekthanteringsverktyg som Asana hjälper dig att hantera, samordna och lägga till information till projektet på samma plats som du planerar det – samtidigt som du lägger mindre tid på förbereda allt.

Läs: Introduktion till jobbhantering

Du kan till exempel skapa din projektplan med hjälp av Asanas tidslinje, en Gantt-diagramliknande vy som gör det möjligt för dig att kartlägga alla delarna i projektet så de passar ihop. I likhet med ett Gantt-diagram visar tidslinjen när varje steg äger rum, hur länge de pågår och vem som är ansvarig. Till skillnad från ett Gantt-diagram är tidslinjen enkel att skapa och underhålla, och den låter teamet samarbeta på samma plats där du planerade projektet.

Prova Asana-tidslinjen gratis

Andra typer av visuell projekthantering

Grundläggande Gantt-diagram – andra typer av visuell projekthantering

Beroende på vilken typ av jobb du hanterar, kan en kalender eller en Kanban-tavla fungera som ett lättare och snabbare alternativ till att visualisera projektplanen i en tidslinje. Med Asana kan man växla mellan olika projektvyer. Teamet kan se projekten i en tidslinje, en lista, i tavlor eller i en kalendervy, och kan välja sättet det föredrar. Det går att testa alla vyerna med en kostnadsfri Premium prov-period.

Läs: Tre sätt att visualisera en projektplan: tidslinjer, kalendrar och tavlor

Planera projekt som ett proffs

Oavsett om du använder ett Gantt-diagram eller ett liknande alternativ, är det viktigt för teamet att visualisera projektplanen – oavsett om du är projektledare eller inte. Det gör att du kan visa hur alla delar av projektet passar ihop, och du kan dela det med teamet och göra anpassningar under arbetets gång, och på så sätta hålla reda på allt.

Kartlägg din projektplan och se hur bitarna kommer samman med Asana.

Relaterade resurser

Artikel

Data-driven decision making: A beginner’s guide