Förbättra projektets kickoff-möte i 10 steg

Även om du har lagt ner mycket tid och engagemang på att komma igång med ditt projekt är inte ovanligt att det kan kännas som om projektet är på avvägar redan innan det ens har börjat. Det beror på att varje projektmedlem och intressent har olika kunskaper, förväntningar och prioriteringar i ett projekt. Om du inte ger dem en chans att samordna sig innan arbetet börjar, kommer resten av projektet att bli en uppförsbacke, oavsett hur mycket du försöker korrigera kursen. Som tur är finns det ett bättre sätt att komma igång: hålla ett kickoff-möte för projektet.

Kickoff-möten är ett effektivt sätt att samordna projektets team innan arbetet börjar. Under ett kickoff-möte beskriver du projektets syfte, går in på detaljer och diskuterar nästa steg. På så sätt är alla med dig, oavsett vilken väg din projektplan  tar.

Vad är ett kickoff-möte för projekt?

Ett kickoff-möte är en möjlighet för teammedlemmar och intressenter att träffas innan projektet börjar där man kan komma överens om viktiga detaljer och ge stöd för kritiska milstolpar. Planera att hålla ett kickoff-möte efter att du har fått din projektstadga godkänd och skapat en projektplan, men innan ni börjar arbeta med projektet. När du håller ett kickoff-möte beskriver du projektets syfte, mål och plan samtidigt som du dessutom ger teammedlemmarna tid att ställa frågor och klargöra eventuella nästa steg. I slutet av ett kickoff-möte bör hela teamet ha en gemensam förståelse för vad ni arbetar med, varför och hur arbetet kommer att utföras.

Vad är syftet med ett kickoff-möte? Behöver jag verkligen ett möte?

Med ett ord: ja. Kickoff-möten är ett ovärderligt sätt att förmedla viktig projektinformation till ditt team och ge dem möjlighet att ställa frågor. Till skillnad från att dela med sig av de uppgifterna i en projektplan eller via e-post minskar ett kickoff-möte risken för missförstånd och säkerställer att alla börjar projektet från samma utgångsläge. Utan ett kickoff-möte kan teammedlemmar och intressenter ha olika förväntningar på projektet vilket kan leda till omfattningskrypning och i värsta fall till att projektet misslyckas.

Det betyder inte att du måste hålla identiska kickoff-möten för varje projekt. Vissa projekt såsom kundorienterat arbete eller komplexa initiativ, gynnas av en formell kickoff med betydande förberedelser, kanske en gedigen presentation eller till och med en demonstration beroende på projekttyp. Andra projekt, såsom de som involverar färre intressenter eller är mindre komplicerade, kan ha ett mer informellt kickoff-möte utan en formell presentation.

Olika typer av kickoff-möten

Alla kickoff-möten behöver inte se likadana ut men generellt sett bör alla typer av kickoff-möten för projekt innehålla i stort sett samma hållpunkter. Att känna till de olika typerna av kickoff-möten kan hjälpa dig att avgöra hur formellt eller informellt mötet behöver vara.

Internt kickoff-möte för projektet

Det här är projektets kickoff i sin enklaste form. Målet med ett internt kickoff-möte är att samordna projektteamet och att ge dem möjlighet att ställa frågor innan projektet har börjat. Som vid vilket kickoff-möte som helst bör du förbereda material i förväg, men du behöver inte oroa dig för att finputsa detaljerna inför mötet.

Exempelprojekt:

• Marknadsföring inför produktlansering

• Webbproduktion

• Plan för användbarhetstestning

Material som behövs:

• En projektplan som beskriver viktiga detaljer för ditt projekt inklusive framgångsvärden, projektschema, intressenter etc.

• SMART-projektmål som fastställer vad du vill uppnå när projektet är klart.

• En definierad projektomfattning för att sätta tydliga gränser för vilket arbete som ingår i projektet och vilket som inte ingår.

• En visuell projekttidslinje med eventuella relevanta projektmilstolpar för att identifiera när det viktigaste arbetet kommer att vara slutfört.

Förutom att dela med dig av det här materialet under projektets kickoff bör du planera att lagra projektinformationen i en gemensam plattform för arbetshantering. På så sätt har varje teammedlem enkel åtkomst till viktiga projektdokument.

Kickoff-möte för projektets verkställande sponsorer

Om ditt projekt eller program har verkställande sponsorer vill du förmodligen anordna ett kickoff-möte på högre nivå för att hålla alla verkställande ledare välinformerade. Vid den här typen av kickoff-möte bör du planera att fokusera mycket på projektets syfte och mål samt på hur projektet kommer att påverka företagets mål.

Under det här kickoff-mötet bör du inte ägna alltför mycket tid på individuella milstolpar eller detaljer kring projektet. Du kommer troligen ändå att vilja hålla ett internt kickoff-möte för projektet med projektteamet.

Exempelprojekt:

• Produktöversikt

• Marknadsföringskampanj (utan byråsamarbete )

• Distribution av programvara och system

Material som behövs:

• Ett tydligt formulerat syfte för projektet som kopplar ihop hur projektets verksamhet påverkar företagets mål.

• Det business case som du har skapat för det här initiativet, om ett sådant finns.

• Kortfattade projektmål för att visa intressenterna vad du vill uppnå när projektet är klart.

• En projektplan som beskriver viktiga detaljer för ditt projekt inklusive framgångsvärden, projektschema, intressenter, etc.

• En projektöversikt som bör fungera som en övergripande tidslinje för viktiga projektblock.

• En sammanfattning med all viktig projektinformation. Planera för att presentera en övergripande version av sammanfattningen och dela sedan dokumentet med intressenter så att de kan läsa mer detaljer efter kickoffen.

• En formell presentation eller ett bildspel.

Externt eller klientanpassat kickoff-möte för projektet

Om du arbetar med ett klientorienterat projekt bör du hålla ett kickoff-möte med ditt projektteam och viktiga intressenter på klientsidan för att komma överens om projektmål och leveranser. Det här bör vara den mest polerade versionen av kickoff-möte för projektet.

Den här typen av kickoff för projektet är din chans att fastställa förväntningar och utveckla en gemensam förståelse för projektmålen. Under det här kickoff-mötet bör du planera att ägna lite tid till att presentera projektteamet, komma överens om hur ofta du och din klient kommer att kommunicera och klargöra hur ett effektivt samarbete ser ut. Se till att både du och klienten är införstådda med när klienten bör involveras för att se över arbetet eller på vilket sätt du ska kommunicera projektets framsteg.

Exempelprojekt:

• Marknadsföringskampanj (med byråsamarbete)

• Evenemangsplanering

Material som behövs:

• En projektplan som beskriver viktiga detaljer för ditt projekt inklusive framgångsvärden, projektschema, intressenter, etc.

• En projektsammanfattning eller kreativ sammanfattning, beroende på typen av arbete.

• En klart definierad projektomfattning för att sätta tydliga gränser för vilket arbete som ingår i projektet och vilket som inte ingår.

• En projektöversikt som bör fungera som en övergripande tidslinje för viktiga projektblock och inkludera alla relevanta projektmilstolpar.

• En lista på projektintressenter med deras respektive roller.

• Var ditt team kommer att kommunicera (t.ex. Slack, e-post, Asana) och hur ni kommer att dela projektstatusrapporter.

• En formell presentation eller ett bildspel.

Agila kickoff-möten för projektet

De flesta agila team driver sina projekt i sprintar, som är arbetscykler på två eller fyra veckor. Du behöver inte hålla en kickoff för projektet för varje sprint, det skulle sakta ner teamets arbete om du gjorde det. Men du bör planera ett kickoff-möte för projektet minst en gång om året för att se till att teamet är samordnat. Du bör också hålla ett möte om teamet startar ett nytt projekt eller om du tar in en ny teammedlem, så att alla hålls informerade.

Kickoff-mötet för ett agilt projekt är en chans att se till att ditt team har allt de behöver under en sprint så du kan använda dina möten för sprintplanering och sprintåterblickar till att fokusera på kontinuerlig förbättring.

Material som behövs:

• Framgångskriterier och vad ”klart” betyder för teamet.

• Formella teamroller, speciellt om teamet tillämpar Scrum.

• En lista över vilka teamceremonier ni håller och när de äger rum.

• En klar kommunikationsplan för när och hur teamet bör kommunicera (t.ex. Slack, e-post, Asana).

• Agenda för teamets dagliga standup-möte.

10 steg för att planera och hålla ett lyckat kickoff-möte för projektet

Som projektledare för ett viktigt initiativ är det ditt ansvar att planera och hålla i presentationen under projektets kickoff. Om du leder ett större program och planerar en kickoff för det arbetet är det troligen du som leder mötet, även om du kan räkna med att de enskilda projektledarna presenterar sin del av informationen.

Om du aldrig har planerat ett kickoff-möte – oroa dig inte! Här är 10 steg för att organisera ett lyckat kickoff-möte.

1. Förbered mötet

Det första steget i att anordna ett kickoff-möte för ett projekt är att bestämma vem som behöver delta och hur långt mötet bör vara. Nivån och detaljerna för förberedelserna beror på hur formellt kickoff-mötet behöver vara. Bjuder du in ledande intressenter eller externa partner? Eller är det en informell kickoff med det huvudsakliga projektteamet? Tänk på det här när du förbereder dig för mötet:

1. Färdigställ listan över inbjudna. Vid det här laget bör du veta vilken typ av kickoff-möte du vill hålla för projektet och med det vilka som ska delta. Gå gärna igenom deltagarlistan en extra gång innan du skickar mötesinbjudan för att se till att du inkluderat alla relevanta projektintressenter.

2. Planera in en tid (och längd). Se till att avsätta tid för frågor.

3. Utse en antecknare. Se till att någon för anteckningar, gärna någon annan deltagare än dig själv, om det skulle finnas intressenter som inte kan delta i mötet. Om ni har ett virtuellt möte kan ni överväga att spela in mötet, så att teammedlemmar som inte kan delta kan ta del av inspelningen senare.

4. Skapa en mötesagenda. Genom att skicka ut en mötesagenda i förväg kan du se till att alla är förberedda inför projektets kickoff. Mötesagendan är också ett utmärkt tillfälle för att dela med sig av material, såsom projektplanen och tidslinjen, som du vill att deltagarna ska gå igenom innan mötet.

Exempel på agenda för ett projekts kickoff-möte

2. Presentera deltagarna

Om det här är det första mötet med projektteamet är det möjligt att vissa personer i teamet inte har arbetat tillsammans tidigare. Börja mötet med presentationer eller frågor för att bryta isen för att hjälpa alla att lära känna varandra.

3. Börja med projektets syfte

Det viktigaste att komma överens om under kickoff-mötet för projektet är vad ni arbetar för och varför det här arbetet är viktigt. Enligt en ny undersökning har endast 26 % av anställda en mycket klar förståelse för hur deras individuella arbete relaterar till företagets mål. Utan den klarheten är det svårt för teammedlemmarna att veta vilket arbete de ska prioritera eller hur de ska hantera skiftande prioriteringar.

När du berättar om projektets syfte bör du ta dig tid att förklara hur projektet hänger ihop med bredare verksamhets- och organisationsmål. Svara på frågorna ”Varför arbetar vi med det här?” och ”Vad arbetar vi för?”. Senare under mötet har du möjlighet att dyka ner i projektdetaljer och specifika arbetsflöden, men att dela med sig av projektets syfte i början av mötet är det bästa sättet att få alla samstämmiga.

Exempel på syfte för projekt

Syftet med det här projektet är att öka varumärkeskännedomen i NAMER- och EMEA-regionerna genom en digital varumärkeskampanj under tredje kvartalet.

4. Dela projektplanen

Helst har du redan delat med dig av projektplanen i mötesagendan så att teammedlemmarna har haft möjlighet att läsa igenom den före mötet. Under kickoff-mötet för projektet behöver du inte gå igenom varje liten detalj i projektplanen. Fokusera i stället på nyckelinformation såsom projektets tidslinje, betydelsefulla milstolpar eller viktiga leveranser.

Exempel på projektplan

5. Beskriv projektets omfattning

En av de viktigaste sakerna att diskutera i gruppen är vad som är inom projektets omfattning, och lika viktigt är vad som är utanför. Se till att alla har samma förväntningar när de börjar så att det inte blir några överraskningar i sista minuten eller ändrade leveranser under projektets gång. Att klargöra projektets omfattning tidigt och ofta är det bästa sättet att förhindra omfattningskrypning som kan försena projektet eller till och med göra så att projektet spårar ur.

Exempel på projektomfattning

Projektavsikter: Lansera bild- och videoannonser under tredje kvartalet för att öka varumärkeskännedomen i NAMER- och EMEA-regionerna.

Resurser:

• Varumärkesdesignteam (sex personer), 15 timmar per vecka i fyra veckor

• Utgiftsbudget för media på 500 000 kr

Leveranser:

• Design för landningssidan

• Bildannonser (två varianter för A/B-testning), storlek enligt specifikationsbladet för bilder

• Videoreklam (inslag på 6 och 30 sekunder), storlek enligt specifikationsbladet för video

Kreativa krav: Bildannons

• Visar logotyp och CTA under hela animationen.

• Både statiska banners och HTML5-banners behövs.

Video

• Visar varumärket inom de fem första sekunderna.

• Inkluderar en berättarröst.

Landningssida

• Annonserna och landningssidan bör skapa en enhetlig visuell upplevelse.

Utanför omfattningen:

Översättning av tillgångarna för varumärkeskampanjen

6. Fastställ projektroller och ansvarsområden

För ett enkelt internt projekt behöver du kanske inte fastställa projektroller och ansvarsområden, men om projektgruppen aldrig har arbetat tillsammans tidigare eller om du arbetar med en extern partner bör du se till att alla är överens om roller och ansvarsområden. Vem är huvudkontaktperson för projektet? Har projektet en sponsor eller verkställande ledare? Finns det någon som godkänner, eller en grupp som godkänner?

Olika intressenter behöver involveras i olika skeden av projektet. Om projektteamet inte har klart för sig vilka roller och ansvarsområden de har under kickoff-mötet kan du överväga att skapa och dela ett RACI-diagram som en åtgärdspunkt.

Exempel på projektroller

• Utförare: Daniela Vanås

• Huvudansvarig: Kabir Mandan

• Konsulterade: Tea Appelgren, Rickard Blom

• Informerad: Ada Lindquist

7. Informera om var ni kan spåra projektdata och realtidsuppdateringar

Den genomsnittliga kunskapsarbetaren tillbringar 60 % av sin tid på jobb om jobbet, såsom att jaga information och leta efter dokument. All det jobbet om jobb betyder att teamet har mindre tid att fokusera på produktivt arbete.

För att minska jobb om jobbet och ge teamet möjlighet att vara effektivt kan du se till att du har en gemensam informationskälla för allt viktigt projektarbete. När all projektinformation finns på ett enda ställe som är lätt att hitta kan teamet snabbt plocka fram projektdokument, få projektuppdateringar i realtid, kontrollera relevanta projektmilstolpar och hålla sig uppdaterade om projektleveranser.

8. Avsätt tid för frågor

Efter kickoffen kan projektteamet ha frågor om något du presenterade, såsom projektets omfattning eller vissa förväntningar på uppgifterna. Se till att lämna gott om tid i slutet av kickoff-mötet för att svara på eventuella frågor. Kom ihåg att målet med projektets kickoff är att det bör vara ett samstämmigt team som lämnar mötet, redo att sätta igång.

9. Beskriv nästa steg

Den sista delen av ditt kickoff-möte för projektet bör svara på frågan ”Vad kommer härnäst?”. Här bör du klargöra var arbetet dokumenteras och gå igenom eventuella åtgärdspunkter som togs upp under mötet. Det kan också hjälpa att snabbt beskriva vad teamet kommer att göra först.

Förklara vidare var och hur ni kommer att dela med er av uppdateringar om projektets status. Att ha för många möten var ett av de tre största hindren för produktivitet under 2021. I stället för att planera personliga eller virtuella statusmöten kan du överväga att dela projektstatusrapporter virtuellt genom ett arbetshanteringssystem. På så sätt kan teammedlemmarna fortsätta att effektivt komma överens och hålla kontakten om nya förändringar.

10. Uppgifter att göra efter mötet

Gratulerar – mötet är över! När du har avslutat mötet ber du antecknaren att dela med sig av mötesanteckningar i ert gemensamma projekt. Om ni träffades virtuellt kan du se till att dela inspelningen av mötet med eventuell utskrift. Slutligen, om det fanns några åtgärdspunkter från mötet bör du se till att de registreras och tilldelas den berörda teammedlemmen.

Efter kickoff-mötet

När du har hållit kickoff-mötet för projektet är ni redo för att sätta igång med projektarbetet. Det bästa sättet för att upprätthålla teamets samstämmighet och klarhet efter projektets kickoff är att ha en gemensam informationskälla för samarbete, såsom ett arbetshanteringsverktyg. Att dela allt arbete, statusuppdateringar och meddelanden på ett och samma ställe gör att du inte bara får samordnade teammedlemmar, de kommer också att förbli samordnade.

Läs mer om hur Asana kan hjälpa dig att organisera arbetet så att ditt team vet vad som ska göras, varför det görs, och hur det ska göras.